Aanmelden vakken Handleiding voor docenten Versie oktober 2007 Alleen voor intern gebruik. Uitgave van EDUsupport Wageningen Universiteit

Transcriptie

1 Aanmelden vakken Handleiding voor docenten Versie oktober 2007 Alleen voor intern gebruik Uitgave van EDUsupport Wageningen Universiteit Website: EDUsupport.wur.nl Vragen:

2 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 2 Voorwoord Deze handleiding is bedoeld voor docenten van Wageningen Universiteit. Zij behandelt het aan- en afmelden van studenten voor een vak via CSA online. Via CSA online kunt u: inzicht krijgen in het aantal aangemelde studenten voor een vak of examen, studenten aanmelden die zich om uiteenlopende redenen nog niet aangemeld hebben, studenten afmelden die het vak niet meer wensen te volgen. De handleiding kunt u later gebruiken als naslagwerk. Voor opmerkingen ter verbetering van deze handleiding houd ik mij zeer aanbevolen. U kunt mij bereiken via het algemene adres: EDUsupport@wur.nl of telefonisch via (0317-4) Chris Blom (dr.ir.j.j.c. blom) Docenten Ondersteuning

3 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 3 Inhoudsopgave Voorwoord...1 Voorwoord...2 Inhoudsopgave Achtergrondinformatie Waarom aanmelden voor vakken? Wie kan een student aanmelden en in welk geval? Aanmelden voor tentamens Aanmelden voor vakken en EDUweb Aanmelden voor vakken en Blackboard Inloggen op de docenten-site voor het aanmelden voor vakken Inloggen Uitleg beginscherm Een student aanmelden of terugtrekken Student aanmelden Batchfunctie voor aanmelden studenten Student terugtrekken Overzichten Overzicht aangemelde studenten Overzicht teruggetrokken studenten Pasfotolijst (smoelenboek) Tentamen aanmeldingen Capaciteit of sluitingsdatum veranderen Capaciteit of sluitingsdatum veranderen Capaciteit veranderen Sluitingsdatum veranderen Personalia Veelgestelde vragen Inloggen Aanmelden student...16

4 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 4 1. Achtergrondinformatie Waarom aanmelden? 1.1 Waarom aanmelden voor vakken? Studenten zijn volgens het studentenstatuut verplicht zich aan te melden voor cursorische vakken. Aanmelden voor stages en afstudeervakken is niet verplicht. Studenten kunnen zich tot uiterlijk twee weken voor aanvang van een periode aanmelden. Deze aanmelding is verplicht zodat u van te voren weet hoeveel en welke studenten het vak gaan volgen in de nieuwe periode. Dit maakt het ook mogelijk om voor de start van de periode gegevens via EDUweb naar de studenten te sturen. Wie meldt aan? Sluitingsdatum Aanmelden na de sluitingsdatum Wie is contactpersoon? 1.2 Wie kan een student aanmelden en in welk geval? Studenten melden zich aan via de CSA-site of via de studentenbalie. U vindt de studentenbalie in het Forum of op internet. Aanmelden is mogelijk tot een van tevoren vastgestelde datum. Deze datum is te vinden in het planningsboekje of op de website (klik in de linkerkolom op de link <Agenda>). Voor bepaalde vakken, bijvoorbeeld practica en excursies kan de sluitingsdatum voor het aanmelden behoorlijk vroeg liggen. Na sluiting van de aanmeldingstermijn kan alleen de contactpersoon van het vak een student aanmelden voor het betreffende vak. Aanmelden gaat dan via U vindt de naam van de contactpersoon in de digitale studiegids ( Bent u geen contactpersoon maar wilt u wel studenten aanmelden, stuur dan een mail naar servicedesk.ict@wur.nl of neem contact op met studiegids@wur.nl. Als contactpersoon kunt u tot twee weken voor de start van de tentamenperiode een student aanmelden voor een vak. In de praktijk betekent dit dus voor de eerste vier periodes, dat u studenten nog kunt aanmelden tot en met week 5 van de periode.

