De h@ndel en wij 6.1 5.2 Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers
6.1 De h@ndel en wij Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers Plantyn
De handel en wij INHOUD DEEL 1 5 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING 5 1 Kennismaking met Kronos 7 1 Persoonlijke gegevens 7 2 Een greep uit het assortiment 7 3 Enkele leveranciers 9 4 Enkele klanten 10 5 Personeel 11 1 Organisatieschema van de onderneming 11 2 Personeelsgegevens 11 2 Het organogram van een onderneming 12 1 Organogram van Kronos 12 2 Soorten organisatiestructuren 15 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling 17 3 Plannen en vergaderen 19 1 Plannen werkt ontspannend 19 2 Vergaderen 24 3 Werkplanning met elektronische agenda 30 Test je kennis 44 4 Efficiënte communicatie 48 1 Communicatie 48 2 Huisstijl 54 3 Sjabloon ontwikkelen voor brief in venster enveloppe 60 4 Elektronische post 81 Test je kennis 96 5 Verrichtingen met het buitenland 108 1 Documenten bij internationale handel 108 1 Indeling internationale handel 108 2 Documenten bij intracommunautaire handel 114 3 Documenten bij internationale handel met een derde land 115 2 Incoterms 124 3 Het internationale betalingsverkeer: begrippen 126 4 Prijsvorming op de wisselmarkt 130 5 De rol van de EU in het monetaire beleid 134 Test je kennis 136 6 De btw 141 1 De btw: een verbruiksbelasting 141 2 De btw-aangifte en rekeninguittreksel 143 3 De ICL-kwartaalopgave 150 4 Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting) 153 Test je kennis 155 7 Algemene instellingen in een boekhoudpakket 161 8 Backup/Restore en centraliseren 182 1 Backup 182 2 Restore 185 3 Centraliseren beginsituatie 186 4 Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie 189 9 Aankoopfacturen inboeken 195 1 Aankopen handelsgoederen 195 1 Aankoopfactuur met handelskorting 195 2 Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting 207 3 Aankoopfactuur met 2 btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking 214 2 Creditnota s voor retourzendingen 221 1 Creditnota voor retour van handelsgoederen 221 2 Creditnota voor retour van verpakking 225 De h@ndel en wij BI 6.1 3
De handel en wij 3 Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen 229 4 Aankopen van investeringsgoederen 236 1 Aankopen van materiële vaste activa 236 2 Aankopen van immateriële vaste activa 242 5 Oprichtingskosten 250 6 Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat 271 7 Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen 281 8 Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen 289 1 Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 289 2 Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 299 3 Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 304 4 Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 310 Test je kennis 314 9 Controleren en centraliseren 321 10 Verkoopfacturen en uitgaande creditnota s opmaken en inboeken 333 1 Verkoopfacturen voor handelsgoederen 333 1 Eenvoudige verkoopfactuur 333 2 Verkoopfactuur met handelskorting 340 3 Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten 344 4 Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking 350 2 Uitgaande creditnota s 354 1 Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen 354 2 Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking 358 3 Verkoopfacturen voor levering buiten België 362 1 Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering 362 2 Verkoopfactuur voor export 368 4 Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa 374 5 Winkelverkopen zonder factuur 386 Test je kennis 392 6 Controleren boekingen