Whitepaper PnV Procesmodel voor de Participatie Wet Auteurs: Marcel Stevens en Henk Loos Datum: 28 maart 2013 Versie: 1 Status: definitief
Inhoud 1 Managementsamenvatting... 3 1.1 Wat doet het Participeren naar Vermogen Model (PnV)... 3 1.2 Return on Investment... 5 1.3 Hoe starten met het PnV procesmodel?... 5 2 LeaV Procesaanpak... 7 3 Voor wie is het PnV-procesmodel bestemd?... 8 3.1 Resultaten / Kwalitatieve baten... 9 4 LooV Advies en Rules... 11 5 Meer informatie?... 11 Auteur Henk Loos Pagina 2 of 11
1 Managementsamenvatting Per 1 januari 2014 zal in Nederland de Participatiewet (PW) van kracht worden. De PW is het resultaat van jarenlange discussies over hervormingen en veranderingen in de arbeidsmarkt. Met de invoering van de PW zijn een aantal bestaande wetten samengevoegd: De WWB, WSW en een gedeelte van de Wajong. De gevolgen voor de invoering zijn groot; de re-integratie budgetten worden kleiner en het aantal mensen dat een beroep zal doen op de Participatiewet zal toenemen. De ambitie van de PW is groot en verlangt dat alle burgers (werkzoekenden) participeren op de arbeidsmarkt. De implementatie ervan is een flinke klus, die indien goed begeleid en ingevoerd, het beoogde rendement kan opleveren in de vorm van een hogere participatie van burgers en minder uitvoeringskosten per werkzoekende. In de uitvoering zullen gemeenten, UWV, sociale werkvoorzieningen en re-integratiebedrijven moeten samenwerken. Vanzelf zal de samenwerking niet gaan. Op welke manier kan het beste samenhang en doelmatigheid gecreëerd worden tussen de verschillende partijen in de totale waardeketen. Hoe zijn deze partijen in staat de wet zo uit te voeren dat zij ook op de oplevert wat zij beoogt te doen. participeren voor loonwaarde bij reguliere werkgevers. LooV Advies heeft voor gemeenten en uitvoeringsorganisaties het Participeren naar Vermogen(PnV) procesmodel en begeleidingsmethode ontwikkeld, dat samenhang, sturing en rendement brengt tijdens het ontwerp, de inrichting en invoering van de nieuwe wet. Het model en de aanpak is erop gericht om het samenwerken en het rendement tussen afdelingen en mensen in de waardeketen te verhogen, zodat er voldoende middelen overblijven om de burger effectief te ondersteunen en naar werk te begeleiden. 1.1 Wat doet het Participeren naar Vermogen Model (PnV) Het PnV-procesmodel stelt gemeenten en ketenpartners in staat tijdens het veranderingsproces inzicht en grip te houden. Het PnV-procesmodel is een raamwerk waarin de uitvoering en operatie centraal staat. Het model richt zich ook op de methodiek en begeleidingsaanpak en de brengt de noodzakelijke ondersteunende ICT in beeld. In het hoofdproces zijn de Key Performance Indicators (KPI s) gedefinieerd, zodat organisaties gestimuleerd worden de meetbaarheid van activiteiten in te richten. Het PnV-procesmodel draagt bij aan een effectieve uitvoering van de Participatiewet met een hoog rendement: een hoge arbeidsparticipatie en loonwaarde voor de betreffende burgers, tegen zo laag mogelijke kosten en in lijn met de visie en missie van de uitvoeringorganisatie. Auteur Henk Loos Pagina 3 of 11
Het procesmodel vergroot het strategisch inzicht van de gemeenten en uitvoeringsorganisatie op het totale proces voor wat betreft de logica in de uitvoering, de methodiek en de effectiviteit van de uitvoering. Het procesmodel is gericht op het vermijden van verspillingen. Het procesmodel zorgt ervoor dat bestaande werkprocessen worden aangepast of heringericht. Opnieuw wordt bepaald of de inhoud klopt, toegevoegde waarde oplevert en meetbaar is. In het procesmodel wordt helder welke taken en rollen medewerkers hebben in het proces. Duidelijk wordt waar medewerkers nodig zijn, welke vaardigheden moeten worden getraind én waar taken dubbel worden uitgevoerd en opnieuw moeten worden ontworpen. Teams kunnen alleen succesvol zijn indien de processen en taken helder zijn. Het PnV-model legt relaties tussen processen, functies en rollen van medewerkers in de totale keten. Teams kunnen voortaan zelf de verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit en de resultaten. In het PnV Procesmodel wordt inzichtelijk wat de stuur- en procesparameters zijn. Ze koppelt de parameters aan de activiteiten in uw proces. Het procesmodel geeft inzicht in de noodzakelijke ICT en koppelt deze vervolgens aan de eisen en wensen (KPI s) van de organisatie. Auteur Henk Loos Pagina 4 of 11
