Handleiding Factureren 7x24 HOME Met Factureren 7x24 kunt u online u facturen samenstellen en inboeken. U kunt de facturen printen en per post versturen, maar u kunt ze ook automatisch e-mailen, of elektronisch versturen. Geïntegreerd met de boekhouding. De factuurfunctie van 7x24.nl is drieledig: de ondernemer kan facturen maken, een factuuroverzicht opvragen en de facturen boeken. Hieronder staan de drie functies kort omschreven. Het proces van factureren is zo gebruiksvriendelijk mogelijk ontworpen zodat de ondernemer maar 1 maal zijn artikelen, leveranciers en prijzen hoeft in te geven. Deze gegevens worden dan bewaard zodat ze in het vervolg eenvoudig kunnen worden ingevoegd. Natuurlijk is het ook mogelijk om deze gegevens later aan te passen als bijvoorbeeld de verkoopprijs verandert. Het maken van een factuur wordt daarmee snel en eenvoudig en fouten worden op deze manier voorkomen. De ondernemer heeft diverse opties om zijn factuur op te maken. Door het plaatsen van een logo en bedrijfsspecifieke betalingsvoorwaarden kan er een persoonlijke tint aan facturen worden geven. Na het aanmaken van de facturen kan de ondernemer kiezen wat hij met de facturen wil doen: printen en per post verzenden of via een e-mail verzenden. Als de facturen geprint worden dan kan er gekozen worden tussen diverse standaarden, zoals een factuur met aangehechte acceptgiro, en het venster links of rechts. 1
Inhoud Inhoud... 2 1 Het inrichten van Factureren 7x24... 3 1.1 Inleiding...3 1.2 Artikelen...3 1.2.1 Eenheden...3 1.2.2 BTW percentage...3 1.2.3 Hoeveelheden...4 1.2.4 Garantie...4 1.2.5 Leverwijze...4 2 Het werken met Factureren 7x24... 4 2.1 Inleiding...4 2.2 Facturen maken...5 2.3 Facturen printen en verzenden...5 2.4 Facturen boeken...5 2.4 Aanmaningen maken en verzenden...5 3 Vragen en onduidelijkheden... 6 3.1 Helpteksten...6 3.2 Vragen...6 2
1 Het inrichten van Factureren 7x24 1.1 Inleiding Voordat u aan de slag gaat met Factureren 7x24 is het van belang om uw administratie in te richten. Nadat u uw administratie heeft ingericht kunt u direct aan de slag. Aspecten als artikelen, levertijd en garantie kunt u standaard invoeren in uw administratie waarna u later deze items direct kunt selecteren bij het aanmaken van een factuur. U kunt ook tijdens het maken van een factuur uw instellingen wijzigen of nieuwe artikelen toevoegen. 1.2 Artikelen In het factureringsprogramma kunt u met een enkele klik artikelen toevoegen aan de factuur. U dient eerst deze artikelen aan te maken en toe te voegen. U kunt artikelen toevoegen bij Boekhouden> Beheer> Artikelen en klik op Toevoegen. In het veld Zoeknaam kunt u een zoeknaam opgeven, wanneer u hierbij kiest voor Intern dan zijn de artikelen enkel beschikbaar voor interne facturatie. Wanneer u echter een andere zoeknaam kiest dan wordt het artikel dat u invoert ook zichtbaar voor andere gebruikers van 7x24.nl. De artikelen worden dan namelijk automatisch in uw verkoop gedeelte opgenomen! Het is ook mogelijk om een [Nieuwe zoeknaam] aan te vragen. Wij ontvangen dan de aanvraag en beoordelen of deze nieuwe zoeknaam al dan niet in de lijst wordt opgenomen. U vult vervolgens na eigen inzicht de velden Code, Merk, Productnaam en Type in. Bij het invullen van de code is het natuurlijk belangrijk dat u het artikel later makkelijk kunt terugvinden. 1.2.1 Eenheden Daarna kiest u via de drop down balk de Eenheid waaruit het product bestaat. Wanneer u niet de juiste eenheid vindt, dan is het mogelijk om zelf nieuwe eenheden aan te maken. U gaat hiervoor naar Verkoop >Eenheden. U ziet dan een overzicht van de reeds bestaande eenheden. Door op Toevoegen te klikken kunt u vervolgens zelf nieuwe eenheden invullen bijv. stoel. U vult zowel het Enkelvoud als het Meervoud van de eenheid in. U klikt vervolgens op Opslaan en komt terecht in het nieuwe overzicht waarin de nieuwe eenheid vermeld staat. Als bevestiging verschijnt bovenaan de tekst Eenheid toegevoegd. Wanneer u nu weer naar de Artikelen pagina terug gaat dan is het mogelijk de nieuwe eenheid via de drop down balk Eenheid te kiezen of door op de huidige pagina op Toevoegen te klikken. U herhaalt deze procedure totdat al uw gewenste eenheden zijn ingevuld. 1.2.2 BTW percentage Vervolgens kiest u via de drop down balk BTW het bijbehorende BTW percentage. Deze kunt u eventueel wijzigen via Boekhouden >Beheer >Instellingen >BTW-percentages. Vervolgens vult u de Prijs per eenheid en de Minimale afname hoeveelheid in. 3
