Voor de Kennissatelliet Amersfoort Een advies- en overzichtsrapportage ten behoeve van de optimale implementatie van een SharePoint Portal Server binnen de Kennissatelliet Amersfoort Auteur: Datum: 16 juli 2004 Versie: 1.2
Het bestuur van de Stichting Hogeschool van Utrecht aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade voortvloeiende uit het gebruik van enig gegeven, hulpmiddel of procédé in dit verslag geschreven. Vermenigvuldiging zonder toestemming van zowel de opleiding Mediatechnologie van de Hogeschool van Utrecht als de opdrachtgever, projectbureau ImmI, is niet toegestaan. 2
Samenvatting Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is er duidelijk behoefte aan één centraal informatiesysteem. Er zijn binnen de Hogeschool van Utrecht(HvU) tal van informatiebronnen beschikbaar maar deze zijn niet onder een enkel systeem gebracht. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid in de wijze waarop naar informatie gezocht moet worden. In eerste instantie was de bedoeling om hiervoor gebruik te gaan maken van Perseus. Dit is een centraal informatie systeem die is opgezet door de Faculteit Communicatie en Journalistiek(FCJ) en in samenwerking met de Faculteit Natuur en Techniek(FNT) verder zou worden uitgebreid. Echter werd er al gesproken over SharePoint Portal Server van Microsoft als centraal systeem binnen de hele HvU. De ontwikkelingen hierin waren al dusdanig ver dat er voor gekozen is om niet verder te gaan met Perseus. De SharePoint Portal Server zal, eenmaal in gebruik, centraal komt te draaien op een andere locatie dan de KSA. SharePoint leent zich uitstekend om op afstand te beheren op een daarvoor aangewezen plaats binnen de portal. Alleen het toevoegen van webparts (in het bijzonder de assembly DLL bestanden) aan de portal vereist enige administratieve taken die niet direct kunnen worden gedaan. Verder zijn de mogelijkheden gelijk, indien de rechten goed zijn geconfigureerd, aan het beheer van een eigen server. Dit neemt niet weg dat er een kennisgat bestaat over de mogelijkheden en het beheer van SharePoint binnen de KSA. Om deze reden is er een test server opgezet en dit document opgesteld. De portal server bestaat uit twee delen: Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server. Deze laatste is een uitbreiding op de SharePoint Services die het o.a. mogelijk maakt eenvoudig op informatie te zoeken en informatie de delen of publiceren. De functionaliteiten binnen deze SharePoint producten bieden alle mogelijkheden die gewenst zijn voor een HvU brede portal en ligt tevens in het verlengde van de wensen vanuit de KSA. Vooral de zoekmogelijkheden binnen SharePoint Portal Server is een belangrijk punt geweest in de keuze van een centrale informatievoorziening. SharePoint Portal Server biedt standaard full-text inhoudsindexering en zoekfaciliteiten voor veel soorten inhoudsbronnen. Hierbij kan gedacht worden aan mailboxen, databases, bestand shares, websites enz. Deze zijn overigens naar wens uitbreidbaar met andere informatiebronnen of met het indexeren en beschikbaar stellen van een nieuw bestandstype doormiddel van nieuwe zoekfilters. De mogelijkheden hierin zijn bijzonder uitgebreid, niet alleen voor het zoeken binnen SharePoint maar ook algemenere uitbreidingen aan het systeem gebaseerd op het.net platform. Ten behoeve van dit document is een test server opgezet en zijn de bevindingen beschreven die dit opleverde. Belangrijk is wel te weten dat SharePoint vrijwel volledig kan worden aangepast en worden uitgebreid. Om deze reden zijn alleen de directe zaken die van belang zijn in een dergelijk systeem beschreven. De configuratie van de SharePoint Portal Server is vrij eenvoudig op te zetten en te onderhouden. Eventuele uitbreiding aan het systeem vereisen echter wel wat meer technische kennis. Ondanks dat is er enorm veel informatie beschikbaar die hierbij van dienst kan zijn. Ook zijn er vanuit Microsoft diverse hulpmiddelen, zoals webpart templates, en zijn er webparts beschikbaar om te downloaden. Ook zijn er kant-en-klare webparts en filters van derden beschikbaar die kunnen worden geïnstalleerd in de SharePoint Portal Server. 3
Conclusies en aanbevelingen SharePoint Portal Server blijkt bijzonder eenvoudig te zijn bij de installatie, configuratie en in het gebruik van het systeem. Met wellicht een korte introductie is men al snel in staat eigen sites en inhoud beschikbaar te stellen met alle bijkomende zaken zoals rechten, doelgroepen enz. Voor gebruikers is de (initiële) navigatie eenvoudig in gebruik en deze werkt in principe niet anders dan een normale website. Het uitbreiden van zoekmogelijkheden en webparts zijn wel meer technisch uitdagend maar zeker goed haalbaar. Microsoft biedt enorm veel informatie en hulpmiddelen om hierin te voorzien. Ook derde partijen beiden informatie en complete webparts en zoekfilters voor SharePoint. Alle zaken binnen het SharePoint zijn aan te passen via uitgebreide configuratie en beheer features binnen het systeem. Zo is het mogelijk de volledige lay-out en opmaak van pagina s aan te passen aan de wensen van de organisatie. Ook de opzet van een herkenbare en bruikbare navigatie structuur is volledig aan te passen aan de wensen. Het belangrijkste punt van dit rapport is inzicht geven in de mogelijkheden van SharePoint Portal Server. Specifiek de zoekmogelijkheden en uitbreidbaarheid van deze applicatie. Hieruit blijkt dat de aanpasbaarheid van SharePoint enorm groot is. Het systeem is gebouwd op het.net platform en is via programmeertalen zoals ASP.NET en C#.NET uitbreidbaar in de breedste zin van het woord. SharePoint Portal Server bezit standaard al over veel features, is eenvoudig uitbreidbaar en wordt goed ondersteund. Het Perseus systeem haakte vaak op deze punten af. De wensen vanuit de KSA vereisten bepaalde functionaliteiten die bijvoorbeeld nog apart moesten worden ontwikkeld voor Perseus maar standaard in SharePoint zitten. Naast dat het samenwerkingverband tussen de FNT en FJC niet bijzonder goed verliep, en dat de HvU al veel verder met SharePoint was dan verwacht, maakte de keus voor SharePoint Portal Server niet moeilijk. Dit rapport richt zich voornamelijk op de uitleg van wat SharePoint is, wat de mogelijkheden zijn en een praktijk situatie. Echter zijn de mogelijkheden SharePoint producten en technologieën te omvattend om allemaal te worden beschreven. Er is ook dan voor gekozen om slechts de meest relevante informatie op te nemen. Dit neemt niet weg dat alle documentatie rondom een centraal informatie systeem, voor de keuze voor SharePoint, belangrijk blijft. Deze achtergrond informatie is zeker van belang om een beter inzicht te krijgen in de keuzes die zijn gemaakt evenals diverse relevante technische informatie en bevindingen. Het is dan ook zeer raadzaam de documentatie, aangegeven bij het literatuuroverzicht van dit rapport, door te nemen. 4