5 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 5 Buitenlandse studenten Meer dan 15 ECTS In principe zal een student zichzelf aan moeten melden. Twee groepen vormen een uitzondering en moeten worden aangemeld door de contactpersoon: Studenten die met een geldige reden laat in Wageningen aankomen, zoals buitenlandse eerstejaars BSc of MSc studenten en Erasmus studenten. Deze studenten kunt u pas aanmelden als ze geregistreerd zijn als student aan WU. Van tevoren aanmelden kan niet. Studenten die meer dan 15 ECTS aan vakken in één periode willen volgen (dit kunnen 3 vakken van 6 ECTS zijn, 6 vakken van 3 ECTS, of elke andere combinatie die leidt tot meer dan 15 ECTS). Aanmelden tentamen Sluitingsdatum 1.3 Aanmelden voor tentamens Een student, die is aangemeld voor een vak, is tegelijk ook aangemeld voor het bijbehorende tentamen. Wanneer de student zich terugtrekt voor een vak trekt hij zich automatisch ook terug voor het tentamen. Enkel een student kan zich voor het tentamen aanmelden, bijvoorbeeld in het geval van een hertentamen. Een docent kan dit nooit doen voor een student. Ook kan alleen de student zich voor het tentamen terugtrekken. Deze handelingen staan los van het aanmelden voor vakken omdat ze alleen over het tentamen gaan. De sluitingsdatum voor studenten om zich aan te melden voor tentamens is uiterlijk 2 weken voor de start van de tentamenperiode. Vakinformatie EDUweb 1.4 Aanmelden voor vakken en EDUweb Wanneer een student is / wordt aangemeld, krijgt hij vrijwel meteen informatie over het betreffende vak te zien op de EDUweb-pagina. Toegang tot de vakpagina volgt enkele uren (tot max een dag). De informatie bestaat uit de volgende onderdelen: de vaknaam; de link naar een eventuele vakpagina, of een eventuele EDUclass zoals Blackboard; de namen van medestudenten en vakdocenten binnen dat vak; eventuele vakmededelingen die vakdocenten geplaatst hebben; het rooster voor het vak, met tijden en collegezaalnummers; de examendatum, -plaats en -tijd. U vindt meer informatie over EDUweb in de handleiding EDUweb. Deze vindt u op EDUsupport.wur.nl onder het menu-item EDUweb.

6 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 6 Blackboard 1.5 Aanmelden voor vakken en Blackboard Blackboard is één van de EDUclasses aan Wageningen Universiteit. Blackboard is een soort digitaal klaslokaal op Internet. Veel vakken aan Wageningen Universiteit hebben een eigen Blackboard. Voordat een student gebruik kan maken van de EDUclass van een vak, moet hij op de gebruikerslijst staan van Blackboard. Door zich aan te melden voor een vak komt een student automatisch op de gebruikerslijst van Blackboard. U vindt meer informatie over Blackboard in de handleiding Blackboard. Deze vindt u op EDUsupport.wur.nl onder het menu-item EDUclass.

7 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 7 2. Inloggen op de docenten-site voor het aanmelden voor vakken Docenten-site 2.1 Inloggen Voor het online aanmelden van studenten moet u in de studiegids ( geregistreerd staan als contactpersoon bij het vak. Staat u niet geregistreerd in de studiegids, bent u uw wachtwoord vergeten of kunt u om een andere reden niet inloggen, neem dan contact op met de Servicedesk, telefoon (0317 4) of mail servicedesk.ict@wur.nl. Inloggen voor het aanmelden gaat als volgt: 1. Ga naar de docenten-site: 2. Log in met: WUR-account en WUR-password. 2.2 Uitleg beginscherm Als u inlogt, ziet u op het beginscherm mededelingen. Aan de linkerkant vindt u een menu met items, waarop u kunt klikken. Hier kunt u: studenten aanmelden voor een vak; studenten afmelden voor een vak; een overzicht van de aanmeldingen opvragen en uw eigen personalia wijzigen. U vindt meer uitleg over deze onderdelen in de volgende hoofdstukken.

