Handleiding MijnDagverslag Beheerders van schriftjes Colofon Auteur: Maassen Consulting Documentnaam: Handleiding MijnDagverslag Beheerders van schriftjes v1.5.pdf Status: Versie 1.5 Datum aanmaak: 26 mei 2014 Datum laatste update: 20 oktober 2015 1
Inleiding MijnDagverslag is een beveiligd, digitaal platform waarbinnen onderwijs- en zorgprofessionals, ouders en/of verzorgers van cliënten en cliënten zelf informatie kunnen uitwisselen. De uitwisseling van. Elke persoon met een inlogaccount heeft toegang tot een eigen, persoonlijke omgeving die bestaat uit één of meerdere schriftjes en een instellingen- of beheerpagina. Het platform kent twee typen schriftjes: Persoonlijke schriftjes In persoonlijke schriftje kan iedereen die toegang heeft nieuwe berichten plaatsen en op berichten reageren. Groepsschriftjes In groepsschriftjes zijn de rechten gesplitst afhankelijke van het type schriftje: Groepsschriftje met leesrechten Cliënten, ouders/verzorgers en overige professionals mogen alleen berichten lezen. Medewerkers mogen ook op berichten reageren óf nieuwe berichten plaatsen Groepsschriftje met schrijfrechten Iedereen die toegang heeft kan berichten lezen, op berichten reageren en nieuwe berichten plaatsen. 2
Inhoudsopgave Inleiding 2 Persoonlijke schriftjes 2 Groepsschriftjes 2 Rollen en bevoegdheden 4 Mijn persoonlijke overzicht 5 Groepsschriftjes toevoegen 5 Groepsschriftje handmatig toevoegen 6 Groepsschriftjes importeren 6 Bestaande schriftjes 7 Persoon toegang verstrekken 7 Persoonlijk schriftje toevoegen 8 Persoonlijk schriftje handmatig toevoegen 8 Persoonlijke schriftjes importeren 9 Bestaand persoonlijk schriftje 10 Persoon toegang verstrekken 10 Personen toevoegen 11 Bestaande personen 12 Toegang tot een schriftje 13 Toegang aanvragen groepsschriftje 13 Toegang aanvragen persoonlijk schriftje 13 Openstaande toegangsaanvragen (#) 14 Instellingen schriftje wijzigen 15 Gegevens schriftje wijzigen 16 Personen met toegang 16 Schriftbeheerders 16 Toegang intrekken 17 Direct toegang verstrekken 17 Opschonen 17 Archiefdatum schriftje 17 Wat wilt u doen na archivering? 18 Ongepaste berichten 20 Bericht als ongepast melden 20 Ongepast meldingen verbergen 21 Toon verborgen ongepaste meldingen 21 Verborgen ongepaste meldingen weer zichtbaar maken 22 FAQ bewerken 22 Vraag toevoegen 23 Vraag bewerken 23 Vraag verwijderen 23 Voorleesfunctie 23 3
Rollen en bevoegdheden Aan personen b MijnDagverslag kunnen verschillende rollen met elk verschillende bevoegdheden worden toegekend: Rol Applicatie beheerder Beheerders van schriftjes Cliënten Ouders / verzorgers Medewerkers Overige professionals Wie in MijnDagverslag ICT helpdesk medewerkers van De organisatie (groep of klas) cliënten (leerlingen) ouders en verzorgers van clienten medewerkers van De organisatie extern betrokkenen met toegang Toegang tot instellingen alle schriftjes Lees- en schrijfrechten voor persoonlijke schriftjes waarvoor toegang is gegeven Leesrechten voor groepsschriftjes met leesof schrijfrechten Schrijfrechten voor groepsschriftjes met leesrechten Schriftjes en personen toevoegen middels CSV import Applicatie beheerder (ICT) X Beheerders van schriftjes Personen handmatig toevoegen / wijzigen X X Schriftjes handmatig toevoegen X X X Cliënten Ouders / verzorgers Medewerkers (De organisatie) Externe professionals X X X X X X X X X X X X Beheer schriften (ongepaste berichten verbergen/tonen) Toegang verstrekken/verwijderen tot schriftjes Beheertoegang verstrekken tot schriftjes X X X X X Toegang aanvragen tot schriftjes X X X X X Tabel 1. Overzicht rollen en bevoegdheden binnen MijnDagverslag 4
