Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen 5.0 Inleiding Spreadsheets bestaan uit miljoenen cellen. Deze cellen kunnen aan elkaar gekoppeld worden in een werkblad (bijvoorbeeld met een link), tussen verschillende werkbladen in één bestand, tussen verschillende bestanden op dezelfde computer en zelfs tussen bestanden op totaal verschillende computers waar dan ook ter wereld. Dit hoofdstuk gaat over het koppelen van verschillende bestanden. Het voordeel van het koppelen van gegevens op deze manier is dat terwijl een bestand wordt bijgewerkt op één plek, dit ook onmiddellijk geüpdate wordt in het andere bestand. Let wel, dit gebeurt alleen als beide bestanden geopend zijn. Het koppelen van een werkmap aan een andere is vatbaar voor fouten en zou zoveel mogelijk vermeden moeten worden. Als je een koppeling maakt naar een specifieke cel in een andere werkmap en de structuur van die werkmap wordt gewijzigd, dan kan Excel de verwijzing alleen bijwerken als beide bestanden geopend zijn op het moment dat de wijziging wordt gemaakt. Als dit niet het geval is, kan de koppeling ineens naar een totaal verkeerde cel verwijzen en dat zonder waarschuwing. Bovendien kan het verplaatsen van werkmappen of het opslaan op andere locaties er gemakkelijk toe leiden dat formules verwijzen naar cellen in werkmappen die niet langer bestaan. Over het algemeen is het beter om kopieën te maken van gegevens en deze op een apart werkblad in hetzelfde bestand te zetten, dan dynamische koppelingen te maken. Soms, echter, is het verwijzen naar een externe werkmap niet te vermijden. Het gebruik van de juiste verwijzingen naar een cel of een celbereik met een gedefinieerde naam (zie hoofdstuk 18) en het scherp opletten welke bestanden geopend zijn als je wijzigingen aanbrengt, kan de kans op fouten verminderen. Voorbeeld: je moet het budget beheren voor het uitgeven van een boek. Je hebt iemand aangesteld om het budget voor de catering in de gaten te houden en zij hebben de kosten begroot op 10.000 euro. Jij weet dat dit bedrag zal wijzigen zodra ze de offertes binnen krijgen van de leveranciers. Door jouw werkblad te koppelen aan dat van hen kun je er zeker van zijn dat zodra zij hun werkblad bijwerken, jouw werkblad ook automatisch zal worden bijgewerkt. 5.1 Koppelingen naar andere bestanden De meest eenvoudige manier om twee cellen in verschillende Excel bestanden aan elkaar te linken, is om ze beide open te hebben op je scherm: 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen
klik op een cel in je originele bestand voer het "=" teken in klik op de cel die je wilt koppelen in het andere bestand druk op de 'Enter' toets De waarde van de cel uit het tweede bestand wordt nu zichtbaar in het eerste bestand. De formulebalk toont nu iets als: =[Map1]Blad1!$D$5 waarbij: [Map1] de naam is van het bestand waar je naar verwijst Blad1 is de naam van het werkblad waar je naar verwijst! geeft het einde aan van de naam van het werkblad $D$5 is de cel waar het naar verwijst. De dollartekens geven aan dat het een absolute celverwijzing is. Dit betekent dat als je bijvoorbeeld deze cel zou kopiëren naar een andere cel in het werkblad, deze altijd zal blijven verwijzen naar cel D5. Hierover meer in hoofdstuk 11: Celverwijzingen. Na het sluiten en opnieuw openen van het bestand zal de gehele padnaam in de link zichtbaar zijn. Het kan zijn dat je een celverwijzing moet wijzigen naar een andere cel of werkblad. Je kunt dit eenvoudig doen door de formule in de formulebalk te wijzigen of door te dubbelklikken in de cel (de functietoets F2 is een makkelijke manier om dat te doen). Je kunt cellen of een celbereik op verschillende werkbladen met diverse formules aan elkaar koppelen. Stel: er zijn twee bestanden, de ene heet Bron en de ander heet Doel. In het bestand Bron staan de volgende gegevens over het gebruik van de verschillende letters van het alfabet: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen
Stel dat je de som wilt berekenen van de frequentie van de klinkers in de lijst in het bestand Doel: 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen
klik op een cel in het bestand Doel waar de waarde geplaatst moet worden voer in "=SOM(" selecteer nu de cellen in het bestand Bron die je wilt optellen (gebruik de CTRL knop als de cellen niet naast elkaar liggen) dat ziet er uit als volgt: Druk dan op de Enter toets Als je vaak met aan elkaar gekoppelde werkmappen werkt, dan wordt aangeraden om Bewerkingen rechtstreeks in cellen uit te schakelen: Klik op het Lint op het tabblad Bestand > Opties > Geavanceerd > Bewerkingen rechtstreeks in cellen toestaan (vinkje weghalen) Als je nu dubbelklikt op een gekoppelde cel, dan ga je rechtstreeks naar het bronbestand. 5.2 Het bijwerken van werkmappen Een werkblad opnieuw openen Het bijwerken van aan elkaar gekoppelde bestanden is belangrijk. Om met bovenstaand voorbeeld door te gaan: stel dat er een link is met de werkmap van de collega met de cateringkosten. Je hebt jouw werk opgeslagen, afgesloten en gaat naar huis, maar de collega werkt nog even door. Wanneer je de volgende ochtend jouw bestand opent, zou je geconfronteerd kunnen worden met de volgende waarschuwing: 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen
Gewoonlijk zou je de koppeling willen bijwerken, maar je wilt eerst je eigen werk nog even bekijken vóór je overstelpt wordt met updates. Dat brengt ons naar: Bijwerken terwijl het bestand geopend is Je hoeft een bestand niet opnieuw te openen om het bij te laten werken met gekoppelde gegevens. Je kunt het bestand altijd laten bijwerken door te klikken op: Tabblad Gegevens > Verbindingen > Vernieuwen 5.3 Pas Op Deze extra functionaliteit brengt ook extra verantwoordelijkheid met zich mee. Door het bestand te linken aan bepaalde bronbestanden wordt Excel gevraagd om meer werk te verrichten, wat kan leiden tot complexiteit. Door onderstaande in acht te houden, kun je deze complexiteit voor het grootste deel binnen de perken houden. Het overbelasten van Excel Hoewel niet mogelijk is om precies aan te geven welke taken Excel het meest belasten in een bepaald bestand, zouden de volgende maatregelen kunnen helpen om het programma functioneel te houden: het koppelen van erg grote bestanden vermijden; het koppelen van gedeelde of beveiligde bestanden vermijden; 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen
koppelingen via een netwerk beperken tot kleine bestanden; en als je koppelingen maakt, houdt de gekoppelde bestanden dan ook open. Gegevens verliezen Het is mogelijk dat gegevens verloren gaan door verkeerd gebruik van gekoppelde bestanden. Stel dat je bronbestand B het lokale bestand A laat vullen met gegevens. Daarna sla je bestand A op op een memory stick. Excel zal deze gekoppelde waardes bewaren in dit geïsoleerde kopie van het bestand. Als je later deze koppelingen wilt bijwerken vanaf de memory stick, zal de data niet getoond worden omdat het bronbestand B niet echt gelinkt is aan de gekopieerde versie. Probeer dit te voorkomen door de waardes te plakken in niet geïsoleerde kopieën van bestanden die je wilt bewaren. Het is beter om dit soort kopieën helemaal niet te gebruiken in het meest gunstige geval hebben de problemen die ontstaan te maken met de verschillende versies. Controle een waarschuwing! Als je bestanden koppelt, verlies je een deel van de controle over dat bestand, juist omdat het bestand kan wijzigen als het bronbestand gewijzigd wordt - als het opnieuw geopend wordt bijvoorbeeld. 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen