Versie 0.4 Augustus 2007 Door onderzoeksbureau GBNED
Disclaimer Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaard onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden. Onderzoeksbureau GBNED 2
Voorwoord Allereerst ben ik me ervan bewust dat deze uitgave niet volledig zal zijn. Meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van administratieve softwaresystemen is geen garantie om op alle vragen een antwoord te weten. Ook de veranderde omgeving speelt een belangrijke rol. Daar waar financiële administratiesystemen 25 jaar geleden nog veelal op zich zelf stonden is nu sprake van vergaande integratie tussen de diverse systemen en hun omgeving. Een ontwikkeling als breedband internet zorgt voor een nog meer directe uitwisseling van gegevens, enerzijds tussen systemen onderling en anderzijds tussen organisaties. Over nog eens 25 jaar kan ik me wellicht niet eens meer voorstellen dat in- en verkoopfacturen en bankafschriften handmatig geboekt worden. En de fiscale aangiftes kunnen dan misschien wel echt met één druk op de knop geregeld worden. Voorlopig blijft het echter nog steeds opletten geblazen om als organisatie het juiste administratiesysteem (of zo u wilt administratiesystemen) in huis te halen. Ik hoop dat dit document een bijdrage kan leveren aan een juiste keuze. Facit experientia cautus (ervaring maakt voorzichtig) Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne Onderzoeksbureau GBNED 3
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Samenvatting 3.1. Inleiding 3.2. Leverancier 3.3. Algemeen pakket 3.3.01. Doelgroep pakket 3.3.02. Algemene eigenschappen 3.3.03. Beveiliging en Audit 3.3.04. Bediening 3.3.05. Uitvoer 3.4. Aanschaf, implementatie en ondersteuning 3.4.01. Installatie en techniek 3.4.02. Implementatie 3.4.03. Support en updates 3.4.04. Aanschaf en kosten 3.5. ASP model 3.6.01. Inleiding 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.1. Pakketeigenschappen 3.6.02.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.03. Loon- en salarisadministratie 3.6.03.1. Pakketeigenschappen 3.6.03.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.04. Personeelsadministratie (volgt) 3.6.05. Urenadministratie (volgt) 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1 Pakketeigenschappen 3.6.06.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1 Pakketeigenschappen 3.6.07.2 Branchegerichte eigenschappen 3.6.08. Verkoopadministratie (volgt) 3.6.09. Point of Sale administratie (POS) 3.6.09.01 Pakketeigenschappen 3.6.09.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.10. Webshops (volgt) 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.01 Pakketeigenschappen 3.6.11.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.12. Productie administratie (volgt) 3.6.13. Declaraties (urenregistratie en facturering) 3.6.14. Projectenadministratie (volgt) 3.6.15. Digitaal dossierbeheer (volgt) 3.6.16. Ledenadministratie (volgt) 3.6.17. Service administratie (volgt) 4. Bronnen Onderzoeksbureau GBNED 4
1. Inleiding Deze uitgave is primair bedoeld als leidraad bij het beoordelen van administratieve software. De nadruk ligt op het MKB, maar grote(re) organisaties kunnen ook gebruik maken van deze uitgave. Daarnaast kan deze uitgave gebruikt worden als checklist bij de aanschaf van administratieve software of als leidraad om kennis te krijgen van functies en eigenschappen die aanwezig kunnen zijn binnen administratieve softwaresystemen. Onder administratieve software wordt hier verstaan: alle standaard softwaresystemen die aangevuld kunnen worden met het woord administratiesysteem. Voorbeelden hiervan zijn: Financieel administratiesysteem Inkoop administratiesysteem Loon- en salarisadministratiesysteem Leden administratiesysteem Groothandelsadministratiesysteem Relatiebeheer administratiesysteem Urenadministratiesysteem Service administratiesysteem Zo vallen systemen op het gebied van kantoorautomatisering (zoals Office toepassingen) en besturingssystemen buiten deze definitie. Beoordelen administratieve softwaresystemen Dit document is zodanig opgezet dat het direct gebruikt kan worden als leidraad (en model) voor het beoordelen van administratieve software. In eerste instantie bedoelen we dan financieel administratieve softwaresystemen. In de toekomst wordt document uitgebreid met hoofdstukken voor andere administratiesystemen. Een belangrijk aandachtspunt is dat toepasbaarheid van een administratiesysteem afhankelijk is van de eisen en wensen van de gebruiker. Als dit document wordt gebruik als checklist bij de aanschaf van een administratiesysteem is het aan te raden eerst goed af te stemmen welke functies en eigenschappen noodzakelijk zijn. Suggesties voor deze uitgave zijn van harte welkom en kunnen gericht worden aan: ghb@gbned.nl (Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED). Onderzoeksbureau GBNED 5
2. Samenvatting Als dit document wordt gebruikt voor het beoordelen van een administratiesysteem, door bijvoorbeeld een accountant, consultant of auditor, dan is dit hoofdstuk van belang om in te vullen op basis van het beoordeelde systeem. Aanpak De leverancier heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door van. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie van het pakket. Leverancier (Samenvatting van hoofdstuk 3.2. over de producent en/of leverancier van het pakket). Pakket (Samenvatting over pakket) Doelgroep (Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in weke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk 3.3.01). Omgeving (Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken). Aandachtspunten voor aanschaf (In te vullen door beoordelaar). Support (Samenvatting van hoofdstuk 3.4.03 over het support door de leverancier). Kosten (Samenvatting van hoofdstuk 3.4.04 over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud). Oordeel (In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket): (goed, ruim voldoende, voldoende, matig of slecht) Aspect Oordeel Eventuele toelichting Installatie Documentatie Functionaliteit Basisgegevens Boekingen Onderzoeksbureau GBNED 6
Uitvoer Bediening Service Prijs/prestatie Totaal oordeel Beperkingen (Misschien wel een van de belangrijkste hoofdstukken van dit rapport. De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht). Onderzoeksbureau GBNED 7