1.2.3 Hoeveelheden Daarna vult de standaard prijs per bestelhoeveelheid in. Hiervoor vult in de twee velden achter Hoeveelheid in. In het veld Aantal geeft u een willekeurig aantal op. In het veld Prijs vult u de prijs per eenheid in. Het makkelijkst om mee te beginnen, is om bij aantal 1 in te vullen met de bijbehorende prijs per eenheid. In bovenstaand voorbeeld is weer gekozen voor Aantal 1 maar nu met een lagere prijs. Het is echter mogelijk om bijvoorbeeld het Aantal 5 in te geven. Denk er wel aan dat u dan de Prijs per stuk moet invoeren! Nadat u dit heeft gedaan klikt u op Opslaan. U komt dan weer terecht op de lijst met de hoeveelheden. Als bevestiging verschijnt de tekst Hoeveelheid toegevoegd op het scherm. Deze procedure kunt u indien gewenst herhalen totdat u alle hoeveelheden heeft toegevoegd. Het invullen van diverse hoeveelheden maakt het mogelijk om verschillende prijzen aan hetzelfde artikel te geven. 1.2.4 Garantie Via de drop down balk Garantie geeft u, indien noodzakelijk, het type garantie aan. Deze types kunt u zelf instellen bij Verkoop >Garantie. Door te klikken op Toevoegen kunt een garantie-type toevoegen. U vult hiervoor een omschrijving in bijvoorbeeld 3 maanden en klik op toevoegen. Het Garantie-type wordt dan in de lijst opgenomen. Als bevestiging krijgt u de melding Garantie toegevoegd. Al deze soorten zijn nu via de drop down balk Garantie oproepbaar. 1.2.5 Leverwijze Via de drop down balk Leverwijze vult u, indien noodzakelijk, de leverwijze in. Deze types kunt u zelf instellen bij Verkoop >Leverwijze. Door te klikken op Toevoegen kunt u een leverwijze toevoegen. U vult hiervoor een omschrijving in bijvoorbeeld Persoonlijk en klik op Opslaan. De leverwijze wordt dan in de lijst opgenomen. Als bevestiging krijgt u de melding Leverwijze toegevoegd. De soorten zijn nu via de drop down balk Leverwijze oproepbaar. In het veld Levertijd vult u de levertijd uitgedrukt in dagen in. In het veld Foto is het eventueel mogelijk om een plaatje van het artikel toe te voegen. Klik hiervoor op Bladeren en volg de instructies op het scherm. Nadat u alle velden heeft ingevuld klikt u op Opslaan en het artikel is nu aan de lijst toegevoegd. Als bevestiging krijgt u de melding Artikel toegevoegd. Op deze wijze voert u al uw artikelen in. 2 Het werken met Factureren 7x24 2.1 Inleiding Nadat u uw factuuradministratie heeft ingericht is het bijzonder gemakkelijk om een factuur te maken. Met enkele klikken selecteert u de producten, relatie en overige relevante gegevens en de factuur is klaar. 4
2.2 Facturen maken Bij de optie Factureren> Facturen maken krijgt u het invoergedeelte van de factuur. Allereerst selecteert u de relatie voor wie de factuur bestemd is. Relaties kunt u direct aanmaken bij de menu optie Relaties. In het veld Datum wordt automatisch de huidige datum weergegeven. Deze kunt u eventueel na eigen inzicht aanpassen. Vervolgens vult u in het veld Factuurnr het factuurnummer in bijvoorbeeld 00001 of F200100002. In het veld Termijn vult u de betalingstermijn in uitgedrukt in dagen. Daarna klikt u op Artikel toevoegen op uw scherm en komt bij het overzicht van al uw artikelen. Door op het + teken voor de artikelnaam te klikken krijgt u meer informatie over het artikel. In het veld Aantal is het nu mogelijk om het aantal artikelen in te vullen. Het programma rekent vervolgens automatisch het totaal uit. Door nu te klikken op de knop Toevoegen aan factuur wordt het artikel op de factuur gezet. Door vervolgens op het - teken te klikken sluit u de extra informatie weer. Door dit te herhalen kunt u meerdere artikelen op één factuur plaatsen. Wanneer u alle artikelen heeft toegevoegd, klikt u op Naar factuur en u komt weer terug in het factuurgedeelte. U ziet nu welke artikelen zijn toegevoegd en het totaalbedrag van uw factuur. Als de factuur gereed is klikt u op Opslaan en de factuur is dan toegevoegd aan het factuuroverzicht. In dit overzicht ziet u alle openstaande facturen. Met het eerst rode icoontje is het mogelijk om de factuur te verwijderen. Met het blauwe icoontje is het mogelijk om een factuur te wijzigen. 