HANDLEIDING MIJNAFDELING.BE In het najaar van 2013 schakelde CD&V van het vroegere ledenadministratieprogramma over naar een modern CRM-systeem (ledenbeheersysteem). Inclusief een afdelingsportaal waar lokale CD&V afdelingen de ledenadministratie van hun plaatselijke werking kunnen beheren. Deze handleiding wil de lokale verantwoordelijken wegwijs maken in deze tool. Succes! Vragen of bemerkingen: leden@cdenv.be 02 238 38 32 1
INHOUDSOPGAVE AFSPRAKENKADER 3 INLOGGEN 4 PERSONENOVERZICHT 5 1. LEDEN 5 1.1. LIJSTEN MAKEN VIA HET AFDELINGSPORTAAL 5 1.2. AFDRUKKEN VAN ETIKETTEN 10 1.3. GEGEVENS FILTEREN 15 1.4. TOEVOEGEN VAN EEN NIEUW LID 18 1.5. WIJZIGINGEN AANBRENGEN IN DE GEGEVENS VAN EEN LID 21 2. SYMPATHISANTEN 23 2.1. SYMPATHISANTEN (LEADS) VAN UW AFDELING 23 2.2. GEGEVENS VAN SYMPATHISANTEN FILTEREN 23 2.3. EEN SYMPATHISANT TOEVOEGEN 24 2.4. GEGEVENS VAN EEN SYMPATHISANT WIJZIGEN 26 3. ONGEKWALIFICEERDE LEDEN 27 AFDELINGSFICHE 28 CASHONTVANGSTEN 29 3. OVERZICHT CASHONTVANGSTEN 29 2. TOEVOEGEN CASHONTVANGSTEN 30 SLOTBEMERKING 34 2
AFSPRAKENKADER Het afdelingsportaal van CD&V is een online toepassing die het mogelijk maakt dat lokale afdelingen ledenen verzendlijsten kunnen genereren. Ook kan men er zelf een aantal wijzigingen in aangeven en nieuwe leden toevoegen. De gebruikers zijn gehouden aan de strikte bepalingen die gepaard gaan met het thuisgebruik van deze toepassing. Door het inloggen op het systeem, verklaart men zich als gebruiker akkoord met onderstaand afsprakenkader. Als gebruiker van Mijnafdeling.be Grijp ik de kans om me voor mijn afdeling te engageren voor een periode die minimaal loopt tot aan de volgende bestuursverkiezingen; Zal ik erop toezien dat ik in alle eer en geweten te werk ga. Dit houdt in dat ik de ter beschikking gestelde gegevens enkel zal gebruiken voor zaken die betrekking hebben op mijn lokale afdeling; Zal ik zorgzaam omgaan met de beschikbare gegevens en een zekere mailhygiëne respecteren; Zal ik mee instaan voor de volledigheid en accuraatheid van de gegevens; Zal ik, gezien de wet op de privacy, nooit gegevens, die via Mijnafdeling.be ter beschikking worden gesteld, doorgeven aan derden of gebruiken voor persoonlijke doeleinden; Draag ik de volledige verantwoordelijkheid over mijn toegangscode en mijn paswoord. Bij verlies of diefstal van mijn paswoord neem ik persoonlijk - en zo spoedig mogelijk - contact op met de CD&V Ledendienst om een nieuw paswoord aan te vragen. In geval van misbruik houdt de CD&V Ledendienst zich het recht voor gebruikers de toegang tot het afdelingsportaal te ontzeggen. Zelf gevallen van misbruik melden kan via het nationaal partijsecretariaat: leden@cdenv.be of 02 238 38 32. 3
INLOGGEN Binnen elke CD&V afdeling worden vanuit de nationale ledendienst een aantal bestuursleden gemachtigd om toegang te hebben tot het afdelingsportaal. Standaard zijn dit de afdelingsvoorzitter, de secretaris en de ledenwervingsverantwoordelijke. Deze personen krijgen via hun persoonlijke login ook toegang tot het portaal van hun CD&V afdeling. Inloggen: Surf naar: www.mijnafdeling.be. Vul je persoonlijke gebruikersnaam en paswoord in. Dit zijn dezelfde inloggegevens als bij je registratie voor www.mijncdenv.be. Welkom op het afdelingsportaal van jouw lokale afdeling! Wachtwoord vergeten? Druk op Wachtwoord vergeten?, vul je gebruikersnaam in en reset je wachtwoord Zowel gebruikersnaam als wachtwoord vergeten? Gelieve contact op te nemen met nationale ledendienst via leden@cdenv.be of 02/238.38.32 en zij helpen u zo spoedig mogelijk verder. 4