Voorwoord In maart 2004 ben ik begonnen met mijn afstudeerperiode bij projectbureau ImmI(Instituut voor Multimedia en Interactie). Ik ben student aan de opleiding Mediatechnologie aan de Hogeschool van Utrecht. De organisatie ImmI is verbonden aan de faculteit Natuur en Techniek aan de Hogeschool van Utrecht en wordt bekostigd uit het innovatiefonds van deze faculteit. De onderwijsconcepten van de HBO Mediatechnologie en Information Engineering opleidingen aan deze faculteit is modern en gaat uit van een nauwe band met de beroepspraktijk. Het doel van dit project bureau is door vanuit een heldere en zorgvuldig geformuleerde positionering projecten samen met de beroepspraktijk te gaan doen, met harde deadlines, resultaatverplichting en potentieel materieel gewin ten behoeve van deze opleidingen. Tevens ligt de hieronder beschreven opdracht in het verlengde van het project Verbetering In & Externe Infovoorziening wat tevens ook een innovatiefonds project is. Mijn initiële afstudeeropdracht is geformuleerd als zijnde: het aanvullen van Perseus. Perseus is een centraal informatie systeem wat bij de Kennissatelliet van Amersfoort zou geïmplementeerd worden. Deze opdracht bestond uit een aantal onderdelen, te weten: Een adviesrapport over de installatie van Perseus. De daadwerkelijke implementatie van de Perseus server. De implementatie van bestaande informatiesystemen in Perseus. Het ontwikkelen van een search-module voor Perseus. Een handleiding van Perseus m.b.t. instellingen, toevoegen nieuwe modules en dergelijke. Hieruit is een adviesrapport voor Perseus ontstaan. Echter is vanwege diverse overwegingen ervoor gekozen om over te stappen op SharePoint Portal Server als centraal informatie systeem. Dit heeft tot verandering in de afstudeeropdracht geleid op applicatie niveau. De volledige opdracht was nu geformuleerd als zijnde: De implementatie van een centraal informatie systeem, met de volgende onderdelen: Een advies- / onderzoeksrapport over de implementatie van Perseus. Een advies- / onderzoeksrapport over SharePoint (met een nadruk op de zoekmogelijkheden). De opzet van een SharePoint Portal Server test server en het beschrijven van de bevindingen. Dit laatste punt is ook deel van dit adviesrapport en zal dieper ingaan op de bevindingen over o.a. de installatie, Active Directory koppeling, en opzetten van en webpart, het toevoegen van een zoekfilter en de back-up mogelijkheden. Deze rapportage moet een beeld geven de mogelijkheden van SharePoint, de zoekmogelijkheden binnen SharePoint Portal Server en de hands-on bevindingen met de opzet van een test server. Hieruit zal een overzicht worden samengesteld met gepaste bevindingen en adviezen., 16 juli 2004 5
Inhoudsopgave Samenvatting... 3 Conclusies en aanbevelingen... 4 Voorwoord... 5 Inhoudsopgave... 6 1. Inleiding... 8 1.1 Context... 8 1.2 Probleemstelling... 8 1.3 Wensen en randvoorwaarden... 8 1.4 Doel van het rapport... 9 1.5 Uitgangspunten... 9 1.6 Opbouw rapport... 9 2. Microsoft SharePoint...10 2.1 Wat is Windows SharePoint Services...10 2.2 Wat is SharePoint Portal Server...12 2.3 Integratie mogelijkheden Microsoft Office...14 2.4 Verschil en relatie tussen WSS en SPS...16 2.5 De toekomst van SharePoint binnen de HvU...20 2.6 Systeemvereisten...21 2.6.1 Windows SharePoint Service...21 2.6.2 SharePoint Portal Server...22 2.7 Licentievormen...23 2.7.1 Twee verschillende Windows CAL s...23 2.7.2 Client toegang licentie modes...23 3. Zoeken met SharePoint...25 3.1 Mogelijkheden binnen SharePoint...25 3.1.1 Zoekmogelijkheden Windows SharePoint Services...25 3.1.2 Zoekmogelijkheden SharePoint Portal Server...25 3.1.3 Uitbreidingen op zoekmogelijkheden...27 3.2 Afhandeling van queries binnen SharePoint...29 3.3 Uitbreiding van Sharepoint...30 3.3.1 Mogelijkheden met.net...31 3.3.2 Mogelijkheden met filters...31 3.4 Beperkingen doormiddel van Active Directory...35 6
4. SharePoint Portal Server Bevindingen...36 4.1 Installatie Procedure...36 4.1.1 Vereisten voor installatie...36 4.1.2 Het soort installatie...36 4.1.3 Initiële configuratie...37 4.2 Het maken van een infrastructuur met gebieden en subgebieden...39 4.3 Het gebruik van doelgroepen...40 4.4 Het importeren van Active Directory gebruikersprofielen...41 4.5 Configuratie van gebruikers en beveiliging...42 4.6 De opzet en implementatie van een webpart...45 4.6.1 De webpart description bestand...46 4.6.2 De webpart assembly bestand...47 4.6.3 De webpart eigenschappen...47 4.6.4 Verschillen in webpart type...47 4.6.5 Voordelen van het webpart ontwerp...48 4.6.5 Het importeren en exporteren van webparts...49 4.6.6 De ontwikkeling van een simpele webpart...49 4.7 De opzet en gebruik van sjablonen...50 4.7.1 Werken met site definities...50 4.7.2 Werken met aangepaste sjablonen...51 4.8 Aanpassen van de vormgeving d.m.v. CSS...52 4.9 Het toevoegen van een zoekfilter...53 4.10 Back-up mogelijkheden van SharePoint Portal Server...54 5. Literatuuroverzicht...56 6. Bijlagen Bijlage I. Feature Matrix WSS & SPS Bijlage II. Full-Text Search Comparison Tables Bijlage III. Systeemvereisten SharePoint Portal Server Bijlage IV. Installatie en registratie PDF ifilter 5.0 Bijlage V. Het ontwikkelen van een eenvoudige webpart Bijlage VI. Verklarende woordenlijst 7
