2 Activeren van het dynamisch stockbeheer

Transcriptie

1 1 Inleiding Dynamisch Stockbeheer Er zijn 3 soorten bestelpolitiek: niet (Fix), half (Semi) en volledig (Full) automatisch. Het semi-automatisch stockbeheer komt overeen met het systeem van Competel terwijl full overeenkomt met het volautomatisch systeem van ICS. Wanneer u kiest voor semi- of full-automatisch stockbeheer zullen de te bestellen hoeveelheden aangepast worden naargelang de verkoop van een product en dit op basis van de verkoopsstatistieken. Standaard wordt het fix stockbeheer gebruikt, maar we kunnen steeds veranderen naar een andere politiek. In deze handleiding leggen we u het verschil uit tussen de verschillende bestelpolitieken 2 Activeren van het dynamisch stockbeheer Om te kiezen welk stockbeheer u gaat gebruiken, gaat u naar Parameters Algemene Parameters Aflevering 1 en daar klikt u onderaan rechts op de knop Dynamisch stockbeheer. Dan zal het scherm van het stockbeheer geopend worden. Om over te schakelen van het fix stockbeheer naar het dynamisch stockbeheer klikt u op Fix na Mechanisme en kiest u het stockbeheer dat u wenst te gebruiken. OPGELET: Als u aanpassingen wil aanbrengen in het stockbeheer en de gemiddelden wil herberekenen, moet u Aflevering afsluiten op alle toestellen!

2 3 Geen automatische bestelpolitiek (Fix) Met deze methode kiest u om geen dynamische bestelpolitiek in te stellen. Klik met de muis op Fix om deze methode te kiezen. Standaard wordt Pharmawin zo geïnstalleerd. In de specialiteitenfiche zien we dan het volgende scherm: 4 Half automatische bestelpolitiek (Semi)

3 (dit systeem was mogelijk in competel en in ics) U kan kiezen om half automatische bestelpolitiek in te stellen waardoor u met één of twee groothandels kan werken en er besteld wordt naargelang het aantal verkopen. Er worden exact dezelfde principes en gemiddelden gehanteerd als vroeger in competel Er dienen 2 groothandels ingesteld te worden. Grossist gewoon bestelpunt: PC Selecteer hier de groothandelscode voor als het normale bestelpunt bereikt is door op de punt komma te klikken en uw keuze te maken uit de lijst van groothandels. Grossist dringend bestelpunt: FE Selecteer hier de groothandelscode voor als het dringende bestelpunt bereikt is door op de punt komma te klikken en uw keuze te maken uit de lijst van groothandels.

4 De tabel van de bestelcodes kan men zelf invullen naargelang de noden van de apotheek. Dit doet u door het veld te selecteren en de waarde in te geven met het numeriek gedeelte van uw toetsenbord. Met de tabtoets kan u naar het volgende veld springen. Sinds juli worden deze bestelcodes automatisch overgenomen bij personen die omgeschakeld zijn van Competel naar Pharmawin. Door op de knop Reset te klikken heeft u de mogelijkheid om de huidige bestelcodes te vervangen door de standaard bestelcodes die u hieronder ziet. Hoe interpreteert u een regel uit de tabel bestelpolitiek? Voorbeeld: De bestelcode is een uniek nummer dat wordt toegekend aan elke lijn. In dit geval worden alle producten die een omzet halen van 5 stuks of meer per maand besteld per 5 bij de groothandel van het gewoon bestelpunt (PC) als de stock 3 wordt. Op het moment dat de stock 1 wordt, zal de computer de bestelling weghalen bij groothandel PC en de te bestellen hoeveelheid doorschuiven naar de groothandel voor dringend bestelpunt (FE). Indien er in 1 keer zoveel producten verkocht worden dat de stock onder het bestelpunt valt, zal het programma ervoor zorgen dat er steeds voldoende bijbesteld wordt opdat de stock terug boven het bestelpunt uitkomt De computer kijkt eerst naar het gewone bestelpunt en dan pas naar het dringende bestelpunt.

