Handleiding Sportlink Club voor handbalverenigingen

Handleiding Sportlink Club voor handbalverenigingen Dit document is automatisch gegenereerd. We raden u aan de handleiding online te raadplegen via www.sportlinkclub.nl/support.

1. NHV Snel aan de slag........................................................................................ 3 2. Sportlink Club downloaden en installeren......................................................................... 5 3. Inloggen, instellingen en basisgebruik............................................................................ 7 3.1 Wachtwoord vergeten.................................................................................... 9 3.2 Kolommen in zoekresultaat aanpassen...................................................................... 11 3.3 Werkset - selectie van personen maken...................................................................... 14 4. Zoek leden en relaties........................................................................................ 16 5. Zoek op verenigingsfuncties................................................................................... 20 6. Zoek diploma's, spelerskaarten en passen........................................................................ 22 7. Lidsoort wijzigen............................................................................................ 24 8. Leden en relaties aanmelden................................................................................... 33 9. Informatie bij leden en relaties toevoegen......................................................................... 38 9.1 Beheer algemene persoonsinformatie....................................................................... 40 9.2 Beheer sporten spelactiviteiten............................................................................ 43 9.3 Beheer verenigingsfuncties................................................................................ 46 9.4 Beheer diploma's, spelerskaarten en passen.................................................................. 55 10. Leden en relaties afmelden................................................................................... 57 10.1 Een spelactiviteit afmelden............................................................................... 62 11. Notificatie ledenscherm...................................................................................... 65 11.1 Tabblad Ongelezen meldingen............................................................................ 67 11.2 Tabblad Gelezen meldingen.............................................................................. 69 11.3 Gewijzigde lidgegevens inzien............................................................................ 70

NHV Snel aan de slag Sportlink Club voor Handbalverenigingen Welkom op de pagina met informatie voor de handbalverenigingen. Op deze pagina heeft Sportlink Services in samenwerking met de NHV alle informatie verzameld die voor u relevant is. De handleiding neemt u stap voor stap mee door de oplossingen die Sportlink Club biedt. Als uw vraag niet wordt beantwoord of u kunt de juiste informatie niet vinden, neem dan contact op met de Sportlink Servicedesk. De Servicedesk is elke werkdag telefonisch bereikbaar van 8.00-17. 00 uur op 088-7700500 (lokaal tarief). Daarnaast kunt u 24 uur per dag een bericht achterlaten in ons Online Helpdesksysteem. Sportlink Club handleiding voor handbalverenigingen Van start met Sportlink Club Sportlink Club downloaden en installeren Inloggen in Sportlink Club Sportlink Club afstemmen op uw vereniging Zoeken en vinden Zoek leden en relaties Zoek op verenigingsfuncties Zoek diploma's, spelerskaarten en passen Uw leden aanmelden en afmelden Toelichting op de diverse lidsoorten Leden of relaties aanmelden Informatie over leden toevoegen Leden en relaties afmelden Notificatie ledenscherm Verenigingsfuncties toekennen aan uw leden Communicatie Vastleggen van het dagelijks bestuur Toevoegen trainersfunctie Persoon toevoegen aan commissie Gepersonaliseerde e-mails versturen met Microsoft Office Twitter gebruiken Etiketten maken (post) Handleidingen extra modules Sportlink Club Contributiemodule Sportlink Club Boekhoudmodule Sportlink Club Vrijwilligersmodule Sportlink Club Opleidingsmodule Specifieke NHV handleidingen Handleiding toevoegen foto en NHV lidmaatschapskaart.pdf Handleiding printen wedstrijdformulieren.pdf Verkorte handleiding veldbezetting.pdf Handleiding vastleggen bezwaar bij spelactiviteit.pdf Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 3

Sportlink Club downloaden en installeren U heeft Java gedownload en geïnstalleerd op uw computer. De volgende stap is het downloaden en installeren van Sportlink Club. Neem hiervoor de volgende stappen. 1. Ga naar www.sportlinkclub.nl 2. Klik in het hoofdmenu menu op Downloads 3. Dubbelklik op het icoon van de bond waarbij u bent aangesloten Onderstaand scherm verschijnt en Sportlink Club wordt gedownload. Het kan voorkomen dat onderstaande melding wordt getoond. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 5

Krijgt u bovenstaande melding, dan neemt u de volgende stappen. 4. Plaats een vinkje in het vakje bij Always trust content form this publisher 5. Klik op de Run om Sportlink Club op te starten Vervolgens verschijnt het inlogscherm voor Sportlink Club - Sportlink Club opstarten en inloggen. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 6

Inloggen, instellingen en basisgebruik Welkom als gebruiker van Sportlink Club! Met Sportlink Club administreert u o.a. alle ledengegevens, contributies, activiteiten en vrijwilligerstaken. U krijgt op deze plek uitleg over hoe u Sportlink Club bij het eerste gebruik opstart. De onderwerpen in het kader beschrijven allerlei zaken die handig zijn om te weten en toe te passen bij het eerste gebruik van Sportlink Club. Opstarten en inloggen Sportlink Club 1. Start Sportlink Club op via menu-item Downloads op www.sportlinkclub.nl Het volgende scherm verschijnt. Inloggen, instellingen en basisgebruik Wachtwoord vergeten Overzicht van de iconen Overzicht van de sneltoetsen Inrichting thema en kleur basissysteem Scherminstellingen opslaan Kolommen in zoekresultaat aanpassen Subselectie op (zoek)resultaat uitvoeren Werkset - selectie van personen maken Printmogelijkheden vanuit Sportlink Club Tip: U kunt ook een snelkoppeling van Sportlink Club op uw bureaublad plaatsen. Lees voor meer informatie Snelkoppeling Sportlink Club aanmaken 2. Vul uw Verenigingscode, Gebruikersnaam en Wachtwoord in 3. Voer vervolgens de weergegeven Beveiligingstekst in Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 7

Kunt u de weergegeven tekst niet goed lezen klik dan op. Ook het veld Wachtwoord wordt leeggemaakt. Let op: Houdt bij het invoeren van de weergegeven tekst rekening met hoofdlettergevoeligheid. 4. Zet vervolgens een vinkje bij Onthouden? Door een vinkje te zetten bij Onthouden? wordt uw Verenigingscode en Gebruikersnaam opgeslagen op uw computer. Als u de volgende keer inlogt, hoeft u alleen uw Wachtwoord in te vullen en de weergegeven tekst over te nemen. 5. En klik tot slot op Heeft u bij het inloggen een verkeerde Verenigingscode, Gebruikersnaam, Wachtwoord of Beveiligingstekst ingevoerd, dan krijgt u de volgende melding: Klik hier wanneer u uw wachtwoord vergeten bent. Er zit geen limiet op het aantal pogingen dat u probeert in te loggen in Sportlink Club. Bent u ingelogd in Sportlink Club dan verschijnt het volgende scherm. U kunt van start met Sportlink Club! Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 8

