Twinfield Handleiding Auteur: Website: E-mail : Martijn Mengerink www.biedmeer.nl support@biedmeer.nl
Datum Versie Opmerking 27-12-2013 V1.0 Initiële opzet Pagina 2
Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Instellingen in Twinfield 5 3. Instellingen in BiedMeer 6 Bijlage 1: Twinfield instellingen voor gevorderden 7 1.1.0 BTW-codes 7 1.2.0 Factuurtypen 9 1.1.2 Instellen boekingsgang verkoopfacturen 10 1.1.3 Factuurinstellingen 11 1.1.4 Boekingsregels 12 Pagina 3
1. Inleiding Wanneer u een webwinkel begint of heeft is uw boekhouding een belangrijk onderdeel van uw onderneming. Niet alleen moet u facturen versturen, facturen crediteren maar ook bijvoorbeeld belastingaangiftes doen. Om dit eenvoudiger te maken heeft BiedMeer een directe koppeling gemaakt met Twinfield. Met deze koppeling kunt eenvoudig uw orders doorsturen naar uw boekhoudomgeving zonder ingewikkelde imports en/of exports. Hierdoor hoeft u niet uw orders nogmaals in uw boekhouding over te nemen. Daarnaast kunt u uw factuurbeheer geheel onderhouden binnen de omgeving van Twinfield, met het uitgebreide facturatiebeheer van Twinfield. Voor het koppeling met Twinfield heeft u bij BiedMeer de extra module Boekhoudpakket nodig. Hier dient u voor te upgraden, dat kan hier in uw onderhoud Startpunt Mijn abonnement Upgrade abonnement. Pagina 4
2. Instellingen in Twinfield Er dienen in Twinfield bepaalde instellingen toegepast te worden voor een juiste werking van de koppeling. Zo is het noodzakelijke dat er BTW codes aangemaakt worden in de omgeving van Twinfield. Dit zorgt ervoor dat ons platform kan verifiëren met de omgeving van Twinfield. Om de facturen ook de juiste informatie te laten tonen in de omgeving van Twinfield is het ook noodzakelijk dat er factuurtypes aangemaakt worden. Het is nogal ingewikkeld om dit zelf in te stellen, ook is dit niet altijd mogelijk binnen de omgeving van Twinfield omdat niet elk niveau deze rechten heeft. Gelukkig wordt de inrichting van deze stamgegevens (factuurtypen en btw-codes) verzorgd door Twinfield. Voor het kunnen inrichten van de correcte stamgegevens ontvangt Twinfield graag uw Omgevingscode en Administratiecode, deze heeft u ontvangen bij het aanmaken van uw account bij Twinfield. Daarnaast ontvangen zij ook graag uw contactinformatie, zodat ze samen met u de benodigde instellingen kunnen afstemmen. Dit verzoek kunt u per mail doen naar het adres: partners@twinfield.com. Mocht u het zelf in willen instellen dan dient u minimaal het abonnement Compleet Boekhouden bij Twinfield af te nemen, wij geven hier geen verdere ondersteuning op. De benodigde instellingen vindt u in de bijlage van deze handleiding BIJLAGE 1: Twinfield instellingen voor gevorderden. Pagina 5
3. Instellingen in BiedMeer Als de benodigde gegevens zijn aangepast in de omgeving van Twinfield dan is het tijd om de koppeling in BiedMeer te gaan instellen. Allereerst kunt u hier Startpunt - Mijn webshop Instellingen Boekhouding Twinfield de gegevens kwijt waar u mee inlogt in Twinfield. Hieronder een voorbeeld: Nadat deze gegevens zijn ingevuld zijn er nog een aantal aanvullende instellingen welke u naar wens kunt aanpassen. Hieronder leg ik ze kort even toe: 1. Orderdatum als factuurdatum gebruiken: U kunt het moment van bestellen als factuurdatum gebruiken door deze op Ja te zetten. Heeft u liever dat hij de datum aanhoud wanneer u de order doorzet naar de boekhouding dan zet u deze optie op Nee 2. Weergave uitvoeringsdatum op factuur: Er zijn hier twee opties mogelijk, op factuurniveau of op regelniveau. Bij de keuze 'Op factuurniveau' verschijnt deze datum eenmaal in de kop van de factuur, terwijl de datum bij 'Op regelniveau' op iedere factuurregel wordt herhaald. In beide gevallen kan de datum in Twinfield eventueel nog gewijzigd worden. Binnen deze twee keuzes heeft u de optie om de datum van de bestelling te handhaven of de datum van doorzetten naar de omgeving van Twinfield. 3. Vervaldatum: Hier stelt u het aantal dagen in wanneer een factuur, indien er niets is ingevuld, komt te vervallen. Pagina 6
