Handleiding Unieke Barcode a) Algemene Info Vanaf 1 juli 2004 mag de farmaceutische industrie geen verpakkingen meer verspreiden zonder unieke barcode en vanaf 1 januari 2005 mogen in de apotheken geen verpakkingen meer verkocht worden zonder unieke barcode, behalve de resterende stock. Uw pakket is reeds enige tijd in staat om de unieke barcodes in te scannen. In bijhorende handleiding leggen we u uit hoe het beheer van de unieke barcodes in de praktijk geregeld wordt.
b) Hoe helpt PharmaWin u bij het uitvoeren van deze bijkomende administratieve taak? Wij hebben getracht deze bijkomende administratieve taak zo eenvoudig mogelijk te maken voor u. Er werd een parameter toegevoegd voor de controle van de unieke barcode: In het hoofdmenu van PharmaWin kiest u voor Parameters en vervolgens voor Algemene Parameters. Daar klikt u op het tabblad Aflevering 2.
Fig. 1 Via deze parameter kan u zelf bepalen wanneer het scherm voor het nazicht van de ontbrekende unieke barcodes getoond wordt. U kan een keuze maken uit drie mogelijkheden: 1- Nooit. Dit is de standaardwaarde Het scherm voor het nakijken van de unieke barcodes wordt dan nooit opgeroepen. 2- Indien terugbetaalbaar Het scherm wordt getoond bij het afsluiten van de aflevering zodra één verpakking die terugbetaalbaar is in de categorie RIZIV actief geen unieke barcode heeft. 3- Altijd. Het scherm wordt getoond elke keer de aflevering afgesloten wordt. 4- Indien nodig Het scherm wordt getoond bij het afsluiten van de aflevering indien minstens één terugbetaalbare verpakking op een voorschrift dat naar tarificatie zal doorgestuurd worden, geen unieke barcode bevat. Na het uitvoeren van update-cd 5 van december 2004, zal mode 4 (indien nodig) automatisch geactiveerd worden. Wij zullen verder in deze handleiding de werking van het controlescherm van de unieke barcode uitleggen.
De aflevering is in staat om zowel de reeds bestaande barcodes als de nieuwe unieke barcodes te lezen. De numerieke barcode zal automatisch opgeslagen worden voor elke verpakking waarvan de unieke barcode gelezen werd tijdens de aflevering. De unieke barcodes zullen naar uw tarificatiedienst gestuurd worden op uw tarificatiediskette. In de meeste gevallen is een aflevering met unieke barcode identiek aan een aflevering zonder unieke barcode. Afhankelijk van hoe u uw programma ingesteld heeft, zal er eventueel een controlescherm voor de unieke barcodes getoond worden.
Fig. 2 In dit controlescherm ziet u alle verpakkingen met hun unieke barcode. Het veld Unieke barcode kan drie kleuren hebben: - Groen: indien er een correcte unieke barcode ingelezen werd; - Geel: indien er een unieke barcode ingelezen werd maar deze geen correcte check-digit bevat (onderaan verschijnt dan de melding Verkeerd uniek nummer en kan u eventueel de unieke barcode opnieuw ingeven); - Rood: indien er geen unieke barcode ingelezen werd. Indien één van de verpakkingen geen unieke barcode heeft maar terugbetaalbaar is in categorie RIZIV actief, verschijnt onderaan de tekst: Aantal ontbrekende Unieke Barcodes: xx. U heeft de mogelijkheid om rechtstreeks in dit controlescherm de barcodes in te scannen. Het volstaat om de unieke barcode van de verpakking in kwestie in te scannen. De ingelezen unieke barcode zal dan automatisch in het juiste veld komen te staan. U hoeft dus niet eerst de lijn te selecteren van het product waarvan u de unieke barcode gaat scannen. Indien de gescande unieke barcode niet overeenkomt met één van de afgeleverde verpakkingen, krijgt u een melding dat de specialiteit niet gevonden is en wordt de unieke barcode niet opgeslagen in het raster. Als u twee keer dezelfde barcode inscant, krijgt u daar eveneens een melding van en wordt er geen rekening gehouden met de tweede lezing van de unieke barcode. Met de knop Delete kan u de unieke barcode van de geselecteerde lijn wissen. Met de knop Insert kan u de unieke barcode van de geselecteerde lijn met het klavier ingeven (indien u bijvoorbeeld niet over een barcodescanner beschikt).