3.1. Inleiding 3.2. Leverancier 3.3. Algemeen pakket 3.3.01. Doelgroep pakket 3.3.02. Algemene eigenschappen 3.3.03. Beveiliging en Audit 3.3.04. Bediening 3.3.05. Uitvoer 3.4. Aanschaf, implementatie en ondersteuning 3.4.01. Installatie en techniek 3.4.02. Implementatie 3.4.03. Support en updates 3.4.04. Aanschaf en kosten 3.5. ASP model 3.6.01. Inleiding 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.1. Pakketeigenschappen 3.6.02.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.03. Loon- en salarisadministratie 3.6.03.1. Pakketeigenschappen 3.6.03.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.04. Personeelsadministratie (volgt) 3.6.05. Urenadministratie (volgt) 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1 Pakketeigenschappen 3.6.06.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1 Pakketeigenschappen 3.6.07.2 Branchegerichte eigenschappen 3.6.08. Verkoopadministratie (volgt) 3.6.09. Point of Sale administratie (POS) 3.6.09.01 Pakketeigenschappen 3.6.09.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.10. Webshops (volgt) 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.01 Pakketeigenschappen 3.6.11.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.12. Productie administratie (volgt) 3.6.13. Projectenadministratie (volgt) 3.6.14. Digitaal dossierbeheer (volgt) 3.6.15. Ledenadministratie (volgt) 3.6.16. Service administratie (volgt) Onderzoeksbureau GBNED 8
3.1. Inleiding Op de volgende pagina s vindt u algemene vragen die van toepassing kunnen zijn op alle administratieve softwaresystemen en vragen die zijn gerelateerd aan een bepaald systeem of zelfs functies daarbinnen. Per vraag is ruimte gelaten voor antwoord door de leverancier en eventueel voor een beoordelaar. Toelichting antwoorden leverancier Ja = Standaard aanwezig Nee = Niet aanwezig Verwacht = Gepland in nieuwe versie Optie = Tegen meerprijs als optie verkrijgbaar Ander pakket = Maakt onderdeel uit van andere toepassing Toelichting antwoorden beoordelaar Gezien = Antwoord leverancier gecontroleerd door beoordelaar door bijvoorbeeld inzage in functie of een schermafdruk. Niet aanwezig = Betreffende functie of eigenschap maakt (nog) geen deel uit van het systeem. Onderzoeksbureau GBNED 9
3.2. Leverancier Naam leverancier Contactpersoon verkoop Email verkoop Telefoonnummer verkoop Website Aantal vaste medewerkers (Uitgedrukt in FTE s) Jaar van oprichting Producent pakket. Alleen van toepassing als de leverancier van het pakket niet tevens de producent is. Onderzoeksbureau GBNED 10
3.3. Algemeen pakket 3.3.01. Doelgroep pakket Bedrijfsomvang Omschrijf voor welke bedrijfsomvang het pakket geschikt is. Omschrijf voor welke bedrijfsomvang het pakket het meest gebruikt wordt. Branchespecifiek Geef aan of sprake is van horizontaal en/of branchegericht pakket. Omschrijving de branches waarvoor het pakket eventueel specifiek branchegericht is gemaakt. Vermeldt daarbij de belangrijkste functies die branchespecifiek zijn. Aantal operationele klanten Vermeldt het aantal operationele klanten in binnen- en buitenland. Ingeval buitenland zo mogelijk een onderverdeling maken naar: - Benelux - Europa - Buiten Europa. Indien van toepassing een onderverdeling maken naar branche. Referenties Vermeldt enkele referenties waarmee contact opgenomen kan worden. Ingeval branche specifiek per branche benoemen. Getest Geef aan of het pakket getest is door één of meerdere (externe) partijen. Vermeldt daarbij: door wie, wanneer, welke versie is getest, met welk resultaat. Onderzoeksbureau GBNED 11
3.3.02. Algemene eigenschappen Is het pakket onderdeel van een ander pakket? Sinds wanneer is het pakket op de markt? Indien van toepassing aangeven voor binnenland en buitenland Is een demoversie van het pakket beschikbaar en zo ja wat is de demo duur en wat zijn de kosten? Wordt het pakket direct en/of via dealers geleverd? Is sprake van een opensource licentie? Dat wil zeggen of de broncode vrij beschikbaar is. Is een escrowregeling getroffen voor het pakket? Is het pakket single- of multiuser? Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd met het pakket kan werken? Is aanvullend maatwerk mogelijk op het standaard pakket? Kent het pakket een gebruikersgroep? Onderzoeksbureau GBNED 12
3.3.03. Beveiliging en Audit Op welke wijze hebben gebruikers toegang tot de applicatie? Zijn menu opties per gebruiker te regelen? Op welk niveau is autorisatie geregeld? Bijvoorbeeld per module, per scherm, per rapport of zelfs per tabel. Ook kan onderscheid worden gemaakt in raadpleeg- en mutatierechten. Is er een logboek per gebruiker aanwezig? Wordt bij alle mutaties de gebruiker bijgehouden? Zodat achteraf de gebruiker van een bepaalde mutatie eenvoudig getraceerd kan worden. Is er een logging van mutaties en van de basisgegevens? Welke auditrapportages zijn opgenomen in het pakket? Is er een beveiliging dat geen (basis)gegevens verwijderd worden waarop (financiële) transacties zijn geboekt. Is een backup mogelijkheid van de data opgenomen binnen het pakket Is een consistentiecontrole van de administratie opgenomen binnen het pakket? Is het pakket getest door een derde? Zoja door wie, wanneer, welke versie en met welk resultaat? Onderzoeksbureau GBNED 13
3.3.04. Bediening Beschikt het pakket over invoer wizards? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bedrijf of voor de jaarafsluiting. Beschikt het pakket over online helpteksten? Zijn de online helpteksten aanpasbaar door de gebruiker? Zijn de online helpteksten contextgevoelig? Wordt bij een invoerveld en/of scherm direct de juiste helptekst getoond als gekozen wordt voor opvragen helpinformatie. Kan er gezocht worden in de online helpteksten? Zoeken naar zelf op te geven woorden of delen daarvan. Kan per tabel aangegeven worden door de gebruiker welke kolommen getoond worden op schermen? Is het pakket volledig via het toetsenbord te bedienen? Is er een taalkeuze per gebruiker mogelijk en zo ja graag specificeren waarvoor: schermen, helpteksten en rapporten. Is een aparte gebruikershandleiding beschikbaar? Beschikt de gebruikershandleiding over een index of trefwoordenregister? Is er een online index aanwezig voor de helpteksten? Is sprake van een logische menu-indeling? Is sprake van consistente keuzes binnen alle functies? Zijn geen overbodige gegevens zichtbaar in menu s en schermen? Zoals optie die uitgeschakeld zijn maar wel zichtbaar voor de gebruiker? Is het systeem dermate Onderzoeksbureau GBNED 14