Mijn persoonlijke overzicht Voor beheerders van schriftjes is het persoonlijke overzicht ingedeeld in drie kolommen: 1. Links: overzicht persoonlijke schriftjes 2. Midden: overzicht groepsschriftjes 3. Rechts: instellingen en berichten Figuur 1. Startpagina voor beheerders van schriftjes Groepsschriftjes toevoegen Een beheerder kan groepsschriftjes handmatig toevoegen of importeren via een CSV bestand. Figuur 2. Groepsschriftje toevoegen 5
Groepsschriftje handmatig toevoegen 1. Klik bij Instellingen (persoonlijk overzicht pagina) op Groepsschriftje toevoegen 2. Naam schriftje: Vul een groepsnaam of klasnaam in 3. Naam locatie: Vul een schoolnaam, plaatsnaam of naam van een woonvorm e.d. in 4. Rechten: Kies voor een schriftje met Leesrechten of met Schrijfrechten. 5. Klik op de knop Schriftje aanmaken (of klik op Wissen om te stoppen) 6. Klik op Ga naar het schriftje of Geef personen toegang tot dit schriftje 7. Je kunt ook verdergaan met het importeren van nog een schriftje. Figuur 3. Het groepsschriftje is aangemaakt Groepsschriftjes importeren Met de wizard Groepsschriftje importeren kun je meerdere groepsschriftjes tegelijk aanmaken. De gegevens van de schriftjes worden geïmporteerd via een tekstbestand in.csv-formaat. Op de eerste regel van het te importeren bestand dienen de volgende veldnamen te staan, gescheiden met een puntkomma. Op de volgende regels staan dan de gegevens voor elk groepsschriftje: Groepsnaam;Locatie;Beheerder1;Beheerder2 groep1;locatie1;beheerder1@adres.nl;beheerder2@adres.nl Groep2;locatie5;beheerder20@adres.nl;beheerder1@adres.nl Et. cetera Groepsschriftjes die via een CSV import worden aangemaakt zijn standaard ingesteld op leesrechten. Dit kan achteraf gewijzigd worden bij de instellingen van het schriftje. 6
Bestaande schriftjes Bij het aanmaken van een nieuw groepsschriftje wordt gecontroleerd op de naam van het schriftje en de locatie van het schriftje. Als beide exact overeenkomen dan verschijnt onderstaande melding: Figuur 4. Melding dat het schriftje op deze locatie al bestaat Persoon toegang verstrekken 1. Klik, na aanmaken van het schriftje, op de knop Geef personen toegang tot dit schriftje, of beweeg bij je persoonlijk overzicht met de muis-cursor over de groepsnaam en klik op het Figuur 5. Instellingen schriftje openen 2. Vul onder Direct toegang verstrekken de naam en het e-mailadres in van de persoon die je toegang wil geven en klik op Zoeken. Figuur 6. Een persoon toegang verstrekken 3. Het systeem zoekt nu naar de juiste persoon. Klik bij deze persoon op Toegang verstrekken. De persoon heeft nu toegang tot het schriftje en krijgt hierover bericht via een e-mailtje. 4. De persoon wordt ook toegevoegd aan de lijst Personen met toegang. 7
5. Als het systeem de persoon niet kan vinden, verschijnt de knop Wilt u deze persoon toevoegen? Klik op deze knop om de persoon direct toe te voegen. Figuur 7.Voeg een onbekende persoon direct toe 6. Er verschijnt een pop-up schermpje waar je de persoonsgegevens kunt invullen. De persoonsgegevens worden direct opgeslagen en de persoon wordt aan het schriftje toegevoegd. Tevens ontvangt deze persoon een e-mail met inloggegevens. Figuur 8. Vul de persoonsgegevens in Persoonlijk schriftje toevoegen Een beheerder kan groepsschriftjes handmatig toevoegen of importeren via een CSV bestand. Persoonlijk schriftje handmatig toevoegen 1. Klik bij Instellingen op Persoonlijk schriftje toevoegen 8
