Handleiding Koopvaardij Portaal (kvdportaal.nl) Deze handleiding loodst u stap voor stap door de bediening van het portaal heen. 1. Inloggen op Koopvaardij Portaal 2. Werknemer zoeken 3. Arbeidsverhouding bekijken 4. Werknemer aanmelden 4.1. Werknemer handmatig aanmelden 4.2. Werknemer aanmelden via bestand 5. Verzendbakje 6. Raadplegen of wijzigen van uw werkgevers gegevens 7. Nevengebruiker toevoegen 8. Inzendhistorie 9. Uitloggen Stichting bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij
1. Inloggen op Koopvaardij Portaal Ga naar www.kvdportaal.nl. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Druk vervolgens op de button Inloggen. U kunt een werknemer zoeken met drie verschillende sleutels: 1. BSN-nummer 2. Achternaam 3. Persoonsnummer U bent nu ingelogd op Koopvaardij Portaal. 2. Werknemer zoeken Als u een mutatie wilt doorgeven of de gegevens van een arbeidsverhouding wilt bekijken, zoekt u eerst de desbetreffende werknemer op. Klik hiervoor links bovenin op het kopje Werknemers. Klik vervolgens op Zoeken. TIP U kunt het scherm Werknemer zoeken ook activeren met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+Z. Als u het wildcard-teken % plaatst achter een gedeelte van uw zoekterm, dan kunt u zoeken op een gedeelte van het volledige nummer of de naam. Bijvoorbeeld: U typt Berg% als u op zoek bent naar de naam Bergkamp. Alle werknemers van wie de achternaam met Berg begint worden dan getoond. Wilt u al uw werknemers zien? U hoeft dan geen zoeksleutel in te voeren. Klik direct op de button Zoek en u krijgt een lijst met al uw actieve werknemers of historische dienstverbanden. Er worden maximaal 100 zoekresultaten getoond. Heeft u meer dan 100 werknemers in dienst? Dan moet u uw zoekvraag verder specificeren. 2
3. Arbeidsverhouding bekijken Heeft u de werknemer gevonden die u zoekt? Klik dan op de button Bekijken onder het kopje Opties achter de desbetreffende werknemer. 4. Werknemer aanmelden U heeft de volgende gegevens nodig om via Koopvaardij Portaal een werknemer aan te melden: Naam Adres Geboortedatum BSN-nummer Ingangsdatum arbeidsverhouding Pensioengevend dagloon U kunt op Koopvaardij Portaal op twee manieren de daglonen doorgeven: 1. online invoeren (handmatig) 2. via een bestand 4.1. Werknemer handmatig aanmelden Stap 1: Klik op Mijn bedrijf en kies > Periodieke Loonopgave Klik hierna op > Handmatig invoeren Stap 2: Voer onder het kopje Persoonsgegevens alle gevraagde persoonsgegevens in en druk op de button Volgende. Stap 3: Voer onder het kopje Adresgegevens alle gevraagde adresgegevens in en druk op de button Volgende. Stap 4: Voer onder het kopje Periode Loon de datum in dienst in en het pensioengevend dagloon. Druk op de button Volgende. Stap 5: Controleer de gegevens die u heeft doorgegeven. Zijn ze niet juist? Druk dan op de 3
button Aanpassen. U kunt vervolgens de aanpassing verwerken. Is alles juist, druk dan op de button Loonopgave toevoegen aan het verzendbakje. De melding wordt nu opgeslagen in het verzendbakje. Stap 3: De mutaties worden vervolgens toegevoegd aan het verzendbakje. U kunt deze vandaar uit verzenden. Meldt u iemand aan in het vorige jaar? Dan moet u het pensioengevend dagloon van het betreffende jaar doorgeven. 4.2. Werknemer aanmelden via bestand Klik links bovenin op het kopje Mijn bedrijf. Klik vervolgens op Periodieke Loonopgave. TIP U kunt het scherm Periodieke loonopgave ook aanroepen met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+S Stap 4: In het verzendbakje ziet u de mutaties die u zojuist heeft aangemaakt. Stap 1: U klikt op Bestand kiezen. Afhankelijk van het aantal werknemers kan het enige tijd duren voordat de upload gemaakt is naar het verzendbakje. U kunt ondertussen gewoon verder met uw andere werkzaamheden. Stap 2: Plaats het geüploade bestand in het verzendbakje. 4