1.2 Return on Investment Het is moeilijk om precies aan te tonen hoeveel het PnV-procesmodel exact zal opleveren. Als de gekozen aanpak structureel is én gericht is op het verhogen van het rendement én het vermijden van verspillingen in het proces, dan zijn de besparingen aanzienlijk en kunnen deze oplopen tot 10 tot 20% van de uitvoeringskosten, met behoud van het rendement. Enkele voorbeelden van kostenbesparingen. Heldere beschreven processen en dus minder zoekkosten in organisatie. o Medewerkers kunnen per dag veel tijd besparen indien informatie op een centrale plaats, mits geautoriseerd, digitaal beschikbaar is. Uitgaande van een zoektijd van 5 minuten per dag in een organisatie waar 250 werken, kan dit een besparing oplevering van ruim 100.000 of zorgt voor een extra capaciteit van 2-3 FTE op. Betere samenwerking en minder dubbel werk in organisatie o In organisaties wordt veel overleg gevoerd. Vaak is overleg nodig omdat de verschillende afdelingen niet weten wat én hoe taken worden uitgevoerd. Overleg voeren kost veel tijd en regelcapaciteit.. Indien slechts een kwartier per werkweek aan overleg kan worden bespaard, zou dit voor 250 medewerkers jaarlijks opnieuw 100.000 opleveren of 2 tot 3 FTE extra capaciteit. Reduceren overdracht en opleidingskosten in organisatie o Door de Participatiewet verandert de organisatie, de medewerkers, de aanpak en de inhoud van het werk. Stel dat er 1 werkweek wordt bespaard is met het overdragen van de inhoud van het werk dan levert dit in het implementatiejaar alleen al per medewerker 1.600 op. Voor 200 medewerkers levert dit ruim 320.000 euro aan besparingen op (5 FTE). Voor 20 nieuwe medewerkers in de jaren erna levert het jaarlijks 32.000 op. 1.3 Hoe starten met het PnV procesmodel? Organisaties die willen starten met het PnV-procesmodel, zijn bezig met of hebben beleid en visie bepaald. Organisaties worden opnieuw ingericht en aangepast aan de toekomstige situatie. Bij de inrichting van de organisatie komt centraal te staan: Hoe wordt het resultaat en de voortgang gemeten? Met welke medewerkers gaan we de uitvoering inrichten? Welke aanpak en methodes gebruiken we? Met welke ICT systemen en administratie worden het uitvoeringsproces ondersteund? Indien deze vragen in uw organisatie spelen? Dan is dit het moment om met het PnV-procesmodel te introduceren. De fasering bij de implementatie ervan loopt parallel met uw eigen implementatie en bestaat uit een aantal stappen, die onderstaand zijn weergegeven. Tijdens de aanpak en begeleiding wordt het PnV-procesmodel gebruikt en steeds meer aangepast aan uw eigen situatie. Auteur Henk Loos Pagina 5 of 11
Figuur 1: Fasering implementatie Samenvatting Participatie naar Vermogen Procesmodel Het PnV Procesmodel brengt de eenvoud terug in de complexiteit van de uitvoering van de participatiewet. Organisaties worden begeleid om realistische en effectieve uitvoeringsprocessen te ontwerpen en in te richten. Hierbij ontstaat inzicht in: de samenhang in processen; de medewerkers die de processen uitvoeren; de gebruikte methodiek / werkaanpak; documentenstroom en gebruikte documenten de manier waarop de resultaten worden gemeten. Het procesmodel is niet meer dan een middel om samenwerking, begrip en inzicht te bevorderen tussen alle partijen in de keten. Door kennis en expertise te delen ontstaan nieuwe werkvormen, overdrachtsmomenten en kunnen systemen en documenten beter op elkaar worden afgestemd. Het procesmodel dient uiteindelijk maar één doel, zorgen dat de beschikbare budgetten in de Participatiewet zo goed mogelijk benut kunnen worden. Auteur Henk Loos Pagina 6 of 11
