HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET

Transcriptie

1 Studenten- en Onderwijszaken HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET VERSIE 0.2 /

2 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 2/13 INHOUDSOPGAVE 1.1. Inleiding Aandachtspunten Voor welke vakken kunnen resultaten via VUnet worden geregistreerd? Afronding van cijfers Toekennen van no-shows Verwerking van beoordelingen voor niet-ingetekende studenten Rolverdeling docent/examinator Resultaatregistratie via VUnet Het vakkenoverzicht Inzien en downloaden van kandidatenlijst Registratiemodus resultaten invoeren Niet-ingetekende studenten toevoegen Handmatig invoeren van resultaten Resultaten inlezen op basis van VUnet kandidatenlijst Resultaten inlezen op basis van eigen resultatenlijst Valideren van resultaten Inzien van gevalideerde resultaten... 13

3 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 3/ INLEIDING Met de functionaliteit Digitale Resultaatregistratie kunnen docenten de beoordelingen voor hun vak in VUnet registreren. De examinator van het vak (meestal vakcoördinator) valideert de ingevoerde resultaten, waarmee de resultaten voor ingetekende studenten worden geregistreerd en gepubliceerd. Het studiesecretariaat draagt zorg voor de controle op de verwerking in studenteninformatiesysteem SAP-SLM. Daarnaast verwerkt het secretariaat de resultaten van de niet-ingetekende kandidaten, die door u via VUnet aangeleverd worden of van studenten waarvoor om andere redenen de beoordeling niet in VUnet verwerkt kan worden. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe het registreren van resultaten via VUnet gebeurt. Per functionaliteit wordt uitgelegd welke mogelijkheden bestaan en met screenshots wordt toegelicht hoe deze te gebruiken. De handleiding start met een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn voor het registreren van resultaten. Mocht u vragen hebben over de handleiding of over het registreren van resultaten via VUnet, dan kunt u contact opnemen met het studiesecretariaat van uw faculteit. Naast de uitgebreide handleiding zijn instructies per functionaliteit beschikbaar waarin puntsgewijs wordt beschreven hoe de functionaliteit uitgevoerd kan worden AANDACHTSPUNTEN Voor welke vakken kunnen resultaten via VUnet worden geregistreerd? Op dit moment is het alleen mogelijk resultaten te registreren voor vakken waarvan alleen de eindbeoordeling wordt vastgelegd in het studenteninformatiesysteem SAP-SLM. De cijfers voor vakken waarvan meer dan één deelcijfer in het studenteninformatiesysteem worden vastgelegd, kunnen niet worden ingevoerd in VUnet en worden nog verwerkt via het studiesecretariaat van de faculteit. Cijfers van vakken waarvan de eindbeoordeling gebaseerd wordt op meer dan één deelbeoordeling, maar waarvan de deelbeoordelingen niet in het studenteninformatiesysteem worden ingevoerd, kunnen wel in VUnet worden ingevoerd. U voert voor deze vakken alleen de eindbeoordeling in; de deelbeoordelingen blijven buiten het systeem. Afhankelijk van het vak kunnen de volgende drie typen beoordeling worden ingevoerd: cijfers van 1-10, voldaan/niet voldaan (VD/NVD) en onvoldoende/voldoende/goed (OV/V/G) kunnen worden ingevoerd, mits het relevante beoordelingstype voor het vak door het onderwijsbureau van de faculteit is vastgelegd. Wanneer een ander type beoordeling wordt ingevoerd dan voor het vak is vastgelegd, krijgt u een foutmelding te zien. Wanneer cijfers worden ingevoerd, gelden daarbij de volgende restricties: - de cijfers liggen tussen 1,0 en 10,0; - cijfers met meer dan één decimaal worden in VUnet automatisch afgerond op één decimaal; - cijfers tussen 5,4 en 5,5 worden door VUnet afgerond op een 5,4, ook wanneer bijvoorbeeld 5,49 wordt ingevoerd. Dit hangt samen met de VU-brede afspraak dat eindcijfers tussen 5 en 6 niet worden gegeven. Wanneer in het systeem een 5,5 wordt ingevoerd, wordt dit bij het eindcijfer afgerond op een 6,0. Wanneer een 5,49 eerst zou worden afgerond op een 5,5, dan zou de student vervolgens een 6,0 als eindcijfer krijgen. Alle in VUnet ingevoerde cijfers tussen 5,4 en 5,5 worden derhalve op 5,4 afgerond Afronding van cijfers Wanneer cijfers worden ingevoerd, kunnen deze op één decimaal afgerond zijn. Cijfers met meer dan één decimaal worden in VUnet automatisch afgerond op één decimaal. Cijfers tussen 5,4 en 5,5 worden door VUnet afgerond op een 5,4, ook wanneer bijvoorbeeld 5,49 wordt ingevoerd. Dit hangt samen met de VUbrede afspraak dat eindcijfers tussen 5 en 6 niet worden gegeven. Wanneer in het systeem een 5,5 wordt ingevoerd, wordt dit bij het eindcijfer afgerond op een 6,0. Wanneer een 5,49 eerst zou worden afgerond op een 5,5, dan zou de student vervolgens een 6,0 als eindcijfer krijgen. Wanneer uw faculteit een regel hanteert dat cijfers alleen op hele en halve cijfers afgerond mogen worden, dan dient u zelf de cijfers op die manier afgerond in te voeren in VUnet. Deze regelingen worden niet door VUnet ondersteund. Meer informatie over de facultaire afrondingsregel kunt u opvragen