2. Vul de persoonsgegevens in. Let op: vul het e-mail adres alleen in als je wil dat de persoon (cliënt) zijn/haar schriftje ook zelf mag inzien. 3. Klik op de knop Schriftje aanmaken (of klik op Wissen om te stoppen) 4. Klik in het volgende scherm op Ga verder naar het schriftje of Geef personen toegang tot dit schriftje 5. Je kunt ook Nog een schrifjte aanmaken. Figuur 9. Het persoonlijk schriftje is aangemaakt Persoonlijke schriftjes importeren Met de wizard Persoonlijk schriftje importeren kun je meerdere persoonlijke schriftjes tegelijk aanmaken. De gegevens van de schriftjes worden geïmporteerd via een tekstbestand in.csv-formaat. Op de eerste regel van het te importeren bestand dienen de volgende veldnamen te staan, gescheiden met een puntkomma. Op de volgende regels staan dan de gegevens voor elk persoonlijke schriftje: Geslacht;Voornaam;Tussenvoegsel;Achternaam;Geboortedatum;Emailad res;huisnummer;postcode;beheerder1;beheerder2 M;Roel;Jansen;14-04-1974;roelj@maassen.com;555;5555 AZ;beheerder1@adres.nl;beheerder2@adres.nl V;Carla;Maassen;01-12-1963;carla@maassen.com;44;3333 XY;beheerder20@adres.nl;beheerder1@adres.nl Et. cetera 9
Bestaand persoonlijk schriftje Bij het aanmaken van een persoonlijk schriftje wordt gecontroleerd op voornaam, achternaam en geboortedatum van de persoon. Indien deze gegevens overeenkomen verschijnt onderstaande melding: Figuur 10. Melding dat een schriftje voor deze persoon al bestaat Persoon toegang verstrekken 1. Klik, na aanmaken van het schriftje, op de knop Geef personen toegang tot dit schriftje, of klik bij je persoonlijk overzicht op het tandwieltje. Figuur 11. Instellingen schriftje openen 2. Vul onder Direct toegang verstrekken de naam en het e-mailadres in van de persoon die je toegang wil geven en klik op Zoeken. 10
Figuur 12. Een persoon toegang verstrekken 3. Klik op Wijzigingen opslaan. De persoon heeft nu toegang tot het schriftje en krijgt hierover bericht via e-mail. 4. De persoon wordt ook toegevoegd aan de lijst Personen met toegang. 5. Ook hier is het mogelijk om een nog onbekende persoon direct aan het systeem toe te voegen. Zie hiervoor: Figuur 7.Voeg een onbekende persoon direct toe Personen toevoegen Als een persoon in het systeem nog niet bekend is, dan kan deze ook handmatig toegevoegd worden: 1. Klik bij Instellingen in je persoonlijke overzicht op Personen toevoegen Figuur 13. Persoon toevoegen 2. Vul de persoonsgegevens in en geef aan of het om een ouder/verzorger of een externe professional gaat. 3. Het systeem geeft met een korte melding aan dat de persoon is aangemaakt. Let op: de inloggegevens worden automatisch naar het e-mail adres van de persoon gestuurd. 4. Hierna kun je de nieuw aangemaakt persoon toegang geven tot schriftjes 11
Bestaande personen Bij het toevoegen van een persoon wordt gecontroleerd of deze persoon al in het systeem bekend is. Voor een ouder/verzorger of externe professional wordt gekeken naar de combinatie van voor- en achternaam. Mocht deze combinatie al in het systeem zijn ingevoerd, dan krijg je de volgende melding: Figuur 14. Melding dat deze persoon al in het systeem bestaat. Je hebt nu twee opties: Bestaande persoonsgegevens bijwerken Als de persoon die je wil toevoegen inderdaad al in het systeem bekend is, dan kun je zijn gegevens eventueel bijwerken met de gegevens die je ingevoerd hebt. Als nieuwe persoon toevoegen Als de persoon die je wil toevoegen toevallig dezelfde naam heeft als iemand die al in het systeem voorkomt, dan kan je hem tóch als nieuwe persoon toevoegen. 12