8 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 8 3. Een student aanmelden of terugtrekken In dit hoofdstuk vindt u informatie over het aanmelden of terugtrekken van een student voor een vak. 3.1 Student aanmelden Student aanmelden 1. Klik in het linkermenu op <Student aanmelden>. U ziet nu onderstaand scherm: 2. Selecteer de vakcode bij Vak. 3. Selecteer de juiste periode bij Periode. 4. Vul het registratienummer in van de student bij Registratienr.. Als u het registratienummer niet weet, dan klikt u op. U kunt dan op achternaam of WUR-account zoeken. U selecteert vervolgens de juiste student en klikt op <Ok>. Let op: een student die (nog) geen registratienummer heeft, kunt u niet aanmelden voor het vak. 5. Bevestig Vak, Periode en Registratienummer door op <Ok> te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

9 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 9 6. Klik op de knop <Toevoegen> om uw toevoeging te bevestigen. U ziet dan onderstaand scherm: 7. Selecteer hier de juiste opleiding (vaak is er maar één mogelijkheid). 8. Bevestig alle voorgaande stappen met <Ok>. Wilt u meer studenten toevoegen? Klik dan weer in het linkermenu op <Student aanmelden> en herhaal voorgaande stappen.

10 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 10 Batch aanmelding 3.2 Batchfunctie voor aanmelden studenten U kunt meerdere studenten tegelijkertijd aanmelden via de Batchfunctie. 1. Klik in het linkermenu op <Batch aanmelding>. 2. Selecteer het vak waarvoor u studenten wilt aanmelden. 3. Selecteer de periode. 4. Klik op <Aantal> als u wilt weten hoeveel studenten er zijn. 5. Klik vervolgens op <Ok> om verder te gaan. U ziet nu een lijst waarop alle studenten staan die: o het vak in hun studieprogramma hebben opgenomen; o dit vak nog niet gehaald hebben; o ingeschreven zijn voor het lopende studiejaar. Een blauwe vink geeft aan dat een student al aangemeld is. 6. Onder het kopje Aanmelden vinkt u de aan te melden studenten aan. 7. Klik op <Toevoegen>. De geselecteerde studenten zijn nu aangemeld. Student terugtrekken 3.3 Student terugtrekken Studenten kunnen zich terugtrekken voor een vak tot twee weken voor aanvang van de periode. U kunt als docent een student ook terugtrekken, bijvoorbeeld als u niet de juiste student heeft aangemeld. 1. Klik in het linker menu onder het kopje vakaanmelding op <Student terugtrekken>. 2. Selecteer het vak en de periode en klik op <Ok>. 3. Op het scherm ziet u nu een lijst met studenten die zich hebben aangemeld voor dit vak in de geselecteerde periode. Klik op het rode kruisje links van het registratienummer van de student die u wilt verwijderen. 4. De gegevens van de student worden nu vet en u ziet een vakje in plaats van het kruisje. Vink het vakje aan.

11 Docentenhandleiding Aanmelden vakken Klik op <Verwijderen> en de student wordt verwijderd uit de lijst met studenten die zich aangemeld hebben. U krijgt een pop-up met de bevestiging vakaanmelding is teruggetrokken. De student krijgt automatisch een mailtje dat hij is teruggetrokken voor het vak.

12 Docentenhandleiding Aanmelden vakken Overzichten Overzichten Studenten kunnen in EDUweb zien wie zich aangemeld hebben voor een vak. U kunt dit zien via de docenten-site. 4.1 Overzicht aangemelde studenten Aangemelde studenten 1. Klik in het linkermenu onder het kopje Overzichten op <Aangemelde studenten>. 2. Selecteer het Vak en de Periode. Selecteren van het registratienummer is niet nodig. 3. Klik op <Uitvoeren> en u ziet een lijst met studenten die zich hebben aangemeld voor het vak en het tentamen. Op het scherm vindt u de volgende gegevens: de vakcode (bovenaan de pagina); geselecteerde periode (onder de vakcode); begin- en einddatum voor het aanmelden van dit vak (rechts van de periode); het aantal studenten; de registratienummers; de namen van de studenten; examenaanmelding; de opleiding, alleen als deze van toepassing is. Bij Erasmus studenten staat deze bijvoorbeeld niet aangegeven. Een vinkje betekent dat de student zich heeft aangemeld voor het vak en het tentamen. Een rood kruisje onder examenaanmelding geeft aan dat de student zich alleen voor het vak heeft aangemeld. De aanmelddatum en tijd vindt u in de rechterkolom. 4.2 Overzicht teruggetrokken studenten Teruggetrokken studenten U kunt op de docenten-site zien welke studenten zich teruggetrokken hebben voor een vak. 1. Klik in het linkermenu onder het kopje Overzichten op <Teruggetrokken studenten>. 2. Selecteer het Vak en de Periode. Selecteren van het registratienummer is niet nodig. 3. Klik op <Uitvoeren> en u ziet nu een lijst met studenten die zich hebben teruggetrokken voor het vak en het tentamen. U vindt hier dezelfde gegevens als bij het overzicht aangemelde studenten.

