Brochure - Cashflow Prognosemodel (CfP-12) Ontwikkeld door: Van der Heijde Automatisering B.V. in samenwerking met René van Stoltz RA (HWHPartners) Rapportage periode van 12 maanden Kasstroom overzichten (vanuit 2 invalshoeken) Exploitatie overzicht 10 omzet categorieën (uitbreidbaar) Resultaat en werkkapitaal per omzet categorie Debiteuren, crediteuren en kredietbehoefte (bank) Eenvoudige invoer en verwerking Eenvoudige toevoeging van een nieuwe maand (rolling forecast) Gebaseerd op de flow van het bedrijfsproces Gerelateerd aan de direct costing methode Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 1 / 13 13-02-2014 8:47
1 Toepassingen Met dit Cashflow Prognosemodel kunnen de kasstromen en daarmee samenhangende financiële gegevens voor een aaneengesloten periode van 12 maanden (RP: Rapportage Periode) worden uitgerekend. Bij voorbeeld de debiteuren- en crediteurenstanden, de ontwikkeling van het werkkapitaal, de ontwikkeling van de kredietbehoefte (banksaldo), enz. De som van de gegevens van deze 12 maanden worden onder andere samengevoegd tot een indicatief Exploitatie overzicht. Na verloop van elke maand kan de berekening op eenvoudige wijze worden geactualiseerd voor een volgende periode van twaalf maanden (rolling forecast) door toevoeging van een nieuwe maand. De voorbeelden in dit hoofdstuk hebben betrekking op de totalen van de Rapportage Periode. In de bijlage zijn de maandoverzichten opgenomen. Exploitatie overzicht RP Totaal 1: Netto omzet 2: Directe kosten van de omzet 1: Dekkingsbijdrage 1: Loon- en personeelskosten 2: Afschrijvingskosten 3: Overige bedrijfskosten 4: Interne doorbelaste kosten 2: Som Bedrijfskosten 14.640-7.197 7.443-3.090-1.620-2.140-300 -7.150 3: Bedrijfsresultaat (Ebit) Financiele baten Financiele lasten 4: Financieringsresultaat 293 48-88 -40 5: Resultaat voor belasting 253 6: Ebitda Figuur 1: Exploitatieoverzicht 1.913 Door de exploitatie uitkomsten van eerdere prognoses naast elkaar te leggen ontstaat inzicht in de ontwikkeling van het exploitatiebeeld. Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 2 / 13 13-02-2014 8:47
De volgende overzichten kunnen per maand en als totaal worden gerapporteerd: Bank (ontvangsten, uitgaven en saldo) Debiteuren en crediteuren (op- en afboekingen en saldi) Exploitatie overzicht Kasstroom overzicht op basis van ontvangsten en uitgaven Kasstroom overzicht op basis van de bronnen van ontvangsten en uitgaven (operationele activiteiten, financiële activiteiten en investeringsactiviteiten) Werkkapitaal en resultaat (Totaal en per categorie) Daarnaast zijn nog diverse andere overzichten beschikbaar die meer van controle technische aard zijn, zoals bij voorbeeld: Gegevensoverzicht (controle overzicht van alle ingevoerde en berekende gegevens, BTW overzicht, Afloop facturatieverloop, etc.) Vrij specifiek voor dit model is dat wordt uitgegaan van de procesflow, waarbij uitsluitend de opbrengsten daarvan (factuurwaarde) en de daarmee samenhangende externe, directe kosten in aanmerking worden genomen. Per saldo resulterend in de dekkingsbijdrage. De overige kosten, waaronder begrepen de directe loonkosten, worden onder de bedrijfskosten gerubriceerd. In die zin bestaat een zekere overeenstemming met de direct costing methode. Beeldvervaging door opboekingen van interne kosten in de kostprijs wordt daardoor voorkomen en de relatie tussen de operationele activiteiten en de daarmee samenhangende liquiditeitseffecten wordt gewaarborgd. Het model is afgestemd op bedrijven met een productie flow, dat kunnen zowel goederen als diensten zijn. Op basis van de geprognosticeerde factuurwaarde