Toegang tot een schriftje Beheerders van schriftjes, ouders/verzorgers, en (externe) professionals kunnen toegang tot een schriftje aanvragen. Afhankelijk van hun rol is dat lees- of schrijf-toegang. Toegang aanvragen groepsschriftje 1. Klik via de Instellingen bij je persoonlijk overzicht op Toegang aanvragen groepsschriftje. 2. Typ (een deel van) de naam van het groepsschriftje en klik op Zoeken. Figuur 15. Zoek een schriftje en vraag om toegang 3. Rechts wordt een lijst van schriftjes getoond. Klik op de knop Toegang aanvragen bij het juiste schriftje. Toegang aanvragen persoonlijk schriftje 1. Klik via de Instellingen bij je persoonlijk overzicht op Toegang aanvragen persoonlijk schriftje. 2. Typ (een deel van) de naam van de persoon, (minimaal 4 tekens van) de postcode en de geboortedatum en klik daarna op Zoeken. Figuur 16. Zoek een schriftje en vraag om toegang 3. Rechts wordt een lijst van schriftjes getoond. Klik op de knop Toegang aanvragen bij het juiste schriftje. 13
Openstaande toegangsaanvragen (#) Voordat een persoon daadwerkelijk toegang kan krijgen tot een schriftje moet de beheerder van het schriftje dit eerst goedkeuren: Figuur 17. Openstaande toegangsaanvragen 1. Kijk op je persoonlijke overzicht bij Instellingen of er Openstaande toegangsaanvragen zijn; dit wordt met een vetgedrukt nummer aangegeven. 2. Klik op Openstaande toegangsaanvragen om naar het overzicht van aanvragen te gaan. Figuur 18. Openstaande toegangsaanvraag accepteren 3. Klik op Verstrekken of Weigeren om de toegang te beoordelen. 4. Er wordt kort een melding getoond: 14
Figuur 19. Melding dat de toegang is verstrekt Instellingen schriftje wijzigen 1. Beweeg met de muis-cursor over een schriftje en klik op het om de gegevens van het schriftje te wijzigen. Figuur 20. Instellingen schriftje openen 2. Wijzig de gegevens en klik vervolgens op de knop Wijzigingen opslaan. Figuur 21. Wijzig de gegevens van een schriftje 15
De volgende instellingen kunnen gewijzigd worden: Gegevens schriftje wijzigen Wijzig de groepsnaam of de schoolnaam, of de locatie, of wijzig de persoonsgegevens, en klik op Wijzigingen opslaan. Personen met toegang Onder dit kopje zie je een lijst met personen die toegang hebben tot een schriftje en welke toegangsrechten ze hebben: Schriftbeheerders Figuur 22. Overzicht van personen met toegang Er zijn maximaal twee beheerders van een schriftje. Indien er nog geen twee beheerders zijn, wordt in het overzicht bij medewerkers met toegang tot het schriftje de knop maak beheerder getoond. Na aanklikken op deze knop is iemand meteen beheerder van het schriftje: Figuur 23. Maak een medewerker beheerder van een schriftje 16
Om te voorkomen dat een schriftje geen beheerder heeft, wordt de knop beheer intrekken alleen getoond als het schriftje twee beheerders heeft. Er wordt een e-mail gestuurd naar de medewerker als beheerrechten toegekend of ingetrokken worden. Toegang intrekken Klik op de knop toegang intrekken om een persoon de toegang tot een schriftje direct te ontzeggen. De persoon ontvangt een e-mail met de melding dat de toegang is ingetrokken. Direct toegang verstrekken Geef een personen toegang tot het schriftje: zie de paragraaf Persoon toegang verstrekken, eerder in deze handleiding. Opschonen Het is mogelijk om een schriftje met ingang van