13 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 13 Smoelenboek 4.3 Pasfotolijst (smoelenboek) U kunt op de docenten-site een smoelenboek samenstellen van de aangemelde studenten en dit smoelenboek uitprinten. 1. Klik in het linkermenu onder het kopje Overzichten op <Pasfotolijst>. 2. Selecteer het vak waarvoor u een smoelenboek wilt maken. 3. Selecteer de periode. 4. Klik op <Aantal> als u wilt weten hoeveel studenten er zijn. 5. Klik vervolgens op <Ok> om verder te gaan. U ziet nu de lijst met de voor het vak aangemelde studenten. 6. Klik op de knop <Fotogalerij> en u krijgt de lijst met foto s te zien. U kunt de lay-out via de keuzemogelijkheden bovenaan aanpassen. 7. Klik op de printbutton als u het smoelenboek wilt printen. Tentamen aanmeldingen 4.4 Tentamen aanmeldingen U kunt op de docentensite een lijst van alle tentamenaanmeldingen voor een vak inzien. 1. Klik in het linkermenu onder het kopje overzichten op <Examen aanmeldingen>. 2. Selecteer het vak waarvoor u de tentamenaanmeldingen wilt zien. 3. Selecteer de periode. 4. Klik op <Aantal> als u wilt weten hoeveel studenten er zijn. 5. Klik vervolgens op <Uitvoeren> om verder te gaan. U krijgt nu de lijst met de tentamenaanmeldingen voor het vak te zien.

14 Docentenhandleiding Aanmelden vakken Capaciteit of sluitingsdatum veranderen Capaciteit aanpassen In dit hoofdstuk vindt u informatie over het beperken van de capaciteit voor een vak en het wijzigen van de sluitingsdatum. Voor beide heeft u toestemming nodig van het College van Bestuur. Hieronder vindt u de te volgen procedure. 5.1 Capaciteit veranderen In hoofdstuk van het studentenstatuut, Rechten na inschrijving als student, staat dat een ingeschreven student recht heeft op deelname aan al het onderwijs binnen de universiteit. Uitgezonderd zijn die gevallen waar het College van Bestuur een beperking heeft ingesteld in verband met een beperkte capaciteit. Beperkte capaciteit Het College van Bestuur wil een maximum aan de deelname van het aantal studenten voor een vak alleen toestaan als sprake is van een beperkte materiële capaciteit, zoals laboratoriumfaciliteiten of computers. Geldt dit voor uw vak, dan kunt u het benodigde recht aanvragen bij Fred Jonker (fred.jonker@wur.nl). Zijn er andere beperkingen, bijvoorbeeld door de werkvorm of de personele capaciteit, dan beslist het College van Bestuur hierover op basis van de aangeleverde argumenten. Geldt dit voor uw vak dan kunt u een verzoek voor een maximaal aantal studenten indienen bij Fred Jonker, fred.jonker@wur.nl. U moet wel altijd minimaal 24 studenten toelaten. 5.2 Sluitingsdatum veranderen Sluitingsdatum aanpassen Om een sluitingsdatum te laten veranderen volgt u dezelfde stappen als bij het veranderen van de capaciteit. Onderbouw uw verzoek altijd met argumenten.

15 Docentenhandleiding Aanmelden vakken Personalia Personalia wijzigen Op de docentensite kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen. 1. Klik in het linkermenu op <Personalia>. 2. Klik op <Wijzigen> om uw persoonlijke gegevens te wijzigen. 3. In het scherm dat volgt kunt u al uw gegevens wijzigen. 4. Klik op <Ok> als u de wijzigingen wilt opslaan.

