BASISCURSUS SIS 3 AANVULLEND B Centraal Functioneel Beheer SIS Jeroen Eggink 23 mei 2014
AGENDA EN ONDERWERPEN Kennismaking Basiscursussen SIS Drie basiscursussen: 1. Algemeen: Systeemkennis, inschrijving student, selfservice 2. Aanvullend a: Studiedelen, studieactiviteiten, stage, groepen, query s, rapporten 3. Aanvullend b: Beoordelingen, diplomeren 4. Aanvullend c: Bureau examens (verzoekschriften) Basis cursus SIS - 3 2 2
BASISCURSUS SIS - 2 Doel Algemene basiskennis onderwijsadministratie Zelfstandig basishandelingen onderwijsadministratie verrichten: Beoordelen Diplomeren Hoe Uitleg en oefeningen Trainingsomgeving S2TRA (22-04-2014) Praktisch Jan Bommerhuis, Wibautstraat 80-86, 1091 GP Amsterdam, zaal A6.09 Lunch: 12:30 uur 3 3
BASISCURSUS SIS - 2 Vandaag SIS Samenvatting basis Beoordelen Lunch TAN-codes Diplomeren 4 4
SAMENVATTING: PAGINA Hoofdmenu (Introp) Werklijst Favorieten Afmelden Gegevenstaal Nieuw venster Help Persoonlijke voork. Iconen (3C s) Blauwe knoppen Blauwe links 5 5
SAMENVATTING: NAVIGEREN Navigeren op drie manieren: Navigatiebalk Menu Favorieten 6 6
SAMENVATTING: TWEETALIGHEID 7 7
SAMENVATTING: PAGINA - NIVEAUS 8 8
SAMENVATTING: INGANGSDATUM 12-12-1995 1-5-2012 nu 1-7-2014 Overtoom 100 Leidsestraat 50 Spui 21 9 9
SAMENVATTING: AUTORISATIE Autorisatie mogelijk op 3 manieren Ingangsdatum (Raadplegen en muteren historie, heden, toekomst) Schermbeveiliging (componenten, pagina s) Data-soorten ( Row level security ) Programma-plan combinaties Academische organisatie Loopbaan Programma-actie 10 10
SAMENVATTING: ONDERWIJSSTRUCTUUR 11 11
SAMENVATTING: INSCHRIJVING PROGRAMMA 12 12 12
SAMENVATTING: PERIODE EN SESSIE Periode = Studiejaar = 1-9 t/m 31-8 Per loopbaan Inschrijfperiode 2013 2014 = 2130 Bijzondere periode: 8888 UvA: Volgperiode per studiejaar: 2131 UvA-matching: 2142 HvA: Volgperiodes per domein: 2132 t/m 2138 HvA: Minor periode: 2131 13 13
SAMENVATTING: ONDERWIJS - VOLG Studiedeel (Course) Studieactiviteit (Class) Bijeenkomst (Meeting) Individuele resultaten (Individual Results) Inschrijvingsverzoek (Enrollment Request) Cijferlijst (Grade Roster) Studiedeellijst (Courselist) Vereistenregel (Requirementline) Vereiste (Requirement) Vereistengroep (Requirement Group) Basiscursus SIS 2-21 mei 2014 Afwijking standaard (intern & extern): verzoekschriften (Petitions) Studieadvies (Academic Advisement) Diplomering (Certification) 14 14
SAMENVATTING: STUDIEDELEN Bouwstenen van het onderwijs De vakken en hun onderdelen Onderdelen van curriculum Onderwijsboom : Studiedeel met samenstelling van verschillende typen studiedelen Cluster Onderwijseenheid Werkvorm Lokaal functioneel beheer richt in CS cluster van Studiedeel Theorie vakken onderwijseenheden Statistiek Wiskunde I Wiskunde II Statistiek Studiedeel onderwijseenheid Wiskunde II A Wiskunde II B Studiedeel deelonderwijseenheid Verschillende informatie Formele gegevens Informele gegevens Studiedeel Studie activiteit werk vormen Hoorcollege Werkcollege Tentamen Tentamen Hoorcollege Tentamen Practicum Tentamen geroosterde Werk Werk Werk studieactiviteit groep 1 groep2 groep3 Inrichting en afspraken verschilt per instelling 15 15