een bepaalde datum op te schonen. Het gesprek in het schriftje wordt vanaf die datum 4 weken lang gearchiveerd. Personen met toegang tot het schriftje krijgen op de archiefdatum een e-mail met de melding dat ze het gesprek in het schriftje vier weken lang kunnen downloaden als PDF- of Word-bestand. Wat er na 4 weken met het schriftje gebeurt, kan je vooraf kiezen: Schriftje hergebruiken: Het bestaande gesprek in het schriftje wordt 4 weken lang gearchiveerd en tevens wordt een nieuw gesprek aangemaakt waaraan dezelfde groep personen deelneemt. Na 4 weken wordt het gearchiveerde gesprek verwijderd. Schriftje verwijderen: Het bestaande gesprek wordt 4 weken lang gearchiveerd. Na 4 weken wordt het gearchiveerde gesprek verwijderd. Let op: Als je na archivering een nieuwe gesprek wil beginnen met een groep personen met een andere samenstelling, begin dan altijd met een nieuw schriftje en kies er dan dus voor om het oude schriftje te verwijderen. Archiefdatum schriftje Figuur 24. Een schriftje opschonen Vul hier de datum in waarop de inhoud van het schriftje gearchiveerd moet worden. Op deze datum krijgen personen met toegang tot het schriftje een e-mail met instructie hoe ze het gearchiveerde gesprek kunnen downloaden als PDF- of Word-bestand. De berichten worden in chronologische 17
volgorde geëxporteerd, zonder afbeeldingen. Op eenmaal gearchiveerde inhoud kan dan niet meer gereageerd worden. Figuur 25. Een gesprek opslaan: exporteer alle berichten Wat wilt u doen na archivering? Geef hier aan wat er 4 weken ná de archiefdatum met het schriftje moet gebeuren: Schriftje hergebruiken Schriftje verwijderen Schriftje hergebruiken Kies je voor de optie schriftje hergebruiken dan wordt op de archiefdatum in het schriftje automatische een nieuw gesprek gestart waarin personen met voldoende rechten berichtjes kunnen schrijven en iedereen berichtjes kan lezen. Het gearchiveerde gesprek blijft beschikbaar tot 4 weken ná de archiefdatum. Personen die toegang tot het schriftje hadden, kunnen de inhoud van de gesprekken downloaden als PDF- of Word-bestand. Schriftje verwijderen Kies je voor de optie schriftje verwijderen dan wordt het schriftje vier weken ná archiefdatum permanent verwijderd. Als iemand daarna het schriftje benaderd, verschijnt deze melding: 18
Figuur 26. Het schriftje is gearchiveerd In beide situaties wordt de inhoud van een schriftje eerst gearchiveerd zodat personen die toegang tot het schriftje hebben deze gearchiveerde inhoud nog op hun eigen computer kunnen opslaan. Vier weken na archiefdatum wordt de inhoud dan automatisch verwijderd. Personen met toegang ontvangen op de archiefdatum een e-mail met uitleg. Op gearchiveerde inhoud kan niet meer gereageerd worden. Indien iemand daarna in het beheerscherm gaat, verschijnt deze melding: Figuur 27. Melding bij archiveren 19
Bij een mouse-over over het schriftje in het dashboard verschijnt deze melding: Figuur 28. Melding na archiveren voor bezoekers Een schriftje dat gereed is gemaakt voor archivering en binnenkort verwijderd gaat worden, heeft de volgende eigenschappen: Er kan door niemand meer geschreven worden in het schriftje. Personen kunnen geen toegang meer aanvragen tot het schriftje. Het schriftje is uitsluitend zichtbaar voor personen die voor archivering al toegang hadden tot het schriftje. schriftje. In de maandrapportage is het schriftje nog zichtbaar. Het schriftje is voorzien van een *, zodat zichtbaar is dat dit schriftje voor de laatste keer