getest dat het geen harde fouten meer bevat? Zijn alle meldingen in de Nederlandse taal? (zoals systeemmeldingen) Onderzoeksbureau GBNED 15
3.3.05. Uitvoer Zijn alle rapporten eerst via het scherm opvraagbaar? Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, WORD, EXCEL, XML, etc.? Zo ja, dan graag specificeren. Is afdruk van rapporten in een andere taal mogelijk? Zo ja, graag specificeren in welke talen. Kent het pakket een querytool of rapportgenerator? Zo ja, graag specificeren. Is een aanduiding conceptrapport mogelijk? Is grafische presentatie van informatie mogelijk? Is er een consistente opbouw van de uitvoer? (scherm en rapporten) Zijn er sorteermogelijkheden bij uitvoer op het scherm en kunnen kolommen verschoven worden door de gebruiker? Zijn voorloopgegevens duidelijk zichtbaar op rapporten? Onderzoeksbureau GBNED 16
3.4 Aanschaf-, implementatie en ondersteuning 3.4.01. Installatie en techniek Onder welke besturingssystemen draait het pakket? Welke databases worden ondersteund door het pakket? Welke configuratie eisen worden gesteld aan de applicatie? Welke software eisen worden gesteld? Bijvoorbeeld de noodzaak van de aanwezigheid van Microsoft Excel voor het vervaardigen van rapporten. Wat is de geschatte schijfruimte? Het gaat er hierbij om dat u een redelijke inschatting kunt maken van de benodigde opslagcapaciteit. Is sprake van een Windows applicatie? In andere gevallen kan bijvoorbeeld sprake zijn van een (oudere) DOS applicaties die wel onder Windows kan draaien. Is sprake van een web(based) applicaties? Het gaat erom of de applicatie speciaal is ontwerpen en gebouwd om via internet te gebruiken Is Terminal Server ondersteuning mogelijk? Kan de applicaties bijvoorbeeld via internet toegankelijk worden gemaakt voor externe gebruikers via een Terminal Server programma? In dit verband wordt vaak gesproken over Web enabled. Dit laatste wil zeggen dat de applicatie geschikt is voor gebruik op internet met behulp van een hulpprogramma (Terminal Server emulatieprogramma). Op deze wijze kunnen bestaande Windows applicaties geschikt worden Onderzoeksbureau GBNED 17
gemaakt voor extern gebruik. Wat is de ontwikkeltaal waarin het pakket is gebouwd? Welke eventuele beperkingen in aantallen kent het pakket? Kan pakket op server van de cliënt geïnstalleerd worden? Het gaat erom dat het pakket lokaal geïnstalleerd kan worden. Wordt pakket aangeboden via het ASP model? In dit geval wordt het pakket niet lokaal geïnstalleerd. Wat is de gemiddelde duur van de installatie? Is de aanwezigheid van een firewall toegestaan tijdens de installatie? Is een duidelijke installatie handleiding aanwezig? Is een installatiewizard aanwezig? Onderzoeksbureau GBNED 18
3.4.02. Implementatie Wie verzorgt de installatie van het pakket? Wat is de gemiddelde duur van de installatie van het pakket? Is er een installatie wizard aanwezig? Hoe is de implementatie geregeld? Welke rol speelt bijvoorbeeld de producent van het pakket of een dealer. Wat is de gemiddelde duur van een implementatie? Welke documentatie wordt bij het pakket geleverd? Hoe is de opleiding geregeld? Hoe is de backup geregeld? Onderzoeksbureau GBNED 19
3.4.03. Support en updates Welke garantie wordt geboden? Is een onderhoudsabonnement verplicht? Wanneer gaat een onderhoudsabonnement in? Wat is begrepen in een onderhoudsabonnement? Welke supportvormen worden geboden (en wie verzorgd dan de support)? Welke helpdesk faciliteiten worden geboden (functioneel, technisch) en wat zijn de openingstijden? Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE s) zijn werkzaam op de helpdesk? Wat is de gemiddelde wachttijd van de helpdesk? Is een customerportal aanwezig voor bestaande klanten? Updates Hoe worden updates beschikbaar gesteld? Bijvoorbeeld via internet of per post op CD(-rom). Wie installeert de updates? Bijvoorbeeld automatisch via internet of via een installatie wizard. Wat is de gemiddelde installatietijd van updates? Ontvangen cliënten automatisch bericht bij problemen? Bijvoorbeeld in de vorm van een email. Het komt volgens ons nog te vaak voor dat cliënten pas achteraf geïnformeerd worden of zelf moeten zoeken op bijvoorbeeld een besloten website. Beschikt u over een klantenportal? Besloten website met informatie voor gebruikers van het pakket. Verschijnen er regelmatig updates nieuwe functionaliteit? En wat is de frequentie daarvan? Onderzoeksbureau GBNED 20
Onderzoeksbureau GBNED 21
3.4.04. Aanschaf en kosten Waar kan het pakket aangeschaft worden? Zijn referenties opvraagbaar? Hoeveel medewerkers zijn betrokken bij de ontwikkeling van het pakket? Hoe is de continuïteit gewaarborgd? Wat is de laatste versie van het pakket? Hoeveel cliënten werken met de laatste versie? Wanneer is de volgende versie gepland? Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de volgende versie? Is het cliëntenbestand in te zien ter controle door een extern auditor? Kosten Hoe is het licentiemodel opgebouwd? Bijvoorbeeld per administratie, gebruiker of module? Wat zijn de eenmalige (aanschaf)kosten van het pakket? Graag specificeren en niet antwoorden op aanvraag of afhankelijk van situatie of iets dergelijks. Hoeveel bedragen de periodieke kosten, zoals onderhoud? Graag specificeren en niet antwoorden marktconform of iets dergelijks. Hoe zijn de implementatiekosten opgebouwd? Wat zijn de opleidingskosten? Met welke overige kosten moet rekening worden gehouden? Bijvoorbeeld andere software die noodzakelijk is om met het pakket te kunnen werken. Onderzoeksbureau GBNED 22
Onderzoeksbureau GBNED 23
3.5. ASP Model Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het ASP model. ASP staat in dit verband voor Application Service Provider. Wij hebben voor toepassingen die via internet draaien volgens het ASP model een aantal specifieke eigenschappen opgenomen. Wat is de minimale contractduur? Wat is de opzegtermijn? Hoe is de (toegangs)beveiliging geregeld? Hoe is de backup geregeld? Hoe is de exit strategie geregeld? Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als u het contract opzegt of als de ASP aanbieder onverhoopt ophoudt te bestaan? Welke partners zijn betrokken bij het ASP model? (zoals datacentrum) Moet lokaal nog software geïnstalleerd worden? (behalve een webbrowser) Is er een privacy reglement? (medewerkers ASP tekenen voor geheimhouding). Onderzoeksbureau GBNED 24