Wachtwoord vergeten Bent u als gebruiker van Sportlink Club uw wachtwoord kwijt of vergeten? Volg onderstaande stappen om uw wachtwoord op te vragen: 1. Klik in het inlogscherm op Wachtwoord vergeten Het volgende scherm verschijnt. 2. Vul uw Verenigingscode in 3. Vul uw Gebruikersnaam in 4. En klik op Onderstaande melding wordt getoond zodra het wachtwoord naar uw e-mailadres verstuurd is. Let op: Om het wachtwoord op te kunnen vragen moet uw e-mailadres geregistreerd zijn in Sportlink Club bij Gebruikersbeheer. De beheerder van Sportlink Club binnen uw vereniging is hiervoor verantwoordelijk. De beheerder kan bij Gebruikersbeheer in het veld E- mailadres het e-mailadres van de betreffende gebruiker registreren. Als u het wachtwoord probeert op te vragen en uw e-mailadres is niet bekend verschijnt de volgende melding: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 9

Neem contact op met de beheerder van Sportlink Club binnen uw vereniging om uw e-mail adres aan te passen en uw wachtwoord op te vragen. Bent u zelf de beheerder van Sportlink Club binnen uw vereniging maak dan een melding aan in het Online Helpdesksysteem voor het aanvragen van het wachtwoord. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 10

Kolommen in zoekresultaat aanpassen Kolommen wijzigen De kolommen die in uw zoekresultaten worden weergegeven, zijn standaard ingedeeld. U heeft echter de mogelijkheid om andere kolommen toe te voegen of om de huidige kolommen niet zichtbaar te maken. Stel dat u bij de zoekresultaten bijvoorbeeld ook graag het bankrekeningnummer wilt zien, dan kunt u de kolom Bankrek nr toevoegen. Ook kunt u de volgorde van de kolommen wijzigen. Het is bijvoorbeeld goed voor te stellen dat u graag het adres, de postcode en de woonplaats naast elkaar te zien krijgt. Deze volgorde kunt u geheel zelf bepalen. U ziet hieronder een afbeelding van zoekresultaten in Sportlink Club. Kijk voor het zoeken en vinden van gegevens in Sportlink Club bij Zoek en Vind. Onderstaand leest u achtereenvolgens hoe u kolommen kunt toevoegen, verwijderen of de volgorde kunt wijzigen. Kolommen in zoekresultaat aanpassen Op deze pagina: Kolommen wijzigen Zichtbare kolommen toevoegen Zichtbare kolommen verwijderen Volgorde Zichtbare kolommen wijzigen Zichtbare kolommen toevoegen Hiervoor neemt u de volgende stappen: 1. Klik in het zoekscherm op Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 11

2. Selecteer bij Beschikbare kolommen de kolommen die u zichtbaar wilt hebben Tip: Om meerdere kolommen tegelijk te selecteren gebruikt u de Overzicht van de sneltoetsen. 3. Klik op De kolommen worden toegevoegd aan het veld Zichtbare kolommen. 4. Klik op Ok 5. Klik vervolgens op De wijzigingen worden per individuele gebruiker opgeslagen. Tip: U kunt de kolombreedte aanpassen door met de muis naar de scheiding tussen de kolomnamen te gaan. Houd de muisknop ingedrukt en beweeg de muis in de gewenste richting. Let op: Alleen de zichtbare tekst op uw scherm in de kolommen worden afgedrukt. Zichtbare kolommen verwijderen 1. Klik in het zoekscherm op 2. Selecteer bij Zichtbare kolommen de kolommen die u niet zichtbaar wilt hebben Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 12

Tip: Om meerdere kolommen tegelijk te selecteren gebruikt u de Overzicht van de sneltoetsen. 3. Klik op De kolommen worden toegevoegd aan het veld Beschikbare kolommen. 4. Klik op Ok 5. Klik vervolgens op De wijzigingen worden per individuele gebruiker opgeslagen. Volgorde Zichtbare kolommen wijzigen U heeft ook de mogelijkheid om de volgorde van de zichtbare kolommen te wijzigen. Stel dat u in de kolommen graag het Adres naast de Wo onplaats wilt zien, dan kunt u dat doen door de volgende stappen te nemen. 1. Selecteer bij Zichtbare kolommen de kolom Adres 2. Klik vervolgens op of op totdat Adres boven Woonplaats staat 3. Klik op Ok U komt vervolgens weer op het Zoekscherm waarop u ziet dat de kolommen gewijzigd zijn in volgorde en de kolom Adres dus voor Woonplaa ts staat. Tip: U kunt de kolombreedte aanpassen door met de muis naar de scheiding tussen de kolomnamen te gaan. Houd de muisknop ingedrukt en beweeg de muis in de gewenste richting. Let op: Alleen de zichtbare tekst op uw scherm in de kolommen worden afgedrukt. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 13

Werkset - selectie van personen maken JBN en Nevobo verenigingen, die gebruik maken van de gratis versie van Sportlink Club welke is aangeboden door de bond, beschikken niet over de mogelijkheid om gebruik te maken van de werkset. Wilt u wel gebruik maken van deze mogelijkheid in Sportink Club? In de webshop op de website van Sportlink Club kunt u upgraden naar de volledige versie van Sportlink Club. De werkset De werkset is een lijst van personen die u zelf kunt samenstellen in Sportlink Club. Dit is handig wanneer u een aantal personen bijvoorbeeld een email wilt sturen of een lijst van personen wilt samenstellen om daar een bewerking op uit te voeren. Na iedere zoekopdracht kunt u personen selecteren en vervolgens aan deze werkset toevoegen. Aan het eind van deze pagina ziet u welke bewerkingen u kunt uitvoeren op deze werkset. Personen toevoegen aan de werkset Hoe maakt u uw eigen werkset? 1. Selecteer de persoon uit uw zoekresultaat die u wilt toevoegen aan de werkset 2. Klik vervolgens op De geselecteerde persoon wordt toegevoegd aan de werkset In de werkset zelf kunt u ook personen toevoegen. 3. Klik op Dan opent het volgende scherm: 4. Type de naam van de persoon die u zoekt en klik op 5. Selecteer vervolgens de persoon in de lijst die verschijnt en klik op De persoon wordt nu toegevoegd aan de werkset. Tip: U kunt ook op een deel van de naam van de persoon zoeken, zoals bijvoorbeeld de eerste twee letters van de achternaam. Zodra u bij Zoek persoon een aantal letters opgeeft en vervolgens op Tab drukt, verschijnen alle personen waarin de door u opgegeven letters voorkomen. Gegevens bewerken in de werkset De gegevens van de personen in de werkset kunnen op verschillende manieren bewerkt worden. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 14

Om een relatiescherm te openen of om een opmerking toe te voegen bij een persoon neemt u de volgende stappen: 1. Selecteer de regel van de betreffende persoon 2. Blijf op de regel staan en klik op uw rechtermuisknop 3. Kies voor Open relatiescherm om het detailscherm te openen. Kies voor Voeg opmerking toe om een opmerking toe te voegen. Gegevens uit de werkset verwerken Wat kunt u vervolgens met de gegevens in de Werkset doen? Onderaan in de Werkset ziet u een aantal iconen die u kunt gebruiken voor het uitvoeren van een aantal acties of voor het verwerken van de gegevens in de Werkset. De mogelijkheden worden onderstaand verder toegelicht. Personen een e-mail sturen vanuit Sportlink Club. Lees op de pagina E-mails versturen hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Personen een e-mail sturen via het standaard e-mailprogramma dat is ingesteld op uw computer, bijvoorbeeld Outlook. Lees op de pagina E-mails versturen hoe u gevonden personen kunt e-mailen. De gegevens uit de werkset exporteren naar een willekeurig programma, bijvoorbeeld Word. De gegevens uit de werkset direct naar Excel exporteren. Hiermee verwijdert u personen uit de Werkset. Hiermee voegt u personen toe aan de Werkset. Kolommen in zoekresultaat aanpassen. Subselectie op (zoek)resultaat uitvoeren. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 15