1. Inleiding Binnen de FNT(Faculteit Natuur en Techniek) kan en breed scala van verschillende informatie(bronnen) apart worden geraadpleegd. Hierbij kan gedacht worden aan de studentenmail, het cijferbureau, het roosterbureau, diverse bronnen van naslagwerk, webpagina s, de file server enzovoorts. Hierdoor ontstaat een grote chaos in de wijze waarop naar informatie moet worden gezocht. Om hier orde in te scheppen zal er gebruik worden gemaakt van SharePoint Portal Server om alle informatie onder één interface te brengen. 1.1 Context Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is duidelijk de behoefte aan één centraal informatiesysteem. In eerste instantie wordt hierna gekeken vanuit de opleidingen Mediatechnologie en Information Engineering aan de Hogeschool van Utrecht. De eerste insteek was om met een centraal informatiesysteem onder de naam Perseus te gaan werken. Echter bleek halverwege de afstudeeropdracht dat SharePoint Portal Server de betere keuze was gezien vanuit de wensen voor een dergelijk systeem. Perseus was overigens bedoeld als een tussenstap voor een uniform intranet systeem die over de gehele Hogeschool van Utrecht(HvU) zou moeten gaan draaien. De ontwikkelingen vanuit de HvU met SharePoint waren echter al veel verder gevorderd dan de verwachting was. Dit en het feit dat het samenwerkingsverband met de FJC(Faculteit Communicatie en Journalistiek) voor Perseus moeizaam verliep en SharePoint Portal Server bepaalde faciliteiten standaard bevat in tegenstelling tot Perseus heeft geleid tot de keuze voor SharePoint. Vanaf volgend schooljaar(2004/2005) zullen de eerste testomgevingen gaan draaien vanuit de HvU waar verschillende opleidingen aan zullen deelnemen waaronder Mediatechnologie en Information Engineering. 1.2 Probleemstelling Momenteel is er nog geen centraal informatie systeem beschikbaar op de KSA die alles op een ordelijke wijze aan de gebruikers(docenten, medewerkers en studenten) kan aanbieden. De keuze voor SharePoint Portal Server betekent dat, vanwege de ontbrekende kennis hierover, er inzicht nodig is in deze applicatie. Duidelijk zal moeten worden wat de reikwijdte van de mogelijkheden met SharePoint zijn. Ook inzicht in de uitbreidingsmogelijkheden is van belang. 1.3 Wensen en randvoorwaarden Er is specifiek gekozen voor SharePoint als centraal intranet systeem ten behoeve van hogere student en medewerker tevredenheid, betere interne en externe informatievoorziening, kennisdeling en optimale samenwerking. Het moet de mogelijkheid bieden om bestaande systemen te integreren. Daarnaast moeten informatiepagina s beschikbaar zijn waarop studenten en docenten kunnen communiceren met betrekking tot lessen, het maken van afspraken of het opzoeken van contactinformatie. 8
1.4 Doel van het rapport Het doel van dit rapport is een overzicht en advies te geven over de mogelijkheden, implementatie, configuratie en onderhoud van SharePoint Portal Server als centraal informatie systeem. 1.5 Uitgangspunten Er wordt van uitgegaan dat er gebruik gaat worden gemaakt van SharePoint Portal Server, als centraal informatie systeem, over de hele Hogeschool van Utrecht. Bestaande informatiesystemen zullen worden overgenomen door de functionaliteiten van SharePoint of worden ingebouwd in het systeem. Ten behoeve van dit rapport zal er echter op bepaalde punten worden uit gegaan van de situatie binnen de KSA. Dit heeft voornamelijk betrekking op de opzet van een test server. Deze maakt uiteraard gebruik van de beschikbare hardware en software omgeving binnen de KSA en de server is slechts gelimiteerd toegankelijk. 1.6 Opbouw rapport Dit adviesrapport zal eerst dieper ingaan op wat SharePoint precies is. In het bijzonder de verschillen en relatie tussen Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server. Daarna wordt er gekeken naar één van de belangrijkste features, namelijk de zoekfaciliteiten, binnen SharePoint Portal Server. Afsluitend zal er een overzicht en advies worden gegeven over de bevindingen die op zijn gedaan met de opzet en configuratie van de test server. De rapportage bevat tevens een aantal bijlagen waarnaar verwezen zal worden in de verschillende hoofdstukken. Dit omvat ook een bijlage met een verklarende woordenlijst die cursief geschreven woorden in dit document zal bevatten. Het gaat om woorden die niet in het rapport zijn beschreven of uitgelegd maar wel enigszins van belang zijn om het rapport beter te doorgronden. De samenvatting, conclusies en aanbevelingen zijn voor de overzichtelijkheid van het rapport bovenaan geplaatst. 9
2. Microsoft SharePoint Dit hoofdstuk gaat dieper in op wat SharePoint is en wat de mogelijkheden zijn. Er wordt gekeken naar de Windows SharePoint Services en de uitbreidingset SharePoint Portal Server. De Hogeschool van Utrecht(HvU) wil in de toekomst gebruik gaan maken van SharePoint als centraal informatie systeem. De toekomst van SharePoint binnen de HvU zal nader worden uitgelegd. Tot slot worden de systeemvereisten en licentievoorwaarden beschreven. De kosten van licenties worden verder niet behandeld omdat de Hogeschool van Utrecht een zogenaamde SURF licentie heeft waar Microsoft SharePoint Portal Server in is opgenomen. Deze prijzen zijn vele malen lager(tot zelf 10% van de originele prijs) dan wat commerciële partijen ervoor moeten betalen. De SURF licenties zijn specifiek bedoeld voor o.a. het hoger onderwijs. 2.1 Wat is Windows SharePoint Services Met Windows SharePoint Services kunnen websites worden gebouwd die gebruikers in staat stellen informatie uit te wisselen en samen aan documenten te werken. Windows SharePoint Services maakt deel uit van de infrastructuur in Windows Server 2003 en levert (team)services en websites voor Microsoft Office en andere PC programma s. Daarnaast dient het als platform voor de ontwikkeling van aanvullende applicaties. De websites van Windows SharePoint Services bieden mogelijkheden voor het opslaan en uitwisselen van bestanden. Het maakt samenwerking in teamverband mogelijk via communities en stelt gebruikers in staat gezamenlijk te werken aan documenten, taken, lijsten met contactpersonen, evenementen en andere informatie. De functies voor samenwerking aan documenten maken een gebruiksvriendelijke uitgifte en versiebeheer van documenten mogelijk. Daarnaast kunnen team- en websitebeheerders de inhoud van de site en de activiteiten van de gebruikers gemakkelijk coördineren. De Windows SharePoint Service omgeving is zo ontworpen dat implementatie, beheer en applicatieontwikkeling op een gebruiksvriendelijke en flexibele wijze kunnen worden uitgevoerd. SharePoint sites zijn opgebouwd uit webparts en componenten die gebaseerd zijn op ASP.NET. Webparts worden toegevoegd