PERSONENOVERZICHT Als je inlogt op het ledenportaal krijg je een overzicht van de personen die in het ledenprogramma aan je afdeling gekoppeld zijn. Die personen worden ingedeeld in drie groepen: Leden: actieve leden en personen die online aangegeven hebben lid te willen worden, maar nog niet betaalden. Sympathisanten: personen die interessant zijn voor de afdeling, maar geen lid willen worden. Ongekwalificeerde contacten: personen die via het ledenportaal aangaven lid te willen worden, maar die zich registreerden op een adres waar al iemand woont. Dit kunnen dubbels zijn en worden op regelmatige tijdstippen door de centrale ledenadministratie opgeruimd. 1. Leden 1.1. Lijsten maken via het afdelingsportaal Het overzicht van de leden en aspirant-leden kan op verschillende manieren worden weergegeven. Bij het opstarten van het ledenportaal wordt automatisch een standaardlijst getoond. Standaardlijst 5
In deze standaardlijst worden volgende velden getoond: Lidnummer Het huidig systeem van lidnummers is al sinds 1973 en laat toe om na te gaan in welk jaar de persoon lid geworden is: de eerste twee cijfers duiden het jaartal van aansluiting aan. Alle nieuwe leden van 1990 hebben een lidnummer dat begint met 90-, leden uit 2000 met 00-, leden uit 2014 met 14-. Lege lidnummers zijn de zogenaamde pending members : personen die lid wensen te worden, maar waarvan hun aanvraag nog hangende is. Ze hebben zich geregistreerd of werden geregistreerd, maar hebben hun lidgeld nog niet overgeschreven of cash betaald aan een ledenwerver. Van zodra het bedrag aan CD&V werd overgemaakt krijgen ze automatisch een lidnummer en verschijnt dit in deze kolom. NaamHet betreft de naam die door de leden aan CD&V werd doorgegeven. In sommige gevallen staat voor de naam van een vrouw de naam van haar echtgenoot; soms zijn voornamen roepnamen. In theorie hanteert CD&V in haar ledenbestand geen roepnamen, maar af en toe komt het toch voor dat leden op die manier geregistreerd zijn. Let hier op indien je een naam niet meteen kan terugvinden. Straat en nummer De stratendatabank is gesystematiseerd en dus worden enkel officiële straatnamen met officiële straatcode in de database opgenomen. Indien een nieuwe of gewijzigde straatnaam (nieuwe verkaveling,...) nog niet in de lijst voorkomt, maar je een lid uit die straat aan de database wenst toe te voegen, dan kunt u hiervoor steeds een e-mail sturen naar leden@cdenv.be. Postnummer en gemeente Postnummer en gemeente zijn in één veld vervat. Je ziet bijgevolg enkel de adressen met postcode die onder jouw afdeling ressorteren. Geslacht Geboortedatum E-mail Het e-mailadres is het primaire e-mailadres van het lid. 6
Sectie Binnen de databank van CD&V zijn de secties niet gesystematiseerd. Dit betekent dat de effectiviteit van de vrij in te vullen tekst afhankelijk is van de manier waarop een eigen systematiek wordt toegepast: dezelfde sectie moet door identiek dezelfde tekencombinatie worden aangegeven. Sommige afdelingen gebruiken een code, andere gebruiken tekst. Afdelingen zijn vrij om een eigen systeem te hanteren, zolang alles consequent wordt ingevoerd. Hoofdlid Indien het lid als bijlid geregistreerd staat, vindt u hier de naam van het hoofdlid terug Knop om de volledige fiche van een lid te bekijken Klik op deze knop om meer gedetailleerd overzicht van de gegevens van een (toekomstig) lid te bekijken. Door bovenaan op de knop Lijsten te drukken kan je de andere weergaves selecteren. 7