Zoek leden en relaties Het zoekscherm Personen Onder het tabblad Personen in het Zoekscherm kunt u zoeken naar leden of relaties. Het zoekscherm naar leden en relaties ziet u hieronder: Voordat we de verschillende manieren om te zoeken naar leden of relaties toelichten, starten we eerst met een voorbeeldsituatie: Voorbeeld U wilt zoeken naar: Alle vrouwelijke, spelende leden Woonachtig in Midwoud Om deze zoekresultaten te krijgen, neemt u de volgende stappen: 1. Kies bij geslacht Vrouw 2. Selecteer bij Spelend en Sporttype voor JA 3. Vul bij plaats Midwoud in 4. Klik op De resultaten van de zoekopdracht worden getoond. Tip: Indien u helemaal geen zoekcriteria invult maar direct op verenigingsleden en bondsleden. klikt, dan verschijnt de complete lijst van al uw relaties, Op deze pagina Het zoekscherm Personen Kleurcodes in het zoekresultaat Zoekresultaten verwerken Zoals u in het zoekscherm hierboven ziet, zijn er vijf velden waarbinnen u op zoek kunt naar leden en relaties. We lichten ze hieronder alle vijf toe. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 16

1. Basisgegevens Handleiding Sportlink Club voor handbalverenigingen In het veld Basisgegevens kunt u zoeken op bepaalde gegevens, zoals bijvoorbeeld Achternaam of Postcode. Om uw zoekopdracht specifieker te maken, kunt u uiteraard ook meerdere velden invullen. 2. Spelend en sporttype Binnen uw vereniging zijn er spelende en niet spelende leden. Op dit veld kunt u zoeken door spelende of niet spelende leden te selecteren. Ook kunt u op Bondssport en op Verenigingssport zoeken. Selecteer de bonds- of verenigingssporten om uw zoekresultaat in beeld te krijgen. 3. Leeftijd Vul bij Leeftijd in de velden v/a en t/m de leeftijd in waarop u wilt zoeken. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om te zoeken op Peildatum. Tip: U kunt de peildatum zelf aanpassen. Wilt u bijvoorbeeld weten welke personen er volgend seizoen in de groep A-junioren spelen, dan kunt u de peildatum aanpassen naar de start van het volgend seizoen. 4. Overig Wilt u weten welke oud leden er bijvoorbeeld binnen 10 dagen jarig zijn? Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 17

Dit kunt hier op zoeken door de volgende stappen te nemen. 1. Vul bij Verjaardag binnen 10 in 2. Vink bij Lidstatus, Oud aan 3. Klik vervolgens op 5. Soort persoon Wilt u een specifiek overzicht hebben van alleen de relaties of juist van alleen de leden? Deze keuze kunt u maken in het veld Soort persoon. Leden worden onderverdeeld in Bondsleden en Verenigingsleden. Kleurcodes in het zoekresultaat Vanuit het zoekscherm heeft u de mogelijkheid om te zoeken op verschillende statussen. Zo kunt u zoeken op leden met de status Definitief, Oud of In Behandeling. In het zoekresultatenscherm kunt u de kolom Status toevoegen, zodat u per persoon kunt zien wat zijn/ haar status is. Meer informatie zie: Kolommen in zoekresultaat aanpassen Sommige statussen hebben een kleur, zodat u ze kan herkennen. In onderstaand overzicht kunt u zien welke kleur getoond wordt per status. Lidstatus Kleur Status Betekenis Definitief - Definitief Een lid dat is goedgekeurd Oud Grijs Afgemeld Een lid met de status afgemeld In behandeling Rood Afgewezen Een lid is afgewezen In behandeling Grijs Geparkeerd Een lid is geparkeerd Tip: De reden van afwijzing kunt u terug zien op het notificatie leden scherm. Meer informatie zie: Notificatie ledenscherm. Of op het persoonsscherm van het betreffende lid. Let op : Een geparkeerd lid wordt geblokkeerd. Dat wil zeggen dat er geen wijzigingen mogelijk zijn. Eerst moet de bond de eerdere wijziging goedkeuren of afkeuren. Zoekresultaten verwerken JBN en Nevobo verenigingen, die gebruik maken van de gratis versie van Sportlink Club welke is aangeboden door de bond, beschikken niet over de mogelijkheid om leden direct te mailen, de ledenlijst te printen of gebruik te maken van de werkset. Wilt u wel gebruik maken van deze mogelijkheid in Sportink Club? In de webshop op de website van Sportlink Club kunt u upgraden naar de volledige versie van Sportlink Club. Welke mogelijkheden heeft u met deze zoekresultaten? Zodra u heeft gezocht naar leden en relaties, kunt u aan de slag met de door u gevonden zoekresultaten. Hieronder een afbeelding van gevonden leden na een zoekopdracht. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 18

Rechts onder in het scherm worden een aantal iconen getoond. Deze iconen geven de mogelijkheden aan voor het verwerken van gegevens uit de zoekresultaten of bieden u de mogelijkheid om een actie uit te voeren. Zoals bijvoorbeeld het versturen van een e-mail naar de leden/relaties uit het zoekresultaat. De mogelijkheden worden onderstaand verder toegelicht. Personen toevoegen aan uw werkset. Lees op de pagina Werkset - selectie van personen maken welke mogelijkheden u hiermee heeft. Personen een e-mail sturen vanuit Sportlink Club. Lees op de pagina E-mails versturen vanuit Sportlink Club hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Personen een e-mail sturen via het standaard e-mailprogramma dat is ingesteld op uw computer, bijvoorbeeld Outlook. Lees op de pagina E-mails versturen vanuit Sportlink Club hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Lijst met gevonden personen uitprinten. De lijst wordt in PDF geopend zodat u deze kunt uitprinten. Zoekresultaten exporteren naar een willekeurig programma, bijvoorbeeld Word. Zoekresultaten direct naar Excel exporteren. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 19

Zoek op verenigingsfuncties Het zoekscherm verenigingsfuncties Met het zoekscherm Verenigingsfuncties kunnen alle personen, die bepaalde functies binnen de vereniging uitoefenen, worden gevonden. Zoals u in de bovenstaande afbeelding ziet, zijn de verenigingsfuncties opgedeeld in vier verschillende categorieën. Zo kan er gezocht worden binnen de categorieën: Functie Trainer Commissie Functies binnen de commissie Hieronder volgt een voorbeeld waarin gezocht wordt op verenigingsfuncties: Voorbeeld U bent op zoek naar gegevens van: De voorzitter van de technische commissie Om de gegevens van de voorzitter van de technische commissie te vinden neemt u de volgende stappen: 1. Selecteer Technische commissie in het veld Commissie 2. Selecteer Voorzitter in het veld Functie binnen de commissie 3. Klik op Op deze manier kunt u de personen zoeken en vinden die een verenigingsfunctie uitoefenen. Hieronder ziet u een afbeelding van gevonden resultaten na een zoekactie op verenigingsfuncties. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 20