3.6.01. Inleiding Per soort administratiesysteem worden allereerst pakketfuncties en -eigenschappen in kaart gebracht die min of meer algemeen zijn. Hierna worden, voor zover van toepassing, branchegerichte functies eigenschappen in kaart gebracht. U zult voor u zelf moeten nagaan in hoeverre de genoemde functies en eigenschappen voor u relevant zijn. Onderzoeksbureau GBNED 25
3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.1. Pakketeigenschappen 3.6.02.1.01. Aanwezige functies Grootboekadministratie aanwezig? Debiteurenadministratie aanwezig? Crediteurenadministratie aanwezig? BTW aangifte aanwezig? Kostenplaatsenadministratie mogelijk? Budgettering mogelijk? Kent het pakket een kostenverdeelstaat? Kent het pakket vaste periodieke boekingen? Vaste activa administratie aanwezig? Consolidatie mogelijk? Rekening Courant mogelijk? Vreemde valuta administratie aanwezig? Facturering mogelijk? Betalingsverkeer mogelijk? In aanvulling op het handmatig vastleggen van kas, bank en giroboekingen. Verplichtingen-administratie aanwezig? Uitwisseling van financiële gegevens? Workflow aanwezig? Activity based costing mogelijk? Managementinformatie? Zijn er andere (sub)administraties opgenomen? Zo ja, specificeren welke. Onderzoeksbureau GBNED 26
3.6.02.1.02. Algemene kenmerken Is het voeren van meerdere administraties mogelijk? Zo ja, wat is het maximum aantal administraties dat gevoerd kan worden. Worden vaste (ingevulde) basisgegevens meegeleverd met het pakket? Zoals: rekeningschema, dagboeken, landen en valuta s. Zijn er meerdere templates voor het aanmaken van een nieuwe administratie mogelijk? Is er een Wizard voor het aanmaken van een nieuwe administratie? Is het kopiëren van een bestaande administratie mogelijk? Inclusief alle saldi en historie, bijvoorbeeld voor testdoeleinden. Is het kopiëren van alleen de basisgegevens mogelijk naar een nieuw bedrijf? Bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe administratie op basis van een bestaande administratie. Is een voorbeeld administratie beschikbaar? Kent het systeem meerdere boekingsdimensies? Dus dimensies naast grootboekrekening, debiteur en crediteur. Zoja, aangeven hoeveel dimensies en aangeven of de benamingen van de dimensies zelf zelf zijn te kiezen. Kan het pakket omgaan met gebroken boekjaren? Onderzoeksbureau GBNED 27
3.6.02.1.03. Basisgegevens vastleggen Is het mogelijk om basisgegevens integraal te muteren? Kan de volgorde van velden aangepast worden op de schermen waarmee de basisgegevens worden onderhouden? Is het mogelijk om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens? Is een (gevulde) postcodetabel opgenomen? Kunnen nieuwe kolommen toegevoegd worden aan tabellen (met name bij debiteuren) Kan vooraf het aantal boekingsperiodes vastgelegd worden en kan dan per boekingsperiode aangegeven worden of boeken is toegestaan? Kan per dagboek en boekstuknummer per boekjaar ingesteld worden? Is een postcodetabel aanwezig, waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats bepaald wordt? Onderzoeksbureau GBNED 28
3.6.02.1.04. Boekingen vastleggen en journaalposten verwerken Worden de bestanden direct bijgewerkt na het vastleggen van een boeking? Is het mogelijk nog correcties uit te voeren na het bijwerken van de bestanden? Kan er geboekt worden in meerdere periodes? Zo ja, dan aangeven hoeveel periodes minimaal en maximaal. Kan er geboekt worden in meerdere boekjaren? Zo ja, dan aangeven in hoeveel boekjaren maximaal. Is het mogelijk basisgegevens vast te leggen tijdens het invoeren van boekingen? Zoals een nieuwe debiteur of crediteur. Kunnen stornoboekingen vastgelegd worden? Waarbij dus het saldo van de boeking en stornering niet zichtbaar zijn op de saldibalans per rekening. Kan een notitie toegevoegd worden aan een boeking? Hiermee wordt bedoeld een aparte notitie in aanvulling op de boekingsomschrijving per regel. Kan een aparte bijlage toegevoegd of gekoppeld worden aan een boeking? Bijvoorbeeld een ingescande inkoopfactuur. Kunnen periodes geblokkeerd worden voor boeken? Kan tijdens het boeken eenvoudig gezocht worden naar rekeningen en relaties? Kan tijdens het boeken een nieuwe rekening of relaties eenvoudig aangemaakt worden? (zonder boeking af te breken) Is er tijdens het boeken een signalering als de boekstukdatum afwijkt van de boekingsperiode? Kan de BTW automatisch geboekt worden en zo ja Onderzoeksbureau GBNED 29
wordt de BTW per boekingsregel berekend en geboekt of per boekingsdocument, zoals een factuur? Kunnen bedragen naar keuze in- en exclusief BTW geboekt worden, waarbij de BTW automatisch wordt berekend? (met name van belang bij een kasboek) Kan tijdens het boeken van berekende BTW afgeweken worden? Is bij het boeken van Kas, bank en giro sprake van saldocontrole door weergave vorig saldo, mutaties en nieuw saldo? Is bij Kas, bank en giro sprake van dwingende relatie tussen dagboek en grootboekrekening? (kan een rekening bijvoorbeeld niet aan meerdere dagboeken gekoppeld worden?) Kan de omschrijving van een boekingsregel ingesteld worden? Bijvoorbeeld overnemen naam debiteur bij een verkoopboeking. Kunnen boekingskolommen ingesteld en verschoven worden? Kunnen meerdere openstaande posten afgeletterd worden o.b.v. één boekingsbedrag. Kan achteraf altijd de vervaldatum van een (openstaande)post aangepast worden? Dus ook na bijvoorbeeld blokkeren boekingsperiode. Journaalposten Is er een functie om journaalposten te importeren vanuit andere systemen? Zoja, graag specificeren. Is het vastleggen van voorafgaande journaalposten mogelijk? Kan een journaalpost die op meerdere boekjaren betrekking heeft, vast worden gelegd? Is een automatische Rekening Courant boeking Onderzoeksbureau GBNED 30