4 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 4/13 bij het studiesecretariaat van uw faculteit. Het eindcijfer dat in het studenteninformatiesysteem wordt berekend, wordt altijd afgerond op hele en halve cijfers en dit cijfer wordt op de cijferlijst en het diplomasupplement van de student weergegeven Toekennen van no-shows Studenten kunnen alleen intekenen voor een herkansing van een tentamen wanneer voor hun intekening op een eerdere gelegenheid een beoordeling is verwerkt. Studenten die wel voor een vak en/of tentamen staan ingetekend, maar die niet hebben deelgenomen aan het tentamen of om andere reden geen beoordeling ontvangen, dienen daarom altijd een no-show (NS) te krijgen. VUnet beschikt over de mogelijkheid automatisch een no-show toe te kennen aan alle studenten die nog geen beoordeling hebben gekregen. Wanneer u ingevoerde cijfers valideert maar nog niet voor iedere ingetekende student een beoordeling is ingevoerd, krijgt u een waarschuwing te zien. U kunt voor deze studenten daarna nog een beoordeling of NS invoeren Verwerking van beoordelingen voor niet-ingetekende studenten Studenten die niet voor het vak en/of tentamen staan ingetekend, komen niet voor op de kandidatenlijst en cijferinvoerlijst in VUnet. Wanneer u voor een dergelijke student een beoordeling wilt verwerken, kunt u de student toevoegen aan de lijst. De student verschijnt dan in de kandidatenlijst en u kunt een beoordeling invoeren. Wanneer deze beoordeling wordt gevalideerd, ontvangt het studiesecretariaat een rapportage waarin wordt aangegeven voor welke studenten die niet ingetekend waren een beoordeling is ingevoerd. Het studiesecretariaat verwerkt deze beoordelingen nadat de betreffende studenten zich bij de balie hebben gemeld en administratiekosten voor de na-intekening en verwerking van de beoordeling hebben voldaan Rolverdeling docent/examinator Als er meerdere docenten aan een vak gekoppeld zijn in SAP/SLM zijn zij allemaal geautoriseerd om resultaten te registreren via VUnet. Alleen de docent die als examinator aan het vak is gekoppeld, beschikt over de autorisatie om de resultaten te valideren. De examinator is de door de examencommissie aangewezen docent die verantwoordelijk is voor de beoordeling van het vak; doorgaans is dit dezelfde persoon als de coördinator van het vak. De rolverdeling binnen het vak is weergegeven op het scherm. Wanneer de getoonde gegevens afwijken van de werkelijke verdeling, kunt u contact opnemen met het studiesecretariaat van uw faculteit.