van de productie van de komende 12 maanden en de daarmee corresponderende externe, directe kosten wordt de dekkingsbijdrage berekend. Met betrekking tot de omzet en de directe kosten wordt vervolgens de factuurgang aangegeven of wel de tijd die verloopt tussen productie en facturatie daarvan (boeken debiteuren) en andersom, de tijd die verloopt tussen de realisatie van de externe, directe kosten (matching met de omzet) en de ontvangst van de daarmee gemoeide facturen (boeking crediteuren). Vervolgens worden de betalingstermijnen ingegeven die van toepassing zijn op de debiteuren en crediteuren. De bedrijfskosten, afschrijvingen, financieringskosten en -opbrengsten, investeringen en desinvesteringen, leningen, aflossingen e.d. worden vervolgens toegevoegd. Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 3 / 13 13-02-2014 8:47
Kasstromen naar bron RP Totaal Totaal -605 Financieringsactiviteiten Ontvangsten Aflossingen uitgegeven leningen Opgenomen leningen Rentebaten Vermogensvrijval FVA Uitgaven Aflossingen van opgenomen leningen Rentelasten Uitgegeven leningen Vermogensbeslag FVA -15 808 60 500 48 200-823 -285-88 -50-400 Investerings geldstromen Uitgaven Investeringen Voorheffing BTW (investeringen) -1.392-1.392-1.150-242 Operationele geldstromen Ontvangsten Debiteurbetalingen (facturatie nav PIRP) Debiteurbetalingen (facturatie nav PIV) Debiteurbetalingen oude facturen Uitgaven Afdracht BTW Afloop oude BTW posten Betaalde Interne doorbelaste kosten Betaalde vennootschapsbelasting Crediteurbetalingen (PIRP) Crediteurbetalingen facturen OvBkst (via crediteuren) Crediteurbetalingen nav nieuwe fct mbt PIV Crediteurbetalingen oude facturen (OvBkst.) Crediteurbetalingen oude facturen (productie) Loonheffing Netto lonen en salarissen Overige bedrijfskosten (contant) Overige Loon- en personeelskosten Figuur 2: Kasstromen naar bron 802 16.977 15.629 569 780-16.175-659 -85-180 -255-7.605-2.074-1.322-100 -560-1.190-1.300-246 -600 Specifiek voor dit model is dat de geldstromen die samenhangen met de afloop van de actuele liquiditeitspositie (debiteuren, voorraden, crediteuren, e.d.) systematische worden verweven met de geldstromen die samenhangen met de komende operationele activiteiten. Daardoor ontstaat zowel inzicht in de ontwikkeling van de liquiditeit op korte termijn als wel gedurende het verdere verloop van het komende exploitatiejaar. Deze opzet draagt bovendien bij aan de betrouwbaarheid van de uitkomsten. Daarnaast wordt de samenhang met de exploitatierekening gewaarborgd. Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 4 / 13 13-02-2014 8:47
Het kasstroomoverzicht kan ook worden gerapporteerd met als vertrekpunt ontvangsten en uitgaven. Kasstroom naar ontvangsten en uitgaven RP Totaal Ontvangsten Totaal -605 17.785 Uitgaven Financieringsactiviteiten Aflossingen uitgegeven leningen Opgenomen leningen Rentebaten Vermogensvrijval FVA Operationele geldstromen Debiteurbetalingen (facturatie nav PIRP) Debiteurbetalingen (facturatie nav PIV) Debiteurbetalingen oude facturen 808 60 500 48 200 16.977 15.629 569 780-18.390 Financieringsactiviteiten Aflossingen van opgenomen leningen Rentelasten Uitgegeven leningen Vermogensbeslag FVA Investerings geldstromen Investeringen Voorheffing BTW (investeringen) -823-285 -88-50 -400-1.392-1.150-242 Operationele geldstromen Afdracht BTW Afloop oude BTW posten Betaalde Interne doorbelaste kosten Betaalde vennootschapsbelasting Crediteurbetalingen (PIRP) Crediteurbetalingen facturen OvBkst (via crediteuren) Crediteurbetalingen nav nieuwe fct mbt PIV Crediteurbetalingen oude facturen (OvBkst.) Crediteurbetalingen oude facturen (productie) Loonheffing Netto lonen en salarissen Overige bedrijfskosten (contant) Overige Loon- en personeelskosten Figuur 3: Kasstroom naar ontvangsten en uitgaven -16.175-659 -85-180 -255-7.605-2.074-1.322-100 -560-1.190-1.300-246 -600 Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 5 / 13 13-02-2014 8:47
Zoals hiervoor aangegeven resulteren de berekeningen onder andere in posities van de debiteuren, crediteuren en de bankstand per maand. Hieronder is de uitkomst van de Rapportage Periode aangegeven. Bank, debiteuren en crediteuren einde RP RP 0: Kredietbehoefte Kredietbehoefte Totaal 1.405 1: Saldi openstaande debiteuren - openstaande crediteuren 138 2: Openstaande debiteuren (periodemutatie) 01: Saldi openstaande debiteuren aanvang verslagperiode (oude facturen) Ontvangen betalingen Uitgaande facturen 727 780-16.977 16.924 3: Openstaande crediteuren (periodemutatie) 01: Saldi openstaande crediteuren aanvang verslagperiode (oude facturen) Betaalde facturen Ontvangen facturen Figuur 4: Bank, debiteuren en crediteuren einde RP 589 660-11.661 11.590 Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 6 / 13 13-02-2014 8:47
Het model voorziet standaard in 10 omzet categorieën. Per categorie kan de hiervoor beschreven flow alsmede de ontwikkeling van het werkkapitaal worden gerapporteerd. Het aantal categorieën kan tegen extra kosten worden uitgebreid. In het volgende voorbeeld zijn de totalen van de categorieën uitgewerkt. In de bijlage zijn dezelfde overzichten per categorie opgenomen. Werkkapitaal Totaal RP 2013-03 2013-04 2013-05 2013-06 2013-07 2013-08 2013-09 2013-10 2013-11 2013-12 2014-01 2014-02 Werkkapitaal per categorie Exploitatie Dekkingsbijdrage 7.443 761 683 929 943 434 254 360 639 751 454 489 750 1: Productiewaarde 14.640 1.550 1.380 1.790 1.800 850 520 750 1.280 1.490 880 950 1.400 2: Directe externe kosten (PIRP) -7.197-790 -698-862 -857-417 -267-390 -642-739 -427-462 -650 Werkkapitaal (einde maand) / kapitaalbeslag 136 1.133 1.995 2.634 2.371 1.575 920 926 1.141 914 792 892 1: Debiteuren 1: Nog te factureren 2: Saldi debiteuren einde periode (cumulatief) 2: Crediteuren 1: Nog te ontvangen facturen (einde periode) 2: Saldi crediteuren einde periode (cumulatief) Figuur 5: Werkkapitaal 1.809 2.334 3.111 3.697 3.128 2.097 1.503 1.745 2.085 1.677 1.483 1.706 988 966 1.348 1.420 809 465 502 859 1.137 800 779 979 821 1.368 1.763 2.277 2.319 1.632 1.001 886 948 877 704 727-1.673-1.201-1.116-1.063-757 -521-583 -818-943 -763-692 -814-606 -493-487 -488-286 -204-303 -415-444 -301-312 -405-1.066-709 -629-575 -471-317 -280-403 -499-462 -380-410 N.B. Het verschil in het crediteurensaldo wordt verklaard doordat hiervoor uitsluitend de productie gerelateerde crediteuren zijn opgenomen en in voorgaand overzicht daarin tevens de crediteuren met betrekking tot de Overige bedrijfskosten zijn opgenomen. 2 Rapportage De overzichten zijn rechtstreeks toegankelijk in de applicatie zelf en kunnen als zodanig worden geprint. Tevens kunnen de overzichten worden geëxporteerd naar Excel of PDF. Zowel binnen de applicatie als binnen Excel kunnen de diverse niveaus (specificatie van de samenstelling van de posten en de verdeling over de maanden) worden uitgeklapt en geprint. De Excel bestanden kunnen verder worden bewerkt en worden geëxporteerd. 3 Opzet De benodigde gegevens worden vastgelegd via de Invoergegevens. Dit is een Excel sheet. Deze sheet wordt ingelezen in de Cashflow applicatie, waarvoor een licentie is vereist. De Invoergegevens kunnen eenvoudig worden aangepast voor nieuwe berekeningen en als basis dienen voor de invoer van een volgende periode. Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 7 / 13 13-02-2014 8:47
BIJLAGEN 1: Kasstromen (per maand) naar bron Figuur 6: Kasstromen (per maand) naar bron Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 8 / 13 13-02-2014 8:47
BIJLAGEN 2: Kasstromen (per maand) naar ontvangsten en uitgaven RP 2013-03 2013-04 2013-05 2013-06 2013-07 2013-08 2013-09 2013-10 2013-11 2013-12 2014-01 2014-02 Totaal Totaal -281-444 -600-237 198-426 321 152 35 246 203 226-605 Ontvangsten 1.238 1.200 1.306 1.555 1.709 2.228 1.487 1.227 1.414 1.543 1.443 1.435 17.785 Financieringsactiviteiten 100 Aflossingen uitgegeven leningen Opgenomen leningen Rentebaten Vermogensvrijval FVA 100 Operationele geldstromen Debiteurbetalingen (facturatie nav PIRP) Debiteurbetalingen (facturatie nav PIV) Debiteurbetalingen oude facturen 75 2 10 510 12 10 22 10 110 22 808 10 10 10 10 10 10 60 500 500 2 10 10 2 12 12 48 100 200 1.198 1.138 1.296 1.555 1.709 1.718 1.475 1.217 1.392 1.533 1.333 1.413 16.977 312 911 1.082 1.547 1.703 1.712 1.475 1.217 1.392 1.533 1.333 1.413 15.629 196 152 200 8 6 6 569 690 15 780 Uitgaven -1.481-1.682-1.906-1.793-1.511-2.654-1.165-1.075-1.378-1.297-1.239-1.209-18.390 Financieringsactiviteiten Aflossingen van opgenomen leningen Rentelasten Uitgegeven leningen Vermogensbeslag FVA Investerings geldstromen Investeringen Voorheffing BTW (investeringen) -20-30 -70-25 -35-25 -433-43 -33-33 -43-33 -823-20 -20-20 -25-25 -25-25 -25-25 -25-25 -25-285 -10-10 -8-18 -8-8 -18-8 -88-50 -50-400 -400-1.392-1.392-1.150-1.150-242 -242 Operationele geldstromen -1.652-1.768-1.476 Afdracht BTW Afloop oude BTW posten -25 Betaalde Interne doorbelaste kosten Betaalde vennootschapsbelasting 65 Crediteurbetalingen (PIRP) Crediteurbetalingen facturen OvBkst (via Crediteurbetalingen nav nieuwe fct mbt PIV Crediteurbetalingen oude facturen (OvBkst.) Crediteurbetalingen oude facturen (productie) Loonheffing Netto lonen en salarissen Overige bedrijfskosten (contant) Overige Loon- en personeelskosten Figuur 7: Kasstromen (per maand) naar ontvangsten en uitgaven -1.461-1.836-1.237-732 -1.032-1.345-1.264-1.196-1.176-16.175 54-87 -101-162 -141 174-52 -58-88 -116-82 -659-60 -85-15 -15-15 -15-15 -15-15 -15-15 -15-15 -15-180 -30-30 -30-30 -110-30 -30-30 -255-181 -531-922 -1.008-823 -566-381 -501-742 -710-614 -627-7.605-16 -146-274 -195-171 -221-222 -176-163 -163-163 -163-2.074-330 -743-181 -57-11 -1.322-80 -20-100 -520-40 -560-90 -90-90 -200-90 -90-90 -90-90 -90-90 -90-1.190-100 -100-200 -100-100 -100-100 -100-100 -100-100 -100-1.300-18 -35-18 -18-26 -25-18 -18-18 -18-18 -18-246 -50-50 -50-50 -50-50 -50-50 -50-50 -50-50 -600 Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 9 / 13 13-02-2014 8:47
BIJLAGEN 3: Bank, debiteuren en crediteuren (per maand) RP 2013-03 2013-04 2013-05 2013-06 2013-07 2013-08 2013-09 2013-10 2013-11 2013-12 2014-01 2014-02 Totaal 0: Kredietbehoefte Kredietbehoefte 1.081 1.524 2.124 2.362 2.164 2.590 2.268 2.116 2.081 1.835 1.631 1.405 1.405 1: Saldi openstaande debiteuren - openstaande crediteuren -413 338 922 1.522 1.602 1.064 529 303 269 235 145 138 138 2: Openstaande debiteuren (periodemutatie) 821 548 395 515 42-688 -631-115 62-71 -173 23 727 01: Saldi openstaande debiteuren aanvang verslagperiode (oude facturen) 780 780 Ontvangen betalingen -1.198-1.138-1.296-1.555-1.709-1.718-1.475-1.217-1.392-1.533-1.333-1.413-16.977 Uitgaande facturen 1.238 1.686 1.691 2.070 1.751 1.031 844 1.102 1.454 1.462 1.160 1.435 16.924 1.233-190 -149-96 111 96-37 -83 30 589 3: Openstaande crediteuren (periodemutatie) -203-86 -38 01: Saldi openstaande crediteuren aanvang verslagperiode (oude facturen) 660 660 Betaalde facturen -1.128-1.481-1.377-1.259-1.004-787 -603-677 -905-873 -777-791 -11.661 Ontvangen facturen 1.701 1.278 1.187 1.174 966 637 508 788 1.001 836 694 821 11.590 Figuur 8: Bank, debiteuren en crediteuren (per maand) Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 10 / 13 13-02-2014 8:47
BIJLAGE 4: Ontwikkeling werkkapitaal per categorie Figuur 9: Ontwikkeling werkkapitaal per categorie Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 11 / 13 13-02-2014 8:47
BIJLAGE 4 (vervolg): Ontwikkeling werkkapitaal per categorie Figuur 10: Ontwikkeling werkkapitaal per categorie Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 12 / 13 13-02-2014 8:47
Meer wensen? Heeft u wensen die niet genoemd zijn, vertel ze ons en wij zeggen u of dit in de bestaande versie mogelijk is, of kijken naar mogelijkheden om de (standaard) functionaliteit voor u uit te breiden. Meer weten? Deze brochure kan natuurlijk niet alles 100% duidelijk maken. Wilt u meer informatie of een vrijblijvende demonstratie, dan horen we dat graag van u. Overige standaard applicaties van Van der Heijde automatisering B.V. Naast de in deze brochure genoemde applicatie leveren wij ook onderstaande standaard applicaties Facturatieapplicatie HIS-OB Voor het snel genereren van periodieke en/of incidentele facturen. Koppelingen met eigen systemen mogelijk voor synchronisatie van debiteur gegevens alsmede het doorboeken van facturen naar het financiële systeem. Verplichtingenadministratie (HIS-VA) / Accordering facturen Het registreren van verplichtingen die zijn aangegaan met zowel debiteuren als crediteuren. Mogelijkheid tot synchronisatie van facturen uit het financieel systeem en tonen van digitale facturen. Budgetmogelijkheden inclusief uitgebreid autorisatiesysteem voor zowel invoer als accordering van verplichtingen en toegekende facturen. Per autorisatieregel kan aangegeven worden onder welke condities (hoogte van bedragen) deze moet worden uitgevoerd en wie die mag uitvoeren. Cashflow Standaard applicatie voor het verdelen van een verscheidenheid aan gegevens in de tijd. Denk hierbij niet alleen aan financiële kosten en baten (t.b.v. kasstroom overzicht), maar bv. ook het aantal in aanbouw / verkochte woningen van een project. De verdeling gebeurt op basis van een aantal standaard verdeelschema s (b.v. lineair, 100% op startdatum, S-curve e.d.) over een periode die bij de te verdelen gegevens is opgegeven. De gegevens kunnen gekoppeld worden aan bv. projecten en kostenplaatsen, waarbij het bv mogelijk is om verdeelschema automatisch te koppelen op basis van de kostenplaats. De gegevens worden meestal uit een bestaande klantdatabase gesynchroniseerd, maar kunnen eventueel ook handmatig ingevoerd worden. Alle rapportages zijn op verschillende manieren te groeperen via drilldown mogelijkheden en te exporteren naar Excel. Over Van der Heijde automatisering B.V. Van der Heijde automatisering is actief sinds 1995. Naast een aantal standaard applicaties maken wij ook veel maatwerk applicaties. Dit doen we primair met Microsoft producten. Naast applicaties houden we ons ook bezig met rekenmodellen in Excel. Hierbij hebben we o.a. mogelijkheden voor het ontsluiten van de gegevens uit deze rekenmodellen naar een database, alsmede mogelijkheden tot het automatische bijwerken van rekenmodellen waar veel verschillende versies voor bestaan (denk b.v. aan rekenmodellen per project). Van der Heijde automatisering B.V. E-mail : info@heijde.nl Telefoon : 036-530 0 530 Website : www.heijde.nl Brochure Cashflow Prognosemodel (Lvls01_Data01) 13 / 13 13-02-2014 8:47