Handleiding. HvA Groepen

Transcriptie

1 Handleiding HvA Groepen Juni 2014

2 Inhoudsopgave INLEIDING GROEPEN EN STUDIEACTIVITEITEN ZOEKEN Zoeken naar SIS-groepen Filteren van SIS-groepen Zoeken naar studieactiviteiten Filteren van studieactiviteiten MOGELIJKHEDEN PER GROEP EN STUDIEACTIVITEIT Smoelenboek bekijken Gegevens downloaden Groep printen Deelnemers mailen HvA-ID s kopiëren

3 Inleiding De applicatie HvA Groepen ontsluit de medewerkers- en studentgroepen en studieactiviteiten uit SIS in DLWO. Met behulp van deze applicatie kunnen medewerkers zoeken binnen de groepen uit SIS waarop zij zijn geautoriseerd en binnen de studieactiviteiten waaraan ze zijn gekoppeld. Standaard toont de applicatie alle SISgroepen en studieactiviteiten die de gebruiker mag zien. De gebruiker kan de resultaten vervolgens doorzoeken en filteren. De eerste twee hoofdstukken van deze handleiding is bedoeld voor alle gebruikers. Hierin beschrijven we hoe je de applicatie kunt gebruiken. Het derde hoofdstuk is bedoeld voor Domein Functioneel Beheerders. We beschrijven hier hoe zij de applicatie op kunnen nemen op een pagina in de DLWO van hun domein. Het laatste hoofdstuk Onder water gaat in op de werking van de applicatie, bijvoorbeeld hoe het filter aan de linkerkant van het scherm werkt. Dit hoofdstuk is met name bedoeld voor beheerders en SIS-specialisten die vragen krijgen over HvA Groepen. 3

4 1 Groepen en studieactiviteiten zoeken HvA Groepen heeft een tabblad voor SIS-groepen en een tabblad voor studieactiviteiten. Een SIS-groep is een studentengroep in SIS, dit kunnen zijn lesgroepen, jaargroepen etc. Een studieactiviteit is een aantal studenten die ingeschreven zijn op een studieonderdeel. Je ziet deze als docent ook in je centrum docent. Als je de applicatie opent, wordt standaard het tabblad SIS-groepen geopend en worden alle SIS-groepen getoond waarop je in SIS bent geautoriseerd. Ga je naar het tabblad studieactiviteiten, dan zie je daar alle studieactiviteiten waar je aan bent gekoppeld. Je kunt zoeken en filteren binnen de getoonde SIS-groepen en studieactiviteiten. In de volgende paragrafen gaan we hier in detail op in en geven we concrete voorbeelden, maar algemeen geldt het volgende: Zoeken Typ een tekst in het zoekveld. De applicatie zoekt vervolgens binnen de SIS-groepen en studieactiviteiten naar deze tekst. Filteren In het resultatenfilter kun je de resultaten filteren. Groepen kun je filteren op groepstype en periode (collegejaar). Studieactiviteiten op collegejaar en blok. Heb je op een bepaalde tekst gezocht en wil je weer terug naar de lijst met al je groepen of studieactiviteiten? Maak dan het zoekveld weer leeg. Binnen een paar tellen worden dan weer alle groepen of studieactiviteiten getoond, afhankelijk van het geselecteerde tabblad. Zoekveld Resultatenfilter Het kan zijn dat je geen gegevens ziet, maar wel de melding krijgt dat je geen rechten hebt op SIS-groepen en/of studieactiviteiten. Denk je dat je hier wel rechten op zou moeten hebben? Neem dan contact op met een van de SIS-specialisten van je domein. 4

5 1.1 Zoeken naar SIS-groepen Wanneer je een tekst typt in het zoekveld zoekt de applicatie automatisch naar deze tekst in de korte omschrijving en omschrijving van de groep. Korte omschrijving De korte omschrijving wordt gebruikt als code van de groep. Voor het invullen van dit veld gelden coderingsafspraken (zie handleidingen SIS Maken en onderhouden van studentengroepen, bijlage 1 Codering van studentengroepen ). Een korte omschrijving die start met B13 wijst bijvoorbeeld op een begeleidingsgroep voor het studiejaar 2013/2014. Omdat de gehanteerde codering niet bij elk domein gelijk is, kunnen we in deze handleiding geen algemene instructie geven hoe je het beste kunt zoeken op basis van de codering. Omschrijving Het veld Omschrijving is een veld waar meer ruimte is voor vrije tekst. Wat er in dit veld ingevuld wordt, verschilt per domein en per type groep, dus ook hier kunnen we geen algemene instructie geven. 1.2 Filteren van SIS-groepen Aan de linkerkant van de zoekresultaten worden twee filters getoond: type groep en collegejaar. Dit filter kun je gebruiken om het aantal gevonden groepen verder te beperken. Vink bijvoorbeeld Lesgroep aan bij type groep en kies bij collegejaar 2014/2015 om alleen lesgroepen van het collegejaar 2014/2015 te tonen. 1.3 Zoeken naar studieactiviteiten Ga je naar het tabblad Studieactiviteiten, dan worden de studieactiviteiten getoond die aan jou (de ingelogde gebruiker) gekoppeld zijn. Heb je al een zoekterm in het zoekveld ingevuld, dan wordt er automatisch naar deze term gezocht binnen je studieactiviteiten. De zoekterm die je invult, wordt gezocht in de volgende velden: Omschrijving Lange naam Studiegidsnummer Korte en lange omschrijving periode Korte en lange omschrijving sessie Vakgebied Zoek je op toets, dan kunnen zowel studieactiviteiten gevonden worden waar toets in de omschrijving of lange naam staat, maar ook activiteiten die in sessie zijn gepland met toets in de korte of lange omschrijving. 1.4 Filteren van studieactiviteiten Aan de linkerkant van het tabblad Studieactiviteiten zie je twee filters: periode en blok. Met het filter periode kun je beperken van welk collegejaar je studieactiviteiten zoekt. Met blok kun je de resultaten beperken tot een of meer blokken. 2 Mogelijkheden per groep en studieactiviteit In de zoekresultaten kun je klikken op een groep of studieactiviteit. De detailpagina wordt vervolgens geopend. Hierop zie je de details en deelnemers van de groep of studieactiviteit. Voor zowel groepen als studieactiviteiten heb je vervolgens de volgende mogelijkheden: Smoelenboek bekijken Gegevens deelnemers downloaden Deelnemers mailen Mailadressen deelnemers kopiëren 5

