Met de invoering van de WFT is het advies van met name complexe producten niet meer hetzelfde. Aan de ene kant stelt de WFT dat het noodzakelijk is dat de adviseur een klantprofiel opstelt. Maar aan de andere kant hoe en op welke wijze het klantprofiel moet worden opgesteld laat de WFT de adviseur geheel vrij. Deze normvrijheid geeft de adviseur de vrijheid om aan de WFT te voldoen naar eigen inzicht en achteraf zal pas blijken of aan de WFT de juiste invulling is gegeven. Zo stelt de WFT dat de financieel adviseur in geval van advies de volgende uitgangpunten dient te hanteren: - een klantprofiel op te stellen; - bij zijn advies voor zover redelijkerwijs mogelijk rekening te houden met het klantprofiel; - de overwegingen die ten grondslag liggen aan het advies toe te lichten, voor zover dit nodig is voor een goed begrip van het advies. Daarnaast staat in artikel 32 lid 1 sub a van de WFT dat het klantprofiel de volgende elementen moet bevatten - informatie over de financiële positie van de consument; - de kennis en ervaring van de consument; - de doelstellingen van de consument; - de risicobereidheid van de consument; voor zover dit redelijkerwijs relevant is voor het advies. Samengevat moet het gehele (financiële)plaatje van de klant in kaart worden gebracht tijdens het adviestraject. Tijdens het adviestraject kan in Invice bij verschillende onderdelen het volgende worden vastgelegd: - Wie is de klant (in het NAWscherm en bij in het NAWscherm kan de persoonlijke gegevens en de persoonlijke situatie worden vastgelegd); - Wat bezit de klant (deze gegevens kunnen worden vastgelegd bij de objecten); - wat wil de klant. (dat kan je omschrijven in het onderdeel Casus van het advies) - Wat is het kennisniveau en de risicobereidheid van de klant(en) ( dat kan worden vastgelegd in het onderdeel profielen van het advies); - Wat wordt het adviesdoel (op basis van de inventarisatie wordt de adviesdoelen uitgewerkt in de thema s); - Welk advies wordt uiteindelijk opgevolgd (in de tussentijdse en eindrapportage wordt een samenvatting gegeven van het adviestraject) Het adviestraject Invice is nu zo gemaakt dat het kantoor of de adviseur zelf bepaalt wat er ingevuld gaat worden. Om een goede selectie te kunnen maken voor een mailing, management informatie en/of een adviesbevestiging is het wel de bedoeling dat de nodige informatie wordt ingevoerd. Maar dat is aan het kantoor om zelf te bepalen tot hoever. Dat geldt ook voor het adviesgedeelte. Het adviesgedeelte is zo ingericht om zo veel mogelijk het WFT pad te kunnen volgen. Het is bedoeld om een beeld te krijgen van de actuele situatie van de klant tijdens het adviestraject en vast te leggen wat de adviseur als informatie heeft gebruikt om het advies uit te werken. Doch vanwege de normvrijheid zal het kantoor en de adviseur zelf moeten bepalen wat zij daarvan gaan gebruiken. 1
De inventarisatie op basis van de ingevoerde persoonsgegevens, objecten en contracten geeft een signalering aan van adviesmogelijkheden. Vanuit deze signalering en de advieswens van de klant(en) kan de adviseur dan in externe programma s de oplossing berekenen, waarna de uitkomsten daarvan weer in Invice verder beheerd kunnen worden. Op diverse plaatsten in het adviesgedeelte zijn koppelingen gemaakt waarmee men naar websites en externe programma s kan gaan om informatie op te halen, dan wel een berekening te maken. Het kantoor kan zelf instellen welke websites bezocht kunnen worden en welk reken/adviesprogramma s gekoppeld wordt. In de handleiding =Advies - Het adviestraject= wordt op een praktische manier uitgelegd welke route de adviseur het beste kan nemen om op een snelle en effectieve manier de informatie te verwerken die hij nodig heeft voor het uitwerken van een advies en het samenstellen van de rapportage daarvan. Er zijn speciale handleidingen gemaakt waarin wordt toegelicht de schermen waarin de adviseur de Thema s, Profielen en het Verloop kan bewerken. Na elk gegeven advies kan de adviseur een tussentijdse rapportage maken (als het advies nog niet geheel afgerond is) of een eindrapportage. De eind rapportage wordt gemaakt als alle facetten van het advies zijn afgerond. De opbouw en de inhoud van van de rapportage kan door het kantoor geheel zelf worden ingevuld. Consoft geeft bij de levering van Invice een bepaalde content mee. Dat is bedoeld als voorbeeld en kan door het kantoor verder worden uitgebouwd tot een volwaardige rapportage (adviesbevestiging) passende bij de WFT eisen en de eigen huisstijl. Het kantoor en/of adviseur is geheel zelf verantwoordelijk welke onderdelen daarvan gebruikt worden en de samenstelling van de inhoud daarvan. De start van het advies. Feitelijk begint de start van het advies al bij het maken van de afspraak met de klant(en). Het doel waarmee de klant komt is bepalend of het adviestraject in Invice wordt opgestart. Zodra de adviseur hefet bepaald welk soort advies de klant wilt, kan de adviesmodule worden opgestart. Dat gebeurd in het dossier van de klant(en). In het dashboard van het dossiert zie je dit. Klik vervolgens op het woord advies. Het startscherm van het advies wordt geopend en in het dashboard van het advies kan je selecteren wat de status van het advies wordt. Bij oplevering van Invice zijn diverse statussen al ingevoerd op basis van de mogelijke te adviseren thema s. Ook dit is weer door het kantoor zelf naar eigen inzicht aan te passen. In dit voorbeeld betekend oriëntatie dat de klant nog geen geen bindende afspraak met het kantoor heeft gemaakt voor de aanvraag van productene en/of diensten. Bij aankoop en verkoop betekend begeleiding dat het kantoor een actieve rol speelt in de begeleiding daarvan. De nummers 14 en 15 zijn wisselende statussen naar gelang de tijd vordert. 2