Zoekresultaten verwerken Rechts onder in het scherm worden een aantal iconen getoond. Deze iconen geven de mogelijkheden aan voor het verwerken van gegevens uit de zoekresultaten of bieden u de mogelijkheid om een actie uit te voeren. Zoals bijvoorbeeld het versturen van een e-mail naar de personen uit het zoekresultaat. Onderstaand worden de iconen verder toegelicht. Personen een e-mail sturen vanuit Sportlink Club. Lees op de pagina E-mails versturen vanuit Sportlink Club hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Personen een e-mail sturen via het standaard e-mailprogramma dat is ingesteld op uw computer, bijvoorbeeld Outlook. Lees op de pagina E-mails versturen vanuit Sportlink Club hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Lijst met gevonden personen uitprinten. De lijst wordt in PDF geopend zodat u deze kunt uitprinten. Zoekresultaten exporteren naar een willekeurig programma, bijvoorbeeld Word. Zoekresultaten direct naar Excel exporteren. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 21

Zoek diploma's, spelerskaarten en passen Het zoekscherm diploma's en passen In het zoekscherm Diploma's en Passen kunt u opzoeken welke diploma's en passen (zoals spelerspassen of spelerskaarten) bepaalde personen binnen uw vereniging hebben. In uw zoekopdracht kunt u specifiek onderscheid maken tussen personen met Bondsdiploma's, Verenigingsdiploma's of Passen. Hier volgt een voorbeeld van een zoekopdracht naar personen met diploma's en passen. Voorbeeld U wilt graag weten bij welke verenigingsleden hun sportpas verloopt voor 31-12-2013. Om de juiste zoekresultaten te krijgen doet u het volgende: 1. Selecteer Sportpas bij Pastype in het veld Passen 2. Selecteer Verlopen bij Passtatus in het veld Passen 3. Vul in het veld Overige zoekcriteria bij Einddatum t/m in 31-12-2013 4. Klik op Zoekresultaten verwerken Rechts onder in het scherm worden een aantal iconen getoond. Deze iconen geven de mogelijkheden aan voor het verwerken van gegevens uit de zoekresultaten of bieden u de mogelijkheid om een actie uit te voeren. Zoals bijvoorbeeld het versturen van een e-mail naar de personen uit het zoekresultaat. De mogelijkheden lichten we hieronder toe. Personen een e-mail sturen vanuit Sportlink Club. Lees op de pagina E-mails versturen vanuit Sportlink Club hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Personen een e-mail sturen via het standaard e-mailprogramma dat is ingesteld op uw computer, bijvoorbeeld Outlook. Lees op de pagina E-mails versturen vanuit Sportlink Club hoe u gevonden personen kunt e-mailen. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 22

Lijst met gevonden personen uitprinten. De lijst wordt in PDF geopend zodat u deze kunt uitprinten. Zoekresultaten exporteren naar een willekeurig programma, bijvoorbeeld Word. Zoekresultaten direct naar Excel exporteren. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 23

Lidsoort wijzigen In Sportlink Club kunt u verschillende typen personen vastleggen. Dit kunnen bondsleden, verenigingsleden of relaties zijn. Bij het aanmelden van de persoon heeft u de mogelijkheid om het juiste type persoon te selecteren. Hieronder vindt u een korte uitleg over elk type lidsoort. 1. Bondslid Bondsleden zijn leden binnen de vereniging die de door de benoemde sport beoefenen, of daarbij betrokken zijn. Dit geldt dus ook voor niet-spelende leden die binnen de vereniging een sport-gerelateerde taak vervullen. Elk aangemeld bondslid wordt automatisch lid van bond. Verdere details over de voorwaarden van het bondslidmaatschap verwijst Sportlink Services u door naar bond waarbij u bent aangesloten. 2. Verenigingslid Verenigingsleden kunnen door (OMNI) verenigingen worden gebruikt om NIET-bondsleden te registeren die binnen de vereniging een andere dan door de bond benoemde sport beoefend, of daarbij betrokken is. Anders dan bij relaties kunnen bij verenigingsleden wel leeftijdsgebonden contributies worden geheven. 3. Relatie Een relatie is het type persoon die in hun hoedanigheid geen lid zijn van de vereniging. Hierbij kan gedacht worden aan leveranciers of sponsoren. 4. Oud lid/relatie Zodra u een bondslid, verenigingslid of relatie afmeldt, verandert het lidsoort naar oud lid/relatie. Op deze manier is het voor de vereniging altijd inzichtelijk welke personen in het verleden bij de vereniging aangesloten zijn geweest. Extra informatie Op deze pagina Lidsoort van een persoon aanpassen Een oud lid wijzigen naar bondslid Een relatie wijzigen naar verenigingslid Een verenigingslid wijzigen naar oud lid/relatie Een bondslid wijzigen naar relatie Gerelateerde onderwerpen Leden en relaties aanmelden Informatie bij leden en relaties toevoegen Leden en relaties afmelden Notificatie ledenscherm Lidsoort van een persoon aanpassen Een persoon kan van lidsoort wijzigen (bijv. als een persoon stopt met sporten, maar wel lid wil blijven van de vereniging). Onderstaand zijn drie voorbeelden van lidsoort-wijzigingen uitgewerkt. Kunt u deze voorbeelden uitvoeren, dan bent u ook in staat om de andere wijzigingen van lidsoort te maken. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 24

Een oud lid wijzigen naar bondslid Om een oud lid te wijzigen naar bondslid neemt u de volgende stappen: 1. Zoek de betreffende persoon op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het persoonsscherm Onderstaand scherm komt naar voren: 3. Klik op Onderstaand scherm verschijnt. 4. Klik op Bondslid Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 25

De velden met een * zijn de verplicht in te vullen gegevens. 5. Vul de verplichte velden indien deze nog niet allemaal gevuld zijn met gegevens 6. Klik op Indien u niet alle verplichte velden zijn ingevuld en u probeert de gegevens op te slaan dan komt er een invoerfout melding naar voren: Heeft u alle verplichte velden ingevoerd en opgeslagen dan is het oud lid nu als bondslid gedefinieerd. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 26

Het lid is nu een bondslid. Het is nu mogelijk om spelactiviteiten, verenigingsfuncties, passen enz..toe te voegen. Meer informatie hierover leest u bij Beheer sporten spelactiviteiten, Beheer verenigingsfuncties, Beheer diploma's en passen. Een relatie wijzigen naar verenigingslid Om een relatie te wijzigen naar het lidsoort v erenigingslid neemt u de volgende stappen: 1. Zoek de betreffende persoon op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het persoonsscherm Onderstaand scherm komt naar voren: 3. Klik op Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 27

4. Klik op Verenigingslid Het onderstaande scherm verschijnt: De velden met een * zijn de verplicht in te vullen gegevens. 5. Vul de verplichte velden in indien deze nog niet allemaal gevuld zijn met gegevens 6. Klik op. Het is nu mogelijk om zelf aangemaakte verenigingssporten aan het verenigingslid te koppelen. Hoe u dit kunt doen kunt u lezen bij Beheer sporten spelactiviteiten. Een verenigingslid wijzigen naar oud lid/relatie Voor het wijzigen van een verenigingslid naar het lidsoort oud lid/relatie neemt u de volgende stappen: 1. Zoek de betreffende persoon op. Meer informatie zie: Zoek leden en relaties 2. Open het persoonsscherm Onderstaand scherm komt naar voren: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 28