mogelijk tussen verschillende bedrijven? Kent het pakket automatische verdeelsleutels? Vaak gebruikt in combinatie met kostenplaatsen en kostensoorten. Jaarafsluiting Jaarafsluiting nodig? En zo ja wordt resultaat dan automatische naar beginbalans geboekt in het nieuwe boekjaar. Automatische correctie beginbalans bij boeken in oud jaar? Ook beginbalans mogelijk bij kostenplaatsen en kostendragers in combinatie met grootboek? Zijn correcties nog mogelijk na de jaarafsluiting? Historie aanwezig na jaarafsluiting? Welke handelingen zijn nodig om te kunnen boeken in een nieuw boekjaar? Oftewel de handelingen om een nieuw boekjaar te openen? Welke handelingen zijn nodig om het boekjaar te kunnen afsluiten? Kan een periode of jaar alleen worden afgesloten als alle boekingen definitief zijn? Onderzoeksbureau GBNED 31
3.6.02.1.05. Grootboek Is het rekeningschema vrij in te delen? Kan vanuit een rekening ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking? Kan er naast bedragen ook met eenheden (aantallen) worden gewerkt? Kan een grootboekrekening worden geblokkeerd voor het handmatig vastleggen van boekingen? Op een geblokkeerde rekening moet het wel mogelijk zijn een boeking aan te bieden vanuit een andere module of pakket, zoals een declaratiesysteem. Het blokkeren van handmatig boeken op grootboekrekeningen die door een andere module of pakket worden bijgewerkt voorkomt dat er geen aansluiting meer is tussen betreffende module en de grootboekrekening. Maakt een proef- en saldibalans standaard onderdeel uit van het pakket? Is een kolommenbalans standaard aanwezig? Is het mogelijk om binnen een grootboekrekening af te letteren op basis van een op te geven boekingskenmerk? Bijvoorbeeld voor het afletteren van controlerende tussenrekeningen op basis van bijvoorbeeld een dossiernummer. Onderzoeksbureau GBNED 32
3.6.02.1.06. Debiteuren en crediteuren Kan een relatie zowel debiteuren als crediteur zijn? Het gaat er dus om dat de vaste n.a.w.-gegevens maar één keer vastgelegd hoeven te worden als een relatie zowel debiteur en crediteur is binnen de administratie. Kan een vaste tegenrekening worden opgegeven per debiteur en crediteur? Kunnen er vrije velden toegevoegd worden aan debiteuren en crediteuren? Zijn er meerdere adressen per relatie vast te leggen? Zijn er meerdere contactpersonen per relatie vast te leggen? Kunnen aantekeningen per relatie wordt vastgelegd? Is er een koppeling met een NCM module? Het gaat dan om de controle van de kredietwaardigheid van een relatie. Zijn er koppelingen naar andere modules? Zoja, graag toelichten. Kent het pakket een functie voor aanmaningen debiteuren? Kent het pakket een functie voor automatische betalingen crediteuren? Kent het pakket een functie voor automatische incasso van debiteuren? Informatie Bevat het pakket een saldilijst voor debiteuren en crediteuren? Is een openstaande postenlijst aanwezig? Is een ouderdomsanalyse aanwezig? Is een overzicht met factuurhistorie aanwezig? Kunnen etiketten worden aangemaakt vanuit het pakket? Onderzoeksbureau GBNED 33
Is er een functie aanwezig om een mailing een relaties te verzenden? Kan vanuit een relatie ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking? Aanmaningen debiteuren Wordt het aantal keren gemaand bijgehouden (per factuur)? Kan de gebruiker de layout van de aanmaningen zelf bepalen? Is er een koppeling naar een Office toepassing? Bijvoorbeeld een koppeling met MS Word waarbij de aanmaningen uiteindelijk in Word worden aangemaakt. Kan er een renteberekening plaatsvinden op de aanmaningen? Vindt per automatisch een financiële boeking plaats van de berekende rente? Kunnen aanmaningen vanuit het pakket per email worden verzonden? Kan een betalingsregeling worden vastgelegd voor een of meerdere facturen? Kan er een minimum bedrag voor aanmanen worden opgegeven? Is het mogelijk ontvangsten te verrekenen op een aanmaning? Kan de vervaldatum van de factuur achteraf nog aangepast worden? Kan de layout per keer gemaand vastgelegd worden? Kan de layout voor meerdere talen vastgelegd worden? Kan de taal voor de layout per debiteur toegewezen worden? Onderzoeksbureau GBNED 34
3.6.02.1.07. BTW aangifte Is BTW aangifte binnenland opgenomen in het pakket? Is BTW aangifte buitenland opgenomen in het pakket? Zo ja, dan graag specificeren. Is een ICT aangifte (voor Intracommunautaire transacties) opgenomen in het pakket? Kan gewerkt worden met BTW verlegd? Is de aangiftehistorie opvraagbaar binnen het pakket? Kan een BTW-nummer per relatie, gesplitst per land, worden vastgelegd? Is verificatie van buitenlandse BTW nummers mogelijk? Zo ja, hoe wordt dit aangeleverd aan de Belastingdienst en hoe wordt verificatie bijgehouden? Is er een ingangsdatum voor de BTW-percentages? Dit is van belang als de BTW percentages in de toekomst veranderen. Is het pakket geschikt voor organisaties zonder BTW? Is een suppletie aangifte mogelijk? Zijn correcties mogelijk voor het verzenden van de aangifte? Zo ja, aangeven of en hoe deze correcties worden verwerkt in de boekhouding. Is een mutatie die betrekking heeft op een reeds gedane BTW aangifte geblokkeerd voor corrigeren? (dus een boeking in een periode waarover al BTW aangifte is gedaan). Wordt een BTW-mutaties die is gedaan in een periode waarover al BTW-aangifte is gedaan automatisch meegenomen in een volgende BTW aangifte binnen het boekjaar of via Onderzoeksbureau GBNED 35
een suppletie aangifte? Is per BTW-code een overzicht van geboekte rekeningen op te vragen? Aangifteregelingen Wordt het factuurstelsel ondersteund? Wordt het kasstelsel ondersteund? Wordt de kleine ondernemersregeling ondersteund? Wordt de margeregeling ondersteund? Wordt de landbouwregeling ondersteund? Wordt de schattingsregeling ondersteund? Elektronische aangifte Is elektronische aangifte OB mogelijk met het pakket? Vanaf welke versie van het pakket wordt de elektronische aangifte ondersteund? Is de aanlevering van de elektronische aangifte door de Belastingdienst beoordeeld? Is de elektronische aangifte via de programmacomponenten van de Belastindienst (BAPI genoemd) geïntegreerd in het pakket? Is export van gegevens mogelijk naar een losse BAPI module? Is import en export van een digitaal certificaat mogelijk, zodat een certificaat in meerdere softwarepakketten is te gebruiken? Kan de aangifte via XBRL formaat aangemaakt worden? Onderzoeksbureau GBNED 36