SAMENVATTING: STUDIEACTIVITEITEN In de tijd geplaatste studiedelen: Rooster Periode (Volgperiode) Sessie (Begin- en einddatum) Bijeenkomsten (docent, dag, tijd en plaats) Alleen voor type werkvorm in de samenstelling: Soorten vastgelegd bij studiedeel, derde tab ( Onderdeel ) Voor INOE -studiedelen bij onderwijseenheid (geen samenstelling) UvA: Interface met BB HvA: Minor (clusters of onderwijseenheden) Voorlopig alleen voor beoordeelde onderdelen Nog geen interface met Syllabus+ Variabele roostering Lokaal beheerder / specialist bepaalt wat wordt geroosterd 16 16 16
SAMENVATTING: INSCHRIJVEN ONDERWIJS Verschillende methoden: Enkele student Bulkinschrijving Wachtlijst Selfservice UvA: Webapplicatie Vakaanmelden 17 17
SAMENVATTING: GROEPEN Verzameling studenten HvA: 3 Categorieën: Tijdelijk of van één gebruiker Domeingroepen HvA-breed Code, korte omschrijving en omschrijving Volgens afspraak per instelling Vullen: Per student Bulk (knippen en plakken of met pop. sel.) 18 18
SAMENVATTING: QUERY Query weergave Query plannen Navigatie: Rapppportagehulpmiddelen > Query > Query weergave 19 19
SAMENVATTING: QUERYRAPPORT Queryrapport weergeven Queryrapport plannen 20
BEOORDELEN Beoordelingen registreren: Administratie Cijferlijst Handmatig Inlezen bestand (voorheen ook via Excel to CI) Per student na inschrijving (Inschrijvingsaanvraag) Per student zonder inschrijving (Individuele invoer) Docent indien geautoriseerd Cijferlijst Handmatig Inlezen ( Knip- en plak ) Per student zonder inschrijving (Individuele invoer) 21 21 21
BEOORDELEN - CIJFERLIJST Eén cijferlijst per studieactiviteit Cijferlijst maken als inschrijvingen gereed Handmatig of batch Bijwerken bestaande (vervangen) Doorboeken: partieel en volledig Niet te verwijderen Zichtbaar voor docent 22 22 22
BEOORDELEN - CIJFERLIJST Studieactiviteit Docent 1 Studieactiviteit Studieactiviteit Studieactiviteit Docent 1 Docent 2 Docent 3 Studieactiviteit Docent 1 Docent 2 23 23
BEOORDELEN - CIJFERLIJST Eindbeoordeling Maken Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 24 24 24
BEOORDELEN CIJFERLIJST MAKEN Beoordelingen invoeren Niet VR, -, fraude Wel GR Soms toetsdatum aanpassen binnen data sessie Snelle toetsdatum Status Opslaan: Status wachtend Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 25 25 25
BEOORDELEN CIJFERLIJST BATCH Runid Selectie maken NB: Data van tab basisgegevens Eindbeoordeling Vervangen? Partieel doorboeken: nee Alleen voor st.act. met inschrijvingen Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst maken 26 26 26
BEOORDELEN CIJFERLIJST BIJWERKEN Wat Ja Nee Nieuwe studenten Toegevoegd Toegevoegd Gestopten Verwijderd Blijven Niet doorgeboekte beoordelingen Gewist Blijven Doorgeboekte beoordelingen Blijven Blijven Vervangen afhankelijk situatie Maken Batch: alleen bij status niet gereed Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 27 27 27
BEOORDELEN CIJFERLIJST INVULLEN Geen datum in de toekomst (binnen sessie) Allen cijfer van beoordelingsvoet Niet: - en VR GR = geen resultaat Fraude bij inschrijvingsaanvraag Opslaan Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 28 28 28
BEOORDELEN CIJFERLIJST DOORBOEKEN Status: Niet gereed: cijfers invullen Gereed voor contr. Gefiatteerd: doorboeken Gefiatteerd (alle studenten hebben een beoordeling) Niet gereed (voor partieel doorboeken) Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 29 29 29
BEOORDELEN CIJFERLIJST INLEZEN Exporteren Bewerken (1 e rij weg, beoordelingen invullen) Omzetten naar csv-bestand Inlezen csv--bestand Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst Hoffdmenu > Cuuriculumbeheer > Beoordeling > Inlezen cijferlijsten 30 30 30