gefactureerd gaat worden. Na de archiefperiode wordt de inhoud van het schriftje verwijderd en is het schriftje niet meer zichtbaar voor personen met toegang. Het schriftje is tot de eerstvolgende factuurdatum nog zichtbaar in de maandrapportage, daarna verdwijnt het schriftje ook hier en is het nergens meer zichtbaar. Ongepaste berichten Elke persoon in het systeem die schrijfrechten in een schriftje heeft kan markeren. De beheerder van het schriftje beoordeelt daarna of een als ongepast gemarkeerd bericht in de berichtenreeks ook daadwerkelijk voor anderen verborgen moet worden. De beheerder kan zelf ongepaste berichten altijd inzien en ook weer tonen in de berichtenreeks. Bericht als ongepast melden 1. Open een schriftje en ga naar het bericht dat je ongepast vindt. 2. Klik op de tekst Ongepast onder het bericht. 3. De kleur van de tekst verandert van zwart naar groen (groepsschrift) of rood (persoonlijk schrift) om aan te geven dat het bericht als ongepast is aangemerkt. Figuur 29. Het bericht is als ongepast gemarkeerd 20
Ongepast meldingen verbergen Op zijn persoonlijke overzichtspagina ziet de beheerder per schriftje alle berichten die als ongepast zijn aangemerkt. De beheerder beoordeelt of deze berichten ook echt verborgen moeten worden: Klik op de knop Verberg bericht om een bericht te verbergen. Klik op de knop Negeer melding om een ongepast melding ongedaan te maken. Figuur 30. De beheerder kan ongepaste berichten verbergen Toon verborgen ongepaste meldingen 1. Ga naar Instellingen op je persoonlijk overzicht 2. Klik op Toon verborgen ongepaste berichten. Let op: er is geen zichtbare indicatie van deze actie; de pagina wordt niet herladen en er is ook geen melding. 3. De berichten die je eerder verborgen had zijn nu voor de beheerder weer zichtbaar in het persoonlijk overzicht Figuur 31. Toon verborgen berichten 21
Verborgen ongepaste meldingen weer zichtbaar maken Een beheerder kan verborgen berichten ook weer zichtbaar maken: 1. Ga naar Instellingen op je persoonlijk overzicht 2. Klik op Toon verborgen ongepaste berichten 3. Klik bij het bericht dat je weer wilt tonen op de knop Negeer melding. Figuur 32. Maak een verborgen bericht weer zichtbaar FAQ bewerken Als beheerder kun je ook het onderdeel Frequently Asked Questions (FAQ) bewerken: Figuur 33. Bewerk als beheerder de FAQ 22
Vraag toevoegen 1. Klik op de knop Voeg FAQ vraag toe 2. Het systeem maakt automatisch de volgende vraag aan 3. Beweeg de muis over de vraag- of de antwoordtekst en klik op de bijbehorende Bewerkenknop om de teksten te veranderen: Figuur 34. Bewerk de vraag of het antwoord 4. Bewerk de tekst en klik vervolgens op OK (of op Annuleren) Vraag bewerken 1. Klik op een vraag in het FAQ lijstje met vragen 2. Bewerk de vraag- of antwoordtekst (zie: de instructies bij Vraag toevoegen hierboven) Vraag verwijderen 1. Klik op het knopje Verwijder naast een vraag om deze te verwijderen 2. Bevestig het verwijderen door op het vinkje te klikken, of annuleer het verwijderen door op het kruisje te klikken Voorleesfunctie Figuur 35. Een vraag verwijderen Het is mogelijk om berichten in schriftjes voor te laten lezen voor bezoekers die moeite hebben met het lezen van tekst. Rechtsboven in ieder bericht wordt een luidspreker-icoontje getoond:, dit is de voorleesknop. Na een klik op deze knop wordt het bericht voorgelezen. Tijdens het voorlezen wordt de voorgelezen tekst ingekleurd. Figuur 36. De tekst van een bericht wordt voorgelezen 23