3.6.02.1.08. Kostenplaatsenadministratie Zijn kostenplaatsen te benoemen in het pakket? Zijn kostensoorten te benoemen in het pakket? Zijn kostendragers te benoemen in het pakket? Is de naamgeving van kostenplaatsen, -soorten en dragers zelf te benoemen? Bijvoorbeeld afdeling in plaats van kostenplaats. Kan per rekening aangegeven worden waarop te boeken? Oftewel is vooraf op te geven welke kostenplaatsen, -soorten en dragers zijn toegestaan per grootboekrekening). Kostenverdeelstaat Kent het pakket een klassieke kostenverdeelstaat in de vorm van hulp-, zelfstandige- en hoofd- of eindkostenplaatsen? Zijn meerdere boekingsniveau s mogelijk? Door een hiërarchie in te brengen in de volgorde van verdelen kunnen bijvoorbeeld eerst de hulpkostenplaatsen worden verdeeld naar zelfstandigeof hoofdkostenplaatsen. Hierna vindt dan de verdeling plaats van zelfstandige- naar hoofdkostenplaatsen. Is simulatie mogelijk? Daarmee kan eerst worden gezien welk resultaat de opgegeven verdeling heeft, alvorens de boekingen definitief te hoeven maken. Bevat het pakket een controleverslag ter controle op juistheid en volledigheid van de opgegeven verdeling. Kunnen budgetten verdeeld worden op basis van de kostenverdeelstaat? Onderzoeksbureau GBNED 37
Onderzoeksbureau GBNED 38
3.6.02.1.09. Budgettering Is een budget per grootboekrekening mogelijk? Is een budget per kostenplaats mogelijk? Is opgave van van budgetten op andere niveau s mogelijk? Zoja, specificeren welke niveaus s. Is opgave van een budget in bedragen en eenheden mogelijk? Zoals een budget in aantallen. Is er een waarschuwing bij overschrijding van een budget bij het vastleggen van boekingen? Ondersteunt het pakket meerdere budgetversies? Kan gewerkt wordt met nog te besteden, naast het budget? Dit om inzicht te hebben in voorlopige resultaat. Kunnen budgetten worden toegewezen aan budgethouders? Zijn nieuwe budgetten automatisch te genereren? Bijvoorbeeld op basis van een op te geven percentage, met als basis de budgetbedragen van afgelopen boekjaar. Worden alle budgetmutaties bijgehouden door het pakket? Is dus in te zien wie budgetmutaties invoert en wanneer? Onderzoeksbureau GBNED 39
3.6.02.1.10. Periodieke journaalposten Kan een periodiek te maken boeking worden vastgelegd met een bijbehorend te boeken bedrag? Kan een totaalbedrag worden opgegeven tot waar de periodieke bedragen geboekt gaan worden? De boekingen worden dan gemaakt totdat het totaalbedrag is bereikt. Kan een start- en einddatum worden opgegeven? De boekingen worden dan gemaakt binnen de opgegeven boekingsperiodes. Kan een voorafgaande journaalposten worden opgegeven? De boeking wordt dan in een volgende boekingsperiode automatisch teruggeboekt. Het het saldo van een bepaalde rekening verdeeld worden? Feitelijk is dan sprake van een eenvoudige vorm van een kostenverdeelstaat. Kan de frequentie van boeken worden opgegeven? Bijvoorbeeld eens per maand of per kwartaal. Zijn meerdere boekingsdimensies mogelijk, zoals kostenplaats en kostensoort? Zoja, dan specificeren welke dimensies. Is er een controle op het dubbel boeken van een vaste periodieke journaalpost per boekingsperiode? Zijn periodieke journaalposten vast te leggen tijdens het boeken in een dagboek? Bijvoorbeeld bij het vastleggen van een inkoopfactuur de kosten direct verdelen over meerdere periodes. Onderzoeksbureau GBNED 40
Onderzoeksbureau GBNED 41
3.6.02.1.11. Vaste activa administratie Is bedrijfseconomisch afschrijven mogelijk? Is fiscaal afschrijven mogelijk? Worden afschrijvingen automatisch doorgeboekt naar het grootboek? Kan activa worden ingebracht tijdens het vastleggen van boekingen? Bijvoorbeeld tijdens het registreren van een inkoopfactuur. Is een onderverdeling in groepen mogelijk? Bevat het pakket investerings- en desinvesteringsoverzichten? Zijn er extra kenmerken per activum op te geven door de gebruiker? Bedrijfseconomisch afschrijven Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar? Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar? Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde? Is afschrijving op basis van annuïteit mogelijk? Wordt de afschrijvingsmethode Sum of the year digits ondersteund? Kent het pakket nog andere methodes voor bedrijfseconomisch afschrijven? Zo ja specificeren welke methodes. Fiscaal afschrijven Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar? Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar? Onderzoeksbureau GBNED 42
Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde? Herwaardering Is aanpassen van de aanschafwaarde mogelijk? Is opgave van levensduurverlenging mogelijk? Is uitbreiding van capaciteit mogelijk? Als bijvoorbeeld afgeschreven wordt op basis van productie eenheden. Kan gewerkt worden met inhaalafschrijvingen? Kan een een investering opgegeven worden bij een bestaand actief? Kan een desinvestering opgegeven worden? Koppelingen Is er een koppeling naar een materieeladministratie? Is er een koppeling naar fiscale aangiftesoftware? Zijn er overige koppelingen? Zoja, specificeren welke. Onderzoeksbureau GBNED 43
3.6.02.1.12. Consolidatie Is consolidatie mogelijk van administraties in verschillende valuta? Is opgave van een deelnemingspercentage mogelijk? Kunnen meerdere dimensies betrokken worden in de consolidatie, zoals kostenplaatsen en kostensoorten? Zoja, dan specificeren welke dimensies. Kunnen budgetten betrokken worden in de consolidatie? Is consolidatie mogelijk voor administraties met afwijkende rekeningschema s? Er wordt dan gewerkt met aparte consolidatierekeningen. Is het mogelijk transacties te elimineren? Zoja, aangeven op welke wijze. Moet voor consolideren eerst een nieuw bedrijf worden aangemaakt? Een zogenaamd consolidatiebedrijf. Onderzoeksbureau GBNED 44
3.6.02.1.13. Rekening Courant Is rekening courant tussen administraties mogelijk? Is rekening courant tussen administraties in verschillende valuta mogelijk? Is rekening courant mogelijk met relaties? Bijvoorbeeld debiteuren of crediteuren waarmee een rekening courantverhouding bestaat. Denk bijvoorbeeld aan een verzekeringsorganisatie met agenten. Is rekening courant met relaties mogelijk in verschillende valuta? Zijn er overige vormen van rekening courant aanwezig in het pakket? Zo ja, specificeren welke. Onderzoeksbureau GBNED 45