OEFENING 1. Cijferlijst maken: Zorg voor inschrijvingen bij een studieactiviteit (Maak een groep met een aantal studenten van de lijst) Maak een cijferlijst Navigatie: Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 2. Geef studenten een beoordeling Beoordelingen invoeren en opslaan en doorboeken (gebruik ook gedeeltelijk doorboeken) Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst 3. Exporteren en bewerken (andere studieactiviteit, ander studiedeel) Studenten inschrijven, genereer cijferlijst, exporteer een cijferlijst (soms gebruik van CTRL-toets nodig voor exporteren) Laat de twee bovenste regels staan Geef de studenten van de cijferlijst in Excel een beoordeling volgens de beoordelingsvoet Sla op als csv-bestand met ; als scheiding (Zie Handleiding 44, bijlage 1 voor het soort csv-bestand; meestal volstaat ook MS-DOS) 4. Inlezen csv-bestand Lees het csv-bestand in Boek de beoordelingen door en opslaan Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Inlezen Cijferlijst 31 31 31
BEOORDELEN - INSCHRIJVINGSAANVRAAG Nieuwe inschrijvingsaanvraag Student, loopbaan, volgperiode kiezen Inschrijvingsactie: Cijfer toevoegen Nr. st. act. kezen (loepje) Toetsdatum ok? Cijferinvoer (niet - en VR ) Indienen Voltooid: klaar Fouten: Zie foutberichten onderin Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 32 32 32
BEOORDELEN - FRAUDE Beoordelingsvoet aanpassen: FR Cijferinvoer FR Indienen Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 33 33 33
BEOORDELEN INDIVIDUELE BEOORDELING Selecteer student Lopende periode Kies studiedeel (eigen organisatie) Doorgaan Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten 34 34 34
BEOORDELEN INDIVIDUELE BEOORDELING Toetsdatum Beoordeling Toevoegen aan verzendlijst Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten 35 35 35
BEOORDELEN INDIVIDUELE BEOORDELING VERZENDLIJST Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten 36 36 36
OEFENING 5. Beoordeling via inschrijvingsaanvraag: Zorg voor een inschrijving bij een studieactiviteit Registreer een beoordeling via de inschrijvingsaanvraag Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 6. Beoordeling via individuele invoer Geef een student een individuele beoordeling zonder inschrijving Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten 37 37 37
BEOORDELEN EN REGISTRATIE Beoordelingen op verschillende plekken geregistreerd: Inschrijving: Inschrijvingsaanvraag: muteren Inschrijving: alleen lokaal beheer, overigen inzien Overige punten handmatig ( Transfer credits ): Individuele invoer Verzoekschrift Extern onderwijs Verzoekschrift Vrijstelling Dat betekent: Wijzigingen aanbrengen op verschillende plekken 38 38 38
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 39 39 39
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 40 40
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 41 41
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 42 42
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Beoordeling aanpassen Datum aanpassen: Engelse gegevenstaal OK Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 43 43
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 44 44
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 45 45
BEOORDELEN WIJZIGEN/VERWIJDEREN Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 46 46
