Handleiding Informat v1.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Afspraken... 3 2. Aanmelden... 3 3. Afwezigheden invullen... 5 3.1 Afwezigheden code Z, B, R, D... 5 3.1.1 Inbrengen... 5 3.1.2 Wijzigen... 9 3.1.2 Verwijderen... 10 3.2 Afwezigheden Andere Codes... 11 3.2.1 Inbrengen... 11 3.2.2 Wijzigen... 13 3.2.3 Verwijderen... 14 3.3 Code Onbekend wegwerken... 15 4. Afdrukken van lijsten... 16 4.1 Aanwezigheidsregister per klas... 18 5. Afmelden... 19 2
1. Afspraken De aanwezigheidsregisters worden ieder 1 ste half uur van de halve dag ingevuld met de PC. Leerlingen die aanwezig zijn, maar in de loop van de dag vertrekken (bv. door ziekte), blijven voor die halve dag aanwezig. 2. Aanmelden Elke klas heeft een pc (meestal laptop) die op het bureaublad voorzien is van een nieuw icoontje Informat : Na het openen van Informat (dubbel klikken) kom je op het loginscherm terecht: (1) (3) (2) Vul je gebruikersnaam in (1), samen met het paswoord gbsl8930 (2). Vink ook steeds Gebruikersnaam opslaan (3) aan, zo zal je op termijn niet steeds meer je gebruikersnaam moeten invullen. (Technisch: deze webapplicatie staat op meerdere servers omdat heel Vlaanderen er moet kunnen op werken. Het wachtwoord wordt dan ook maar per server onthouden. Op termijn zal je wel alle servers eens gepasseerd zijn.). Klik vervolgens op Aanmelden (4). (4) 3
Ben je jouw gebruikersnaam en/of paswoord vergeten, of heb je een aantal keer verkeerd ingelogd waardoor uw account tijdelijk inactief is, dan moet je het secretariaat van je school verwittigen. Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand anders reeds op de PC had ingelogd en zijn/haar gebruikersnaam bewaard heeft. Om met je eigen gebruikersnaam en paswoord in te loggen, klik je op 'Andere gebruiker'. Je krijgt dan opnieuw het scherm te zien waar je jouw gebruikersnaam en wachtwoord zelf kunt invullen. Na het inloggen kom je op volgend scherm terecht: 4
3. Afwezigheden invullen Klik vervolgens op iafwezighedenleerkrachten om als leerkracht de afwezigheden in te geven. 3.1 Afwezigheden code Z, B, R, D 3.1.1 Inbrengen Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden, een popup-menu verschijnt. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister, een nieuw popupmenu verschijnt. Klik daarna op Volgens klas. Aan de linkerkant verschijnt het volgende venster : Kies jouw klas in de lijst. Normaal staat enkel jouw eigen klas zichtbaar. 5
Het aanwezigheidsregister voor jouw klas verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies vervolgens de leerling door op zijn naam te klikken. 6
Vervolgens verschijnt er een pop-up met het aanwezigheidsregister van de gekozen leerling. Klik rechts op Afwezigheidsperiodes. 7
Klik vervolgens op het groene kruisje links boven om een nieuwe afwezigheid toe te voegen. (1) (2) (4) (3) (5) (7) (8) (9) (6) Vul nu alle velden in om de afwezigheid te vervolledigen. 1: Begindatum. Bvb 10.01.2010 2: Tijdstip van begin afwezigheid, zijnde voormiddag of namiddag 3: Einddatum 4: Indien einddatum = begindatum, dan kan je die overnemen door te klikken op knop > 5: Tijdstip einde afwezigheid, zijnde voormiddag of namiddag 6: Indien de afwezigheid betrekking heeft op de dag van ingave, dan volstaat het te klikken op Vandaag ziek. De gegevens worden dan automatisch ingevuld. 7: Kies de afwezigheidscode uit de keuzelijst 8: In het veld Omschrijving kan je eventueel extra informatie toevoegen (verwijzingen naar documenten, dokter, ) 9: Vink dit aan of uit, naargelang er een document werd binnengebracht. Vergeet nadien zeker niet op het groene vinkje te klikken links boven om de afwezigheid te bewaren. 8
Nu kan je een nieuwe afwezigheid ingeven, of dit venster sluiten door te klikken op het kruisje rechts boven. 3.1.2 Wijzigen Kies zoals in stap 3.1.1 beschreven, een leerling naar keuze: Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister. Klik daarna op Volgens klas. Kies uw klas. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies de leerling. Klik rechts op Afwezigheidsperiodes Een lijst met alle afwezigheidsperiodes voor die leerling verschijnen bovenaan het scherm: Klik op de gewenste afwezigheidsperiode, de velden worden ingevuld. Om deze effectief te wijzigen, klik op het potloodje links boven. Wijzig vervolgens de afwezigheid naar wens, en klik op het groene vinkje. Sluit na wijzigen weer af door te klikken op het kruisje rechts boven. 9