3.6.02.1.14. Vreemde valuta Is vreemde valuta mogelijk voor debiteuren en crediteuren? Is vreemde valuta mogelijk per grootboekrekening? Kent het pakket andere boekingsdimensies voor vreemde valuta? Zoja, specificeren welke dimensies. Zijn de (wissel)koersen per ingangsdatum vast te leggen? Kent het pakket meerdere (wissel)koersen? Zoja specificeren welke koersen. Is herwaardering mogelijk? Is er per rekening een keuze tussen een eindkoers en een gemiddelde koers? Bijvoorbeeld een eindkoers bij balansrekeningen en een gemiddelde koers bij resultatenrekeningen? Is de koers per boeking te wijzigen? Onderzoeksbureau GBNED 46
3.6.02.1.15. Facturering Basisgegevens Wordt er voor de facturering een artikelbestand gebruikt? Of een soortgelijk tarievenbestand op basis waarvan factuurregels opgebouwd kunnen worden. Kunnen de prijzen naar keuze in- of exclusief BTW worden opgegeven? Kunnen de prijzen per ingangsdatum worden vastgelegd? Is het mogelijk om automatisch prijswijzigingen door te voeren? Worden artikelen gekoppeld aan het grootboek? Zo ja, specificeren op welke wijze. Is vreemde valuta mogelijk? Vindt er een kredietwaardigheidscontrole plaats tijdens het invoeren van orders of facturen? Kan gewerkt worden met eenmalige debiteuren? Facturen vastleggen Kunnen aantallen worden opgegeven? Kunnen eenheden worden opgegeven? Kan de prijs worden opgegeven? Kan dus afgeweken worden van bijvoorbeeld een prijs per artikel. Zijn vrije tekst factuurregels mogelijk? In dit geval worden alleen enkele tekstregels opgegeven. Het eventueel factureren van een bedrag moet dan wel via een artikel of tariefcode plaatsvinden. Is een korting per regel mogelijk? Is een korting per factuur mogelijk? Kent het pakket regelmatig terugkerende facturen? Bijvoorbeeld periodieke contributie orders. Onderzoeksbureau GBNED 47
Facturen vastleggen Kunnen aantallen worden opgegeven? Kunnen eenheden worden opgegeven? Kan de prijs worden opgegeven? Kan dus afgeweken worden van bijvoorbeeld een prijs per artikel. Zijn vrije tekst factuurregels mogelijk? In dit geval worden alleen enkele tekstregels opgegeven. Het eventueel factureren van een bedrag moet dan wel via een artikel of tariefcode plaatsvinden. Is een korting per regel mogelijk? Is een korting per factuur mogelijk? Kent het pakket regelmatig terugkerende facturen? Bijvoorbeeld periodieke contributie orders. Facturen afhandelen Kunnen facturen verwerkt worden in de boekhouding? Kunnen vooraf proeffacturen worden opgevraagd? Kan met acceptgiro s worden gewerkt? Kan met automatische incasso worden gewerkt? Kent het systeem specifieke rapportages voor de facturering? Zoja, specificeren welke rapportages. Is elektronisch factureren mogelijk? Zoja, specificeren op welke wijze. Layouts instellen Zijn de factuurlayouts zelf in de delen? Kunnen layouts gekoppeld worden aan een debiteur? Er is een koppeling van de documenten met een Office toepassing? Bijvoorbeeld MS Word. Kunnen de documenten in meerdere talen worden opgegeven? Is de taal van de Onderzoeksbureau GBNED 48
documenten per relatie op te geven? Onderzoeksbureau GBNED 49
3.6.02.1.16. Betalingsverkeer Is automatische betalingen crediteuren aanwezig? Is automatische incasso debiteuren aanwezig? Is elektronisch bankieren mogelijk met het pakket? Hiermee wordt bedoeld het inlezen van elektronische bankafschriften en deze verwerken. Kunnen in het pakket gegevens opgegeven worden voor buitenlandse debiteuren en crediteuren? Is een IBAN-nummer op te geven per crediteur? IBAN staat voor International Bank Account Number. Is een BIC-code op te geven per crediteur? BIC staat voor Bank Identifier Code van de bank waar de rekening van de begunstigde loopt -voorheen SWIFT-adres genoemd. Kent het pakket een elfproefcontrole op binnenlandse bankrekeningnummers? Zo ja, op welke momenten wordt de elfproefcontrole uitgevoerd, zoals bij het vastleggen van bankrekeningnummers van relaties of bijvoorbeeld bij het opbouwen van een betalingsvoorstel. Is een aparte G-rekening op te geven per relatie? G- rekening staat voor Geblokkeerde betaalrekening voor onderaanneming. Zijn per relatie meerdere bankrekeningnummers op te geven? Automatische betalingen Kan een Clieop bestand aangemaakt worden door het systeem? Clieop is een standaard bestandsformaat dat door meerdere (binnenlandse) banken wordt gebruikt. Bestaat er een koppeling met Onderzoeksbureau GBNED 50
elektronisch bankieren? Zoja, graag specificeren. Kan eerst een betalingsvoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen? Kunnen creditnota s van debiteuren worden betaald via deze functie? Kunnen buitenlandse betaalopdrachten worden aangemaakt? Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt? Kunnen minimum en maximum te betalen bedragen worden opgegeven? Op welk niveau zijn autorisaties mogelijk bij het betalingsverkeer? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een betaalopdracht voor de bank. Automatische incasso Kan een Clieop bestand aangemaakt worden door het systeem? Wordt door het systeem een begeleidingsformulier aangemaakt? Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zoja, graag specificeren. Kan eerst een incassovoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen? Kunnen minimum en maximum te incasseren bedragen worden opgegeven? Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt? Zijn enkelvoudige incasso s (per factuur) mogelijk? Zijn verzamelincasso s (per debiteur) mogelijk? Kunnen afgekeurde incasso s automatisch teruggeboekt worden op basis van een bestand (VerwInfo) van de bank? Elektronisch bankieren Is het automatisch matchen van openstaande posten Onderzoeksbureau GBNED 51
mogelijk? Dit wordt ook wel reconciliatie genoemd. Kunnen vooruitbetalingen worden geboekt in de administratie? Kunnen mutaties toegewezen worden aan grootboekrekeningen? Is het mogelijk dagafschriften van meerdere banken in te lezen binnen één administratie? Is de historie van dagafschriften opvraagbaar? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op alleen factuurnummer? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bedrag en factuurnummer? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bedrag, factuur en debiteur? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bankrekening en bedrag? Komt er een voorstel op het scherm van toewijzingen met de mogelijkheid om dit aan te passen? Wordt automatisch rekening gehouden met betalingskorting op basis van aantal dagen? Wordt automatisch rekening gehouden met kredietbeperking op basis van aantal dagen? Is het pakket voorbereid op SEPA (Single Euro Payment Area)? Zo ja op welke wijze? Onderzoeksbureau GBNED 52