Bijlage 1: Twinfield instellingen voor gevorderden Binnen deze bijlage gaan we dieper in op de instellingen welke toegepast moeten worden binnen Twinfield. Let op! Wij geven geen ondersteuning op het zelf instellen van uw boekhoudomgeving. 1.1.0 BTW-codes De volgende BTW codes dienen toegevoegd worden aan de reeds bestaande BTW codes in de omgeving van Twinfield. BiedMeer maakt gebruik van de verkorte naam bij btw-codes voor het bepalen van de juiste code. Het is daarom noodzakelijk om voor de desbetreffende btw-codes de volgende verkorte namen te gebruiken: Verkoop hoog: VH 21% Verkoop laag: VL 6% Verkoop nul: VN 0% Verkoop verlegd: VHV 0% De BTW codes kunt u hier (Algemeen Administratie BTW) toevoegen. Zie hieronder een screenshot met een voorbeeld van deze omgeving. Pagina 7
U komt vervolgens in een omgeving waar u de noodzakelijke BTW codes aan dient te maken. Vul eerst de code in en klik vervolgens op volgende om het proces verder te doorlopen. Hieronder een voorbeeld van deze omgeving. Pagina 8
1.2.0 Factuurtypen De volgende factuurtypen dient u aan te maken in de omgeving van Twinfield. Factuurtype: BIEDMEER-INCOB Veld Code Factuurprijzen (Factuurprijzen zijn inclusief btw) Waarde BIEDMEER-INCOB Geselecteerd Factuurtype: BIEDMEER-EXCOB Veld Code Factuurprijzen (Factuurprijzen zijn exclusief btw) Waarde BIEDMEER-EXCOB Niet geselecteerd Let op: btw-instellingen bij artikelen Pagina 9
1.1.2 Instellen boekingsgang verkoopfacturen Voor de factuurinstellingen gaat u naar het tabblad Facturatie > Factureren > Factuurtypen. Hier kunt de factuurinstellingen en de boekingsgang voor de verkoopfacturen bewerken. Selecteer een code met behulp van de snelzoeker om een bestaande code te bewerken of type een nieuwe code om een nieuw factuurtype aan te maken. Standaard is de code factuur beschikbaar. Klik op volgende. Het scherm met de factuurinstellingen opent, wat bestaat uit de volgende onderdelen: Factuurinstellingen Boekingsregels Elektronisch factureren Factuur briefontwerp Vrije tekstvelden. We gaan ze hieronder stap voor stap even af. Pagina 10
1.1.3 Factuurinstellingen 1. Naam en verkorte naam: Voer hier de naam en de verkorte naam van de factuurinstellingen in. 2. Eerstvolgend factuurnummer: Geef hier het nummer van de eerstvolgende factuur aan. Het systeem zal het factuurnummer automatisch ophogen als u een nieuwe factuur invoert Let op: het eerstvolgende factuurnummer moet numeriek zijn. 3. Factuurprijzen zijn inclusief BTW: Indien u de artikelprijzen inclusief BTW op de factuur afgedrukt wilt hebben moet u dit veld aanvinken. Let op: bij de artikelen moet de prijs inclusief BTW ingevuld zijn. Wilt u zowel facturen met artikelprijzen inclusief als exclusief versturen dan moet u twee factuurinstellingen maken. 4. Eenmalige artikelen: Als u een vinkje plaatst bij Kan de grootboekrekening aanpassen dan hebt u de mogelijkheid om bij invoer van het eenmalige artikel de standaard grootboekrekening te wijzigen. 5. Locatie van uitvoeringsdatum: Deze optie heeft alles te maken met de ICP-aangifte. U kunt aangeven in het geval dat ICP van toepassing is, of dat moet worden ingevoerd per factuurregel, of dat de instelling voor de hele factuur geldt. 6. Uitvoeringsdatum gebruiken: Ook deze optie is voor de ICP-aangifte. Kies uit de opties Afhankelijk van BTW, Ja of Verplicht. Let op: Maakt u geen gebruik van ICP, dan selecteert u de optie Afhankelijk van BTW. 7. Standaard bank: Maak een keuze uit de beschikbare banken. Dit veld kunt u opnemen in het Word sjabloon als verwijzingen, maar heeft boekhoudkundig geen invloed. 8. Betalingswijze: Overschrijving, contact, cheque, betalen bij aflevering en D/A. Dit veld kunt u opnemen in het Word sjabloon als verwijzing, waarmee de betaalwijze op de factuur wordt vermeld. Pagina 11