2 LeaV Procesaanpak LooV Advies gelooft in de procesaanpak die centraal staat in het gebruik van het procesmodel. De procesgerichte aanpak is niet anders dan een integrale aanpak, waarin de een aantal uitgangspunten centraal staan. LooV Advies gebruikt voor de begeleiding een op Lean gebaseerde aanpak, LeaV. In de LeaV aanpak staan de volgende uitgangspunten centraal. 1. De klant staat centraal, wie zijn ze en welke wensen en eisen stellen zij? 2. De kwaliteit wordt gevormd door de gehele waardeketen heen. Hoe verlopen de processen en wordt er gezorgd dat de dienstverlening ook optimaal is? 3. Iedere processtap of activiteit heeft een toegevoegde waarde is helder en heeft een meetbaar resultaat. 4. Vermijd overbodige handelingen en zorg dat iedere stap zinvol is. 5. Zonder samenwerking en teamwork is het niet mogelijk een optimaal proces in te richten Met de LeaV procesaanpak en het PnV-procesmodel kunnen snel resultaten geboekt worden. Tijdens het inventarisatieproces laat het model zien hoe de samenhang is tussen organisatie, processen en systemen. Procesontwerpen kunnen heel gemakkelijk worden gepubliceerd in op papier of in een intranetomgeving. Na de afronding van het definitieve procesontwerp kan gestart worden om op operationeel niveau taken en activiteiten af te stemmen en te borgen. In de begeleiding ligt de nadruk op de interactie tussen samenwerking, besluitvorming en vastlegging. De vastlegging in het procesmodel zorgt voor zichtbaarheid, samenhang en borging van de uitvoering. Het uiteindelijke resultaat is een blauwdruk, een operationeel handboek, dat door alle lagen in de organisatie kan worden gebruikt. Figuur 2: Samenhang procesmodel Auteur Henk Loos Pagina 7 of 11
3 Voor wie is het PnV-procesmodel bestemd? Het model wordt gebruikt door alle managementlagen in de organisatie. Hieronder de voordelen uitgesplitst per functiegroep. Voor de directie biedt het PnV-procesmodel: Het maken van een vertaalslag van beleid en visie naar werkende effectieve processen. Een instrument om het beleid weer te geven in een proces georiënteerde frame. in een hoofdproces op hoofdlijnen, waarin het beleid van de PW is verwerkt en is gekoppeld aan de visie op de uitvoering. Het verkrijgen van overzicht en inzicht in de samenhang van verschillende vaak op zich zelf staande processen. Het verkrijgen van overzicht krijgen in stuurparameters van de uitvoeringsorganisatie Voor leidinggevenden en medewerkers biedt het PnV procesmodel Een eenvoudig te leren en samenhangend beeld van PnV uitvoeringsprocessen. Beter en sneller werken, aangezien alle informatie beschikbaar en geordend te raadplegen is. Van elkaar weten wat we doen, daardoor betere samenwerking door inzicht in de waardeketen Het waarom, hoe en wat van een uitvoeringsproces kunnen teruglezen. E-learning omgeving voor (nieuwe) medewerkers. Holistisch, interactief en gericht op verbetering Voor de HRM-manager biedt het PnV procesmodel: Het in beeld brengen van bedrijfsprocessen en afdelingen; Het krijgen van inzicht in de verantwoordelijkheden en taken van medewerkers in veranderde functies; Het aan kunnen sluiten van het functiegebouw en de vernieuwde functie-inhoud van medewerkers; Het verkrijgen van inzicht over de trajectaanpak en ontwikkelmethodiek Rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitvoering van de Participatiewet. Voor de Controller biedt het PnV procesmodel: Het vergroten van het inzicht in verspillingen en inefficiënte stappen; Rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitvoering van de participatiewet. Eenvoudiger het programma van eisen voor ICT maken en aanpassen aan veranderingen. Voor de ICT-manager biedt het PnV-procesmodel: Inzicht en overzicht in het informatielandschap en de veranderde informatiebehoefte; Inzicht op de ICT-afdeling over de inhoud en de ICT eisen van de uitvoeringsprocessen; Mogelijkheid om ICT-systemen aan te passen en risicoanalyses uit te voeren; Biedt ondersteuning bij het opstellen van het programma van eisen voor ICT. Auteur Henk Loos Pagina 8 of 11
