Naam van het instrument Onderdeel van Functioneringsgesprek Aandachtsgebied functioneren en beoordelen Inleiding Een functioneringsgesprek dat regelmatig (bijvoorbeeld een keer per jaar) wordt gehouden, geeft u de mogelijkheid om met de medewerker te praten over de verwachtingen die u van elkaar hebt. Duidelijkheid over die verwachtingen en de gerealiseerde vooruitgang in de opleiding kunnen motiverend werken om door te gaan met de opleiding en het werk. Het is wel belangrijk dat het functioneringsgesprek helder en goed gestructureerd gevoerd wordt en dat u er rustig de tijd voor neemt. Als voorbeeld is hiervoor een deel van een functioneringsformulier met een verkoopmedewerker toegevoegd. De basis daarvan is de functieomschrijving van de verkoopmedewerker. U kunt natuurlijk ook uw eigen functiebeschrijving van de betreffende medewerker erbij gebruiken. Hoe om te gaan met dit instrument? Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker. Samen kijken ze vanuit het heden naar de toekomst. U brengt alleen feiten op tafel, geen oude koeien, meningen of veronderstellingen. U kunt dit instrument gebruiken als handleiding. Doel van het functioneringsgesprek Het doel is om samen te bekijken: 1. Wat er goed gaat in het functioneren 2. Wat er beter kan in het functioneren en 3. Inzicht te krijgen in specifieke vaardigheden en / of houding van de medewerker Voorbereiding Stel van te voren een agenda op met te bespreken punten. Geef deze agenda ruimschoots van tevoren aan de medewerker (minimaal een week). Deze kan dan de agenda eventueel aanvullen met eigen punten. Zo creëert u ruimte voor een twee richtingen gesprek. Vier stappen Het gesprek wordt opgebouwd in vier verschillende stappen: 1. Inleiding en inventarisatie bespreekpunten. Stel ook een eindtijd vast van het gesprek. 2. Bespreek de punten van de medewerker, trek hieruit samen conclusies en maak daarover afspraken met elkaar. Herhaal dit met uw eigen punten. 3. Vat de kern van de bespreekpunten nog eens samen. Geef daarbij ook de afspraken nog eens weer. Vul samen het verslagformulier in. Maak zoveel mogelijk tijdsgebonden afspraken. 4. Bespreek kort hoe het gesprek ervaren is. Versie 2011-01 1 / 5
Enkele tips 1. Maak tijdig een afspraak (circa 2 weken van te voren). 2. Zorg voor een rustige ruimte waarin u niet gestoord kunt worden door medewerkers en / of telefoon. 3. Zorg voor een gelijkwaardige positie aan tafel. Recht tegenover elkaar schept afstand.. 4. Ga zo zitten dat de gesprekspartner niet tegen het licht inkijkt. 5. Plan afspraken niet om 08.30 uur of om 16.30 uur. 6. Een eenmaal gemaakte afspraak voor een functioneringsgesprek dient u, als het enigszins kan, niet te verplaatsen. Instructie Laat de medewerker eerst zelf een cijfer geven over de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden. Geef daarna als leidinggevende een cijfer. Bespreek met elkaar het cijfer, het eventuele verschil en maak afspraken over de verbeteringen die mogelijk zijn. Reden van het gesprek O Einde proeftijd, per.. O Einde contract, per. O Halfjaarlijks gesprek O Jaarlijks gesprek O Andere reden, n.l. Hierna vindt u een voorbeeld van een formulier waarmee u het functioneringsgesprek kunt vormgeven. De opsomming van persoonlijke kwalificaties kunt u aanvullen met elementen zoals bijvoorbeeld vakinhoudelijk zaken: - Afrekentaken: rekent artikelen af, geeft wisselgeld terug, verpakt verkochte artikelen, kent de nodige PLU-nummers uit het hoofd - Winkelverzorging en assortimentsbewaking: houdt prijswijzigingen bij, bestelt goederen, controleert prijzen, controleert THT data, signaleert hiaten in het assortiment. - Diefstal- en dervingbestrijding: houdt toezicht op klanten, informeert collega s en leidinggevende over aanwezigheid van verdachte klanten, heeft aandacht voor dervingverliezen, controleert inkomende goederen, registreert eigen gebruik uit de winkel. - Snijden en verpakken van vleeswaren: kent de diverse producten bij naam, snijdt de producten op de juiste dikte, gebruikt tussenleggers op de juiste manier, verpakt de vleeswaren op de manier die het bedrijf wil. Uitbreiding van onderwerp kan gaan over: - Taakinhoud: verandering van taakinhoud, groeimogelijkheden in het bedrijf - Werkuitvoering: beschikt de medewerker over voldoende kennis en ervaring, zijn er factoren binnen het bedrijf die dit punt positief dan wel negatief beïnvloeden? - Ondersteuning door leidinggevende: is dit in de ogen van de medewerker voor verbetering vatbaar? - Werkdruk: hoe wordt dit ervaren, door welke factoren wordt dit beïnvloed, welke haalbare ideeën heeft de medewerker hierover? - Samenwerking: de onderlinge verhouding met de collega s, hoe ervaart men de informatievoorziening over de werkzaamheden, afstemming van werk tussen de afdelingen, hoe worden de contacten met externe relaties onderhouden? - Gewenste scholing cq ontwikkeling: wat is er de afgelopen tijd gedaan, wat is nodig of wenselijk in de komende periode? Versie 2011-01 2 / 5
- Loopbaan / functie ontwikkeling op welke gebieden zou de medewerker zich verder willen ontwikkelen, past dit binnen de ontwikkelingplannen van het bedrijf? Ook deze punten kunnen met behulp van cijfers weergegeven worden, maar het kan ook in een open gesprek. Het vastleggen van verbeterpunten en afspraken is ook hier van belang. Zorg voor een afschrift voor de medewerker en archiveer het origineel in het personeelsdossier van de medewerker. Aan het begin van het volgende functioneringsgesprek komen deze afspraken als eerste aan bod. Formulier functioneringsgesprek Persoonlijke kwalificatie Aanpassingsvermogen Arbeidskwaliteit Arbeidsproductiviteit Beroepshouding Collegialiteit Communicatie met collega s Communicatie met praktijkopleider Flexibiliteit Functioneren onder druk Initiatief / improvisatie Integriteit Inzet voor werk / bedrijf Inzet voor opleiding Klantvriendelijkheid Motivatie Naleven van bedrijfsregels Nauwkeurigheid Omgang met leidinggevende Organisatorische vaardigheden Persoonlijke verzorging Representativiteit Samenwerken in een team Verantwoordelijkheidsgevoel Zorg voor bedrijfseigendom Zorgvuldigheid Cijfer door medewerker Cijfer door leidinggevende Verbeterpunten / afspraken Vergelijking met vorige beoordeling: O Verbeterd O Onveranderd O Verminderd O Niet van toepassing Versie 2011-01 3 / 5
Hoe is de mening van de medewerker over de uitkomsten van het gesprek? O Eens O Oneens Functioneringsgesprek Versie 2011-01 4 / 5
Afspraken Naar aanleiding van de inventarisatie en de vastgestelde verbeterpunten zijn de volgende afspraken gemaakt voor de komende periode. De komende periode start heden en eindigt op.<datum> Verbeterpunt Afspraak Nabespreken op: Naam en handtekening medewerker Naam en handtekening leidinggevende Datum: Plaats: Versie 2011-01 5 / 5