en back-up nemen vóór centralisatie 395 1 Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken 395 2 Centraliseren van de verkoopfacturen en uitgaande CN s 401 3 Raadplegen gecentraliseerde boekingen 405 11 Btw-aangifte en kwartaalopgave 406 12 Betalingen en inningen 416 1 De Europese overschrijving 416 2 Elektronische betalingen via Isabel 418 3 Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting 420 4 Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en uitgaande creditnota 426 5 Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting 436 6 Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting 442 7 Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten 448 8 Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen 454 9 Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt 458 10 Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt 465 Test je kennis 471 13 Debiteurenbeheer 479 1 Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen 479 2 Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar 484 3 Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB 489 14 Financiële verrichtingen 497 1 Financiering met eigen vermogen 497 1 Kapitaal 497 2 Uitgiftepremies 502 3 Reserves en overgedragen winst 505 2 Financiering met vreemd vermogen op lange termijn 508 1 Investeringskrediet 508 2 Leasing 513 3 Financiering met vreemd vermogen op korte termijn 521 4 De h@ndel en wij BI 6.1 Test je kennis 532
De handel en wij DEEL 1 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING De h@ndel en wij BI 6.1 5
De handel en wij 6 De h@ndel en wij BI 6.1
1 Kennismaking met Kronos 1 KENNISMAKING MET KRONOS 1 Persoonlijke gegevens KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai 11 2000 ANTWERPEN Tel. 03 277 72 52 Fax 03 277 72 59 Mail Kronos@plantyn.com Website www.plantyn.com Ondernemingsnummer BE 0420 828 659 RPR Antwerpen Fortis 293-0195210-04 BIC GEBABEBB, IBAN BE10 2930 1952 1004 Bank van Breda 645-1113241-07 BIC JVBABE22 IBAN BE74 6451 1132 4107 2 Een greep uit het assortiment Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) MAG01 Basket: reglement 1027 11,99 21,61 MAG02 Leren lopen in 10 weken 1027 8,50 15,99 MAG03 Trainen met een Polar -hartslagmeter 1027 14,95 28,21 Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 7
1 Kennismaking met Kronos Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs (excl. btw) Verkoopprijs (excl. btw) SPH101 Short wijnrood 1007 20,00 38,76 SPH102 Polo beige 1015 14,00 27,19 SPH103 Training zwartbruin 1012 54,00 104, 86 SPH104 T-shirt zilvergrijs 1012 8,00 16,49 SPH105 Bermuda 1015 19,00 36,89 SPH107 Tennispolo wit met groene streep 1015 43,00 83,34 SPH108 Hemd korte mouwen 1007 40,90 79,22 SPH109 Hemd lange mouwen 1007 45,90 89,00 SPH110 T-shirt papyruswit 1019 22,20 44,57 SPH111 Zwemslip 1019 16,99 34,99 SPH112 Zwemshort 1019 14,44 30,00 SPH113 Zwembroek lang 1019 12,83 26,55 HER150 Broek jeans donkerblauw 1015 44,50 91,94 HER151 Polo robijnrood 1015 22,40 46,15 HER152 Pull V wol 1015 34,80 67,33 HER153 Pull O 1015 40,50 80,21 HER154 Pull V katoen 1015 40,50 80,21 HER155 Broek geribd fluweel 1015 51,00 102,77 HER156 Polo dennengroen 1015 31,00 60,88 HER157 T-shirt wit 1019 24,00 46,99 HER158 Gilet met rits antracietgrijs 1015 47,20 89,77 SPD201 Short spin 1007 18,21 37,63 SPD202 Broek jogging 1007 19,58 38,99 SPD203 T-shirt 1012 10,66 22,07 SPD204 Broek ¾ katoen wit 1012 17,62 34,88 SPD205 Bermuda marine en wit 1012 27,99 54,38 SPD206 Pull rits 1007 24,24 48,00 SPD207 Vest clima 1007 43,00 82,34 SPD208 Vest regen 1007 18,50 38,99 SPD209 Bermuda 1012 20,88 41,67 SPD210 Broek ¾ katoen beige 1012 27,00 55,87 SPD211 Polo streep 1012 34,50 64,77 SPD212 Zwempak 1019 15,90 32,05 DAM250 T-shirt streep 1015 23,45 45,78 DAM251 Bloes linnen zandkleur 1015 54,90 105,88 DAM252 Gilet rits mosgroen 1015 42,68 85,55 DAM253 Bloes lange mouwen wit 1015 38,00 78,77 DAM254 Pull O 1015 25,00 49,77 DAM255 Pull V wol 1015 24,99 49,50 DAM256 Jasje zonder mouwen bruine ruiten 1015 32,99 60,59 DAM257 Broek jeans 1007 36,00 74,88 Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) ACC01 Kousen zijde en wol zwart 1016 4,70 9,71 ACC02 Badmuts 1019 2,10 4,08 ACC03 Duikbril 1019 4,87 7,81 ACC04 Zijden sjaal unicolor 1016 20,60 52,00 ACC05 Scheenlap 1019 9,50 19,62 8 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
1 Kennismaking met Kronos 3 Enkele leveranciers Lev. nr. Naam Straat Postcode Woonplaats Tel. Bank RPR Ondernemingsnr. 1001 Electrabel Regentlaan 8 1000 BRUSSEL 02 518 61 11 000-3254483-36 Brussel BE 0476 306 127 1002 Belgacom Koning Albert II-laan 27 1030 BRUSSEL 02 202 41 11 000-1710031-18 Brussel BE 0202 239 951 1003 Mobistar Kolonel Bourgstraat 149 1140 BRUSSEL 02 745 71 11 456-9583471-92 Brussel BE 0456 810 810 1004 AWW (Antwerpse Waterwerken) Mechelsesteenweg 64 2018 ANTWERPEN 0800 57 089 096-3103000-88 Antwerpen BE 0204 923 881 1005 Sage BobSoftware Quai Mativa 23 4020 LUIK 04 343 77 46 220-0363449-26 Luik BE 0478465663 1006 Buro Market Antwerpen Noorderlaan 33 2030 ANTWERPEN 03 541 22 99 320-0552466-24 Antwerpen BE 0862 222 607 1007 Albatros Place Dumont 6 1150 STOKKEL 02 772 76 16 737-6080044-30 Brussel BE 0895 830 038 1008 Cibella Via Gallo 769 50121 IT-FIRENZE +39 55 49 73 201 39-06-6791121 IT 05286911002 1009 Parlons chiffons 12, rue Saint Benoit 94350 FR-VILLIERS/MARNE +33 825 825 351 FR 76 1090 7000 0102 4212 9188 632 Créteil FR 783 428 547 677 1010 De Pc-Dokter bvba Montignystraat 109A 2018 ANTWERPEN 03 288 90 93 001-4255219-02 Antwerpen BE 0454 168 549 1011 BDM verzekeringen nv Entrepotkaai 5 2000 ANTWERPEN 03 233 78 38 645-1007919-27 Antwerpen BE 0404 458 128 1012 JB Textiles Ijzersteden 6-8 7547 NL-TB ENSCHEDE + 31 53 433 64 11 NL85 RABO 0104 2945 74 NL 0307 15 441 B01 Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 9 1013 Tina Florian Neuenstädter Strasse 11 74196 DE-NEUENSTADT 2 + 49 7139-2679 DE89 5535 0010 0001 127027 DE 1499 604 77 1014 Piedro (leder) Via Galileo Galilei 2 20124 IT-MILANO + 39 892 640 013 IT93b076012800000055994305 Milano IT 01277 610 661 1015 Bomonde Koningsdreef 23 8820 TORHOUT 050 21 13 63 280-0573465-38 Brugge BE 0448 460 989 1016 Bagatelle (accessoires) Afrikalaan 279 9000 GENT 09 223 36 42 789-5794910-51 Gent BE 0423 536 147 1017 Nominette (etiketten) Industrieweg 11 9420 ERPE-MERE 053 82 77 77 290-0126000-18 Dendermonde BE 0400 326 423 1018 Rigoletto (schoenen) Gouverneur Roppesingel 31 3500 HASSELT 011 28 44 10 210-0968968-87 Hasselt BE 0475 504 688 1019 Dolores Handelskaai 14 8500 KORTRIJK 056 27 78 40 310-0728771-96 Kortrijk BE 0478 015 307 1020 SD Worx Brouwersvliet 5 2000 ANTWERPEN 03 220 21 11 000-0520657-58 Antwerpen BE 0407 139 583 1021 Garage Secura Merksemsebaan 120 2110 WIJNEGEM 03 231 59 30 390-0955327-29 Antwerpen BE 0441 151 248 1022 De Post Muntcentrum 1000 BRUSSEL 022 011111 679-0000013-13 Brussel BE 0214 596 464 1023 Carglass Trichterheideweg 11 3500 HASSELT 011 30 15 15 435-4111611-55 Hasselt BE 0440 845 006 1024 Financial Media (CFO Magazine) Stratem 11, bus 3 9880 AALTER 09 375 68 00 293-0350853-59 Gent BE 0870 459 687 1025 ABS Schoonmaak Sterlingerstraat 19 2140 ANTWERPEN 03 290 06 60 448-7630681-80 Antwerpen BE 0428 630 726 1026 Anton Varas (zilveren juwelen) Plaza Borda 2 TAXCO (MEXICO) +52 40200 1027 Mabel Haechtsesteenweg 133 1140 EVERE BRUSSEL 02 237 81 65 113-6672004-08 Brussel BE-0449 325 774 1028 Wo sang C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F HONG KONG 0852 2523 3208 4025066804 1029 Rajatco R-7 Gopal Park 110033 AZADPUR DELHI, INDIA 0091 121 3091990 7269