5 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 5/13 2. RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET De resultaatregistratie vindt plaats in VUnet. U kunt op onderstaande locatie inloggen met uw VUnetID en bijbehorend wachtwoord: Nadat u bent ingelogd, wordt uw persoonlijke homepage in VUnet geladen: Een van de blokjes ( webparts ) heeft de titel Resultatenregistratie. Hierin vindt u verwijzingen terug naar de vakken waarvoor u als examinator of docent bent aangewezen. Indien het vak geroosterde (schriftelijke) tentamens omvat, vindt u voor ieder van de tentamens een aparte link. Door op een vaknaam te klikken, komt u direct terecht in het kandidatenoverzicht van het aangeklikte vak (of de tentamengelegenheid daarvan; 1). Door op het kopje Resultatenregistratie (2) of pijltje (3) te klikken, wordt uw vakkenoverzicht getoond HET VAKKENOVERZICHT Het vakkenoverzicht opent u door op de homepagina van VUnet te klikken op het kopje Resultatenregistratie of op het pijltje onderaan dat blok. Het vakkenoverzicht ziet er als volgt uit: U ziet in het overzicht de vakken waaraan u als docent en/of examinator bent gekoppeld. Standaard worden de vakken van het huidige academische jaar weergegeven. U kunt vakken uit vorige jaren zien door het filter Academisch jaar aan te passen (1). Daarnaast kunt u de weergave filteren op vaknaam (2).

6 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 6/13 In het overzicht worden getoond: de vaknaam (3), de vakcode (4), de datum waarop het tentamen is geroosterd/einddatum van de aanbodperiode van het vak (5) en uw rol bij dit vak (6). De weergegeven rol kan docent of examinator zijn. Met de rol docent kunt u wel cijfers invoeren maar deze niet valideren. Alleen personen met de rol examinator kunnen ingevoerde cijfers valideren; uiteraard kunnen examinatoren ook cijfers invoeren. Indien een vak geen geroosterd tentamen heeft, staat in de kolom Evaluatie datum de laatste vrijdag van de aanbodperiode van het vak getoond. Omdat studenten bij deze vakken niet voor een (her-) tentamengelegenheid intekenen, wordt een vak ook maar eenmaal weergegeven. Eventuele cijfers van een herkansing worden via hetzelfde scherm verwerkt als de cijfers van de eerste gelegenheid. Bij vakken met geroosterde tentamens staan studenten voor een specifiek tentamen ingetekend en worden de cijfers daarom ook via aparte schermen per tentamengelegenheid verwerkt INZIEN EN DOWNLOADEN VAN KANDIDATENLIJST U kunt de kandidatenlijst inzien door in het vakkenoverzicht op het gewenste vak te klikken. Het scherm met de kandidatenlijst ziet er als volgt uit: Bovenaan het scherm ziet u informatie over het vak en de tentamengelegenheid (1). Hier staat ook vermeld welk beoordelingstype aan het vak gekoppeld is (2). U kunt de cijferlijst zoals die op dat moment in VUnet is opgeslagen afdrukken (3) en meer informatie over de cijferinvoer teruglezen (4). De kandidatenlijst is daarna in twee formaten te downloaden: een Excel-bestand en een CSV-bestand (5). Wanneer u op zoek bent naar een specifieke student, kunt u van de zoekfunctie (6) gebruik maken. Om vervolgens weer alle studenten te zien, klikt u op de knop Toon alles (7). Daarnaast is de kandidatenlijst te sorteren op ieder van de vier kolommen, door op de kolomtitel te klikken (8). Tot slot kunt u aangeven hoeveel studenten per pagina moeten worden weergegeven (9). Standaard staat deze optie op 20 weergegeven studenten. Wanneer er meer studenten op de kandidatenlijst staan dan het maximum per pagina, kunt u tussen de verschillende pagina s navigeren (10). Om resultaten in te voeren, klikt u op de knop Registratie modus (11) REGISTRATIEMODUS RESULTATEN INVOEREN Wanneer u vanuit de kandidatenlijst de registratiemodus opent, komt u in het scherm terecht waarin u handmatig beoordelingen kunt invoeren, of deze vanuit een Excel- of CSV-bestand kunt inlezen. Het scherm ziet er als volgt uit:

7 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 7/13 Bovenaan het scherm wordt informatie over het vak en de tentamengelegenheid weergegeven (1). U kunt studenten die niet op de kandidatenlijst staan (niet ingetekend) toevoegen (2), ingevoerde wijzigingen ongedaan maken (3), de huidig opgeslagen cijferlijst afdrukken (4) en alle studenten waarvoor nog geen beoordeling is ingevoerd een no-show (NS) toekennen (5). Daarnaast kunt u de kandidatenlijst downloaden (6) en importeren (7). In de kandidatenlijst zelf kunnen handmatig beoordelingen worden ingevoerd voor studenten waarvan de beoordeling nog niet is gevalideerd (8). Al gevalideerde beoordelingen (9) kunt u niet meer bewerken. U kunt de ingevoerde/geïmporteerde beoordelingen tussentijds opslaan (10), waarna u terugkeert naar het vakkenoverzicht, of opslaan (11) waarna u doorgaat naar het validatiescherm (alleen beschikbaar wanneer u examinator van het vak bent) NIET-INGETEKENDE STUDENTEN TOEVOEGEN 2.5. HANDMATIG INVOEREN VAN RESULTATEN U kunt gemakkelijk handmatig resultaten invoeren per student. U opent hiervoor eerst de registratiemodus vanuit de kandidatenlijst.

8 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 8/13 In de kandidatenlijst kunnen handmatig beoordelingen worden ingevoerd. Alleen voor studenten waarvan de beoordeling nog niet is gevalideerd, kunnen beoordelingen worden ingevoerd of gewijzigd (1). Beoordelingen van studenten die al gevalideerd zijn, zijn niet meer te wijzigen. Deze worden in de registratiemodus weergegeven met een groene achtergrond (2). Studenten die u zelf heeft toegevoegd aan de kandidatenlijst zijn herkenbaar door de twee icoontjes naast hun studentnummer (3). Bij het invoeren van beoordelingen kunt u gebruik maken van de TAB-toets om steeds naar het volgende veld te gaan. Wanneer u een beoordeling invoert die niet binnen het beoordelingstype valt (bijv. een letter wanneer cijfers tussen 1-10 moeten worden ingevoerd), dan verschijnt een foutmelding en wordt het veld rood gemarkeerd: U kunt de meest recent gemaakte wijzigingen ongedaan maken door op de knop Alles ongedaan maken te klikken. Alleen wijzigingen die nog niet zijn opgeslagen, kunnen op deze manier ongedaan worden gemaakt! Wanneer u al uw beoordelingen heeft ingevoerd, kan het zijn dat niet alle studenten op de kandidatenlijst een beoordeling hebben ontvangen (bijvoorbeeld studenten die wel staan ingetekend, maar niet hebben deelgenomen aan het tentamen). Deze studenten moeten een no-show (NS) ontvangen. U kunt handmatig per student invoeren, maar met de knop Alle studenten zonder resultaat No-Show toekennen kunt u alle studenten waarvoor nog geen beoordeling is ingevoerd automatisch een NS geven. Sla uw ingevoerde beoordelingen altijd op! Noot: studenten die u zelf aan de kandidatenlijst heeft toegevoegd (en die dus niet staan ingetekend), kunt u geen NS toekennen RESULTATEN INLEZEN OP BASIS VAN VUNET KANDIDATENLIJST U kunt de vanuit VUnet gedownloade kandidatenlijst in Excel gebruiken als cijferinvoerlijst. Wanneer u deze lijst vult met uw beoordelingen en als Excel-bestand opslaat, kan het bestand direct weer geïmporteerd worden in VUnet. Klik op het knopje Excel downloaden om de kandidatenlijst te exporteren naar en Excel-bestand. Het Excel-bestand bevat drie tabbladen: een tabblad met een korte instructie hoe de lijst kan worden ingevuld, een tabblad waarop de kandidaten staan en waarin de cijfers kunnen worden ingevoerd en een tabblad waarop de lijst met mogelijke waarden staat die ingevoerd kunnen worden. Naast het Excel-bestand kunt u de kandidatenlijst ook in een kommagescheiden bestand (CSV) downloaden, dat u in de meeste spreadsheet programma s kunt inlezen. De volgorde waarin studenten in de lijst zijn opgenomen, is gelijk aan de volgorde die u in VUnet heeft bepaald.