OEFENING 7. Wijzigen beoordeling via inschrijvingsaanvraag: Zoek een beoordeling Wijzig de tentamendatum Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 8. Verwijderen beoordeling via inschrijvingsaanvraag Zoek de beoordeling van oefening 7 Verwijder de beoordeling 9. Wijzigen beoordeling via Overige punten (Transfer credits) Maak of zoek een beoordeling die via individuele invoer is geregistreerd Wijzig de beoordeling Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 47 47 47
AUTORISATIE DOCENTEN Bij studiedeel voor: Studiegids Individuele invoer Docent Beoordelaar Docent/beoordelaar Bij studieactiviteit voor: Cijferlijst Fiatteren Doorboeken Blanco Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 48 48 48
RAADPLEGEN INSCHRIJVING EN BEOORDELING Inschrijving en beoordeling studieactiviteit raadplegen: Cijferlijst Inschrijvingsaanvraag Studentserv. Overz. / Studentencentrum Inschrijving Studierooster (alleen inschrijving) Beoordeling zonder inschrijving raadplegen: Overige punten handmatig Studentserv. Overz. / Studentencentrum 49 49 49
INSCHRIJVING EN HERHALINGSCODE Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijving 50 50 50
SAMENSTELLING DOORREKENEN Meeste beoordelingen op werkvormen Studiepunten op onderwijseenheid Rekenproces bepaalt eindbeoordeling op onderwijseenheid en verder naar boven (clusters) Rekenproces draait elke nacht Rekenproces: Voldaan aan minimumeisen? Eindbeoordeling wordt bepaald tot 3 cijfers achter de komma Afgezet tegen beoordelingsvoet van onderwijseenheid (cluster) Beoordeling samenstelling geregistreerd in periode 8888 (Als niet voldaan aan minimumeisen: beoordeling - ) Reeds bestaande beoordeling in periode 8888 wordt vervangen Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Bereken Resultaten 51 51
SAMENSTELLING DOORREKENEN Datum vanaf (mutatiedatum) Geen vinkje logbestand alleen voor analyse Verschil UvA en HvA Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Bereken Resultaten 52 52
SAMENSTELLING DOORREKENEN 53 53
SAMENSTELLING DOORREKENEN UvA tab 3: Kies studiedelen Kies Berekenen Resultaten (Gekozen keuzevakken van niveau cluster eerst in lijst opnemen 54 54
ACTUALISEREN STUDIEVOORTGANG In de nacht worden voortgangsrapporten ververst Kun je ook zelf doen Diverse processen in juiste volgorde: 1. Herhalingscodes plaatsen 2. Doorrekenen samenstellingen 3. Studievoortgangsrapport verversen (4. Platte tabellen draaien) Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Adviesrapport aanvragen 55 55 55
OEFENING 10. Raadplegen: Bekijk de inschrijvingen en eventueel de beoordelingen van een student op verschillende manieren: Cijferlijst Inschrijvingsaanvraag Studentserv. Overz. / Studentencentrum Inschrijving Studierooster Overige punten handmatig Bekijk ook de herhalingscodes 11. Bereken een samenstelling Zorg dat een student voor alle beoordeelde werkvormen een beoordeling heeft, zonder beoordeling op bovenliggende onderwijseenheid Bereken voor een student de samenstellingen door. Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Berekenen resultaten 12. Adviesrapport verversen voor één student Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Adviesrapport aanvragen 56 56 56
57 57 57
TAN-CODES TAN-codelijst genereren voor vastleggen beoordelingen door docenten: Batch voor organisatie-onderdeel Individueel per docent Onderwijsadministratie verzorgt updates: 100 nieuwe codes Oude codes buiten gebruik Printen als rapport: BEH_TANC_TBL Uitdelen 58 58 58