In dit scherm wordt puntsgewijs aangegeven wat de gevolgen zijn wanneer u een verenigingslid de status oud lid/ relatie geeft. Omdat het in dit geval om lid gaat dat inactief wordt gemaakt zullen alle gekoppelde gegevens worden ontkoppeld. 5. Klik op Indien aan het lid nog financiële koppelingen zitten, zoals een bijvoorbeeld een openstaande factuur dan kunt u de status Let op: van het lid niet wijzigen naar de status oud lid/ relatie. U dient eerst deze koppelingen te verwijderen. Welke stappen u hiervoor moet nemen wordt beschreven in bij Sportlink Club Contributiemodule Een bondslid wijzigen naar relatie Voor het wijzigen van een bondslid naar het lidsoort relatie neemt u de volgende stappen: 1. Zoek de betreffende persoon op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het persoonsscherm Onderstaand scherm komt naar voren: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 30

Leden en relaties aanmelden Voor u, als ledenadministrateur, is het van groot belang dat de leden van uw vereniging juist geregistreerd staan in Sportlink Club. Als leden starten met sporten moeten ze aangemeld worden bij de bond. Als een lid verhuist moet het adres aangepast worden en als leden het lidmaatschap opzeggen dient u hen af te melden bij de bond en/of de vereniging. Hier wordt stap voor stap beschreven welke acties uitgevoerd moeten worden om een lid aan te melden. U kunt een persoon toevoegen als bondslid, verenigingslid of relatie. Voor meer informatie zie Lidsoort wijzigen. Voor het aanmelden van een bondslid, verenigingslid of relatie dienen dezelfde stappen doorlopen te worden. U kunt een persoon op twee manieren aanmelden in Sportlink Club: Nieuw lid aanmelden Lid met bestaand bondsnummer aanmelden Info: Indien u een lid wilt aanmelden waarvan u het bondsnummer weet, dan raden we u aan het bondsnummer in te voeren bij de aanmelding. Dit versnelt het aanmeldproces en verkleint de kans op fouten. Een bondslid, verenigingslid of relatie aanmelden Als een persoon besluit te komen sporten bij uw vereniging, dan wilt u deze persoon registreren en toevoegen als lid. Zodra het lid in Sportlink Club geregistreerd staat heeft u de mogelijkheid om aanvullende gegevens te registreren. Zo kunt u bijvoorbeeld het lid aanmelden bij de bond met een spelactiviteit, zodat het lid eventueel kan deelnemen aan wedstrijden. Daarnaast kunt u ook de contributie instellingen en vrijwilligerstaken van het lid registreren. Leden en relaties aanmelden Op deze pagina: Nieuw lid aanmelden Lid met bestaand bondsnummer aanmelden Gerelateerde onderwerpen: Informatie bij leden en relaties toevoegen Leden en relaties afmelden Sportlink Club Contributiemodule Sportlink Club Vrijwilligersmodule Bondsspecifieke informatie KNZB Overschrijvingen Nevobo Aanmelden leden KNVB Printen overschrijvingskaart Hieronder worden de stappen beschreven die u moet doorlopen om de persoon als bondslid in Sportlink Club te registreren. Zodra u bekend bent met de werkwijze voor het aanmelden van een bondslid kunt u dezelfde stappen nemen om een verenigingslid of relatie aan te melden. U kiest dan voor type persoon verenigingslid of relatie. Nieuw lid aanmelden Als het lid nog niet bekend is of u weet het bondsnummer niet, dan kunt u de volgende stappen nemen om het lid aan te melden. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 33

3. Vul de verplichte velden in Deze worden met een * aangegeven. Tip: Bij het invoeren van de adresgegevens kan worden volstaan met het invoeren van de postcode en het huisnummer. Klik op de TAB toets op uw toetsenbord en de straatnaam en woonplaats wordt dan automatisch gevuld. 4. In de kolom Activiteiten selecteert u gewenste spelactiviteit(en) Tip: Wilt u meerdere spelactiviteiten selecteren? Klik dan op de betreffende spelactiviteiten en houd de CRTL-toets ingedrukt. 5. Klik op om het lid aan te melden Indien bij de aanmelding niet direct een spelactiviteit toevoegt, verschijnt de volgende melding. Lees hier hoe u een spelactiviteit toevoegt: Beheer sporten spelactiviteiten Extra informatie voor zwemverenigingen Het is mogelijk om meerdere spelactiviteiten bij een persoon toe te voegen. Leden van zwemverenigingen zijn pas speelgerechtigd voor de spelactiviteiten Zwemmen, Waterpolo, Synchroonzwemmen en Schoonspringen als er naast een spelactiviteit ook een startvergunning is toegevoegd. Voor meer info: KNZB Aanvragen startvergunning, daglicentie en duplicaat waterpolokaart Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 34

Tip: Nadat u de nieuwe gegevens opgeslagen heeft krijgt u de mogelijkheid om extra gegevens bij dit bondslid te registreren. Hoe u extra gegevens kunt toevoegen staat beschreven bij Informatie bij leden en relaties toevoegen. Lid met bestaand bondsnummer aanmelden Meldt een nieuw lid zich bij uw vereniging, vraag dan altijd aan het lid of men al eerder lid is geweest bij een andere vereniging en vraag of het bondslidnummer (relatienummer) bekend is. Door het gebruik van het bondsnummer kunnen de gegevens waaronder het nieuwe lid bekend is bij de bond eventueel gewijzigd worden. Zo voorkomt u dat leden dubbel in uw administratie geregistreerd worden. Let op: De stappen met betrekking tot het controleren of de persoon al reeds bestaat/ bekend is kunt u bij het aanmelden van een verenigingslid of relatie overslaan. Neem de volgende stappen om te controleren of de persoon reeds bestaat: 1. Ga naar menu item Personen of klik op Nieuw Persoon Onderstaand scherm verschijnt. of 2. Kies het type persoon bondslid 3. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 35

4. Vul het bondsnummer in het veld Reeds bekend bondsnummer? 5. Klik vervolgens op De volgende melding wordt getoond: 6. Klik op Ja indien u de gegevens wilt gebruiken Het scherm wordt nu gevuld met de gegevens zoals deze bij de bond bekend zijn. Zie onderstaand scherm: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 36

Aanvullend verschijnt de melding met overeenkomstige personen die in uw Sportlink Club geregistreerd/ bekend zijn. Er wordt gekeken naar bondsleden, verenigingsleden, relaties en/of oud leden met overeenkomstige achternaam, geslacht en geboortedatum. De personen die voldoen aan deze criteria worden getoond in het volgende scherm: In het veld Controle wordt direct aangegeven welke stappen u in welke specifieke situatie moet nemen voor een juiste registratie van het bondslid. Tip: Nadat u de nieuwe gegevens opgeslagen heeft krijgt u de mogelijkheid om extra gegevens bij dit bondslid te registreren. Hoe u extra gegevens kunt toevoegen staat beschreven bij Informatie bij leden en relaties toevoegen. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 37