Eén status wordt als 1 advies beschouwd. Dat betekend dat alles wat binnen dat advies wordt behandeld ook gelijk zal lopen qua start, tussentijdse rapportages, eindrapportage en het archiveren. In één advies kunnen meerdere thema s te gelijk worden bewerkt. In dit voorbeeld rechts zie je dat de status van het advies is Aankoopbegeleiding. Zodra je het advies start kan je na het invoeren van het advies aangeven wie de adviseur is en de beheerder. De beheerder is de Invicer die de adviseur ondersteund en uitvoerende werkzaamheden verricht. Iemand van de midof backoffice. Per advies is er altijd 1 hoofdadviseur. Zowel de adviseur en beheerder kunnen tussentijds gewijzigd worden. Je ziet dat de aankoop(begeleiding) het startdoel was van het advies. Deze klant heeft aangegeven dat hij een woning wilt kopen. Op basis van de inventarisatie heeft de adviseur nog twee adviesdoelen voorgesteld en geactiveerd. Indien het een aankoop en verkoop van een woning betreft is het altijd aan te raden om dat in 1 advies te doen en de aankoop(begeleiding) als status van het advies te kiezen. Voor alle thema s kan per advies alle profielen worden gekozen. In het Verloop kan de Invicer precies het verloop van het advies en de handelingen die daarvoor noodzakelijk zijn vastleggen. Aan het verloop kan een tijdregistratie worden gekoppeld en per onderdeel een toelichting worden gemaakt. Op deze wijze krijgt de klant inzicht in de werkzaamheden wat een kantoor allemaal doet om één compleet advies af te ronden. Daarnaast kan in de toelichting van het verloop alle informatie die van belang is voor het advies worden opgeslagen. Het verloop kan als onderdeel van de eindrapportage worden geselecteerd. Zodra het advies wordt gestart wordt hier de startdatum getoond. Elk advies krijgt een eigen Adviesnummer. Dat is ook gelijk het nummer van de map van het digitaledossier waarin de bescheiden worden opgeslagen die horen bij dit advies. Zodra een advies is aangemaakt wordt dat getoond in het dashboard van het dossier. In dit voorbeeld zijn er twee verschillende adviezen die op dezelfde dag zijn begonnen. Als extra wordt getoond de naam van de dossieradviseur en de beheerder. Deze twee Invicers zijn als eerste bij gekoppeld aan het dossier. Kan men tussentijds wijzigen. 3
De adviseur kan in zijn eigen dashboard zien hoeveel en welke adviezen hij heeft gegeven en bij hoeveel adviezen hij als beheerder is gekoppeld. Ook kan hij zien of er aan hem Advies Acties zijn gekoppeld. Zowel als adviseur en als beheerder. Advies Acties zijn de acties die vanuit het advies een adviseur gegeven heeft aan een Invicer om namens hem een bepaalde actie uit te voeren. Bij voorbeeld het aanvragen van een product of dienst. Dus ook de adviseur kan van een andere adviseur gevraagd worden om een actie uit te voeren. Indien de adviseur de actie zelf wilt uitvoeren, maar dan op een later tijdstip, dan kan hij in het adviesgedeelte zichzelf aanwijzen als de uitvoerende. Zo houdt hij ook overzicht op zijn eigen Advies Acties die hij zelf moet uitvoeren. Opvolging advies Als je hier klikt, dan kom je in het overzichtscherm van de opvolging van de adviezen. Het dashboard wat daarbij hoort is van de mid- en backoffice. In het dashboard zie je ook een overzicht van het aantal adviezen en de Advies Acties die je zelf in beheer hebt.. Je ziet in het overzicht je eigen adviezen staan. Klik je hier dan krijg je een overzicht van alle adviezen van het kantoor. Indien nodig kan je via deze optie de adviezen van alle adviseurs bekijken. 4
Klik je op het soort advies, dan kom je gelijk in het starscherm van het advies. Klik je op de naam van de klant(en) dan kom je in het hoofdmenu van het dossier van de klant(en). Bij Beheer en Totaal werkt de systematiek gelijk. Opvolging Advies Acties In het overzicht van de opvolging Advies Acties staan alle nog openstaande acties. Vanuit dit scherm kan men de aanvraag van het product of dienst activeren. Als je als adviseur de aanvraag al gestart hebt in het advies zelf, dan zal het nooit dit overzicht bereiken. Dit scherm is alleen bedoeld als een soort tussen station van acties. Zodra vanuit dit scherm een aanvraag wordt gestart, verdwijnt deze opvolging en wordt vervolgens actief in de opvolging Aanvraag. Van daaruit kan men dan de opvolging verder volgen en begeleiden. Zodra een advies is afgerond is het de bedoeling dat het advies wordt gearchiveerd. Een advies is afgerond wanneer alle vanuit het advies voorvloeiende aanvragen zijn afgerond en definities zijn gemaakt, er geen actieve spotting meer is en, indien van toepassing, de provisie(s) gecontroleerd is. Klik op deze button en dit scherm wordt geopend. Daarin de reden van archiveren aangeven en zo nodig een extra toelichting. Hierna wordt het advies geplaatst in het archief van het dossier. Wil je het advies later nog eens bekijken dan kan je het weer inzien via het archief. Het wordt geopend in een situatie die gelijk is met de adviessituatie op het moment van afsluiten van het advies. 5