E-maillijst De e-maillijst bevat enkel de velden lidnummer, naam en voornaam, straat, gemeente en het emailadres. Let wel: alle personen mét en zonder e-mail worden weergegeven. Het is belangrijk dat lokale afdelingen deze lege velden zo veel als mogelijk aanvullen (datacollectie). Telefoonlijst De telefoonlijst geeft een overzicht van het vaste en/of mobiele telefoonnummer van de leden van de afdeling, voor zover de informatie beschikbaar is. Ook hier kan deze info verder aangevuld worden. 8
Betalingen Deze lijst is belangrijk voor de personen die op pad gaan met de lidkaarten en de betalingen. Op deze manier kan men de meest recente stand van zaken van de betalingen voor het huidig lidjaar volgen. Opgepast: deze lijst is gebaseerd op de resultaten van de elektronische bankuittreksels van CD&V. Deze worden op geregelde tijdstippen gedownload en ingeladen in het ledenbestand. Er kunnen, mede door de duur van een banktransactie, enkele dagen zitten tussen de effectieve storting van het lidgeld en de terugkoppeling naar het ledenprogramma. Alle informatie In deze lijst wordt alle informatie uit de diverse voorgaande weergaves samen gebundeld. Je kan er meteen alle informatie die in de diverse lijsten van mijnafdeling.be te vinden is, op één scherm zien. 9
Lijsten Exporteren Via Acties > Export to Excel kunt u de huidige volledige lijst exporteren naar Excel. Bewaar deze gegevens als Excel-bestand op jouw computer indien je ze ook op etiketten wil afprinten. Afprinten van etiketten kan makkelijk door onderstaande stappen te volgen. 1.2. Afdrukken van etiketten Stap 1: Open Microsoft Word en ga naar het tabje Verzendlijsten. 10
Stap 2: Selecteer Afdruk samenvoegen starten en kies voor Etiketten. Stap 3: Kies de juiste etikettenproducent en het juiste type etiketten. Opgelet dit is heel belangrijk om de etiketten mooi te kunnen afprinten! En druk nadien op OK. HIER KAN EVENTUEEL OOK VIA AFMETINGEN GEWERKT WORDEN DOOR DE KNOP DETAILS AAN TE KLIKKEN EN DE AFMETINGEN IN TE GEVEN. 11
Stap 4: Kies vervolgens Adressen selecteren en selecteer Bestaande lijst gebruiken. Stap 5: Zoek het Excel-bestand dat je eerder opgeslagen hebt en selecteer het bestand. Druk op Openen. 12
Stap 6: Er opent een venster dat aangeeft tabel selecteren. Druk op OK. Er opent zich dan een tweede pagina waarop de etiketten duidelijk zichtbaar zijn en waar je volgende record vermeld ziet staan. Stap 7: Ga naar de tab Samenvoegvelden invoegen en kies de velden (Naam, straat, gemeente) welke ingevoegd moeten worden. 13
Stap 8: Geef zelf vorm aan de etiketten door in het eerste etiket de velden op hun juiste plaats te zetten via de knoppen Enter, Tab of Spatie. Kies daarna voor Etiketten bijwerken en de velden worden doorgetrokken naar de volgende etiketten. Stap 9: Ga naar de tab Voltooien en samenvoegen en selecteer Afzonderlijke documenten bewerken. 14