1 Kennismaking met Kronos 4 Enkele klanten Klant-nr. Naam Straat en nr. Postcode Woonplaats Telefoon RPR Ondernemingsnummer 2001 Paprica De Bruynlaan 131 2610 WILRIJK 03 820 98 30 Antwerpen BE 0433 107 671 2002 Brufil Maria-Christinastraat 192 1020 BRUSSEL 02 512 05 85 Brussel BE 0419 016 640 2003 Handtas en Co Havermarkt 3 3500 HASSELT 011 22 20 80 Hasselt BE 0421 438 076 2004 Esplanade Lange Zoutstraat 7 9300 AALST 053 77 09 60 Aalst BE 0417 515 417 2005 Bijou Store Meir 43 2000 ANTWERPEN 03 707 22 02 Antwerpen BE 0403 382 418 2006 Aspasia Tacambaroplein 11 9700 OUDENAARDE 055 31 98 77 Oudenaarde BE 0438 122 769 2007 Belle Oude Vest 73 9200 DENDERMONDE 052 25 20 63 Dendermonde BE 0448 170 484 2008 Aristocrate Tolbareel 93 2930 BRASSCHAAT 03 663 11 57 Antwerpen BE 0406 964 389 2009 Safari Schriekbos 110 2980 ZOERSEL 03 464 22 40 Antwerpen BE 0434 675 905 2010 Diana Sports Sint-Jansstraat 31 2820 BONHEIDEN 015 34 30 26 Mechelen BE-0744 124 117 2011 ZAPPA (schoenen) Koolmijnlaan 191 3550 HEUSDEN-ZOLDER 011 57 23 71 Hasselt BE 0433 596 136 2012 Saffraan Pelgrimslaan 20 1731 ZELLIK 02 466 09 05 Brussel BE 0400 539 724 2013 Greenhouse Brusselse steenweg 331 1730 ASSE 02 452 47 94 Brussel BE 0457 985 993 2014 Sir Patrick Papestraat 7 8870 IZEGEM 051 33 78 20 Kortrijk BE 0426 697 555 2015 Francesca B. Stormestraat 98 8790 WAREGEM 056 61 12 30 Kortrijk BE 0440 507 880 2016 Marie Grinelle Duinkerkelaan 31 8660 DE PANNE 058 41 18 92 Veurne BE 0683 100 922 2017 Boboli Bronstraat 6 3830 WELLEN 012 74 13 51 Tongeren BE 0456 566 132 2018 Calixte 89, Rue de la Monnaie 59000 LILLE + 33 3 20 13 01 19 FR 94 410 884 332 2019 Stephen Nelson 153 Bell Street NW1 6TL LONDON + 44 20 7724 0876 GB 428 0755 47 2020 Sabina Berke Unter den Linden 71 10117 BERLIN + 49 30 22 61 1016 DE 2743 225 09 2021 Carlotta Knokkeweg 12 9880 AALTER 09 258 11 99 Gent BE-0466 349 868 2022 Daikalu Nichiei BLDG, Sth Floor 4 550 OSAKA, JAPAN 0081 354 74 9773 2023 Raj Textiles 106 Commerce Centre Goregaon East 400063 MUMBAI, INDIA 91 22 28739670 10 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
1 Kennismaking met Kronos 5 Personeel 1 Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck Aankoopmanager Claire Dufaux Logistiek manager Vincent Ransbeek Verkoopmanager Arne Schoonhoven Boekhouder Michiel Fobert Aankoopmedewerker Kristina Ibens Magazijnmeester Jasper Putman Logistiek medewerker Robin Vissers Commercieel medewerker binnendienst Marjolein Colle Leyla Ugulur Verkopers buitendienst Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre Assistent boekhouder Pieter Sabbe Receptie Julie Geldof 2 Personeelsgegevens Bedienden Naam Adres Postnummer Plaats Brutowedde In EUR Schaal Mathis Valke De Gerlachekaai 17 bus 5 2000 ANTWERPEN 4 200,00 2 1 Ciska De Roeck Rubenslei 36 bus 2 2000 ANTWERPEN 3 460,00 0 1 Arne Schoonhoven Holleweg 109 2530 BOECHOUT 3 250,00 0 1 Vincent Ransbeek Corneel Smitslei 21 2150 BORSBEEK 2 980,00 3 2 Claire Dufaux Eikendreef 26 2950 KAPELLEN 3 100,00 2 1 Michiel Fobert Villerslei 9 2900 SCHOTEN 2 660,00 4 2 Pieter Sabbe Grote Dries 45 2650 EDEGEM 1 900,00 1 1 Kristina Ibens Kleistraat 52 2630 AARTSELAAR 1 960,00 0 alleen Marjolein Colle Lode Zielenslaan 36 2050 ANTWERPEN L.O. 1 850,00 0 alleen Leyla Ugulur Sint-Hubertusstraat 112 2600 BERCHEM 1 900,00 2 1 Julie Geldof Kapelleveld 14 2160 WOMMELGEM 1 920,00 0 alleen Arthur Sanders Zakstraat 3 2520 RANST 2 000,00 2 1 Elise Lamont Oude Kerkstraat 8 9150 KRUIBEKE 2 030,00 3 2 Fien Lesaffre Elf-Julistraat 14 2640 MORTSEL 2 015,00 1 1 Arbeiders Naam Adres Postnr. Plaats Brutoloon Schaal Gezinstoestand* Gezins- In EUR/uur toestand* Jasper Putman Smissestraat 12 9100 SINT-NIKLAAS 16,00 3 2 Robin Vissers Akkerwindestraat 107 2050 ANTWERPEN L.O. 14,00 2 1 * Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 11