Informatie bij leden en relaties toevoegen Informatie over uw leden en relaties toevoegen of wijzigen Bij het aanmelden van een lid of relatie heeft u een aantal algemene gegevens van de persoon ingevoerd. Nadat de persoon aangemeld is heeft u de mogelijkheid om deze algemene gegevens te wijzigen of de gegevens van deze persoon aan te vullen met extra gegevens. Hierbij kunt u denken aan een (vereniging)spelactiviteit, een functie die de persoon binnen uw vereniging vervult of bijvoorbeeld de financiële gegevens, zodat de penningmeester de contributie kan innen. Om gegevens van een persoon te kunnen bekijken, toe te voegen, wijzigen of verwijderen neemt u de volgende stappen: 1. Zoek de betreffende persoon op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties 2. Kies het gewenste tabblad waar uw informatie over wilt inzien, toevoegen of wijzigen Meer informatie over de mogelijkheden van de verschillende tabbladen kunt u in het kader hiernaast vinden. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 38

Mogelijkheden in Sportlink Club Zodra u een lid of relatie heeft aangemaakt kunt u informatie over de volgende onderwerpen inzien, toevoegen, wijzigen of verwijderen: Beheer algemene persoonsinformatie Beheer sporten spelactiviteiten Beheer verenigingsfuncties Inzien bondsfuncties Beheer betaalgegevens Beheer diploma's, spelerskaarten en passen Beheer vrijwilligerswerk Beheer notities Koppel lid of relatie aan organisatie Inzien spelershistorie Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 39

Beheer algemene persoonsinformatie De gegevens die bij het toevoegen van een nieuwe persoon worden ingevoerd zijn zichtbaar op het tabblad Persoon. Deze informatie is opgedeeld in drie segmenten: Persoonsgegevens Adresgegevens Contactgegevens Het tabblad Persoon is de plek om adresgegevens te wijzigen als een lid bijvoorbeeld is verhuisd. Naast adresgegevens komt het regelmatig voor dat leden van e-mailadres of telefoonnummer wisselen. Deze kunt u aanpassen in het gedeelte contactgegevens. Let op: Afhankelijk van uw bond heeft het gevolgen als u de persoonsgegevens van het lid wijzigt. Indien het lid waarvoor u de persoonsgegevens wijzigt, een lidmaatschap bij meerdere verenigingen heeft zullen uw wijzigingen ook zichtbaar worden bij de andere verenigingen waarbij dit lid geregistreerd staat. Foto toevoegen Om de gegevens van de persoon compleet te maken heeft u de mogelijkheid om een (pas)foto toe te voegen. Indien er al een foto is toegevoegd dient u deze eerst te verwijderen. Klik hier voor extra informatie voor volleybalverenigingen De Nevobo werkt met de Digitale Pasfoto Service. Vraag uw leden als zij toch nieuwe pasfoto's moeten laten maken voor identiteitsbewijs, paspoort of rijbewijs de fotograaf te vragen de foto door te sturen aan de Digitale Pasfoto Service. Deze foto wordt dan in de bondsadministratie opgenomen en bij de eerstvolgende keer voor het maken van een nieuwe spelerskaart of duplicaat spelerskaart gebruikt. Indien de pasfoto via de ledenadministratie van de vereniging in Sportlink wordt geplaatst, moet deze foto aan de volgende eisen voldoen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Het dient een actuele, goedlijkende pasfoto te zijn Van voren genomen (oriëntatie portrait) Ogen goed zichtbaar Kleurenfoto Uitsluitend een JPEG bestandformaat is toegestaan Resolutie 600x800 pixels Verhouding 3x4 Bestandsgrootte 256 tot 512 kb De foto dient gemaakt te worden door een fotograaf die aangesloten is bij de DPS. Voor meer informatie neem contact op met de Nevobo. Neem de volgende stappen om een foto toe te voegen: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 40

1. Klik op..klik om foto te kiezen Indien er al een foto is toegevoegd, klik dan op de foto om de foto met een nieuwe foto te vervangen. Onderstaand scherm komt naar voren: 2. Zoek de foto van het betreffende lid op 3. Klik op Open om de foto toe te voegen aan het lid De foto is nu zichtbaar op het tabblad Persoon: 4. Klik op om de foto op te slaan Let op: Het bestand moet van het formaat JPG, GIF of PNG zijn. Formaten zoals BMP en TIFF zijn niet toegestaan. Om de kwaliteit van de foto's te behouden adviseren wij u om te kiezen voor foto's die kleiner zijn dan 2 megapixel (1600x1200). De foto's worden in Sportlink Club altijd geschaald naar het formaat 800x600. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 41

Foto bekijken/openen Wilt u de foto beter open om hem beter te kunnen bekijken? 1. Klik op Foto verwijderen Is de foto van de persoon niet recent of heeft de persoon een nieuwe foto aangeleverd? Dan heeft u de mogelijkheid om de foto te verwijderen en een nieuwe toe te voegen. 1. Klik op onder de foto Let op: Bij volleybalverenigingen is een foto van een bondslid verplicht, anders wordt er geen spelerskaart aangemaakt. Type persoon of lidsoort wijzigen Binnen een vereniging komt het regelmatig voor dat leden hun lidmaatschap opzeggen. Op het tabblad Persoon kunt u met de knop de lidsoort van de persoon aan passen. Zo heeft u de mogelijkheid om een bondslid om te zetten naar een verenigingslid of bijvoorbeeld een ou d lid. Hoe u de lidsoort van de persoon kunt aanpassen kunt u vinden bij Lidsoort wijzigen. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 42

Beheer sporten spelactiviteiten Op het tabblad Sport is het mogelijk om spelactiviteiten toe te voegen of te wijzigen. Als een lid actief wordt binnen uw vereniging als spelend lid, om wedstrijden te spelen, is het belangrijk dat het lid een spelactiviteit krijgt. Spelactiviteiten kunnen ook direct worden toegevoegd bij het aanmelden van een lid in Sportlink Club, maar zoals deze pagina beschrijft, is het ook mogelijk om de spelactiviteit op een later moment toe te voegen of te wijzigen. Dit kunnen spelactiviteiten zijn die door de bond gedefinieerd zijn of die u zelf als verenigingssport heeft aangemaakt. Meer informatie over het aanmaken van verenigingssporten kunt u lezen bij Eigen sporten spelactiviteiten aanmaken. Beheer sporten spelactiviteiten Op deze pagina Toevoegen Spelactiviteit Wijzigen spelactiviteit Bondsspecifieke informatie KNZB & Reddingsbrigade - Toevoegen donateurs Toevoegen Spelactiviteit Om een spelactiviteit bij een lid toe te voegen neemt u de volgende stappen: 1. Zoek het betreffende lid via het zoekscherm. Meer informatie zie Zoek leden en relaties 2. Open de lidgegevens van de persoon 3. Ga naar het tabblad Sport Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 43

4. Klik op bij spelactiviteiten Het volgende scherm verschijnt: 5. Selecteer de gewenste bond en/of verenigingssport 6. Bevestig met De spelactiviteit is nu toegevoegd bij het lid. Zie onderstaande printscreen. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 44

Extra informatie voor zwemverenigingen Het is mogelijk om meerdere spelactiviteiten bij een persoon toe te voegen. Leden van zwemverenigingen zijn pas speelgerechtigd voor de spelactiviteiten Zwemmen, Waterpolo, Synchroonzwemmen en Schoonspringen als er naast een spelactiviteit ook een startvergunning is toegevoegd. Voor meer info: KNZB Aanvragen startvergunning, daglicentie en duplicaat waterpolokaart Wijzigen spelactiviteit Het komt voor dat leden er voor kiezen om een andere spelactiviteit te gaan beoefenen. Zo kunnen voetballers er voor kiezen om van het veld naar de zaal te gaan of volleyballers er voor kiezen om van competitie over te stappen naar recreatief volleyballen. Ook een lid die wedstrijden zwemt kan besluiten te gaan waterpoloën. Zo heeft elke sport zijn eigen disciplines waar tussen gewisseld kan worden. Het wijzigen van een spelactiviteit bestaat uit het afmelden en het aanmelden van de nieuwe spelactiviteit. Welke stappen u moet nemen om een spelactiviteit af te melden kunt lezen bij Een spelactiviteit afmelden. De stappen voor het toevoegen van de spelactiviteit heeft u zojuist doorlopen. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 45