OEFENING 13. Genereer TAN-codelijst Kies een docent en noteer het userid Bekijk de huidige lijst Genereer een nieuwe lijst Bekijk de nieuwe lijst Navigatie: Hoofdmenu > SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur (NLD) > Onderhoud TAN codes of Hoofdmenu > SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur (NLD) > Onderhoud TAN codes (Batch) 14. Print nieuwe TAN-codelijst Ga naar Queryrapport weergeven Selecteer BEH_TANC_TBL Haal het overzicht op het scherm Navigatie: Hoofdmenu > Rapportagehulpmiddelen > BI Publisher > Queryrapport weergeven 59 59 59
DIPLOMEREN - INRICHTING Aanbod- of vraaggericht Vereisten Gegevens voor diplomadocumenten Naam opleiding Leerroutes/specialisatie Accreditatie Titulatuur Bevoegdheden Taal opleiding Informatieve tekst opleiding Voorzitter examencommissie Namen studiedelen Studiedeelnamen Kopteksten vereisten 60 60 60
DIPLOMEREN - PROCES Aanvragen Student via Selfservice of door administratie Selectie op basis van loopbaan, programma/plan, fase Invoer verwachte diplomeringsdatum Controles in systeem Controle op minimale eisen (overrule mogelijk) Controle op opleidingsvereisten (overrule mogelijk) Controle op actieve inschrijving Controle toetsdatum t.o.v. diplomeringsdatum Bepalen judicium Examencommissie behandelt aanvraag Toekennen en vastleggen (examen naar DUO) Diplomadocumenten printen Uitreiken Status in Studentencentrum voor student zichtbaar Proces niet op één dag: Rekenproces en herhalingsproces (nacht) Studievoortgangsrapport (nacht) Persoonsgegevens Platte tabellen (nacht) 61 61
DIPLOMEREN PROCES (UVA)
DIPLOMEREN - SELFSERVICE Status diplomering in Selfservice Aanvragen 63 63
DIPLOMEREN - SELFSERVICE Aanbodgericht: data kiezen 64 64
DIPLOMEREN - SELFSERVICE Aanpassen Indienen 65 65
DIPLOMEREN - SELFSERVICE Status zichtbaar 66 66
DIPLOMEREN ADMINISTRATIEF Bulk of per student 67 67
DIPLOMEREN - ADMINISTRATIEF 68 68
DIPLOMEREN Homogene groep selecteren 69 69
DIPLOMEREN Status wijzigen Datum kiezen Studenten selecteren Toepassen op selectie 70 70
DIPLOMEREN Ongedaan maken of Selectie opslaan 71 71
DIPLOMEREN Voorgestelde nieuwe status Sommige gebruikers: Controle negeren? 72 72
DIPLOMEREN Controle negeren: OK Voorgestelde nieuwe status 73 73
Vastgelegd: examen naar DUO 74 74
DIPLOMEREN 75 75
DIPLOMEREN Vastgelegd: examen naar DUO EXAM -rij 76 76
DIPLOMEREN - PROCES Status naar vastgelegd: EXAM-rij naar DUO Bij prop: CENR-rij voor inschrijving bachelor 77 77
DIPLOMEREN - AFDRUKKEN Afdrukken verschilt bij HvA en UvA Diploma printen wijzigt status naar Vastgelegd & geprint 78 78
DIPLOMEREN - AFDRUKKEN Procesbewaking Rapportbeheer Ophalen 79 79
DIPLOMEREN Bewerken Printen Uitreiken 80 80
OEFENING 15. Student diplomeren Kies een student en controleer voor welk examen er nog geen diploma is Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Afstuderen > Diplomeringsgegevens Vraag een diploma aan Navigatie: Studievoortgang > Afstuderen > Diplomering Volg hierbij de volgorde van het proces met behulp van de handleiding Vink eventueel aan dat er geen controle is op diplomeringsvereisten Bekijk het resultaat in: Hoofdmenu > Studievoortgang > Afstuderen > Diplomeringsgegevens Hoofdmenu > Studievoortgang > Hoger onderwijs (NLD) > Stud records hoger ond. (NLD) 16. Bekijk examen in Selfservice Ga naar studentencentrum student en zoek het zojuist geregistreerde examen op 81 81 81
82 82