3.6.02.1.17. Verplichtingenadministratie Is er een koppeling met budgetten mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze. Is er een koppeling met crediteuren? Is er een koppeling met een inkoopadministratie? Is er een koppeling met andere functies of administraties? Zo ja, graag specificeren met welke functies of administraties. Worden verplichtingen financieel geboekt? Zo ja, specificeren op welke wijze. Onderzoeksbureau GBNED 53
3.6.02.1.18. Uitwisseling financiële gegevens Kan een auditfile (ADF) worden aangemaakt door het systeem? Het betreft hier het klassieke formaat Auditfile (ASCII bestand). Is een export mogelijk naar rapportagesystemen? Zo ja, opgave welke systemen. Is export van gegevens volgens XBRL mogelijk? Is import van gegevens op basis van XBRL mogelijk? Is export naar Office toepassingen mogelijk? Zo ja, opgave naar welke toepassingen en de wijze waarop de gegevens bijgewerkt worden. Is import vanuit Office toepassingen mogelijk? Zo ja, opgave vanaf welke Office toepassingen. Is bij import controle op juistheid van gegevens? (zoals bij import van basisgegevens of boekingen). Kent het pakket overige import- of export mogelijkheden? Zo ja, graag opgave welke dat zijn. XML Auditfile Financieel Is een export volgens XAF formaat mogelijk? Is een import volgens XAF formaat mogelijk? Is een aangemaakt XAF bestand beoordeeld door het SRA? Kan ingezoomd worden op de mutaties binnen de XAF? Wordt gebruik gemaakt van de compressie- en beveiligingstechniek van de Belastingdienst bij het aanmaken van een XAF bestand? Zijn andere compressie- en beveiligingstechnieken mogelijk voor het aanmaken van een XAF bestand? Wat is de laatste versie van XAF die wordt ondersteund? Onderzoeksbureau GBNED 54
Onderzoeksbureau GBNED 55
3.6.02.1.19. Workflow Is workflow mogelijk op basis van op te geven processtappen? Is het mogelijk om statussen toe te kennen? Is workflow mogelijk op basis van op te geven tijdstippen? Dit betreft het tijdstip waarop een processtap uitgevoerd moet worden. Zijn processen te koppelen aan medewerkers? Zijn processtappen door gebruikers zelf toe te voegen aan het systeem? Kent de workflow een integratie met een email toepassing? Zo ja, specificeren met welke toepassing. Kent de workflow een integratie met andere systemen? Zo ja, specificeren met welke systemen. Zijn er speciale workflowrapportages? Zo ja, specificeren welke rapportages. Onderzoeksbureau GBNED 56
3.6.02.1.20. Managementinformatie Voorziet het systeem in een jaarrekening? Is een kasstroomoverzicht aanwezig? Ook wel staat van herkomst en bestedingen genoemd. Is een rapportgenerator opgenomen? Waarmee de gebruiker zelf rapporten kan samenstellen. Zijn financiële ratio s aanwezig? Het gaat dan om ratio's voor liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit. Is een liquiditeitsplanning opgenomen in het pakket? Is een query tool voor ad hoc analyses aanwezig? Waarmee de gebruiker zelf opvragingen kan doen. Is er een grafische weergave van managementinformatie? Worden de gegevens real time bijgewerkt? Het gaat erom of de gewenste informatie op elk moment beschikbaar is. Basisgegevens Kunnnen (grootboek)rekeningen gekoppeld worden aan rapportagecodes? Is er inzicht in gekoppelde rekeningen? Hierdoor kan gecontroleerd worden of de koppelingen volledig zijn. Is er inzicht in rekeningen per rapportagecode? Hierdoor kan gecontroleerd worden of de koppelingen juist zijn. Kan gewerkt worden met meerdere rapportagecodes? Het gaat er om dat een grootboekrekening gekoppeld kan worden aan meerdere rapportagecodes. Zijn rapportages over boekjaren mogelijk? Zijn rapportages over boekingsperiodes mogelijk? Is er een rapportage van budget, realisatie en Onderzoeksbureau GBNED 57
resultaat aanwezig? ABC (Acitivity Based Costing) Er is een koppeling met bestaande dimensies? Zoals grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Is toekennen van nieuwe dimensies mogelijk? Zoja, specificeren hoeveel en welke dimensies. Is simulatie mogelijk? Het gaat hier om een wat-als analyse. Onderzoeksbureau GBNED 58
3.6.02.1.21. Koppelingen Het gaat erom met welke andere pakketten, al dan niet van dezelfde leverancier, een koppeling aanwezig is. Met ERP systemen? Zo ja specificeren welke systemen. Met logistieke systemen? Zo ja specificeren welke systemen. Met relatiebeheer systemen (CRM)? Zo ja specificeren welke systemen. Met personeelsinformatiesystemen (HRM)? Zoja specificeren welke systemen. Met projectadministraties? Zoja specificeren welke systemen. Met salarissystemen? Zo ja specificeren welke systemen. Met service/onderhoudsadministraties? Zo ja specificeren welke systemen. Met overige systemen? Zo ja specificeren welke systemen. Onderzoeksbureau GBNED 59
3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.2. Branchegerichte eigenchappen 3.6.02.2.01. Accountancy Specifiek gericht op accountantskantoren zijn de volgende eigenschappen in kaart gebracht. Is er een apart licentiemodel voor accountantskantoren? Zoja specificeren opbouw. Als accountant heeft u te maken met vele administraties en vaak met meerdere gebruikers. Het licentiemodel is daarom een belangrijk aandachtspunt denken wij. Let hierbij ook op de onderhoudskosten die in rekening worden gebracht. Is automatische conversie van vorige versies van hetzelfde pakket mogelijk? Zoja, specificeren vanaf welke versies. Is automatische conversie van andere pakketten mogelijk? Zo ja, specificeren vanaf welke pakketten. Is het pakket al operationeel bij accountantskantoren en zo ja bij hoeveel kantoren? Zijn referenties opvraagbaar? Accountancy functies Wordt een cliëntenversie geleverd met import- en exportfaciliteiten? Het gaat er om dat clienten zelf kunnen muteren op hun locatie. Het moet mogelijk zijn dat de accountant deze stand overhaalt, mutaties aanbrengt en de stand weer terugzet. Is sprake van on-line samenwerken met cliënten (via internet)? Is de functie Uitwerken kolommenbalans aanwezig? Met als basis een kolommenbalans moet de Accountant de (periodieke en jaarlijkse) verslaggeving Onderzoeksbureau GBNED 60