aan pagina's en geconfigureerd worden door sitebeheerders en - gebruikers. Op deze manier kunnen complete, op pagina's gebaseerde applicaties worden gemaakt. Windows SharePoint Services wordt geleverd met een aantal kant-en-klare webparts. In de toekomst zullen meer webparts beschikbaar komen, zowel vanuit Microsoft, vanuit derden als eigen ontwikkelde webparts. Gebruikers van SharePoint sites kunnen via e-mail en instant messaging contact zoeken met andere gebruikers, sleutelfiguren en experts. De inhoud van de site kan gemakkelijk worden doorzocht. Daarnaast kunnen gebruikers een waarschuwing ontvangen wanneer bestaande documenten of gegevens worden gewijzigd, of wanneer nieuwe documenten of gegevens worden toegevoegd. De inhoud en de lay-out van de site kunnen aan de persoonlijke wensen van individuele gebruikers worden aangepast en door middel van webparts kan doelgerichte informatie over nauwkeurig vastgestelde onderwerpen aan bepaalde gebruikers worden gepresenteerd. 10
De programma's van Microsoft Office maken gebruik van de website inhoud van SharePoint. Alle website inhoud voor gezamenlijk gebruik, zoals documenten, lijsten, evenementen, taaktoewijzingen en ledenlijsten, kunnen worden gelezen en bewerkt in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 en Microsoft Office PowerPoint 2003. Het is ook mogelijk foto's uit fotobibliotheken op het web te bewerken. In Microsoft Office Outlook 2003 kan een evenementenkalender van een SharePoint site worden weergegeven naast persoonlijke kalenders. Ook kunnen in Microsoft Office Outlook 2003 werkruimten worden opgezet voor bepaalde vergaderingen, ter ondersteuning van groepsafspraken. Beheerders van SharePoint sites kunnen de inhoud en de lay-out van sites aanpassen, zodat de gebruikers van de site toegang hebben tot belangrijke en relevante informatie. Bovendien kunnen de bijdragen van leden worden gecontroleerd en kan er zo nodig worden ingegrepen. De verantwoordelijkheden op het gebied van de beveiliging en de uitvoering van taken zijn flexibel opgezet en eenvoudig toegankelijk. Lijsten waarvan het ontwerp bevalt en zelfs complete sites kunnen als sjabloon worden opgeslagen en opnieuw worden gebruikt door individuele gebruikers, teams of business units binnen een organisatie. Windows SharePoint Services kan worden geschaald tot duizenden sites binnen een organisatie. Het uitrollen van load balanced webfarms en geclusterde databases wordt volledig ondersteund. Voor site- en serverbeheerders kunnen quota's worden ingesteld en afgedwongen, niet alleen voor het gebruik van opslagruimte, maar ook voor het aantal sites per server en het aantal gebruikers per site. Het is mogelijk na te gaan hoe een site wordt gebruikt, zodat inactieve sites kunnen worden opgespoord en afgesloten. Er zijn gedetailleerde beveiligingsopties beschikbaar, die gemakkelijk te beheren zijn. Beheerders kunnen het maken van sites delegeren aan eindgebruikers. Sites en servers kunnen worden beheerd vanuit een webbrowser, via hulpprogramma's voor de opdrachtregel of met behulp van een objectmodel dat toegankelijk is via een webservice. Wanneer er meer moet worden gedaan met Windows SharePoint Services en de webpart infrastructuur te beperkt is, is het ook mogelijk de servers, sites en site inhoud van Windows SharePoint Services te benaderen via het uitgebreide objectmodel op basis van Windows.NET en standaard webservices. 11
2.2 Wat is SharePoint Portal Server Met SharePoint Portal Server kan op eenvoudige wijze naar informatie worden gezocht, worden gedeeld en gepubliceerd. SharePoint Portal Server biedt een kant-en-klaar, en volledig, (Internet)portal dat afgestemd kan worden op de behoeften van een organisatie en waarmee snel toegang tot relevante informatie wordt verkregen. Dit systeem bevat functies voor documentenbeheer zoals het archiveren en ophalen van documenten, het beheren van documentenprofielen en de publicatie van documenten met behulp van Microsoft Office. Er kunnen ook verschillende SharePoint Portal Server dashboards gecreëerd worden om documenten voor projectbeheer te plannen, te delen en te beheren. Web portals vormen een modern hulpmiddel om informatie uit verschillende bronnen op één plaats samen te brengen en toegankelijk te maken. Met SharePoint Portal Server maakt men in een handomdraai portals met een geïntegreerd documentbeheer en zoekfunctionaliteit. Er kan een centraal toegangspunt worden gemaakt voor alle essentiële informatie en toepassingen en er kan informatie centraal worden gedeeld die normaal verdeeld is over verschillende file servers, databases, gebruikers mappen, internetsites en sites die gebaseerd zijn op Windows SharePoint Services. SharePoint Portal Server maakt gebruik van verschillende Microsoft technologieën, zoals het Windows besturingssysteem, het Portal Framework, Microsoft Office, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Exchange Store en Microsoft Search Service. De clientcomponenten van SharePoint Portal Server bestaan uit functionele extensies voor Office en Windows Verkenner waarmee documenten kunnen worden beheerd vanuit deze toepassingen. Zo kan, nadat een Microsoft Word document is bewerkt dat is uitgecheckt uit een werkruimte van SharePoint Portal Server, in het menu Bestand van Word de opdracht Inchecken gekozen worden. Bestanden uit een werkruimte van SharePoint Portal Server kunnen ook in Windows Verkenner worden bekeken en beheerd. Omdat SharePoint Portal Server geïntegreerd is met Windows en Microsoft Office biedt de server een intuïtieve oplossing voor het samenwerken van gebruikers en het publiceren gegevens. De uitgebreide zoekmogelijkheden van SharePoint Portal Server kunnen direct vanuit Microsoft Office gebruikt worden. De communicatie tussen de clientcomponenten voor Microsoft Office en Windows Verkenner en de server componenten wordt verzorgd door standaard Internetprotocollen. Tijdens de installatie van SharePoint Portal Server wordt automatisch een portalsite gemaakt. Deze site is een centraal toegangspunt vanwaar gebruikers informatie kunnen opvragen en kunnen beheren. Beschikbare functies na de initiële installatie zijn: 12