6 HvA-ID s deelnemers kopiëren 2.1 Smoelenboek bekijken Nadat je een groep hebt aangeklikt in de zoekresultaten opent de detailpagina. Je ziet op deze pagina de details van de groep, de deelnemers en een aantal knoppen. Een van de knoppen is de knop Smoelenboek. Als je hierop klikt, krijg je een overzicht van de deelnemers van de groep met daarbij hun foto. Het smoelenboek kent twee verschillende weergaven: blokweergave en tabelweergave. Standaard wordt de blokweergave geopend. Klik je op de pijl rechts van de knop Smoelenboek, dan kun je tussen de twee weergaven kiezen. 2.2 Gegevens downloaden Je kunt de gegevens van de deelnemers van een groep downloaden in twee formaten: CSV-bestand en een Excelbestand. Beide bestanden bevatten dezelfde gegevens: Achternaam; Voornaam; Tussenvoegsel; adres; Studentnr. (studenten) of Employee ID (EmplID, medewerkers); Rol (student of medewerker). 6

7 2.3 Groep printen Op de detailpagina van elke groep staat een knop om de gegevens en deelnemers te printen. Deze knop roept de standaard printfunctie van de browser aan. Door een aangepast stylesheet voor de printer worden alleen de details en gegevens van de deelnemers van de groep of studieactiviteit geprint. De tabbladen en knoppen van de applicatie worden op de printversie van de pagina verborgen. 2.4 Deelnemers mailen Je kunt vanuit HvA Groepen de deelnemers van een groep mailen. Je kunt alle deelnemers in een keer mailen of een selectie maken van de deelnemers. Onderaan de lijst met deelnemers vind je hiervoor de knop Mail deelnemers. Als je alle deelnemers in een keer wilt mailen, hoef je ze niet eerst te selecteren. Druk direct op de knop Mail deelnemers en je mailt automatisch naar alle deelnemers. Nadat je op de knop Mail deelnemers hebt geklikt, wordt het volgende scherm getoond: 7

8 Klik vervolgens op de link Mail alle deelnemers om de deelnemers te mailen. Je standaard mailprogramma wordt geopend. Sommige mailprogramma s eisen dat de browser een komma gebruikt als scheidingsteken tussen meerdere mailadressen, bijvoorbeeld Mozilla Thunderbird en Apple Mail. Maak je gebruik van een dergelijk mailprogramma? Vind dan de optie Gebruik een komma als scheidingsteken aan. Bij grotere aantallen deelnemers werkt het mailen via de link Mail alle deelnemers niet. In dit geval kun je gebruik maken van het tabblad Mailadressen kopiëren. Selecteer de mailadressen in het tekstveld en kopieer deze in het Aan-veld in je mailprogramma of in webmail. 8

9 Opmerkingen bij het mailen van deelnemers HvA Groepen maakt gebruik van een zogenaamde mailto-link. Als je op deze link klikt, opent je standaard mailprogramma. Deze mailto-link kent echter beperkingen. Deze beperkingen zitten in de totale lengte van het aantal geselecteerde mailadressen en in het gebruik van een komma of puntkomma. Verschillende browsers en programma s gaan hier anders mee om. HvA Groepen probeert daar zoveel mogelijk rekening mee te houden en geeft waar nodig extra instructie. 2.5 HvA-ID s kopiëren Onderaan de lijst met deelnemers van een groep vind je de knop Kopiëer HvA-ID s. Deze knop biedt de mogelijkheid de HvA-ID s van de geselecteerde deelnemers te kopiëren en deze ergens anders te gebruiken, bijvoorbeeld om een SharePoint-groep aan te maken. 9