Stap 10: Er komt een pop-up venster dat bevestiging vraagt om records samen te voegen. Vink Alles aan en druk op OK. Nu verschijnen alle etiketten om te printen! 1.3. Gegevens filteren Het afdelingsportaal voorziet in de mogelijkheid om een lijst met leden te selecteren die aan bepaalde of een combinatie van bepaalde kenmerken voldoen. Je kan filters inschakelen door bovenaan op het trechtersymbool te klikken. De filters spitsen zich toe op heel wat variabelen. 15
Je kan individueel selecteren op één van deze variabelen, maar eveneens op een combinatie ervan. Als het knopje groen is, dan betekent het dat deze hoedanigheid geselecteerd is. Is het rood, dan is deze voorwaarde uitgeschakeld. Het is ook mogelijk om zogenaamde wildcards te gebruiken: door een sterretje te gebruiken kan je op onbekende karakters zoeken. Naam Hiermee kan je iemand zoeken op basis van voornaam of familienaam. Wildcards: - Vand*: lijst genereren van alle namen die met Vand beginnen; - *ter: lijst genereren van alle voornamen die op ter eindigen; - *den*: lijst genereren met alle namen waar den terug te vinden is in de voornaam of de achternaam. Postcode Zoeken op gemeente waarvan de postcode tussen het ene en het andere nummer ligt. Wil je bijvoorbeeld alle leden van één bepaalde deelgemeente, dan vul je in beide velden de postcode van de respectievelijke gemeente in. 16
Leeftijd Selecteren van leden die tot een bepaalde leeftijdscategorie behoren. Bijvoorbeeld alle leden tussen 34 en 41, met de 34- en 41-jarigen inbegrepen. Type Hoofdleden en/of bijleden selecteren. Soort Leden/ereleden. Leden met een erelidtarief komen echter niet frequent voor. Sectie Code van de sectie (bijvoorbeeld D1). Alleen met E-mail Bij ja krijg je enkel de leden die een e-mailadres hebben, bij neen krijg je alle leden. Actieve geleding Leden selecteren die een lidmaatschap hebben van JONGCD&V, Vrouw & Maatschappij en/of CD&V Senioren. Privé-adres Leden selecteren op basis van de straat waarin ze wonen. Alle deze variabelen kunnen worden gecombineerd om aldus nog meer gedetailleerde selecties te maken. De gefilterde lijst kan opnieuw via Acties > Export to Excel naar Excel geëxporteerd worden. 17
1.4. Toevoegen van een nieuw lid Een lid toevoegen kan gebeuren via de groene knop Create New. Mogelijke velden: Hoofdlid (Parent Member) Indien het nieuwe lid een hoofdlid is, dan hoeft dit veld niet veranderd te worden. Indien je een bijlid toevoegt, dan selecteer je hier het hoofdlid waaraan deze persoon gekoppeld moet worden. Achternaam Voornaam Gemeente Dropdown menu met alle gemeenten die ressorteren onder jouw afdeling. Straat Dropdown menu met alle straten die ressorteren onder de geselecteerde gemeente. Nummer en postbus Geboorteplaats Geboorteplaats van het nieuwe lid. 18
Geboortedatum Geboortedatum van het nieuwe lid. Je kan de datum selecteren in het venstertje, maar het zelf intikken is veelal een efficiëntere manier van werken. Invoermethode: DD/MM/JJJJ. Geslacht Thuistelefoon en gsm E-mailadres Enkel de naam, voornaam, gemeente, straat en huisnummer zijn verplichte velden. Het is sterk aan te bevelen om ook geboortedatum en geslacht in te vullen. Dit stelt de geledingen binnen de partij (JONGCD&V, Vrouw & Maatschappij, CD&V Senioren) in de gelegenheid om een doelgerichte communicatie te voeren. Daarnaast is het uiteraard ook in de eigen afdeling interessant en makkelijk om op deze manier bepaalde leeftijdscategorieën te benaderen. 19
20 Mijn afdeling.be
1.5. Wijzigingen aanbrengen in de gegevens van een lid Om een lid te wijzigen klik je op het icoontje uiterst rechts in het ledenoverzicht. 21