2 Het organogram van een onderneming 2 HET ORGANOGRAM VAN EEN ONDERNEMING 1 Organogram van Kronos Verkenning Maak het organogram van Kronos in Word via SmartArt. Tips Kies in het tabblad Pagina-indeling voor een liggende afdrukstand via de knop Kies in het tabblad Invoegen SmartArt via de knop en kies voor hiërarchie met meerdere niveaus de knoppen: en. Tik in elk vak de tekst in. Wil je het lettertype aanpassen, dan selecteer je bovenaan het scherm het tabblad Start. 12 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
2 Het organogram van een onderneming Ter zake 1 Begrip organogram Een organogram geeft schematisch de verschillende afdelingen van een bedrijf weer evenals de namen van de personen die voor de afdeling verantwoordelijk zijn en de functies die ze uitoefenen. In een organogram staan de personen met de hoogste functie bovenaan. De verbindingslijnen en de plaats van de verschillende afdelingen in het organogram geven de onderlinge relaties weer. Als we de verticale verbindingslijnen bekijken van boven naar onder, vinden we wie leiding geeft. Als we die verbindingslijnen van onder naar boven bekijken, weten we wie moet rapporteren aan welke persoon. De horizontale verbindingslijnen tussen de vakjes geven weer wie op dezelfde hoogte staat in het bedrijf. 2 Een organogram maken in Word Organogrammen maak je in Word 2007 via het tabblad Invoegen, waar je kiest voor SmartArt via de knop. Vervolgens selecteer je Hiërarchie met meerdere niveaus als volgt: Zodra je de muis beweegt in het modelorganogram, verschijnen er bovenaan twee nieuwe tabbladen met hulpmiddelen voor SmartArt. Elk tabblad biedt in het brede lint eronder specifieke selectiemogelijkheden voor het ontwerp en de opmaak. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 13
2 Het organogram van een onderneming De kleur stel je in via de knop De namen en de functies van de personeelsleden tik je in de vakken. Om het lettertype te selecteren, ga je terug naar het tabblad Start, met het bijbehorende brede lint aan instructies. Klik je met je rechtermuisknop op de rand van een tekstvak, dan kun je de hiërarchie nog verder uitbreiden met de selecties. De vorm van het tekstvak kun je aanpassen door met je linkermuisknop te klikken op de hoeken en de middelste bolletjes. Er verschijnt een dubbele pijl en je kunt de vorm uitrekken of kleiner maken. Het organogram bewaar je en druk je af via de Office-knop. In de praktijk In jullie team heeft elk van jullie een bepaalde functie. Maak het organogram van jullie team. 14 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
2 Het organogram van een onderneming 2 Soorten organisatiestructuren Ondernemingen kunnen hun organisatie structureren op verschillende manieren. Bij Kronos is de organisatiestructuur goed uitgebouwd. In andere, kleine of opstartende ondernemingen is de organisatiestructuur nog zeer rechtlijnig, zoals in de volgende voorbeelden. Voorbeeld van een organogram in een zakenkantoor Voorbeeld van een organogram in een startende productieonderneming die designverlichting maakt Directeur bedrijf Designer Aan- en verkoopverantwoordelijke Arbeider Arbeider Administratief medewerker Verkenning Teken deze organogrammen in Word. Ter zake 1 Lijnorganisatie De eenvoudigste en oudste organisatiestructuur is een platte structuur van gelijkwaardige functies met aan het hoofd één leidinggevende. Voorbeelden hiervan vinden we in kleine zakenkantoren, kleine immobiliënkantoren en kleine scholen waar één directeur de leiding heeft over het korps van leraren. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 15