1.1.4 Boekingsregels Dagboek: Selecteer of voer hier de code van het dagboek in, waarin u de verkoopfacturen wilt journaliseren. In Nederland is dit standaard VRK. Boekingsregels voor de artikelregels: de boekingsregels voor de verkoopfacturen kunnen op drie manieren worden ingesteld: a. Vaste grootboekrekening, kostenplaats en project b. Vastleggen op artikelniveau c. Vastleggen op factuurregelniveau De boekingssystematiek is hier: Grootboekrekening, PNL op niveau 1 Kostenplaats, KPL op niveau 2 Project, PRJ of activa, AST, op niveau 3. In deze velden kunt u codes invullen of externe referenties. a. Vaste grootboekrekening, kostenplaats en project Voer bij boekingsregel voor artikelregels de grootboekrekening en eventueel de kostenplaats en het project in waarop u de omzet van aangemaakte verkoopfacturen wilt boeken. De boeking van de omzet van de verkoopfactuur wordt nu vastgelegd op de grootboekrekening en kostenplaats die u hier heeft vastgelegd, onafhankelijk van de vastleggingen per artikel. Pagina 12
b. Vastleggen op artikelniveau Bij het aanmaken van een artikel kunt u per artikel de grootboekrekening en kostenplaats waarop u de omzet van dit artikel wilt vastleggen specificeren. In het veld boekingsregel voor artikelregels maakt u de koppeling tussen deze grootboekrekening en kostenplaats per artikel en de boekingsregel voor artikelregels. Hiervoor gebruikt u referenties naar de artikelen, $ARTEXT1$ en $ARTEXT2$. ART staat voor artikel, EXT staat voor externe referentie. Hiermee geeft u aan dat de boekingsregel voor artikelregels moet worden afgeleid van de grootboekrekening en kostenplaats (dimensie op niveau 1 resp. niveau 2) ingevuld bij artikelbeheer. Instelling van de boekingsregel Vastleggen van de grootboekrekening en kostenplaats bij het artikel. De boeking van de omzet wordt nu gemaakt op de grootboekrekening en kostenplaats die u per artikel hebt vastgelegd. c. Vastleggen op factuurregelniveau Wanneer u kiest voor vastleggen op factuurregelniveau gebruikt u de codes $INVEXT1$ tot en met $INVEXT3$ voor referenties gespecificeerd op artikelregels. INV staat voor invoice (Factuur), EXT voor externe referentie. INVEXT1 is dus gekoppeld aan het eerste vrije tekstveld, INVEXT2 is gekoppeld aan het tweede vrije tekstveld etc. Wanneer u de grootboekrekening definieert als eerste vrije tekstveld en de kostenplaats als tweede vrije tekstveld, verschijnen er bij het aanmaken van de factuur per regel twee nieuwe invoervelden waarin u kunt aangeven op welke grootboekrekening u de omzet wilt boeken. Pagina 13
Instelling van de boekingsregel Instellen van de vrije tekstvelden Extra invoervelden grootboekrekening en kostenplaats bij het aanmaken van de factuur. De boeking van de omzet wordt nu gemaakt op de grootboekrekening en kostenplaats die u per factuurregel invoert. Overige velden bij de factuurtypen: Artikel 0 (normaal eenmalig artikel): artikel 0 staat voor een speciaal (eenmalig) artikel. Voer hier de grootboekrekening in, waarop u standaard de omzet voor speciale artikelen wilt boeken of stel de referentie naar de vrije tekstvelden in. Artikel T (eenmalig artikel, tijd geformatteerd): dit veld is van belang wanneer u gebruik maakt van uren en onkosten. Zie hiervoor de module Projecten. Verschillen: van belang wanneer u gebruik maakt van uren en onkosten. Zie hiervoor de module Projecten. Elektronisch factureren Zie voor een nadere toelichting het hoofdstuk Elektronisch factureren. Pagina 14
Factuur briefontwerp Hier koppelt u de briefontwerpen aan de factuurinstellingen. Zie voor een nadere toelichting het hoofdstuk beheer sjablonen. Vrije tekstvelden Er kunnen maximaal 3 vrije tekstvelden worden ingesteld. Deze kunnen worden gebruikt bij de invoer van uw factuur en indien gewenst worden afgedrukt op uw factuurlayout. Gebruik: Deze velden krijgen de waarde Verplicht, Toestaan of Niet toestaan. Label: Vrije tekstvelden kunnen worden gebaseerd op bestaande labels of op een label naar keuze. Wanneer u het label niet invoert, ziet u bij de invoer Ext.Ref. verschijnen. Controleren tegen: U kunt de invoer in het vrije tekstveld laten controleren tegen Vrije tekst, Dimensie 1 grootboekrekening (BAL of PNL), Dimensie 2, kostenplaats (KPL) of Dimensie 3, project (PRJ). Bij invoer wordt dan gecontroleerd of de dimensie bestaat en de gebruiker ontvangt een foutmelding wanneer een niet bestaande dimensie wordt ingevoerd. Pagina 15