Inhoudsopgave Inleiding... 2... 3 Leesmodus... 3 Schrijfmodus... 4 Verantwoording... 5 Wijzigen van een verantwoording... 8 Bevriezen en vrijgeven... 8 PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 1 van 8
Inleiding Om met de module te kunnen werken moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Zo moeten er projecten en producten worden aangemaakt op basis waarvan de tijd wordt verantwoord, maar ook moet er een aantal koppelingen tot stand worden gebracht tussen bijvoorbeeld producten, projecten en personeelsleden. Soms is een aantal van deze componenten al geregeld, maar omwille van de volledigheid worden alle aspecten in onderstaand overzicht benoemd. Onderdeel Wat Waar Projecten Project aanmaken, bijvoorbeeld: Thuiszorg of Extramurale zorg Producten Personeel Dossier Aangeven of op het project tijd mag worden geschreven Afdelingsselectie toepassen op de afdelingen met tijdregistratie Producten aanmaken die in uren worden verantwoord (Eenheid: uren of minuten) Producten koppelen aan projecten Producten koppelen aan de mutatie Per personeelslid aangeven of deze tijd mag schrijven Personeel moet toegang hebben tot de afdelingen waarop zij tijd moeten schrijven Producten koppelen aan de personeelsleden die ze mogen leveren Cliënt moet gemuteerd worden naar de afdeling waar de dienstverlening in tijd wordt geleverd Tijdschrijfproduct koppelen aan de mutatie Bestand Systeemfuncties Onderhoud Projecten Heeft urenregistratie: Ja Stamgegevens Naslagtabellen Producten Bestand Systeemfuncties Onderhoud Project / Product In tijd: Ja Knop Personalia/Stamgegevens Tabblad Mutaties Stamgegevens Personeel Personeelsleden : Ja Stamgegevens Personeel Afdelingsbezetting Stamgegevens Personeel Personeel / Product Knop Personalia/Stamgegevens Tabblad Mutaties Standaard (Onderhoud Project / Product) of handmatig (koppelscherm Mutatie/Product) Is aan een van deze voorwaarden niet voldaan, dan bestaat de kans dat de gewenste gegevens niet in de velden binnen de module worden getoond (bijv. de medewerker komt niet voor bij Personeelslid), of de producten worden niet getoond. PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 2 van 8
De module is te vinden onder menu item Afdeling/. Het scherm dat nu wordt geopend kan op twee manieren worden gepresenteerd (dit wordt ingesteld door een medewerker van DHS): - als leesmodus - als schrijfmodus Leesmodus Wanneer het inlezen van de gegevens volledig geautomatiseerd plaatsvindt, bijvoorbeeld door middel van een PDA, dan zal gepresenteerd worden in de leesmodus. In de leesmodus is het niet mogelijk de ingelezen gegevens aan te passen of te verwijderen. Raadplegen is wel mogelijk, evenals het genereren van de beschikbare overzichten. Onderstaand scherm wordt getoond, waarbij opvalt dat het aantal invoervelden links in het scherm is beperkt tot drie (zie rode kader). PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 3 van 8
Schrijfmodus Wordt het scherm beschikbaar gesteld in de schrijfmodus, dan is alle functionaliteit weer beschikbaar en kan (handmatige) verwerking van de gegevens plaatsvinden. 1 2 3 4 Het scherm kent de volgende onderdelen: 1) Het gedeelte waar de tijdregels worden aangemaakt 2) De weergave van opgeslagen tijdregels, huidig en historie (na bevriezen) 3) Informatie, bijvoorbeeld de afdeling van de cliënt en de verdeling bij een samengesteld product 4) Registratie van eventuele aan/-afwezigheid van derden Ad 4 Om de aan/ of afwezigheid van contactpersonen bij een activiteit vast te kunnen leggen moet eerst de tijdregel worden geselecteerd. Vervolgens wordt uit de contactpersonen van de cliënt gekozen en wordt aangegeven of de persoon aan- dan wel afwezig was met de reden daarvan. Wijzigen van de gegevens gebeurt door op de betreffende regel dubbel te klikken, de waardes aan te passen en op de knop met het pennetje te klikken. PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 4 van 8