Categoriegewijs door informatie bladeren Zoeken Abonneren op nieuwe of gewijzigde informatie Documenten in- en uitchecken Versiegeschiedenis van documenten bekijken Documenten vrijgeven voor publicatie Documenten publiceren De portalsite biedt tevens toegang tot informatie die binnen en buiten een organisatie is opgeslagen, zodat gebruikers toegang hebben tot documenten, ongeacht de locatie of de documentindeling. Verder kan de introductiepagina van de portalsite worden aangepast door nieuws over de organisatie of andere belangrijke informatie er aan toe te voegen. Met het Portal Framework en webpart componenten kunnen alle functies van de portal site beheerd worden. Met deze componenten, waarmee de gebruikersinterface wordt weergegeven, kunnen beheerders en coördinatoren de portalsite aanpassen. Het Portal Framework geeft bovendien opdrachten weer van webparts op de portal site. SharePoint Portal Server biedt niet alleen een opslaglocatie maar ook functies voor documentbeheer, zoals in- en uitchecken en versiebeheer. SharePoint Portal Server maakt gebruik van Microsoft Search Service, die over 4 functies beschikt: Gezamenlijke inhoud van een verzameling URL's doorzoeken om deze op te nemen in een index. Documenten ontleden of filteren voor extractie van relevante metagegevens en inhoud. Opgehaalde gegevens toevoegen aan een index. Inhoud doorzoeken. Gebruikers kunnen zoekopdrachten opgeven vanuit de zoekpagina van de portalsite of vanuit Microsoft Office toepassingen. Ontwikkelaars kunnen softwarematig zoekopdrachten geven in de vorm van ADO- of WebDAV SQL zoekopdrachten. Hieronder zijn twee voorbeeld scenario s beschreven van mogelijke toepassingen van de SharePoint Portal Server: Voorbeeldscenario: Documentbeheer Deze configuratie ondersteunt een groep gebruikers die vooral de functie voor documentbeheer nodig heeft, maar ook op zoek kan zijn naar informatie buiten hun werkgebied. Een afdeling gebruikt SharePoint Portal Server voor het maken van documenten, versiebeheer en het publiceren van documenten in de groep. In dit voorbeeld wordt de volledige inhoud opgeslagen in de eigen werkruimte(op de SharePoint Portal Server). De hoeveelheid inhoud buiten de werkruimte is beperkt en kan bijvoorbeeld bestaan uit inhoudsbronnen die verwijzen naar één of meer websites. Het accent ligt meer op documentbeheer dan op zoeken. 13
Voorbeeldscenario: zoekacties voor groepen Deze configuratie ondersteunt een intranetsite voor een groep die in een organisatie en op het Internet naar informatie wil zoeken en weinig behoefte heeft aan functies voor documentbeheer. Voorbeeld: een groep gebruikers gebruikt SharePoint Portal Server om inhoud te doorzoeken die is opgeslagen op de file servers en database servers van de groep zelf en op de website van een concurrent. De portalsite wordt ook gebruikt om informatie weer te geven die van belang is voor de gehele organisatie, zoals aankondigingen, vakanties en personeelsinformatie. 2.3 Integratie mogelijkheden Microsoft Office Windows SharePoint Services is een component van Microsoft Windows 2003 server dat het mogelijk maakt om informatie te delen en samen met documenten te werken. De intergratie van Microsoft Office 2003 is een belangrijk onderdeel in deze SharePoint services. Andere server producten, zoals SharePoint Portal Server die de Windows SharePoint Services als ondergrond gebruiken, kunnen ook gebruik maken van de features en technologie van deze integratie. Het delen van documenten en informatie is slechts een deel van wat er kan gedaan worden met Windows SharePoint Services. Microsoft Office heeft integratie met Windows SharePoint Services zodat features in Windows SharePoint Services beschikbaar zijn in Office applicaties. Veel belangrijke features van Windows SharePoint Services zijn toegankelijk via de Office menu s en standaard Office features. Het is mogelijk om met Microsoft Office diverse SharePoint sites te creëren zonder uitgebreide trainingen te volgen of specifieke technische kennis te bezitten. Windows SharePoint Services en Microsoft Office zijn in deze opzet partners in een productieve en door computers gekoppelde omgevingen. Het doel van deze intergratie is het gebruik van vertrouwde en bekende applicaties in een omgeving voor centrale samenwerking en informatie deling. Er zijn verschillende versie van Microsoft Office die intergratie bieden met SharePoint. Het gaat hier om de Microsoft Office 2000, XP en 2003 edities. Echter is het niveau van integratie per editie verschillend waarbij de meest recente versie de meeste mogelijkheden biedt. Hieronder volgt een kort overzicht van de integratie niveaus: Integratie met bestanden opslaan Microsoft Office 2000 biedt basis integratie met Windows SharePoint Services. Een gebruiker kan bestanden, opgeslagen op SharePoint sites, openen en opslaan vanuit de Office 2000 applicaties en waarschuwingen ontvangen in Microsoft Outlook 2000. Basis data Integratie Microsoft Office XP biedt additionele data integratie met SharePoint sites en Microsoft Office door het mogelijk te maken om lijstdata te exporteren naar Microsoft Excel 2002 en de eigenschappen en metadata voor bestanden te bekijken opgeslagen op SharePoint sites. Contextuele integratie Microsoft Office 2003 biedt een uitgebreide contextuele integratie tussen Microsoft Office en Windows SharePoint Services. Deze integratie biedt de 14
mogelijkheid om alle veel gebruikte features, door bedrijven en organisaties, in SharePoint en Office te combineren In andere woorden kan gezegd worden dat Microsoft Office 2003 de meeste mogelijkheden biedt op zijn voorgangers. Microsoft Office 2003 biedt de bekende applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint 2003. Met deze Office editie is het mogelijke dat gebruikers gebruik maken van Windows SharePoint Services om documenten te creëren, meetings en activiteiten te organiseren, het toegang verkrijgen tot en het analyseren van data op SharePoint sites en het gebruik van FrontPage 2003 om aanpasbare lijsten of webparts op SharePoint sites te maken. Ook kunnen gebruikers gebruik maken van data integratie die het mogelijk maakt om data te verplaatsen tussen SharePoint sites en Office en het creëren van databases gelinkt aan data opgeslagen op SharePoint Sites. Er zijn ook twee nieuwe applicaties in Microsoft Office 2003 geïntegreerd met SharePoint. Het gaat hier om de Office OneNote en