Via de Postbus in Mijn Orbis kunt u communiceren met de afdeling HR door middel van HR aanvragen.

Transcriptie

1 Werkinstructie Postbus Mijn Orbis Via de Postbus in Mijn Orbis kunt u communiceren met de afdeling HR door middel van HR aanvragen. HR aanvragen Indien u vragen heeft aan HR, bijv. over de CAO of over een specifieke mutatie in Mijn Orbis, dan dient u deze vragen te stellen door middel van HR aanvragen. Bij het stellen van uw vraag dient u de vraag op onderwerp te categoriseren, zodat de relevante persoon bij HR de vraag sneller kan oppakken. Deze vragen komen bij HR in de vorm van tickets binnen. Deze tickets hebben een uniek nummer. Er kan bijgehouden worden hoe lang een bepaalde vraag bij HR uitstaat en wat de status is van een aanvraag. Gedeeltelijk ziek- en hersteld melden Indien u zich voor een bepaald percentage ziek- of hersteld wilt melden of bij aanvang zwangerschapsverlof, dan dient u via de Postbus van Mijn Orbis een HR aanvraag in te dienen. De afdeling HR zal dan voor de verwerking van de gegevens in het personeelssysteem zorgen. In de Postbus dient u uw vraag op onderwerp te categoriseren, zodat de relevante persoon bij HR de vraag sneller kan oppakken. Bij het veld Service Groep Id selecteert u de waarde Arbeidsongeschiktheid en bij het veld Service ID selecteert u de waarde Algemene vragen ziek- en hersteldmeldingen. Let op!! De uitrol van Mijn Orbis is een traject dat nog een tijd zal blijven doorlopen. Er zullen steeds meer functionaliteiten toegevoegd worden. Dit betekent dan ook dat de categorieën voor de HR aanvragen aangevuld of gewijzigd zullen worden. U zult bij wijzigingen tijdig worden geïnformeerd. De nummers in de omschrijving (1., 2. etc.) corresponderen met de nummers in de afbeelding

2 Algemene informatie Postbus Log in op Mijn Orbis 1. Klik op Postbus zoals hieronder aangegeven. U komt automatisch in het tabblad Postbus. Tabblad Postbus bestaat uit de volgende onderdelen: - Taken (op moment zijn er geen taken van toepassing. Taken worden daarom verder niet behandeld in deze werkinstructie) - Aanvragen in behandeling (dit zijn de door u gestelde vragen die nog open staan) - Archief (dit bevat een archief van uw gesloten aanvragen) 2

3 Indienen van een nieuwe HR aanvraag In het scherm Aanvragen in behandeling kunt u een nieuwe HR aanvraag indienen. 1. Klik op de knop Verstuur een HR aanvraag De knop Vernieuwen is bedoeld om het scherm met de HR aanvragen te verversen. D.w.z. dat de laatste versie van de status van de HR aanvragen na het klikken wordt getoond. 3

4 Indienen van een nieuwe HR aanvraag (vervolg) U komt vervolgens in het onderstaande scherm terecht. 2. Indien u als medewerker zelf een vraag stelt hoeft u hier niets in te vullen. Indien u als leidinggevende een vraag indient over of namens een medewerker dient u hier de naam van de betreffende medewerker in te vullen. U kunt een gedeelte van de naam alvast invoeren, naarmate u de naam intypt, zal Mijn Orbis een aantal voorstelwaarden doen. 3. Hier selecteert u de categorie van de vraag, bijv. Arbeidsongeschiktheid. 4. Hier selecteert u de subcategorie van de vraag, bijv. Algemene vragen ziek- en hersteld melden. U wilt zich gedeeltelijk hersteld melden. 5. Hier voert u een omschrijving in. Dit kunt u zelf bepalen. Het is raadzaam een duidelijke omschrijving te geven, zodat HR direct de vraag rondom te categorie kan begrijpen. Dit kunt u vergelijken met het versturen van een brief of mail, waarin u een aankondiging doet van het onderwerp. 6. Hier voert u in detail uw boodschap in. 7. Indien nodig kunt u een document toevoegen. Klik op de blauwe tekst Voeg document toe. 8. Selecteer bij Documentsoort de keuze document. (zie schermvoorbeeld hieronder) 9. Selecteer het bestand dat u wilt meesturen, bijv. een gescand diploma of een Word document. Dit doet u door op Browse te klikken en dan te gaan naar de locatie waar uw document staat. 4