Verantwoording Bij het openen van de module worden in het scherm automatisch het jaar en de huidige week getoond. Valt een te registreren datum buiten de weergegeven tijdsperiode, dan kan een andere week worden gekozen door gebruik te maken van de blauwe pijltjes of van de onderliggende tabel. Vervolgens wordt het personeelslid gekozen dat de dienstverlening heeft geleverd. Zijn er op de naam van het personeelslid al tijdregels geschreven in de opgegeven periode, dan worden deze direct geladen. Het veld Cliënt wordt actief en na keuze van de betreffende zorgvrager wordt het Project aangegeven. Het komt in de praktijk voor dat een cliënt niet aanwezig is geweest bij de te registreren activiteit (bijvoorbeeld bij huishoudelijke verzorging of een bespreking). In dat geval wordt Afwezig aangevinkt. De geregistreerde uren tellen in dit geval níet mee voor de verantwoording. Bij Datum vanaf worden de data getoond die binnen de gekozen week vallen (maandag t/m zondag). Alleen die Producten kunnen gekozen worden die gekoppeld zijn aan de gekozen medewerker en aan de mutatie waarop de betreffende tijdregel geschreven moet worden. Door een vinkje voor Overhead te plaatsen worden de producten getoond die het kenmerk Overhead hebben meegekregen. PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 5 van 8
Vervolgens wordt de te verantwoorden tijd ingevuld. Hiervoor zijn twee opties: Tijd vanaf - Tijd t/m Door een begin- en eindtijd op te geven wordt automatisch de eindtijd bepaald. Tijd vanaf - Tijd totaal Het is ook mogelijk naast de begintijd de totaaltijd van de activiteit vast te leggen. Als het vakje rechts van Tijd totaal wordt aangevinkt verschijnt een veld waar de totaaltijd kan worden ingevuld. De velden Reistijd en Kilometer kunnen worden gebruikt om inzichtelijk te maken hoeveel tijd, respectievelijk afstand in kilometers, hieraan besteed is in relatie tot de verantwoorde activiteit. In de verantwoording zullen deze gegevens niet worden meegenomen omdat deze niet geïndiceerd worden. Heeft de cliënt getekend voor de geleverde dienstverlening, dan kan een vinkje worden geplaatst voor Handtekening cliënt. NB Hier is geen sprake van een digitale handtekening, slechts van het vastleggen dat er voor de verrichte dienstverlening is getekend. Tot slot kan een omschrijving bij de ingevoerde gegevens worden toegevoegd. PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 6 van 8
De velden kunnen het eenvoudigst doorlopen worden met behulp van de Tabtoets. Is het veld Omschrijving bereikt, dan wordt de invulsessie van boven af aan vervolgd en worden de zojuist ingevulde gegevens opgeslagen. De ingevulde gegevens zullen in het vervolg steeds blijven staan. Per veld kan zo bepaald worden of de waarde moet worden aangepast, dan wel kan blijven staan. Moet bijvoorbeeld eenzelfde product gedurende vijf dagen in de week op dezelfde tijd worden geleverd, dan kan dat eenvoudig worden vastgelegd door alleen de datum aan te passen. Een tijdregel kan ook worden opgeslagen door op de knop met het groene plusje te klikken. Verwijderen gebeurt door een tijdregel te selecteren en op de knop met het rode kruisje te klikken. PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 7 van 8
Wijzigen van een verantwoording Wanneer een tijdregel niet juist is ingevoerd kan deze gecorrigeerd worden. Selecteer de tijdregel in het verzamelvenster rechts in het scherm (1). De gegevens worden in het invoergedeelte links in het scherm geladen. Pas de te wijzigen gegevens aan (2) en klik op de knop met het pennetje (3). 1 2 3 Alleen handmatig ingevoerde (dus niet de geïmporteerde) records op het tabblad Huidig kunnen worden gewijzigd. Bevriezen en vrijgeven Om de tijdregels te kunnen verantwoorden moeten deze worden bevroren. Dit vindt plaats op het tabblad Historie rechtsboven in het scherm. Wordt Alle personeelsleden aangevinkt, dan geldt het bevriezen alle medewerkers die binnen de opgegeven periode hebben geregistreerd. Zo niet, dan geldt het de medewerker die in het aanvangsscherm geselecteerd is. Door op het groene pijltje te klikken worden de tijdregels binnen de opgegeven periode bevroren en op het tabblad Historie geplaatst. Met het rode pijltje worden de bevroren tijdregels binnen de opgegeven periode vrijgegeven, al dan niet voor alle personeelsleden. PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 8 van 8