InfoPath 2003 applicaties. OneNote is een programma waarmee notities kunnen worden gemaakt van verzamelde stukken informatie van meerdere resources in een georganiseerde vorm. Windows SharePoint Services kan het OneNote bestandsformaat herkennen en de inhoud ervan doorzoeken als deze op een SharePoint site is opgeslagen. Ook is het mogelijk om een gezamenlijk OneNote notitieboek voor een groep of team te creëren die opgeslagen staat op een SharePoint site. InfoPath is een informatie verzamelingprogramma waarmee teams en organisaties dynamische formulieren kunnen ontwikkelen en plaatsen die mensen verbindt met bedrijfsapplicaties en processen. Met InfoPath kunnen gebruikers gedefinieerde data sheets gebruiken om accuraat en effectief informatie te verzamelen. InfoPath kan ook formulieren in SharePoint document library sites verzamelen en opslaan. Ook is Windows SharePoint Services geïntegreerd met Microsoft Project Server 2003 wat deel is van Microsoft Office. Project server 2003 kan Windows SharePoint Services gebruiken voor document management, risico management en het traceren en nakijken van bepaalde (probleem)situaties. De webtoegang feature in Office Project 2003 gebruikt Windows SharePoint Services om documenten, risico s en (probleem)situaties te creëren, volgen en te linken aan een project of aan specifieke projecttaken op een SharePoint site. Microsoft Office 2003 is een goede keus voor situatie waarbij een projectgroep leden heeft op verschillende locaties. Ook biedt de integratie van Office 2003 met SharePoint een omgeving geschikt voor analyseren van zaken door live, up-to-date toegang tot informatie. Tevens is bij Office 2003 de ondersteuning voor XML beter dan elke voorgaande versie van Microsoft Office. Het Microsoft Office Systeem wordt in Windows SharePoint Servies veel gebruikt op werkruimte sites voor documenten(document workspace sites) en werkruimte sites voor meetings(meeting workspace sites). Veel organisaties maken veelal gebruik van e-mail en file shares als primair middel om documenten te delen. Beide gevallen zijn zeer onhandig in het gebruik als meerdere personen het document moeten bewerken en aanpassen. Zo kan iemand van een document versturen naar mede auteurs en recensenten. Deze methode kan verwarring opleveren over wie de originele versie van het document in het bezit heeft indien met veranderingen gaat aanbrengen. Als een document opgeslagen is op een file share kan het moeilijk zijn om verandering te identificeren en het document tot de vorige staat te herstellen indien veranderingen niet zijn goedgekeurd. Met Microsoft Office 2003 kan een gebruiker automatisch een werkruimte site(voor documenten) en een gedeelde bijlage creëren als men een document verstuurd naar andere gebruikers voor herziening. Een werkruimte site voor documenten is een SharePoint site dat 15
informatie bevat relevant aan het gezamenlijke werk aan een document, inclusief informatie opgeslagen in SharePoint lijsten(vb. leden, taken, links en gerelateerde documenten). Een gedeelde bijlage is een document dat op een SharePoint site is opgeslagen en gelinkt is aan de bestandskoppeling in een e-mail bericht. Wanneer een gedeelde bijlage wordt gecreëerd wordt deze door Windows SharePoint Services opgeslagen en kan de werkruimte voor documenten worden geconfigureerd om de versies bij te houden. Zo kunnen gebruikers vorige versies van het document bekijken en is het mogelijk, indien nodig, naar een vorige versie terug te gaan met het document. Werkruimte site voor meetings zijn gelijk aan de werkruimte site voor documenten. In Microsoft Office 2003 kunnen gebruikers automatisch een werkruimte pagina voor meetings creëren als onderdeel van de planning of een verzoek voor een meeting in Microsoft Office Outlook 2003. Op deze manier kunnen gebruikers werk effectief delen zonder tijd kwijt te zijn aan het opzetten van een doorvoor bestemde website. Ook is het mogelijk om werkruimte pagina s voor meetings te creëren voor terugkerende meetings zodat groepsleden de voorgang van taken en projecten kunnen navolgen. 2.4 Verschil en relatie tussen WSS en SPS Microsoft SharePoint producten en technologieën creëren een samenwerkingsverband binnen een organisatie en met partners en klanten. Bij gebruik van de gecombineerde features van Windows SharePoint Services(WSS) en SharePoint Portal Server(SPS) 2003 kunnen gebruikers op eenvoudige wijze websites creëren, managen en eigen (gezamenlijke) website ontwikkelen en deze door de hele organisatie beschikbaar maken. Zie voor een beknopt overzicht van de verschillen bijlage I. Windows SharePoint Services is een collectie van services van Microsoft Windows server 2003 dat gebruikt kan worden om informatie te delen, samen te werken met andere gebruikers aan documenten en het creëren van lijsten en webpart pagina s. Windows SharePoint Services kan ook gebruikt worden als een ontwikkeling platform voor creatie van samenwerking and informatie delende applicaties. SharePoint Portal Server 2003 is een veilig, schaalbare, organisatie portal server gebouwd op de Windows SharePoint Services om het geheel van SharePoint sites, informatie en applicaties in een organisatie in een enkel, eenvoudige te gebruiken portal te plaatsten. Naast de features van Windows SharePoint Services beschikt SharePoint Portal server 2003 over de volgende zaken: Nieuws en onderwerpen. Mijn Site, met persoonlijke en publieke delen. Informatie specifiek gericht aan bepaalde groepen. Krachtige indexering en zoekmogelijkheden door file shares, webservers, beveiligde webservers, Exchange Public Folders, Lotus Notes en SharePoint sites. Een alert -systeem dat een gebruiker op de hoogte stelt van veranderingen aan relevante informatie, documenten of applicaties. Single sign-on voor enterprise applicatie integratie(mogelijk via Active Directory) Integratie met Microsoft BizTalk Server Omdat SharePoint Portal Server 2003 Windows SharePoint Services vereist kan SharePoint Portal Server gebruik maken van alle features uit Windows SharePoint Services. 16