Beheer verenigingsfuncties Binnen een vereniging zijn er diverse taken die uitgevoerd moeten worden. Hierbij kunt u denken aan het vervullen van het dagelijks bestuur, geven van trainingen en invulling geven aan verschillende commissies, zoals de technische commissie. In Sportlink Club heeft u de mogelijkheid om deze Functies, Trainers en Commissies te registreren. Het registreren van verenigingsfuncties kunt u doen op het tabblad V erenigingsfuncties bij het betreffende lid. Beheer verenigingsfuncties Op deze pagina: Toevoegen functies Verwijderen functies Toevoegen of wijzigen voorzitter, penningmeester of secretaris Verwijderen voorzitter, penningmeester of secretaris Verwijderen historie Toevoegen trainers Verwijderen trainers Persoon toevoegen aan commissie Persoon verwijderen bij commissie Bondsspecifieke informatie KNZB Ereleden & Contactpersonen Toevoegen functies Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 46

Om een verenigingsfunctie bij een lid te registeren dient u de volgende stappen te ondernemen: 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties Een functie kunt u toevoegen in het gedeelte Functies: 4. Klik op Het volgende scherm verschijnt: 5. Pas indien gewenst de Registratiedatum aan 6. Indien u een zelf aangemaakte verenigingsfunctie toe wilt voegen kunt u een vinkje plaatsen bij Verenigingsfunctie? Info: U kunt de eigen verenigingsfuncties, zoals bijvoorbeeld een Barman, zelf aanmaken, invoeren en beheren. Meer info: Eigen verenigingsfunctie aanmaken en instellen De keuzelijst wordt automatisch aangepast naar een lijst met alleen verenigingsfuncties. 7. Selecteer de gewenste functie 8. Klik op Let op : De ingangsdatum van bondsfuncties is altijd gelijk aan de datum van aanmaken. Alleen de bond kan deze datum veranderen. Let op: Het systeem staat niet toe dat één en dezelfde functie tweemaal aan dezelfde persoon wordt toegekend. Verwijderen functies 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties 4. Selecteer de functie die u wilt verwijderen Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 47

5. Klik op De volgende melding verschijnt: 6. Kies Ja of Nee Kiest u voor Ja dan wordt er een einddatum ingevoerd bij deze functie. Toevoegen of wijzigen voorzitter, penningmeester of secretaris Om de functie van voorzitter, penningmeester of secretaris toe te kunnen voegen of te wijzigen dient u de volgende stappen te ondernemen: 1. Zoek het lid op waaraan u de functie toe wil kennen. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties Een functie kunt u toevoegen in het gedeelte Functie: 4. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 48

5. Selecteer de functie dit u wilt toevoegen 6. Klik op De volgende melding verschijnt: 7. Klik op De functie bij de oude voorzitter krijgt een einddatum en bij de nieuwe voorzitter wordt de functie toegevoegd. Bij het wijzigen van de secretaris krijgt u onderstaande melding. Kiest u hier voor Ja dan zal het verenigingsadres overschreven worden met het adres van de nieuwe secretaris. Verwijderen voorzitter, penningmeester of secretaris Om de functie van een voorzitter, secretaris of penningmeester bij een persoon te verwijderen dient u de volgende stappen te nemen: 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 49

4. Selecteer de betreffende regel 5. Klik op De volgende melding verschijnt: 6. Kies Ja of Nee Kiest u voor Ja dan verschijnt de volgende melding: 7. Klik op OK en volg de stappen zoals beschreven bij Toevoegen voorzitter, penningmeester of secretaris Verwijderen historie Wilt u de historie ook verwijderen dan neemt u de volgende stappen: 1. Selecteer de gewenste regel 2. Klik op De volgende melding verschijnt: 3. Bevestig met Ja of Nee Kiest u voor Ja dan wordt de regel verwijderd. Zie onderstaand scherm: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 50

Het is wettelijk verplicht om een dagelijks bestuur te hebben. Het dagelijkse bestuur bestaat uit een voorzitter, penningmeester en een secretaris. Deze functies mogen door één en dezelfde persoon vervuld worden. Omdat deze functies verplicht zijn, is het niet mogelijk om deze te verwijderen zonder dat er een nieuw persoon is aangesteld in deze functie. Toevoegen trainers Om een trainer bij een persoon toe te voegen neemt u de volgende stappen: 1. Zoek het betreffende lid op. Zie meer informatie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties Een trainer kunt u toevoegen in het gedeelte Trainer: 4. Klik op Het volgende scherm verschijnt: 5. Indien u een zelf aangemaakte trainer wilt toevoegen plaatst u een vinkje bij Clubtrainer De keuzelijst wordt automatisch aangepast naar een lijst met alleen verenigingstrainers. Info: U kunt de clubtrainers, bijvoorbeeld een looptrainer, zelf aanmaken beheren. Meer info: Eigen trainers aanmaken 6. Selecteer de gewenste Soort 7. Selecteer het gewenste sporttype (spelactiviteit) 8. In het veld Bezoldigd geeft u aan of de trainer betaald wordt of niet 9. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 51

Verwijderen trainers Om een trainer bij een persoon te verwijderen dient u de volgende stappen te nemen: 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties In het gedeelte Trainer kunt u de regel verwijderen: 4. Selecteer de regel die u wilt verwijderen 5. Klik op De volgende vraag verschijnt: 6. Kies Ja of Nee Kiest u voor Ja dan wordt er een einddatum gevuld. Zie onderstaand scherm. Persoon toevoegen aan commissie Neem de volgende stappen om een commissielid te registeren bij een persoon: 1. Zoek het betreffende lid op. Zie meer informatie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties Een commissielid kunt u toevoegen in het gedeelte Commissies: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 52

4. Klik op Het volgende scherm verschijnt: 6. Selecteer de gewenste C ommissie - Zie voor meer informatie Beheer uw commissies 7. Selecteer de gewenste Commissiefunctie - Zie voor meer informatie Eigen commissiefuncties aanmaken 8. Pas indien gewenst de Aanvangsdatum aan 9. U heeft de mogelijkheid om een opmerking te maken in het tekstvak 10. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Persoon verwijderen bij commissie Om een commissie bij een persoon te verwijderen dient u de volgende stappen te nemen: 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid 3. Ga naar het tabblad Verenigingsfuncties In het gedeelte Commissies kunt u de regel verwijderen: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 53