3.1.2 Verwijderen Kies zoals in stap 3.1.1 beschreven, een leerling naar keuze: Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister. Klik daarna op Volgens klas. Kies uw klas. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies de leerling. Klik rechts op Afwezigheidsperiodes Een lijst met alle afwezigheidsperiodes voor die leerling verschijnen bovenaan het scherm: Klik op de gewenste afwezigheidsperiode, de velden worden ingevuld. Om deze effectief te verwijderen, klik op de prullenbak links boven. Bevestig in de pop-up dat je deze afwezigheidsperide wenst te verwijderen. Sluit na wijzigen weer af door te klikken op het kruisje rechts boven. 10
3.2 Afwezigheden Andere Codes 3.2.1 Inbrengen Kies zoals in stap 3.1.1 beschreven, een leerling naar keuze: Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister. Klik daarna op Volgens klas. Kies uw klas. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies de leerling. Vervolgens verschijnt het aanwezigheidsregister van de gekozen leerling. (1) (2) Vink het tijdstip van de afwezigheid aan door te klikken op het gewenste aankruisvakje. (1) indien voormiddag, (2) indien namiddag. 11
Kies vervolgens de reden van afwezigheid in de dropdown keuzelijst. Standaard wordt de code bij afwezigheid op code Onbekend gezet. Eventueel kan ook een opmerking ingevuld worden (verwijzing naar documenten, dokter...). Opgelet! Op het einde van de maand mogen er geen onbekende code s meer aanwezig zijn!! De gegevens worden pas definitief bewaard na het klikken op het groene vinkje links boven. Daaronder vindt u het aantal keer dat de leerling een bepaalde code heeft: In dit voorbeeld 1 x D, 2 x Z en 1 x onbekend. 12
3.2.2 Wijzigen Kies zoals in stap 3.1.1 beschreven, een leerling naar keuze: Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister. Klik daarna op Volgens klas. Kies uw klas. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies de leerling. Het detail van de afwezigheden van de gekozen leerling voor die dag verschijnt : Kies in de dropdown keuzelijst de gepaste nieuwe code en klik vervolgens op het groene vinkje links boven om de wijzigingen te bewaren. 13
3.2.3 Verwijderen Kies zoals in stap 3.1.1 beschreven, een leerling naar keuze: Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister. Klik daarna op Volgens klas. Kies uw klas. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies de leerling. Het detail van de afwezigheden van de gekozen leerling voor die dag verschijnt : (1) Om een afwezige leerling terug aanwezig te zetten, hoeft u enkel het afwezigheidsvinkje (1) af te zetten en de gegevens op te slaan met het groene vinkje links boven. 14
3.3 Code Onbekend wegwerken Kies zoals in stap 3.1.1 beschreven, een leerling naar keuze: Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op Aanwezigheden. Klik vervolgens op Aanwezigheidsregister. Klik daarna op Volgens klas. Kies uw klas. Klik in de kalender op de datum van afwezigheid. Kies de leerling. Vervolgens verschijnt het aanwezigheidsregister van de gekozen leerling. Onderaan ziet u een overzicht van de afwezigheden van de leerling. Kies de juiste datum uit de dropdown keuzelijst en klik op het groene vinkje. Automatisch kom je nu bij de details van de gekozen dag terecht. Verander in de dropdown keuzelijst de code Onbekend in de nieuwe code, en bewaar de wijzigingen door links boven op het groene vinkje te klikken. Doe dit tot er geen enkele code Onbekend meer is. 15
4. Afdrukken van lijsten Klik links boven in het menu op Aanwezigheden Afdrukken Documenten, lijsten en brieven. Dan bekom je volgend scherm: Hier kan je verschillende zaken gaan instellen naar keuze. Vink steeds eerst jouw klas aan. De werkwijze is voor alle lijsten identiek. Bij Document kies je de soort lijst die je wenst, eventueel wat extra optionele velden, en klik vervolgens op het printer icoontje linksboven. 16
In het verschenen dialoogvenster klik je op Openen of Opslaan. Opgelet! Om deze documenten te openen/bekijken heb je Acrobat Reader nodig. Deze kan je downloaden op http://get.adobe.com/nl/reader/ Indien je kiest voor Openen kan je het document afdrukken door links boven op het print icoontje te klikken. 17
4.1 Aanwezigheidsregister per klas Klik links boven in het menu op Aanwezigheden Afdrukken Documenten, lijsten en brieven. Selecteer bij Document in de dropdown keuzelijst voor Aanwezigheidsregister per klas. Onderaan komt een optie maand bij. Kies hier de desbetreffende maand die je wenst af te drukken, en klik op het printer icoontje links boven. 18
5. Afmelden Klik in de menubalk (bovenaan het scherm) op de X, een popup-menu verschijnt. Klik op Afmelden. Het venster wordt gesloten. 19