3.1 Resultaten / Kwalitatieve baten Het primaire doel van het PnV-Procesmodel is dat strategische doelen worden behaald en bedrijfsprocessen rondom de Participatiewet beheerst worden. De resultaten waarop gestuurd kan worden met processen zijn; Bedrijfsresultaten (kosten, opbrengsten, omzet, winst, maar ook risico s waardoor bijv. begrotingen en reserveringen naar beneden moeten worden bijgesteld) Waardering door de stakeholders, 1. Werkgevers, omdat u de juiste begeleiding en mensen kunt aanbieden en op een effectieve manier begeleidt en ontwikkelt. 2. Cliënten, omdat zij weten waar ze aan toe zijn. Hiermee neemt de motivatie toe, het eigen initiatief en de drive om aan een baan te komen. 3. Gemeenten en overheid zijn de financiers in de Participatiewet. Door samenhang te tonen, bent u in staat om te verbinden en oplossingen aan te dragen. Waardering door medewerkers is cruciaal, in een mensgerichte organisatie zijn mensen het sociale werkkapitaal. Als zij kunnen presteren, kan de organisatie haar doelen behalen. De uitvoering van de Participatiewet is bij uitstek een sociaal gegeven. Met de procesgerichte aanpak kunt u aantonen dat u klantgericht werkt en een duurzame bijdrage levert voor de maatschappij en haar burgers. Figuur 3: startpagina PnV procesmodel Auteur Henk Loos Pagina 9 of 11
Mavim Rules Mavim BV, opgericht in 1990, is één van de meest innovatieve Nederlandse ontwikkelaars van software op het gebied van kwaliteits- en procesmanagement. De software van Mavim, Rules, is hèt systeem voor het beschrijven en modelleren van (werk)processen en wordt ingezet voor zaken als normeringen, wet- en regelgevingen en KPI-beoordelingen, maar ook voor het vastleggen van architectuur. Zowel strategisch als operationeel is Rules een uitermate geschikt systeem. De software is zodanig ontwikkeld om organisatie breed te worden ingezet. Van medewerkers op de werkvloer tot beleidsbepalers kunnen processen bewerkt, gecontroleerd en uitgevoerd worden. Het management wil voornamelijk strategische inzichten, terwijl de medewerkers over werkbeschrijvingen en aanverwante documenten willen beschikken. Rules 8 biedt onder andere functies voor: het beheer en onderhoud van instructies, procedures en overige kennis; het op eenvoudige wijze simuleren van processen; inzicht geven in alle verbanden en samenhang tussen processen, architectuur, documenten, systemen, functionarissen, risico s, weten regelgeving en alle andere actoren en stakeholders; het publiceren, communiceren en inzichtelijk maken van alle (proces)informatie. Auteur Henk Loos Pagina 10 of 11
4 LooV Advies en Rules Sinds 2008 gebruikt LooV Advies Rules als oplossing bij sociale werkvoorzieningen en gemeenten om procesveranderingen te begeleiden. De kracht van Rules schuilt hem in het samenhang kunnen modelleren, beschrijven en zichtbaar maken van de consequenties voor de bedrijfsvoering. Bij diverse sociale werkvoorzieningsorganisaties en gemeenten zijn ontwikkelprocessen al met Rules in beeld gebracht. Met de komst van de Participatiewet en de veranderingen heeft LooV Advies een implementatie en begeleidingsaanpak en het PnV procesmodel ontwikkeld, waarin de Lean aanpak wordt gecombineerd met het modelleren en beschrijven met Rules. Het resultaat is dat de uitvoeringsorganisatie grip heeft op de bedrijfsvoering. Het model biedt inzicht en samenhang voor alle management lagen. Omdat de achtergronden het waarom van de processen en de inhoud helder is zullen medewerkers in de operatie ook doen wat er gevraagd wordt. Hiermee zal uw organisatie blijvend beter kunnen presteren. 5 Meer informatie? Bent u geïnteresseerd in het PnV-procesmodel? Wilt u graag meer weten over wat het PnVprocesmodel juist voor úw organisatie kan betekenen? Vraag dan geheel vrijblijvend een demonstratie bij u op locatie aan. Marcel Stevens Senior Account manager Public Mavim Henk Loos Mavim Solutions Partner LooV Advies E: marcel.stevens@mavim.com M: +31 6 25259649 T: +31 71 3642000 E: henk@loovadvies.nl M: +31 6 12749599 Auteur Henk Loos Pagina 11 of 11