Beheer diploma's, spelerskaarten en passen Tabblad diploma's en passen In Sportlink Club is het mogelijk om diploma's en passen (b.v. een spelerskaart of een spelerspas) te registreren. U kunt ook zelf aangemaakte diploma's toevoegen bij uw leden. Lees hier hoe u zelf Diploma's en passen kunt aanmaken. Naast de zelf aangemaakte diploma's en passen is het mogelijk dat uw lid vanuit de bond een diploma heeft gekregen voor het behalen van bijvoorbeeld een cursus of een pas of kaart heeft ontvangen om deel te kunnen nemen aan een wedstrijd. Deze diploma's en passen worden weergegeven op dit tabblad. Het is niet mogelijk om een bondsdiploma of pas te wijzigen. Bondsspecifieke informatie JBN Pas en JBN Paspoort KNZB Aanvragen startvergunning, daglicentie en duplicaat waterpolokaart Nevobo Duplicaat spelerskaart aanvragen Neem onderstaande stappen om een zelf aangemaakt(e) diploma en/of pas toe te voegen: 1. Zoek het betreffende lid via het zoekscherm. Meer informatie zie Zoek leden en relaties 2. Open de lidgegevens van de persoon 3. Ga naar het tabblad Diploma's en passen Onderstaand scherm verschijnt: 4. Klik op Onderstaand scherm verschijnt. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 55

5. Kies uit de dropdown het gewenste diploma/ pas 6. Plaats indien noodzakelijk een Opmerking 7. Geef de Ingangsdatum in 8. En eventueel de Einddatum 9. En klik op De gegevens staan vervolgens bij het lid vermeld. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 56

Leden en relaties afmelden Een bondslid, verenigingslid of een relatie afmelden Er kunnen diverse redenen zijn waarom een persoon het lidmaatschap bij uw vereniging besluit op te zeggen. Het lid kan opzeggen omdat ze gaan studeren, verhuizen, een andere sport beoefenen of hebben bijvoorbeeld een blessure. Let op: In Sportlink Club is het niet mogelijk om zelf een overlijdensdatum in te voeren. Indien een persoon komt te overlijden dient u de overlijdensdatum aan uw bond door te geven. In Sportlink Club kunt u eenvoudig het lidmaatschap van de persoon stop zetten en beëindigen. Neemt u hiervoor de volgende stappen: 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Dubbelklik op het betreffende lid Het volgende scherm verschijnt: Leden en relaties afmelden Op deze pagina: Een bondslid, verenigingslid of een relatie afmelden Een lid afmelden in de toekomst Afmelden in de toekomst ongedaan maken Gerelateerde pagina's: Een spelactiviteit afmelden KNVB - Printen overschrijvingskaart 3. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 57

Een lid afmelden in de toekomst Het komt voor dat een lid tijdens het lopende seizoen aan heeft gegeven dat hij/zij aan het einde van het seizoen het lidmaatschap te willen beëindigen. Het is mogelijk om in Sportlink Club deze afmelddatum te registreren, zodat het lidmaatschap op de betreffende datum wordt omgezet naar oud lid. Onderstaand wordt stap voor stap uitgelegd hoe u dit kunt registreren. 1. Zoek het betreffende lid op. Meer informatie zie Zoek leden en relaties. 2. Open het betreffende lid Het volgende scherm verschijnt: 3. Klik op Het volgende scherm verschijnt: 4. Klik op Oud lid/ relatie Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 59

5. Vul de Afmelddatum in De Afmelddatum is de datum waarop het Bondslid wordt omgezet naar Oud lid/relatie 6. Klik op Op het tabblad sport wordt nu het veld Afmelddatum gevuld met de ingevulde datum. Het bondslidmaatschap wordt pas daadwerkelijk afgemeld zodra u op of na de afmelddatum inlogt in Sportlink Club. Afmelden in de toekomst ongedaan maken Het kan gebeuren dat een lid op een later moment besluit toch lid van uw vereniging te willen blijven. U heeft dan de mogelijkheid om de afmelding in de toekomst terug te draaien. Neem hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer de regel met de afmelddatum. 2. Klik op De datum in het veld Afmelddatum wordt verwijderd. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 60

Een spelactiviteit afmelden Spelactiviteit verwijderen bij bondslid Er zijn personen die wel lid van uw vereniging willen blijven, maar niet actief blijven deelnemen aan wedstrijden die door uw bond georganiseerd worden. Met andere woorden, dergelijke leden willen geen spelactiviteit meer hebben. Om een spelactiviteit af te melden neemt u de volgende stappen: 1. Zoek het betreffende lid via het zoekscherm. Meer informatie zie Zoek leden en relaties 2. Open de lidgegevens van de persoon 3. Klik op het tabblad Sport Het volgende scherm verschijnt: 4. Selecteer de regel met de spelactiviteit 5. Klik op Er wordt nu een einddatum gevuld. Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 62

Extra informatie voor zwemverenigingen De startvergunning van dit lid wordt nu automatisch op ingetrokken gezet. Historie verwijderen Het is mogelijk om de historie van de afgemelde spelactiviteiten te verwijderen. Neem hiervoor de volgende stappen. 1. Selecteer de regel die u wilt verwijderen 2. Klik op De volgende melding wordt getoond Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 63

Notificatie ledenscherm Notificaties leden Op het scherm Notificaties Leden worden wijzigingen getoond van uw bondsleden. Dit betreffen wijzigingen vanuit uw bond of, indien een persoon lid is bij een andere vereniging, van de andere vereniging. Het scherm Notificaties leden bestaat uit twee tabbladen. Het tabblad Ong elezen meldingen en het tabblad Gelezen meldingen. De rode stip op de knop Notificatie Leden geeft aan dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden: Het scherm Notificaties leden kan op twee manieren gestart worden: 1. Ga naar Personen 2. Kies voor Notificaties leden U kunt ook direct inzicht krijgen in de Notificaties leden door te klikken op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 65

Tabblad Ongelezen meldingen Op het tabblad Ongelezen meldingen worden meldingen getoond van wijzigingen die door een andere vereniging of door uw bond zijn verwerkt. Dit betreffen wijzigingen die verstuurd worden naar de bond. Hier heeft u de mogelijkheid om de meldingen op gelezen te zetten. Hierdoor kunt u zelf bepalen hoelang u deze meldingen wilt laten staan op dit tabblad, voordat u ze verplaatst naar het tabblad Ongelezen meldingen. Info: U kunt vanuit dit scherm direct de gegevens van het lid openen en de gewijzigde velden bekijken. Dubbelklik op het betreffende lid om de wijzigingen in het persoonsscherm in te zien. Zie voor meer info: Gewijzigde lidgegevens inzien Om meldingen van de wijzigingen te verplaatsen naar het tabblad Gelezen meldingen neemt u de volgende stappen: 1.Selecteer de betreffende meldingen 2. Klik op Het volgende scherm verschijnt: 3. Kies Ja De regel verdwijnt van het tabblad Ongelezen meldingen. De melding wordt toegevoegd op het tabblad Gelezen meldingen. Voor meer informatie zie: Tabblad Gelezen meldingen Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 67

Tabblad Gelezen meldingen Op het tabblad Gelezen meldingen wordt de historie opgebouwd van de wijzigingen die bij uw leden heeft plaatstgevonden. Hierdoor heeft u altijd de mogelijkheid om de wijzigingen in te zien. Vanuit dit scherm heeft u de mogelijkheid om naar de persoonsgegevens van het lid te gaan. 1. Dubbelklik op de regel van het betreffende lid Het volgende scherm verschijnt, u kunt hier de gewijzigde lidgegevens inzien. Voor meer informatie zie: Gewijzigde lidgegevens inzien Copyright 2013, Sportlink Services. Pagina 69