5. Verzendbakje Ingevoerde mutaties worden niet direct verzonden maar opgeslagen in het Verzendbakje. U kunt deze vinden door rechtsboven in het beginscherm te klikken op de button Verzendbakje. 6. Nevengebruiker toevoegen De hoofdgebruiker van Inzendportaal.nl kan ook een nevengebruiker aanmelden. Klik hiervoor rechts bovenin op het knopje Klik vervolgens op > Beheer gebruikers en rechten. U kunt de mutatie nogmaals bekijken en deze eventueel aanpassen. Wilt u toch geen wijziging doorvoeren? Dan kunt u deze in het Verzendbakje ook verwijderen. Zijn de mutaties juist? Klik dan op de button Alle mutaties verzenden. Wilt u het doorgeven van alle mutaties annuleren? Klik dan op de button Verzendbakje leegmaken. U meldt een nevengebruiker op de volgende manier aan: Stap 1: Klik op Nieuwe gebruiker toevoegen. Uw mutaties worden nu allemaal verwijderd. Stap 2: Voer onder Persoonlijke gegevens de gegevens in van de nevengebruiker en druk op de button Volgende. Stap 3: Bepaal welke rechten de nevengebruiker krijgt en druk op de button Volgende. Stap 4: Voer onder Accountgegevens de gewenste gegevens in. Druk vervolgens op Opslaan. 5
Het op te geven wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: minimaal acht karakters minimaal 1 cijfer minimaal 1 speciaal karakter (bijvoorbeeld!@#) Een combinatie van hoofden kleine letters eerdere wachtwoorden mogen niet weer gebruikt worden, tot 15 wachtwoorden terug 6. Het raadplegen of wijzigen van uw werkgeversgegevens Om te zien hoe uw werkgeversgegevens geregistreerd zijn, kunt uw ook gebruik maken van Koopvaardij Portaal. Klik hiervoor links bovenin op het kopje Bedrijf. Klik vervolgens op Bedrijfsgegevens. U kunt het scherm Bedrijfsgegevens zoeken ook aanroepen met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+B. Gegevens van de nevengebruiker wijzigen Selecteer bij Opties de button Bekijken/ wijzigen om de gegevens van de nevengebruiker aan te passen. Druk op de button Opslaan om wijzigingen te bewaren. Selecteer bij Opties de button Verwijderen om een nevengebruiker te verwijderen. Als u een nevengebruiker hebt verwijderd, bestaat het account niet meer. U kunt nu uw bedrijfsgegevens bekijken. Wilt u een wijziging in de gegevens van het bedrijf doorvoeren? U kunt wijzigingen doorgeven voor de volgende gegevens: Handelsnaam Zakenadres (conform KvK) Correspondentieadres U doet dat op de volgende manier: U drukt op de button Aanpassen. Deze staat achter het gegeven waarvoor u een aanpassing wil doorgeven. Voer de wijzigingen door. 6
Hierna kunt u de wijziging toevoegen aan het verzendbakje. U kunt geen wijzigingen doorgeven in uw statutaire naam. U kunt geen wijzigingen doorgeven in uw KvK-nummer. Wijzigingen kunnen alleen vanaf heden of in de toekomst gemeld worden. 8. Inzendhistorie Hier vindt u een overzicht van alle mutaties die gedaan zijn. U kunt hier op BSN-nummer zoeken of op bestandstype van de melding. 9. Uitloggen Als u klaar bent met het inzenden van gegevens logt u uit. Klik daarvoor op de button Uitloggen rechtsboven in het beginscherm. 7
MS 775_2 05.15 04.15