U bevestigt uw keuze door op <Enter> te duwen op het klavier of door op de groene vink te klikken met de muis. PharmaWin onthoudt de unieke barcodes en controleert bij het inscannen van elke unieke barcode of deze reeds vroeger niet opgeslagen is en dit over een periode van 3 jaar. Wij raden u aan om enkel verpakkingen terug te nemen van voorschriften die nog niet naar de tarificatiedienst vertrokken zijn. Wat gebeurt er wanneer ik een tweede maal dezelfde verpakking aflever? a) Wanneer u twee keer dezelfde unieke barcode inscant tijdens dezelfde aflevering, wordt onderstaand waarschuwingsscherm getoond:
Fig. 3 Indien u Neen antwoordt, wordt de lezing van deze unieke barcode geannuleerd. Indien u Ja antwoordt, wordt deze specialiteit nogmaals toegevoegd aan de verkoop maar deze keer dan zonder unieke barcode. b) Wanneer u een unieke barcode inscant die reeds afgeleverd is in de drie afgelopen jaren, krijgt u onderstaand waarschuwingsscherm te zien: Fig. 4 De datum van de vorige aflevering, het ticketnummer en het voorschriftnummer (indien op voorschrift afgeleverd) worden getoond. Er wordt u gevraagd of u de verpakking toch wil afleveren. Indien u Neen antwoordt, wordt de huidige aflevering geannuleerd.
Indien u Ja antwoordt, wordt de huidige aflevering onthouden met de unieke barcode en het eventuele risico deze unieke barcode een tweede keer naar het RIZIV te sturen. Indien u Zonder Uniek Nr. antwoordt, wordt de verpakking afgeleverd zonder unieke barcode. Indien u op de knop Ga naar Herzien klikt, gaat u in herzien naar de aflevering waar dit product reeds ingelezen werd. Hoe moet u een verpakking terugnemen? U scant de barcode van de verpakking in aflevering. Indien deze verpakking reeds afgeleverd werd en u ze terug wenst te nemen, kan u hier op de knop Ga naar Herzien klikken.
Fig. 5 In Herzien klikt u vervolgens op F3: wijziging. Dan selecteert u de lijn van het product dat u wil terugnemen en duwt u op delete-toets van uw klavier. Het onderstaande scherm wordt getoond: Fig. 6 Zowel de benaming van het product als de unieke barcode worden getoond. Er wordt u de vraag gesteld of de verpakking reeds doorgestuurd is naar tarificatie. Indien u op Annuleren klikt, wordt de terugname geannuleerd. Indien u op Neen klikt, wordt de verpakking teruggenomen en de unieke barcode gewist uit het geheugen van PharmaWin. Wanneer u deze verpakking inscant tijdens een latere aflevering, zal deze zonder vragen aanvaard worden. Indien u op Ja klikt, wordt de verpakking teruggenomen maar blijft de unieke barcode onthouden in het geheugen van PharmaWin. Wanneer u deze verpakking tijdens een latere aflevering inscant, zal u op een bijkomende vraag moeten antwoorden zoals op Figuur 5..
Hoe moet u te werk gaan bij een uitgestelde levering Bij het maken van een uitgestelde aflevering, wordt de unieke barcode van de verpakking die u inscant niet geregistreerd. Op het moment dat de patiënt terug naar de apotheek komt om het product af te halen, zal PharmaWin automatisch het controlescherm van de unieke barcodes tonen indien u de unieke barcode van de afgeleverde verpakking niet ingelezen heeft. Opmerkingen: In Herzien zal bij alle afleveringen (vanaf 1 juli) die doorgestuurd worden naar Tarificatie onderaan de melding Unieke barcode ontbreekt verschijnen indien de unieke barcode van één van de afgeleverde producten ontbreekt. In herzien ziet u per product of er al dan niet een unieke barcode ingelezen werd. Er zijn drie mogelijkheden:
- naast het product staat dit symbool indien een unieke barcode ingelezen werd; (om de unieke barcode te zien moet u de productlijn selecteren, de UBC verschijnt dan in een geel kader) - naast het product staat dit symbool indien geen unieke barcode ingelezen werd terwijl er voor tarificatie wel één nodig is; - naast het product staat geen symbool indien geen unieke barcode ingelezen werd en er voor tarificatie ook geen nodig is. Het is mogelijk om rechtstreeks in Herzien unieke barcodes toe te voegen door de unieke barcode van de verpakking in te scannen. Het programma zal de unieke barcode dan automatisch aan het juiste product koppelen. De unieke barcodes die ingelezen worden tijdens een aflevering waarbij het voorschrift verschuldigd is, worden automatisch naar het voorschrift getransfereerd op het moment van de regularisatie van het verschuldigd voorschrift.