Er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht aan het lidnummer en de status van een lid. Je kan ook van een bijlid geen hoofdlid maken. Een lid schrappen is eveneens onmogelijk. Deze aanpassingen kunnen enkel gebeuren door de algemene Ledendienst. U geeft deze wijzigingen door via mail: leden@cdenv.be. Verder kunnen volgende velden worden aangepast: Naam en voornaam E-mail Thuistelefoon en mobiele telefoon Gemeente, straat, huisnummer en busnummer Geboortedatum Geslacht Sectie Deze fiche laat het ook toe om extra informatie over een lid bij te houden. Het veld Description is een vrij te gebruiken tekstveld. Onderaan staat informatie die andere gegevens uit het ledenprogramma met betrekking tot deze persoon groepeert. Het betreft: Informatie over het lidmaatschap van de geledingen Het laatst betaald lidjaar De mandaten die een persoon uitoefent: - Publieke mandaten - Partijmandaten - Mandaten binnen geledingen Via de knop Update kan je de gewijzigde gegevens opslaan. Consulteer je enkel de fiche, dan kan je met de Terug - of Back - knop terugkeren naar het overzicht van de leden. 22
2. Sympathisanten 2.1. Sympathisanten (leads) van uw afdeling Sympathisanten zijn personen die interessant zijn voor een afdeling, maar geen lid willen worden. Het is handig om met deze toepassing het netwerk van uw afdeling in kaart te brengen. Er is één algemene lijst met sympathisanten beschikbaar. Naar analogie met de leden is het mogelijk om sympathisanten toe te voegen, te wijzigen, te filteren en naar Excel te exporteren. 2.2. Gegevens van sympathisanten filteren Net zoals bij het onderdeel leden kan je ook bij de sympathisanten filteren op gegevens. 23
Filteren kan op basis van volgende variabelen: Naam Postcode Privé-adres Leeftijd Sympathisanten met e-mail 2.3. Een sympathisant toevoegen U kunt volgende variabelen toevoegen: Hoofdlid De sympathisant heeft misschien niet de intentie om lid te worden, maar hij of zij kan eventueel op hetzelfde adres wonen als een CD&V-lid. Naam Voornaam Straat, nummer, postbus en gemeente Geboortedatum en geboorteplaats Geslacht Thuistelefoon en mobiele telefoon E-mailadres 24
25 Mijn afdeling.be
2.4. Gegevens van een sympathisant wijzigen De gegevens van een toegevoegde sympathisant kunnen uiteraard worden gewijzigd. 26
3. Ongekwalificeerde leden Ongekwalificeerde leden zijn personen die via het ledenportaal aangaven lid te willen worden, maar die zich registreerden op een adres waar al iemand woont. Dit kunnen dubbels zijn en worden in dat geval op regelmatige tijdstippen door de centrale ledenadministratie opgeruimd. Toch is het interessant om te zien wie interesse heeft in de partijwerking van CD&V in jouw gemeente. 27
AFDELINGSFICHE Op de afdelingsfiche kan je informatie vinden over je partijmandatarissen en de leden die publieke mandaten op zich nemen. Deze komen overeen met de gegevens van de centrale mandatendatabank in het ledenprogramma. Indien je hierin fouten ontdekt, dan kan je de correcties doorgeven aan de ledenadministratie via mandaten@cdenv.be. Gelieve dit regelmatig na te kijken om de databank steeds up to date te houden. 28