2 Het organogram van een onderneming In dergelijke rechtlijnige organisaties heerst er eenheid van leiding en bevelvoering. Dit maakt deze organisaties overzichtelijk. Beslissingen kunnen snel worden genomen en er wordt vlot gecommuniceerd. Maar zodra de organisatie te groot wordt of geconfronteerd wordt met te complexe problemen, is de bedrijfsleider al snel overbelast. 2 Lijnstaforganisatie Wanneer de taak van directeur in een lijnorganisatie te zwaar geworden is, zal hij zich laten bijstaan door één of meer specialisten, stafleden genoemd. Het zijn deskundigen die voor de directeur bepaalde specifieke problemen uitdiepen en hierover advies geven aan de directeur. Een staflid kan bijvoorbeeld een jurist zijn die de directeur bijstaat op juridisch vlak. Het kan ook een industrieel ingenieur zijn, een designer of een milieudeskundige. 3 Functionele organisatie De meeste organisaties in het bedrijfsleven zijn functionele organisaties. De verschillende functies zoals verkoop, productie, boekhouding zijn ondergebracht in afzonderlijke afdelingen per functie. Aan het hoofd van elke afdeling staat een verantwoordelijke. Op die manier kan de organisatie complexere problemen aan. De leidinggevenden van elke afdeling vormen samen de top van de organisatie onder leiding van de algemeen directeur. Verantwoordelijke aankoop Verantwoordelijke productie Verantwoordelijke verkoop Verantwoordelijke administratie 16 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
2 Het organogram van een onderneming 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling Algemeen Directeur (CEO) Aankoopmanager Productiemanager Verkoopmanager Kwaliteitscoördinator HRverantwoordelijke Hoofdboekhouder Leveranciersboekhouding Facturatie ERPverantwoordelijke Chief Financial Office(CFO) Interne audit Secretariaat Verkenning Teken dit organogram in Word. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 17
2 Het organogram van een onderneming Ter zake Het organogram dat je nu getekend hebt, is een voorbeeld van hoe de administratieve, financiële en boekhoudafdeling gestructureerd kan zijn in een internationaal georiënteerd productiebedrijf of handelsbedrijf. We bespreken het organogram. De algemene leiding is in handen van de CEO (Chief Executive Officer) of algemeen directeur. In een functionele organisatie staat de CFO (Chief Financial Officer) of financiële directeur aan het hoofd van de boekhoudafdeling. Hij is lid van het directiecomité samen met de overige managers (zie rode cellen) onder leiding van de CEO of algemeen directeur. De CFO laat zich in zijn staffunctie bijstaan door een interne audit die de volledige organisatie nauwlettend in het oog houdt en helpt bij het beheersen van de financiële, wettelijke en organisatorische risico s. In lijnfunctie onder de bevoegdheid van de CFO functioneren de HR-verantwoordelijke of personeelsdirecteur, de hoofdboekhouder, de ERP-verantwoordelijke en het secretariaat. HR staat voor human resources. Dit kunnen we naar analogie van natural resources (natuurlijke rijkdom) vrij vertalen als menselijke rijkdom. De term wil laten verstaan dat mensen in het bedrijf zeer waardevol zijn en behoren tot de rijkdom van het bedrijf. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Hier gaat het om het beheren van de bedrijfssoftware. Met ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, zoals voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, verbonden in één elektronisch intern netwerk. Met één uniforme software worden alle gegevens door het bedrijf gestuurd, aangepast en geconsulteerd door de personen die hiertoe machtiging hebben. Het secretariaat zorgt voor alle administratie van de financiële afdeling. De hoofdboekhouder doet de nodige financiële verrichtingen, maakt de btw- en intrastat-aangifte op en bereidt voor de CFO de maandafsluiting voor. Onder de hoofdboekhouder werken de hulpboekhouders in de leveranciersboekhouding en de facturatie. In de praktijk Ook een universiteit heeft een organisatiestructuur. Surf naar http://organigram.kuleuven.be/ext/1/50000862.htm. Ga na welke diensten er onder elke groene stip zitten en teken het geheel uit in een organogram. 18 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
3 PLANNEN EN VERGADEREN 1 Plannen werkt ontspannend Stress wordt een alsmaar groter probleem op de werkvloer. Drie jaar geleden onderzocht het humanresourcesdienstenbedrijf SD Worx met welke werknemersproblemen werkgevers vooral geconfronteerd worden. Onlangs werd dat onderzoek nog eens overgedaan en er bleken een aantal opvallende verschuivingen te zijn. De top vijf van werkgeversbezorgdheden voor het personeel: Huidige peiling Vorige peiling Stressgevoel bij werknemers 56 % 51 % Langdurige ziekte van werknemers 38 % 33 % Ontevredenheid bij werknemers 35 % 42 % Ziekteverzuim 34 % 46 % Personeelsverloop 30 % 25 % Stress stond bij de vorige peiling op de eerste plaats. Het probleem heeft niet alleen zijn positie bewaard maar het percentage is nog toegenomen. Wellicht is er een verband tussen het eerste en het tweede probleem, zegt SD Worx. De stress neemt toe omdat ook de werkdruk toeneemt en dat kan dan weer langdurige ziektes veroorzaken. Bron: De Standaard Verkenning 1 Omschrijf in je eigen woorden wat stress is. 2 Omschrijf het begrip human resources. 3 Surf naar www.sd.be. Kies Over SD Worx en zeg in een tweetal zinnen wat SD Worx bedoelt met Uitmuntend door evenwicht. 4 Geef een viertal oorzaken voor het ontstaan van stress. 5 Welke technieken kunnen we aanwenden om stress te vermijden? 6 Welke technieken gebruik jij als je in tijdnood dreigt te komen? Ter zake 1 Stress 1 Gezonde versus ongezonde stress Stress is een spanningstoestand van het lichaam als reactie op externe prikkels. Als er gevaar dreigt, is er adrenaline, die door stress wordt aangemaakt, nodig voor het verdedigingsmechanisme. Deze zogenaamde vecht- of vluchtreactie gaat onder meer gepaard met een stijging van de bloeddruk, scherpere zintuigen, gespannen spieren en een verlaagde pijngevoeligheid. Is het gevaar geweken, dan herstelt het lichaam de balans via de productie van stoffen die een rol spelen bij gevoelens van blijdschap, welzijn en geluk. De stress die noodzakelijk is om te overleven, noemen Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 19