5 Indienen van een nieuwe HR aanvraag (vervolg) 10. Heeft u uw document gevonden, dan kunt u het document selecteren en vervolgens klikt u op de knop Openen waardoor het document bijgevoegd wordt in uw aanvraag. 11. Op het moment dat u een document heeft geladen, wordt dit zichtbaar in de balk onder het veld Omschrijving. U kunt meerdere documenten toevoegen door op de blauwe tekst Voeg document toe te klikken. Heeft u per abuis het foute document bijgevoegd, dan kunt u dit verwijderen door op het rode kruisje voor het document te klikken. 12. U kunt zien dat de status Niet verzonden is. Bent u klaar met uw HR aanvraag en heeft u (indien nodig) een document toegevoegd, klik dan op de knop Creëren. 13. De aanvraag wordt verstuurd naar HR en u kunt zien wat de status is van u aanvraag, namelijk in behandeling. 5

6 Zoeken naar aanvragen In het overzicht hieronder kunt u zien dat er al een aantal HR aanvragen uitstaan bij HR die door deze gebruiker zijn ingediend. - Type geeft een korte omschrijving van de vraag. Dit is als het ware de categorisering van de vraag. - Omschrijving is door u ingegegeven bij het indienen van de aanvraag. - Status geeft de status van de aanvraag weer. In het voorbeeld hieronder is de aanvraag nog in behandeling. - Creatiedatum hier wordt de aanmaakdatum weergegeven. - Ticket verzoek is het unieke nummer van de aanvraag die als ticket bij HR wordt beheerd. 1. Het is mogelijk om naar HR aanvragen te zoeken, als u veel aanvragen in uw lijst heeft. In het veld zoeken kunt u zoektermen typen. Naarmate u typt, zal het systeem u voorstelwaarden tonen in het lijstje. 2. U kunt ook filteropties selecteren. Bij het klikken op de blauwe tekst Filteropties. 3. Daarin kunt u de typen aanvragen selecteren die u wilt zien of filteren op aanmaakdatum. U kunt in het voorbeeld zien dat er 1 aanvraag aanwezig is van het type Arbeidsongeschiktheid. Bij iedere selectie van een filteroptie, wordt het lijstje direct gefilterd. 6

7 Bekijken van een openstaande aanvraag Om een openstaande aanvraag inhoudelijk te bekijken, kunt u klikken op 1 van de aanvragen. 1. Klik op blauwe tekst van een aanvraag. Het volgende scherm zal verschijnen waarin naast de algemene informatie ook specifieke informatie te vinden is zoals het ticketnummer (Ticket verzoek), de categorie van de vraag (Service ID), de omschrijving, etc. Door op de knop Verlaten te klikken gaat u weer uit de geselecteerde aanvraag. U heeft ook de mogelijkheid om deze aanvraag te antwoorden of te annuleren. Op de volgende pagina s wordt beschreven hoe dit te werk gaat. 7

8 Een openstaande aanvraag beantwoorden of aanvullende informatie toevoegen Beantwoorden of aanvullende informatie toevoegen aan een openstaande aanvraag: 1. Klik op de knop Antwoorden nadat u een openstaande aanvraag heeft geopend. 2. In het huidige scherm waar u zich in bevindt, verschijnt een extra tekstveld, waar u uw antwoord / aanvullende informatie kunt typen. Uw antwoord kan door HR gezien worden in de bestaande HR aanvraag. 3. Indien nodig kunt u een document toevoegen. De werkwijze hieromtrent staat beschreven op het blad Indienen nieuwe HR aanvraag. 4. Klik vervolgens op de knop Verzenden. Op deze manier kunt u aanvullende informatie / antwoord toevoegen aan een bestaande HR aanvraag. 8

9 Een openstaande aanvraag annuleren Het is mogelijk om een lopende HR aanvraag te annuleren. 1. Open een aanvraag in behandeling, dus een openstaande aanvraag en klik op de knop Aanvraag annuleren. Het in rood omkaderde scherm verschijnt. 2. U kunt in het veld omschrijving een reden / uitleg geven van de annulering. 3. Klik op de knop verzenden. 4. De aanvraag is geannuleerd en komt in het archief terecht met status Geannuleerd. 9

10 Archief In het archief kunt u de gesloten en geannuleerde aanvragen zien. De aanvragen in dit scherm zijn 3 maanden na het sluiten of annuleren van de HR aanvragen zichtbaar. In het voorbeeld hieronder kunt u zien dat de gebruiker op dit moment maar 1 geannuleerde aanvraag in het archief heeft staan. Deze aanvragen kunnen alleen bekeken worden. Verder kunnen er geen acties op uitgevoerd worden, zoals annuleren, antwoorden, etc. 1. Klik op een aanvraag in het archief. 2. Bekijk de aanvraag. Deze kunt u verlaten door op het knopje Verlaten te klikken. U komt dan terug in tabblad Postbus. 10