5 Indien u het dringend bestelpunt gelijk maakt aan het bestelpunt, gaat de computer automatisch elke bestelling doorschuiven naar de groothandel van het dringende bestelpunt. Als er een wezenlijk verschil bestaat tussen het dringend bestelpunt en het gewoon bestelpunt (vb 1 tot3 of 2 tot 5) dan is er slechts een geringe kans dat u het dringend bestelpunt bereikt en zal de bestelling genoteerd blijven staan bij de groothandel van het gewone bestelpunt. Activeren Na het invullen van de tabel drukt u op het groen vinkje om de instellingen toe te passen. U zal dan onderstaand scherm te zien krijgen. Standaard wordt voorgesteld om de gemiddelden van alle producten te herberekenen. U kan echter ook kiezen om enkel de gemiddelden van de producten zonder een vaste bestelcode te herberekenen of om de gemiddelden helemaal niet te herberekenen. Dit kan even duren. In de productfiche ziet u dan de volgende gegevens:

6 Aan elk product wordt nu automatisch een bestelcode toegekend uit de tabel die u heeft ingesteld. Deze code wordt automatisch aangepast naargelang de verkoop stijgt of daalt. Deze bestelcode kan u vastzetten door de optie Fix aan te vinken in de specialiteitsfiche van elk product. Dan zal de bestelcode niet meer veranderen ten gevolge van de verkoop. Wanneer u een product voor de eerste keer verkoopt, wordt er gewoon 1 besteld. Als het product daarna nog verkocht wordt en de gemiddelde verkoop groter of gelijk aan de omzet van bestelcode 1 wordt, zal de computer vragen of het product in voorraad mag genomen worden. Indien u op deze vraag Ja antwoordt, wordt de bestelcode van dit product aangepast van 0 naar 1 zodat het product in de toekomst automatisch besteld zal worden. Deze vraag zal u dan ook niet meer gesteld worden tenzij de verkoop van een product zodanig daalt dat de bestelcode terugvalt op 0. Dan zal u gevraagd worden of u het product in stock wenst te houden.

7 Indien u Nee antwoordt, blijft de bestelcode onveranderd op 0. Als er reeds een bestelling doorgestuurd is met dit product in, stelt het programma wel de vraag of er opnieuw besteld moet worden. Indien u ja kiest, wordt er 1 extra bijbesteld. Indien u nee antwoordt, wordt er niks bijbesteld. De bestelcodes worden hier ook niet gewijzigd. Ze blijven op code 0 staan. Als het product daarna nog eens verkocht wordt, zal de computer opnieuw vragen of het product in voorraad mag genomen worden. 5 Volledig automatische bestelpolitiek (Full) (dit systeem was in ics mogelijk) U kan kiezen om volledig automatisch te bestellen aan de hand van twee regels. Er zijn twee regels: Algemeen: Als er minder dan 14 dagen stock is, alles bijbestellen wat binnen 21 dagen kan verkocht worden. Wanneer uit de statistieken en de voorraad blijkt dat er niet meer voldoende voorraad is om 14 dagen te kunnen verkopen, zonder te bestellen, plaats dan een aantal producten in bestelling. Dit aantal is afhankelijk van het aantal dagen dat in het tweede vakje is ingesteld en duidt op de rotatieperiode van de bestelde producten.

8 Als men alleen maar gebruik zou maken van deze regel, zouden enkel de veel verkochte producten in voorraad genomen worden. Daarom is er ook een uitzondering op deze regel. Uitzondering: Producten waarvan er minstens 1 om de 360 dagen verkocht wordt, steeds 1 in stock houden. Activeren Na het invullen van de gegevens klikt u op het groene vinkje om de aanpassingen toe te passen. Dan wordt u gevraagd om de gemiddelden te herberekenen. Dit kan even duren. In de productfiche ziet u dan de volgende parameters: U kan de optie Drempel aanzetten om met min.stock en min hoeveelheid te werken. Als u deze optie aanzet, zal de computer rekening houden met

9 de min. Stock en min. hoeveelheid in plaats van de regel Full die u heeft ingevuld bij de stockinstellingen. Als er volgens de berekeningen van het volautomatisch stockbeheer echter meer producten moeten besteld worden dan volgens de minimum hoeveelheid, zal dit ook automatisch gebeuren. Als de verkoop van een product stijgt, zullen er automatisch meer producten besteld worden aangezien er anders niet genoeg stock is om te verkopen voor de periode die u ingesteld heeft bij de parameters van het full stockbeheer.