Reserveringen en meldingen aanmaken via Selfserviceportal TOPdesk

Transcriptie

1 Reserveringen en meldingen aanmaken via Selfserviceportal TOPdesk 1 Inloggen selfserviceportal TOPdesk Stap 1.1: ga naar (of gebruik de snelkoppeling voor TOPdesk onder de startknop) Stap 1.2: kies voor selfserviceportal gebruiken Stap 1.3: login met je inloggegevens. De inlognaam is altijd je gebruikersnaam die je ook gebruikt om in te loggen op een gemeentelijke pc (voorletter(s) + achternaam). Optioneel: Mocht je het wachtwoord niet (meer) weten dan kun je op wachtwoord vergeten klikken. Je krijgt dan een mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Deze optie dien je altijd te kiezen bij de eerste keer inloggen! 1

2 Stap 2.1: Klik op de tegel Reserveringen 2 Het maken van een nieuwe reservering Stap 2.2: Klik vervolgens op Nieuwe reservering (auto, fiets, scooter, laptops) Stap 2.3: Vervolgens opent een kalender met aan de linkerkant alle reserveerbare middelen onder elkaar. Zoek de gewenste dag op door linksboven op de kalender te klikken en kies de gewenste dag. 2

3 Stap 2.4: Ga vervolgens met de cursor (kruis) achter het gewenste middel staan en klik met de linkermuisknop (ingedrukt houden) en sleep dan naar rechts. Hiermee kun je het tijdstip instellen. Hierna verschijnt een blauw blok. Eventueel kan bovenin ook de datum en tijd aangepast worden: Stap 2.5: Klik vervolgens rechtsboven op Volgende. Stap 2.6: Hierna krijg je een controlescherm te zien. Hier kun je ook een korte omschrijving toevoegen (bijv. de reden van reservatie). Als alles klopt kun je vervolgens op Reservering bevestigen klikken. OPTIONEEL: hier kun je ook de reservatie voor iemand anders aanmaken. Dit kan door het hokje Reserveer voor iemand anders aan te vinken. Vervolgens kun je dan achter naam de achternaam van de collega beginnen te typen. Stap 2.7: Hierna krijg je een bevestiging en ben je voor een eenmalige reservering klaar. Hierna ontvang je per mail nog een bevestiging. 3

4 Wil je de reservering terugkerend maken, bijvoorbeeld iedere week op maandag, klik dan op Terugkerend maken. OPTIONEEL terugkerend maken. Hierna krijg je een keuze scherm waarmee je de reservering terugkerend kunt maken. Kies je interval en frequentie en klik dan op inplannen. 4

5 3 Gemaakte reserveringen bekijken en reserveringen annuleren Stap 3.1: Klik op de tegel Reserveringen Stap 3.2: Klik vervolgens op Mijn reserveringen Stap 3.3: Hierna krijg je een overzicht te zien van alle gemaakte reserveringen. 5

6 Stap 3.4: Klik op de reservering die je wilt annuleren. Kies vervolgens voor Reservering annuleren Stap 5: Klik vervolgens op Reservering annuleren 6

7 4 Meldingen aanmaken via de selfserviceportal Nadat je ingelogd bent in de selfserviceportal zie je naast de tegel voor de reserveringen ook enkele tegels die te maken hebben met de meldingen in TOPdesk. Als je ook toegang hebt tot het behandelaarsgedeelte van TOPdesk kun je ook op de oude manier meldingen aanmaken, maar het aanmaken van meldingen via de selfserviceportal is eenvoudiger. Let op via de selfserviceportal kun je wel alleen maar meldingen aanmaken op naam van jezelf. Je kunt dus geen melding aanmaken voor voetbalclub X of zwemvereniging Y, dit kan alleen via het behandelaarsgedeelte. Stap 4.1: Aanmaken van een nieuwe melding Indien je een facilitaire/ technische melding wilt maken kies dan voor de tegel: - Nieuwe facilitaire-/ technische melding Geusseltbad of - Nieuwe facilitaire-/ technische melding binnensportaccommodatie of - Nieuwe facilitaire-/ technische melding buitensportaccommodatie Indien je één van deze tegels kiest komt je melding automatisch terecht bij team accommodaties. Indien je een melding wilt maken die geen betrekking heeft op facilitaire/ technische zaken dan kies je voor Nieuwe overige melding. Je kunt dan zelf kiezen bij welke afdeling je melding terecht moet komen. 7

8 Stap 4.2: Nadat je op de gewenste tegel hebt geklikt krijg je een invulscherm. Voor de facilitaire/ technische meldingen ziet dit er zo uit: * Aanmelder: jouw gegevens zijn automatisch al ingevuld. * Kies vervolgens een categorie en subcategorie (dit zijn verplichte velden) * Vervolgens kun je een locatie kiezen waarop de melding betrekking heeft. Omdat het drop down menu niet alle mogelijkheden kan laten zien kun je het beste beginnen met typen. Bijv. gymzaal, sporthal, sportzaal, Geusseltbad of SV (voor een speelvoorziening). Vervolgens kun je nog een ruimte kiezen eventueel. Alletwee de velden zijn optioneel dus als deze niet van toepassing zijn kun je ze leeglaten. * Omschrijving: omschrijf hier zo duidelijk mogelijk de melding/ het probleem. * Tot slot kun je ook nog een bijlage toevoegen, denk hierbij aan een foto of een document. Hierna kun je rechtsonder op INDIENEN klikken. 8

9 Indien je kiest voor de tegel Nieuwe overige melding krijg je twee extra (verplichte) invulvelden. De vraag wat voor soort melding het is en welke behandelaarsgroep de melding moet oplossen. Indien je niet weet welke behandelaarsgroep het moet oplossen kun je de melding bij de Frontoffice zetten. Zij kunnen de melding dan doorzetten naar de correcte behandelaarsgroep. 5 Meldingen inzien Door op de tegel mijn meldingen te klikken kun je de reeds aangemaakte meldingen inzien. Het is hier mogelijk om zowel de afgesloten als de openstaande meldingen in te zien. Door een specifieke melding te openen kun je ook de eventuele voortgang zien van deze melding. Ook is het mogelijk voor je om hier op de voortgang te reageren of nog extra informatie naderhand toe te voegen. 6 Wachtwoord wijzigen Door rechtsboven op jouw eigen naam te klikken kunt je het wachtwoord wijzigen. en dan > Kies vervolgens voor wachtwoord wijzigen aan de linkerkant van het scherm. Vul vervolgens het huidige wachtwoord in en 2x het nieuwe wachtwoord. Klik hierna op Wijzigingen opslaan. 9