16 Docentenhandleiding Aanmelden vakken Veelgestelde vragen 7.1 Inloggen Inloggen Hoe moet ik inloggen op de docenten-site? Om in te loggen op de docenten-site gaat u naar Hier logt u in met uw WUR-account en het WUR-password. Wachtwoord vergeten Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu? Weet u uw wachtwoord niet meer neem dan contact op met de Servicedesk, telefoon (0317-4)88888 (servicedesk.ict@wur.nl). Ik kan niet inloggen Wat moet ik doen als ik niet kan inloggen? Als u niet kunt inloggen, moet u eerst nagaan op of u wel in de Studiegids geregistreerd staat als contactpersoon van een vak. Is dit niet het geval is, dan kunt u mailen naar servicedesk.ict@wur.nl of contact opnemen met studiegids@wur.nl. Vraag om u in te schrijven bij het betreffende vak onder vermelding van de vakcode. Bent u geregistreerd in de Studiegids maar u kunt toch niet inloggen, neem dan ook contact op met de studiegids. Vraag dan of ze uw registratie nagaan. Vermeld uw vakcode en WUR-account. Contactpersoon worden Hoe kan ik contactpersoon van een vak worden? U kunt contactpersoon van een vak worden door dit door te geven aan de studiegids@wur.nl. 7.2 Aanmelden student Wie meldt aan? Wie moet een student aanmelden? Een student moet zichzelf aanmelden. Twee groepen studenten vormen een uitzondering. Deze moet de contactpersoon aanmelden. Deze groepen zijn: Studenten die met een geldige reden laat in Wageningen aankomen, zoals buitenlandse eerstejaars BSc of MSc studenten en Erasmus studenten. Deze studenten kunt u pas aanmelden als ze geregistreerd zijn als student aan WU. Van tevoren aanmelden kan niet.

17 Docentenhandleiding Aanmelden vakken 17 Studenten die meer dan 15 ECTS aan vakken in één periode willen volgen (dit kunnen 3 vakken van 6 ECTS zijn, 6 vakken van 3 ECTS, of elke andere combinatie die leidt tot meer dan 15 ECTS). Geen registratienummer Waar vind ik het registratienummer van de student? Als u het registratienummer van de student niet weet, dan kunt u dit opzoeken tijdens het aanmelden. Heeft een student geen registratienummer omdat deze onlangs in Wageningen gearriveerd is, dan kunt u de student niet aanmelden. De student moet zich dan zo snel mogelijk bij de studentenadministratie CSA laten inschrijven. Sluitingsdatum aanmelden Tot wanneer kan een student zich aanmelden? Een student kan zichzelf aanmelden tot 2 weken voor de start van de periode. U kunt als contactpersoon van een vak een student opgeven voor dat vak tot 2 weken voor aanvang van de tentamenperiode. In de praktijk betekent dit, dat u studenten nog kunt aanmelden tot en met week 5 van de periode. Alleen tentamen Wie kan een student voor een tentamen aanmelden? Alleen de student zelf kan zich aanmelden voor een tentamen. Een contactpersoon kan dat niet. U kunt als contactpersoon studenten alleen aanmelden voor een vak én een tentamen. Student niet in de lijst Ik kan de student niet in de lijst vinden. Wat nu? Het aanmelden van een student is alleen mogelijk wanneer deze is ingeschreven bij de universiteit en een registratienummer heeft. Is de student niet ingeschreven, dan is deze niet in de lijst van studenten te vinden. De student moet dan eerst zijn inschrijving bij de universiteit regelen bij de studentenadministratie CSA. Vak is niet geroosterd Mijn vak is niet geroosterd (of cursorisch). Wat moet ik doen? U kunt de melding krijgen dat het vak niet geroosterd of cursorisch is. Een student kunt u dan niet aanmelden voor het vak. Eerst moet u het vak in het Rooster Informatie Systeem (RIS) laten opnemen. Stuur hiervoor een naar fred.jonker@wur.nl.