De keus tussen Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server 2003 is afhankelijk van waarvoor een oplossing nodig is. SharePoint Portal Server 2003 is alles dekkend maar is in sommige situaties niet nodig. Dit is een belangrijk punt van overwegen aangezien Windows SharePoint Service een kosteloze uitbreiding is op het Windows 2003 server besturingssysteem in tegenstelling tot SharePoint Portal server waar aparte licenties voor moeten worden aangeschaft. Om een beeld te geven van de toepassingsmogelijkheden van beide wordt nu wat dieper ingegaan op een aantal mogelijkheden per SharePoint product. Windows SharePoint Services(WSS) wordt veelal gebruikt in situaties waarbij men de volgende problemen wil oplossen: Het zoeken en vinden van documenten binnen een eigen groepssite Met WSS kunnen gebruikers zoeken op de inhoud van alle websites(incl. documenten), die opgeslagen staat in een database van SharePoint, op een server of server park. Tevens is het mogelijk WSS gebruik te laten van de full-text search engine van Microsoft SQL server 2000 om website inhoud te doorzoeken. Het delen van contact lijsten, evenementen kalenders en mededelingen met teams, klanten en partners WSS bied een gedeelde webruimte voor teamleden met standaard tools en services voor het delen van documenten, contacten lijsten, mededelingen en taken. SharePoint site worden primair worden gebruikt voor teams maar kunnen ook gebruikt worden voor een adhoc gedeelde ruimte voor een bepaalde taak, meeting of document. Het eenvoudig delen van document(en) met teamleden voor herziening De werkruimte pagina s voor documenten in WSS is een eenvoudige service voor communicatie en samenwerking. De integratie met Microsoft Office maakt het eenvoudige om documenten op deze ruimtes te plaatsen gekoppeld aan zaken zoals taken, contacten, links en gerelateerde documenten. Het opzetten van een site waar meetings kunnen worden gemanaged Is een zelfde omgeving als die van de werkruimte pagina s voor documenten maar dan gericht op meetings. Een werkruimte voor meetings bevat bijvoorbeeld planningen, webparts, lijsten en document bibliotheken relevant aan de meeting op de desbetreffende site. De mogelijkheid om gebruikers hun eigen websites te laten creëren zonder technische ondersteuning Administrators hebben de mogelijkheid om in WSS de Self Service Site Creation te activeren zodat gebruikers hun eigen top-level websites kunnen opzetten zonder administrator privileges te hebben op een server of virtuele server. De gebruiker wordt dan eigenaar en administrator van zijn eigen opgezette site. Ondersteuning voor management van websites Een website gebaseerd op WSS kan inactief worden door verschillende reden. De site kan opgezet zijn voor documenten gerelateerd aan een afgerond project of een gebruiker had een testsite aangemaakt die niet meer in gebruik is. Er kan in WSS bericht worden aan de gebruiker of de site, na een periode van inactiviteit, mag worden verwijderd. De gebruiker kan dan op dit bericht reageren zodat de site wel of niet mag worden verwijderd. Tevens is het mogelijk dit geheel automatisch te doen zodat na een bepaalde inactieve periode een website van het systeem wordt gehaald. Documenten die verzonden zijn als bijlage in inkomende e-mail berichten worden automatisch toevoegt aan een document bibliotheek In WSS kan een document bibliotheek gelinkt worden aan een publieke folder van Microsoft Exchange Server. WSS voegt dan automatisch alle documenten gekoppeld aan e-mail berichten toe aan deze bibliotheek. 17
Controle over versies van verschillende documenten WSS kan verschillende versie bijhouden van documenten die opgeslagen staan op een SharePoint site. Het houdt een kopie bij van alle vorige versie zodat men eenvoudig naar een oude versie kan teruggaan. Een automatische notificatie wanneer een document verandert WSS gebruikt een alertsysteem om belangrijke gebeurtenissen en veranderingen op een site naar gebruikers te sturen. Deze alerts zijn per onderdeel in te stellen(bv. wanneer en met welke frequentie). SharePoint Portal Server(SPS) 2003 wordt veelal gebruikt in situaties waarbij men de volgende problemen wil oplossen: Het ontvangen van automatisch alerts over gebruikers, nieuws-, lijsten enz. SPS heeft extra mogelijkheden met betrekking tot alerts binnen het systeem. Zo kunnen alerts over veranderingen worden ingesteld voor gebruikers, nieuws, lijsten, lijst onderdelen, de site directory, categorieën, zoek uitvragen en backward-compatible document bibliotheken. De gebruiker heeft een aparte overzichtspagina met alle ingestelde alerts. Het zoeken en vinden websites, bestanden en meer vanaf een portal site De search engine in SPS bevat de volgende features: Zoeken in file servers, webserver, beveiligde webservers, Exchange Public Folders, Lotus Notes en databases voor relevante informatie Weergave van gebruikers, teams, documenten, websites, lijsten en onderdelen van lijsten in het zoekresultaat Gebruikt zoek bereiken om zoekresultaten op basis van onderwerp of inhoud te filteren Gebruikt Secure Sockets Layers(SSL) om beveiligde website te indexeren en te doorzoeken. Geavanceerde zoekmogelijkheden op eigenschappen, sortering op meer dan alleen relevantie, keuze uit bronnen enz. De mogelijkheid een zoekresultaat aan een aparte persoonlijke link pagina en site toe te voegen. Pagina s inhoudelijk richten op de werkzaamheden of interesses van gebruikers Met SPS is het mogelijk om de inhoud van pagina s te baseren op de werkzaamheden en/of interesses van de gebruikers. Webparts, nieuws, lijsten en lijst items kunnen gericht worden op een specifieke groep of meerdere groepen. De inhoud kan worden opgestemd op de eigenschappen van het gebruikersprofiel, de hiërarchie binnen de organisatie of het lidmaatschap binnen een Active Directory service groep. Permanente portalen voor de organisatie en/of afdelingen daarbinnen Gebruikers hebben de mogelijkheid nodig om nieuws en gebeurtenissen te kunnen volgen van de organisatie en hun afdeling. Er kan ook informatie van andere teams worden opgenomen op een dergelijke pagina wat relevant is voor de betreffende teampagina. De portal heeft ook de mogelijk om documenten te managen, te doorzoeken en aanmelding features van relevantie informatie of het ontvangen van alerts voor de aangemelde services. SPS bezit ook over een catalogus van webparts die gebruikt kunnen worden om eenvoudig en snel een hoge kwaliteit applicatie oplossing op te zetten. Het integreren van applicaties met een portal Met de Single Sign-On service van SPS is het mogelijk om met een enkele set van gebruikersgegevens meerdere applicaties te benaderen, zelfs als deze applicaties een eigen authenticatie systeem gebruiken. Elke webpart kan automatisch een gebruiker inloggen op de geassocieerde applicatie zonder tussenkomst van een inlogscherm. 18