CASHONTVANGSTEN Tijdens de ledenhernieuwing gebeurt het regelmatig dat leden hun lidmaatschap hernieuwen via de lokale CD&V bestuursleden en daarbij hun lidgeld cash betalen. Lidgeld dat je cash ontvangt kan je per lid ingeven via mijnafdeling.be. Het betreft een registratie van de betaling: je geeft de lidmaatschapsformule in en duidt aan welke geledingen het lid en zijn/haar eventuele bijleden selecteert. Het programma berekent automatisch het tarief en maakt per persoon een gestructureerde mededeling aan. Via de knop Cashontvangsten kan je alle betalingen van de leden verwerken. Nadat je alle lidgelden hebt ingevoerd, kan je het volledige bedrag overschrijven naar de centrale rekening van CD&V. Onder de knop Openstaande betalingen vind je deze interne factuur. Je kan het totaalbedrag mét de gestructureerde mededeling vervolgens overschrijven op rekeningnummer BE05 7340 1620 5675. 3. Overzicht cashontvangsten In het overzicht van de cashontvangsten zie je volgende variabelen: Nummer van de offerte Dit is een automatisch gegenereerde code waardoor de cashontvangst in het ledenbestand aan de fiche van het lid wordt gekoppeld. Op die manier wordt in het ledenbestand geregistreerd dat dit lid zijn of haar lidgeld heeft betaald. 29
Hoofdlid Naam en voornaam van het hoofdlid Lidjaar Status Aangemaakt op In de laatste kolom kan je op het icoontje klikken voor een overzicht van de betaling. 2. Toevoegen cashontvangsten Om een cashontvangst toe te voegen dien je enkele stappen te doorlopen. Hooflid selecteren Lidmaatschapsformule en geledingen selecteren In een tweede stap selecteer je voor het hoofdlid en de eventuele bijleden de lidmaatschapstarieven. Indien het familietarief wordt gekozen betaalt men 25 euro, zoniet worden de lidmaatschapstarieven automatisch berekend. 30
Overzicht van de gekozen tarieven en bevestiging Nadat je de tarieven geselecteerd hebt, krijg je nogmaals een overzicht van de gemaakte keuzes en druk je vervolgens op Offerte aanmaken om de cashbetaling definitief te registreren. 31
De aanmaak van de offerte kan enige tijd in beslag nemen omdat deze handeling softwarematig veel processen in gang zet. Op het einde zie je dat de offerte succesvol is geregistreerd. Ze is toegevoegd aan de interne factuur die je terug vindt onder Openstaande betalingen. 32
3. Openstaande betalingen uitvoeren Eenmaal alle cashbetalingen zijn uitgevoerd kan je de openstaande betaling met onderstaande gestructureerde mededeling op het rekeningnummer van CD&V storten. Alle cashbetalingen zullen in het overzicht van de cashontvangsten op Binnengehaald staan. Ook de interne factuur wordt dan op voltooid gezet. 33
SLOTBEMERKING De lancering van Mijnafdeling.be betekent een belangrijke stap in het verder corrigeren en verrijken van onze data. We merken dat doorheen de loop der jaren heel wat fouten zijn geslopen in het vroegere ledenadministratieprogramma. Bij de omzetting naar het nieuwe CRM systeem werden reeds heel wat gegevens gecorrigeerd. Via Mijnafdeling.be krijgen ook lokale afdelingen meer dan ooit de mogelijkheid om samen met de centrale ledendienst onze gegevens snel en efficiënt te updaten. Heb je zelf suggesties omtrent de toepassingen en het gebruik van deze nieuwe module? Zijn er elementen die je mist in de handleiding? Laat het ons weten via leden@cdenv.be of 02 238 38 32. Dit nieuwe systeem is immers uitvoerig getest, maar we zijn ons er van bewust dat alles beter kan en luisteren graag naar uw bemerkingen en suggesties. Want CD&V, dat maken we samen. CD&V Ledendienst 09 december 2014 34