9 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 9/13 U kunt studenten waarvoor u wel een cijfer wilt invoeren maar die niet in de lijst voorkomen zelf toevoegen door een nieuwe rij in te voegen en daar tenminste het studentnummer van de student en de beoordeling in te voeren. Door u toegevoegde studenten worden in VUnet geïmporteerd en in de kandidatenlijst opgenomen. Wanneer u uw cijfers heeft ingevoerd, slaat u het Excel- of CSV-bestand op en klikt u in VUnet op Cijferlijst importeren. U selecteert het bestand waarin u net uw cijfers hebt ingevoerd en klikt op Ga verder. In het volgende scherm kunt u aangeven welke kolom de studentnummers bevat en welke kolom de eindcijfers bevat. Andere kolommen zijn voor een succesvolle import niet nodig. Wanneer u klikt op Inlezen, wordt het bestand ingelezen. Afhankelijk van het aantal studenten in het bestand, kan dit enige tijd duren. Er wordt een voortgangsbalk getoond. Na de verwerking volgt een verwerkingsrapportage, waarin u eventuele aandachtspunten terug kunt zien. U ziet hier bijvoorbeeld een melding staan wanneer een geïmporteerde beoordeling niet voldoet aan het beoordelingstype (bijvoorbeeld

10 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 10/13 een VD wanneer een cijfer zou moeten worden ingevoerd) of wanneer een cijfer wordt geïmporteerd voor een student waarvan het cijfer al is gevalideerd. Indien u een beoordeling hebt geïmporteerd die niet binnen het beoordelingstype van het vak valt, ziet u deze in de registratiemodus in VUnet met rood gemarkeerd staan. Indien u een beoordeling hebt geïmporteerd die niet overeenkomt met een al eerder opgeslagen beoordeling, dan wordt dit weergegeven in de registratiemodus met rode markering en een groen vinkje: Wanneer u de cursor in het cijferveld plaatst, verschijnt een melding waarin de oorspronkelijke beoordeling staat. Door op het groene vinkje te klikken, accepteert u de nieuwe beoordeling RESULTATEN INLEZEN OP BASIS VAN EIGEN RESULTATENLIJST Naast het VUnet format Excel-lijst kunt u Excel-lijsten gebruiken met een ander format, bijvoorbeeld lijsten vanuit Blackboard of uw eigen cijferadministratie. Ieder Excel-bestand kan worden geïmporteerd, als het aan de volgende eisen voldoet: - er moet één kolom bestaan waarin de studentnummers staan; - er moet één kolom bestaan waarin de eindbeoordelingen staan; - er moeten minimaal 3 studenten in voorkomen; - de studenten moeten allemaal onder elkaar staan. U kunt dus ook een bestand waarin u deelcijferadministratie hebt bijgehouden importeren, zolang er ook een kolom is opgenomen waarin het (berekende) eindcijfer staat. Bij het importeren worden formules e.d. genegeerd, alleen de waarden worden overgenomen. U kunt uw eigen lijst uploaden door in de kandidatenlijst te klikken op Cijferlijst importeren. U klikt vervolgens op het tabblad Eigen Sjabloon en selecteert uw bestand:

11 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 11/13 In het volgende scherm kunt u aangeven welke kolom de studentnummers bevat en welke kolom de eindcijfers bevat. Wanneer u ook kolommen voor bijv. deelcijfers in het bestand hebt opgenomen, let dan goed op dat u hier de kolom met eindcijfers (600 in de lijst) selecteert, anders worden mogelijk uw deelcijfers geïmporteerd! Wanneer u klikt op Inlezen, wordt het bestand ingelezen. Afhankelijk van het aantal studenten in het bestand, kan dit enige tijd duren. Er wordt een voortgangsbalk getoond. Na de verwerking volgt een verwerkingsrapportage, waarin u eventuele aandachtspunten terug kunt zien. U ziet hier bijvoorbeeld een melding staan wanneer een geïmporteerde beoordeling niet voldoet aan het beoordelingstype (bijvoorbeeld een VD wanneer een cijfer zou moeten worden ingevoerd) of wanneer een cijfer wordt geïmporteerd voor een student waarvan het cijfer al is gevalideerd. Indien u een beoordeling hebt geïmporteerd die niet binnen het beoordelingstype van het vak valt, ziet u deze in de registratiemodus in VUnet met rood gemarkeerd staan. Indien u een beoordeling hebt geïmporteerd die niet overeenkomt met een al eerder opgeslagen beoordeling, dan wordt dit weergegeven

12 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 12/13 in de registratiemodus met rode markering en een groen vinkje: Wanneer u de cursor in het cijferveld plaatst, verschijnt een melding waarin de oorspronkelijke beoordeling staat. Door op het groene vinkje te klikken, accepteert u de nieuwe beoordeling VALIDEREN VAN RESULTATEN Als u de examinator van een vak bent, kunt u ingevoerde cijfers valideren. Wanneer cijfers gevalideerd worden, worden deze definitief opgeslagen in het studenteninformatiesysteem en voor studenten gepubliceerd. Valideren van cijfers is dus essentieel voor het toekennen van de cijfers! U opent het validatiescherm door in de registratiemodus op de knop Opslaan en naar validatiescherm te klikken. De ingevoerde cijfers worden opgeslagen en het validatiescherm opent. U kunt de cijfers van aangevinkte studenten valideren door op de knop Valideren te klikken. Om alle studenten die een beoordeling hebben gekregen in één keer aan te vinken klikt u op de knop Alle studenten met resultaat aanvinken. Wilt u dit ongedaan maken, dan klikt u op Alles uitvinken. U kunt in dit scherm er dus voor kiezen een of meer beoordelingen van individuele studenten afzonderlijk te valideren, of alle beoordelingen in een keer te valideren. Beoordelingen van studenten die al zijn gevalideerd, worden met groen gemarkeerd, zijn niet aan te vinken en kunnen dus niet opnieuw worden gevalideerd. Wanneer u op de knop Valideren klikt, krijgt u een bevestigingspop-up te zien. Mocht u toch nog wijzigingen willen aanbrengen, dan kunt u hier nog op Cancel klikken om terug te gaan naar de registratiemodus. Wanneer u op OK klikt, worden de resultaten gevalideerd. Afhankelijk van het aantal studenten kan dit enige tijd duren. Er wordt een voortgangsbalk getoond. Wanneer de verwerking voltooid is, wordt

13 HANDLEIDING RESULTAATREGISTRATIE VIA VUNET 13/13 onderstaande melding getoond: U ontvangt per een overzicht van de verwerkte resultaten INZIEN VAN GEVALIDEERDE RESULTATEN U kunt de gevalideerde resultaten terugzien in de kandidatenlijst van het vak. De resultaten die al gevalideerd zijn, worden groen gemarkeerd en kunnen niet meer worden bewerkt.