Handleiding voor het invullen van de jaaragenda Luc Soethout E-mail: googlemaster@adelbertdelft.nl Inleiding Het opstellen van de jaaragenda is elk jaar weer erg veel werk. Eerst moeten alle werkgroepen aan de slag om de data voor het volgend seizoen te verzamelen. Als de gegevens van elke werkgroep binnen zijn bij de redactie van de jaaragenda gaat de redactie aan de slag om de toegestuurde informatie in een uniforme structuur te gieten om er een mooi boekje van te maken. Als laatste doet de webmaster dit werk nog eens dunnetjes over om de jaaragenda ook op de website te kunnen aanbieden. Om dit proces te stroomlijnen en (hopelijk) voor iedereen eenvoudiger te maken proberen we dit jaar het hele proces zoveel mogelijk te automatiseren. Bijkomend voordeel is dat de jaaragenda op deze manier ook gedurende het seizoen eenvoudig up-to-date kan worden gehouden. Voor het aanleveren en verwerken van de gegevens gebruikt de redactie Google Calendar. Dit is een elektronische agenda, beschikbaar via het internet. Werkgroepen kunnen hierin rechtstreeks hun activiteiten en bijeenkomsten noteren. Handig en leuk. Voor degenen die geen internettoegang hebben is er een gestructureerd invulformulier op papier beschikbaar. De structuur hiervan sluit nauw aan bij de structuur van de Google-agenda, zodat de redactie eenvoudig de gegevens van het formulier kan overzetten. Deze handleiding beschrijft hoe de werkgroepen toegang krijgen tot de Google-agenda en hoe zij hier hun informatie in kunnen opslaan. Misschien is het handig dit document af te drukken voor gebruik als leidraad bij het invullen. Maak bij het gebruik van de Google-agenda het venster van uw browser zo groot mogelijk. Anders staat misschien niet de hele agenda op het scherm en moet u voortdurend de schuifbalken rechts en onder gebruiken om alles in beeld te krijgen. Opmerking: de afbeeldingen hieronder laten vaak niet het hele beeld zien of zijn gemaakt bij een verkleind browserscherm om de afbeeldingen klein te houden. Toegang tot de Google-agenda U bereikt de agenda via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer) via het adres: http://calendar.google.com/a/adelbertdelft.nl/. Vul dit adres in in het adresveld bovenin uw browser en druk op. Dan verschijnt het volgende scherm.
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 2 Hier vult u de logingegevens van uw werkgroep in, bestaande uit een gebruikersnaam en een wachtwoord. Deze gegevens zijn voor elke werkgroep anders en zijn u via e-mail toegestuurd. De gebruikersnaam lijkt op een e-mailadres; in de meeste gevallen komt de naam inderdaad overeen met het Adelbert-adres van de werkgroep. Voor dit voorbeeld gebruiken we de niet-bestaande werkgroep 'Pietje Puk', met loginnaam pietjepuk@adelbertdelft.nl. Vult u bij de gebruikersnaam alleen het gedeelte voor het apestaartje (@) in; het laatste deel (@adelbertdelft.nl) staat al 'voorgedrukt'. Als u ook het wachtwoord hebt ingevuld, drukt u op de knop Aanmelden. Dan verschijnt het volgende scherm. Dit scherm laat de agenda zien voor de huidige week. Omdat dit de eerste keer is dat u inlogt is de agenda nog leeg. Mogelijk dat er wel feestdagen of vakantiedagen zichtbaar zijn.
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 3 Hieronder worden de belangrijkste onderdelen van deze pagina beschreven, hoe u kunt navigeren naar andere weken en hoe u ook andere overzichten kunt zien. Het meeste wijst zich hopelijk vanzelf. Overigens, om de agenda weer te verlaten en uit te loggen klikt u helemaal rechtsboven op de webpagina op Afmelden. Hoofdscherm en navigatie hierbinnen De nummers in de rode vlakjes in de afbeelding hierboven verwijzen naar nummers in de beschrijving hieronder. 1. Het grote deel rechtsonder toont de agenda zelf. In dit geval is hier de week zien van maandag 26 mei t/m zondag 1 juni. De dagen van de week lopen van links naar rechts, de uren op een dag van boven naar beneden. Uren die buiten beeld vallen (hier de uren voor 8 uur 's ochtends en na 3 uur 's middags) kunt u in beeld schuiven met de schuifbalk rechts. Andere weken maakt u zichtbaar door te navigeren met de knoppen die onder nummer 3 staan of via de kalender bij nummer 4. In plaats van een week zichtbaar te maken zijn er ook andere mogelijkheden, zoals een hele maand. Dit gebeurt met de tabbladen onder nummer 2. 2. Boven de agenda rechts staan enkele tabs. Die bepalen hoe de agenda eruit ziet. In de afbeelding hierboven is het tabblad Week geselecteerd. Andere mogelijkheden zijn Maand, Dag, Volgende vier dagen en Agenda. Maand en Week zijn voor ons het belangrijkst. Een voorbeeld van maanduitvoer staat hieronder. Dan is een hele maand zichtbaar. 3. Boven de agenda aan de linkerkant staan navigatieknoppen om een andere periode van de agenda in beeld te brengen. De knop met de pijl naar links toont de periode voorafgaand aan de huidige periode, de knop met de pijl naar rechts toont de volgende periode. De knop Vandaag brengt altijd de dag van vandaag in beeld (in de afbeelding is dat 28 mei). 4. De kalender aan de linkerkant laat hele maanden zien. Op dagen die dikgedrukt zijn is er een gebeurtenis ingevoerd. Ook via deze kalender kunt u navigeren door de agenda. Met de pijltjes << en >> bovenaan kunt u andere maanden opzoeken. Als u dan vervolgens op een dag klikt springt de