we gezonde of positieve stress. Ook stress die het mogelijk maakt om sportprestaties te leveren of op bepaalde ogenblikken te pieken, plaatsen we bij deze categorie. In onze huidige maatschappij heeft iedereen wel eens last van stress: huismoeders, arbeiders, bedienden, kaderleden, topmannen of -vrouwen niemand ontsnapt eraan. Ze hebben allemaal een ander soort van stress, maar uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: ze moeten een hele dag racen tegen de klok om al hun taken op tijd af te werken. Een beetje gezonde stress kan motiverend werken, maar als het te veel wordt, lopen we het gevaar het lichamelijk, psychisch en emotioneel niet meer aan te kunnen. Als de stresssituatie te lang aanhoudt, wordt ze ongezonde stress genoemd en die kan uiteindelijk een fysieke instorting van het lichaam veroorzaken. De duur van de stressvolle situaties en de fysieke conditie van het lichaam zijn daarom de belangrijkste beslissende factoren van de manier waarop we op stress reageren. 2 Oorzaken van stress Stress kan veroorzaakt worden door: werkomgeving: hoeveelheid werk, deadlines, grote verantwoordelijkheid, eisen van klanten, onzekere toekomst relaties: problemen met collega s, vrienden, partner, baas, medewerkers, kinderen, familie eigen verantwoordelijkheid: slechte tijdorganisatie, laag zelfbeeld, verstoord evenwicht werk/thuis, geldzorgen. 3 Tekenen van stress Stress kunnen we lichamelijk, psychisch of emotioneel ervaren: lichamelijk: hoofdpijn, vermoeidheid, vage klachten en pijnen, rusteloosheid, niet meer in staat om te ontspannen psychisch: besluiteloosheid, vergeetachtigheid, slechte concentratie, gemakkelijk afgeleid zijn, te gehaast zijn bij het nemen van beslissingen emotioneel: geïrriteerd, boos, nerveus, ongerust, gespannen, ontevreden over werk en leven. 4 Technieken om met stress om te gaan Er zijn verschillende manieren en middelen om stress te bestrijden. Breng in kaart wat de oorzaak van de ervaren stress is. Dat geeft informatie over hoe het probleem aangepakt moet worden. Leer efficiënt met je tijd omgaan. Werk netjes en georganiseerd: chaos schept problemen. Las regelmatig, verspreid over de dag, kleine pauzes in. Leer je ontspannen en leer afstand nemen. Leer neen zeggen. Zorg voor een goede balans tussen werk en thuis. Eet gezond: vermijd vet en suiker. Blijf fit: ga sporten of wandelen. 2 Werkplanning 1 Principe Vaak horen we de uitspraak: Ik ben voortdurend druk bezig geweest maar ik zou je niet kunnen vertellen waarmee. Wie tot dit besluit komt, moet dringend werk maken van werkplanning. 20 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming
Via timemanagement, werkorganisatie en planning kunnen we stresssituaties vermijden. Nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen moeten we naar de achtergrond verschuiven en vervangen door efficiënte en effectieve inspanningen. Centraal binnen timemanagement staat een verschuiving van de klemtoon: die ligt niet op het bezig zijn maar wel op de resultaten van dat bezig zijn. Het Pareto-principe of de 80/20-regel zegt dat 80 % van onze resultaten veroorzaakt worden door 20 % goed ingezette middelen. Voorbeelden van deze regel zijn uitspraken zoals: 20 % van de bedrijven veroorzaakt 80 % van de milieuhinder; 20 % van onze kleding dragen we gedurende 80 % van het jaar; 20 % van de klanten draagt bij tot 80 % van de resultaten. Daarom is het interessant zich toe te spitsen op die 20 % van de oorzaken of middelen. Op die manier besteden we onze tijd efficiënter. De realiteit bekijken en analyseren en onze tijd goed beheren, zijn van heel groot belang. Timemanagement betekent zichzelf organiseren en zich aanpassen aan de werkomgeving. 2 Voordelen De voordelen van timemanagement zijn onder te brengen in twee grote categorieën. 1 Timemanagement maakt een onderscheid tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. 2 Timemanagement helpt om de tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Door de elementen die voor afleiding zorgen te beheersen, neemt de effectiviteit toe en de stress af. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 21