Het voorzien van persoonlijke pagina s voor gebruikers waar informatie door deze gebruikers kan worden gemanaged en gedeeld met andere My Site is een persoonlijke SharePoint pagina binnen SPS. Voor elke gebruiker is er een dergelijke site beschikbaar met gerichte inhoud gebaseerd op het publiekelijke lidmaatschap, snelle toegang tot de gebruiker zijn documenten, contacten, websites en persoonlijke(gebruikersgedefinieerde) alerts voor veranderingen op de pagina. Gebruikers kunnen lijsten, document bibliotheken en webparts aan de persoonlijke site koppelen. SPS heeft een privé en publiek deel van een persoonlijke pagina waarbij het laatste de mogelijkheid geeft om andere gebruikers van het portal toegang tot gebruikersinformatie en documenten te geven. Het eenvoudig creëren, managen en organiseren van SharePoint sites Met de site directory van SPS kan op eenvoudige wijze sites worden gecreëerd. Er kan een nieuwe site worden toegevoegd of gemarkeerd worden om te worden geïndexeerd. Ook kunnen er nieuwe links worden toegevoegd aan bestaande sites, de huidige lijst van sites worden gemanaged en sites markeren zodat deze worden doorzocht en de inhoud in de zoekresultaten wordt toegevoegd. Het doorzoeken van informatie op onderwerp Onderwerpen bevatten lijsten, discussie borden, document bibliotheken en andere features die men kan gebruiken om samen te werken. Met de onderwerpen feature in SPS kunnen gebruikers informatie bekijken georganiseerd in verschillende onderwerpgebieden. Meerdere portalen ondersteunen met dezelfde index De portal services in SPS kan gedeeld worden over server parken. Het is mogelijk om management uit te voeren op de services voor één of meer server parken vanuit een enkel portal website. De volgende services kunnen worden gedeeld in SPS: Gebruikersprofielen De hoogstgelegen portal site kan informatie delen met lager gelegen sites en servers voor gebruikersgegevens. Publieksgroepen De hoogstgelegen portal site kan informatie over publieksgroepen met de lager gelegen sites en servers. Publieksgroepen zijn aanpasbare groepen om inhoud op te richten. Zoeken De hoogstgelegen portal site levert zoek services voor lagergelegen sites en servers. Alerts De hoogstgelegen portal site deelt alerts voor zoek uitvragen, gebieden, bestanden en folders met de lagergelegen sites en servers Single Sign-On service De hoogstgelegen portal site deelt deze services met de onderliggende site en servers. Persoonlijke sites De hoogstgelegen portal site deel My Site persoonlijke pagina s met de onderliggende sites en servers. Er is een privé en persoonlijke versie beschikbaar voor relevante informatie, documenten en applicaties. Het gebruik van SharePoint Portal Server als extranet Met SPS is het mogelijk om een extranet configuratie op te zetten om externe gebruikers toegang te geven tot documenten, data, informatie en applicaties. 19
2.5 De toekomst van SharePoint binnen de HvU Op de Hogeschool van Utrecht gaat in de toekomst gebruik worden gemaakt van SharePoint als centraal informatiesysteem. Dit geeft de mogelijkheid om algemene informatie, vakken, projecten, gebruikers(en gebruikersgroepen) centraal te beheren. De HvU SharePoint Portal Server zal tal van zaken op zich nemen waaronder: Een centraal informatie systeem van algemene zaken(vb. HvU>Faculteit>Afdeling>Opleiding). Per vak een onderwijssectie(vb. MT>Vormgeving & Interactie>Blok+code) met ruimte voor discussie, agenda, documenten en andere bestanden, projectgroepen enz. Projectgroepen per vak of project(vb. ProjectJaar2Blok2>Werkgroep 2312) met onder andere de mogelijkheid om gezamenlijk aan documenten te werken(met in- en outchecking). Het toevoegen van gebruikers of gebruikersgroepen aan een onderwijs of projectsectie met instelbare bevoegheden. Integratie met Microsoft Office waarbij documenten direct online gezet of bewerkt kunnen worden. Hierbij is het niet nodig de bestanden via een ander mechanisme op de website te plaatsen of eerst van de server te downloaden. Het aanpassen van webparts, zoals discussie, aan de wensen van de pagina met de mogelijkheid deze ook in zijn geheel van de pagina te verwijderen. Gebruikers ook een privé view van een pagina instellen indien dit gewenst is. Het toevoegen van nieuwe webparts aan het systeem die geplaatst kunnen worden aan een pagina. Dit kan doormiddel van het.net platform. Sigle Sign-On doormiddel van een centraal beheerde Active Directory. De schema s binnen de directory structuur zal worden geoptimaliseerd en gestandaardiseerd voor alle portal features. Externe toegang, voor anonieme toegang of derden, kan doormiddel van ADAM(Active Directory Application Mode) los van Active Directory worden toegestaan met bijbehoorden ristricties. Het koppelen van vakbeschrijvingen en roosters uit Osiris en automatische publicatie in SharePoint als nieuwe secties met de juiste gebruikersristricties zonder menselijke tussenkomst. Het alleen beschikbaar stellen van relevatie Informatie aan de hand van de gebruikersgegevens vastgelegt in Active Directory. Zoekmogelijkheden op bestanden, (privé)mail, websites, databases en gebruikers met resultaten gebonden aan de de ristricties van de gebruiker. Het inschakelen van een alert systeem bij verandering van de inhoud op een pagina met verschillende configuratie opties. De mogelijkheid voor studenten, docenten en medewerkers om een eigen website(portal) te ontwikkelen en privé of algemeen beschikbaar te stellen. Chat (instant messaging) mogelijkheden met andere gebruikers indien deze online zijn. Indien men offline is kan contact gelegd worden via e-mail. Koppeling van andere externe HvU faciliteiten zoals studentenmail en Osiris. De implementatie van een SharePoint Portal Server voor dit systeem ligt, voor de benodigde faciliteiten en behoefte, voor de hand. Dit centrale informatiesysteem ligt tevens in het verlengde van de wens om alles binnen de Hogeschool van Utrecht te centraliseren. 20