2.3 Facturen printen en verzenden U kunt uw facturen op twee manieren verzenden. U kunt ervoor kiezen om de factuur te printen en per post te verzenden of door hem direct per e-mail te verzenden. Bij de menu optie Factureren> Facturen overzicht krijgt u een overzicht van de facturen. Met het printer icoontje is het mogelijk om de factuur te printen. Wanneer u hierop klikt wordt de factuur geopend in uw browser. Door nu in de taakbalk op Bestand en vervolgens Afdrukken te klikken kunt u de factuur printen. N.B. voor deze print functie maakt het programma gebruik van uw tekstverwerker. Wanneer u dus gebruik wilt maken dient deze op uw computer aanwezig te zijn. Wanneer u nu terug gaat naar de Facturen overzicht pagina dan is kolom Laatste verzending ingevuld. Hier staat de datum wanneer de factuur is geprint. In plaats van te printen kunt u ook klikken op emailen. Wanneer u dit doet wordt er automatisch een e- mail verzonden. U krijgt hiervan een bevestiging op het scherm. De factuur zal worden verzonden naar het email adres welke u bij de betreffende relatie heeft ingevuld. De ontvanger krijgt dan dezelfde gegevens, maar dan direct per e-mail. 2.4 Facturen boeken Nadat u de facturen heeft verzonden, kunt u deze gaan boeken. U gaat hiervoor naar de Facturen> Facturen boeken. Op deze pagina vindt u een overzicht van facturen die nog geboekt moeten worden. Door te klikken op Boeken komt u in het boekingsscherm waar u alleen de tegenrekening hoeft aan te geven. Als u de juiste tegenrekening heeft geselecteerd klikt u op verwerken. En de factuur is verwerkt in de boekhouding. In het mutatie overzicht kunt u de boeking terug vinden. 2.4 Aanmaningen maken en verzenden. Indien een debiteur te laat is met de betaling van de factuur kunt u deze aanmanen tot spoedige betaling. Daarom biedt het pakket de mogelijkheid om een herinnering te sturen naar de betreffende debiteur. Dit 5
wordt gedaan in de vorm van een aanmaning. Voordat u hier snel gebruik van kunt maken zult u eerst enkele teksten moeten invullen via Boekhouden> Beheer >Instellingen >Aanmaanteksten. Door te klikken op Aanmaantekst toevoegen kunt u aanmaakteksten toevoegen zodat deze van toepassingen zijn op uw situatie. Na het klikken op Factureren> Aanmaningen maken komt u in een overzicht waar u een selctie kunt maken van de aan te manen facturen. Na de selectie klikt u op Bovenstaande posten aanmanen of op Email aanmaningen. Door op de eerste optie te klikken kunt u de aanmaningen printen en bij de tweede optie verstuurd u een email aanmaning naar de betreffende relatie. Ook hier zal de email verzonden worden naar het email adres zoals deze op de relatiekaart is ingevuld. 3 Vragen en onduidelijkheden Om u te ondersteunen bij het werken met Relaties 7x24 hebben wij een tweetal methoden ontwikkeld. 1. Helpteksten 2. Vragen 3.1 Helpteksten Wanneer u ingelogd bent dan ziet u bovenaan iedere pagina zogenaamde padteksten, bijvoorbeeld 7x24.nl>Relaties>Beheer. Aan deze padteksten kunt u aflezen waar u zich binnen het pakket bevindt. Middels het klikken op deze padteksten (of te klikken op het vraagteken rechts in uw scherm) verschijnt er een nieuw scherm met de uitleg over de betreffende toepassing of het betreffende scherm. Zo heeft u tijdens het werken met Relaties 7x24 altijd de helpfunctie bij de hand. 3.2 Vragen Daarnaast kunt u in het menu, bovenin uw scherm, klikken op de button Vragen. Hier treft u een aantal veel gestelde vragen aan, die hier met een helder antwoord overzichtelijk staan weergegeven. Tevens kunt u hier, wanneer uw vraag nog niet beantwoord is, zelf een vraag stellen. 6