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 4 grote agenda (onder 1) naar de periode waarin die dag valt. Mocht de presentatievorm van de agenda hierdoor veranderen, bijvoorbeeld naar daguitvoer, klik dan het goede tabblad onder 2 even aan. 5. Links onderaan staat aangegeven welke agenda's beschikbaar zijn. In het voorbeeld zijn dat er twee. De agenda Pietje Puk is uw eigen agenda. Hierin kunt u eigen afspraken in aanbrengen. De agenda Googlemaster is een externe agenda; hierin staan feestdagen en vakanties. Hierin kunt u niets wijzigen. Elke agenda heeft zijn eigen kleur. Afspraken in zo'n agenda nemen die kleur over, zodat u eenvouig kunt zien bij welke agenda een afspraak hoort. In de maanduitvoer hierboven zijn bijvoorbeeld de feest- en vakantiedagen lichtbruin, omdat ze bij agenda Googlemaster horen. Of de afspraken in een agenda zichtbaar zijn of niet kunt u regelen met het aankruisvakje links van de agendanaam. Bovenstaande beschrijving geeft alleen de belangrijkste zaken aan om u een beetje wegwijs te maken in de agenda. Er zijn nog veel mogelijkheden en instellingen die hier niet besproken zijn. Voel u vrij wat te experimenteren. Let wel op dat u niet per ongeluk al ingevoerde afspraken verwijdert of wijzigt, of foutieve afspraken invoert. Als u de eerste keer inlogt in de agenda, bevat deze nog geen afspraken (d.w.z. activiteiten en bijeenkomsten). Het volgende onderdeel laat zien hoe u afspraken kunt opnemen in de agenda, want hier is het natuurlijk allemaal om begonnen. Afspraken invoeren Een afspraak is in dit verband synoniem met een activiteit of een bijeenkomst van uw werkgroep. In de meeste gevallen wordt een afspraak door de volgende zaken gekenmerkt: een korte omschrijving in telegramstijl een datum (eventueel een begindatum en een einddatum als de afspraak doorloopt over meer dagen) een begintijd een eindtijd eventueel een locatie eventueel een langere beschrijving Als een afspraak de hele dag duurt zonder duidelijke begin- en eindtijd, dan is dat ook mogelijk in de agenda. Als een afspraak wel een begintijd maar geen duidelijke eindtijd heeft, kan dat niet worden aangegeven in de agenda. Maak in zo'n geval de eindtijd gelijk aan de begintijd. Opmerking: Door een bug in Google agenda is een afspraak die 0 minuten duurt niet altijd zichtbaar; maak daarom liever de duur van een afspraak zonder eindtijd gelijk aan 15 minuten of minder, maar niet 0. Een nieuwe afspraak maken Stel u wilt een nieuwe afspraak toevoegen op zondag 1 juni om 10.30 uur. Dit gaat het eenvoudigst door in het week- of maandoverzicht naar de juiste dag te gaan. In de afbeelding hieronder gebruiken we het weekoverzicht, maar in het maandoverzicht gaat het vrijwel hetzelfde. U klikt met de muis in de kolom van 1 juni in het vakje van 10.30 uur (positie 1 in de afbeelding). Doet u dit in het maandoverzicht, dan kunt u alleen de dag selecteren, niet de tijd. In dat geval krijgt u een afspraak die de hele dag duurt, maar dat kunt u later veranderen. Hierna opent een tekstballon waarin u enkele gegevens over de afspraak kunt invoeren (positie 2 in de afbeelding).
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 5 Bovenin staan de datum, begintijd en eindtijd al ingevuld (positie 3). Standaard duurt een afspraak die u maakt in het weekoverzicht een uur. Eventueel kunt u dit later wijzigen. Achter Wat: (positie 4) vult u de korte omschrijving in van de afspraak (hier Eucharistieviering). Als de gegevens hierna compleet zijn drukt u op de knop Eucharistieviering (positie 5) en is de afspraak ingevoerd. Wilt u bij nader inzien de afspraak niet opslaan, klik dan op het kruisje (positie 7). Wilt u nog aanvullende gegevens invoeren, klik dan op afspraak details bewerken >> (positie 6). In het voorbeeld doen we het laatste. Dan krijgen we onderstaan scherm te zien. Hier kunt u de volgende gegevens invullen of aanpassen: 1. de korte omschrijving. Deze had u al ingevuld in het vorige scherm; 2. de (begin)datum. Ook al bepaald tijdens de vorige stap; 3. de begintijd. Ook al bepaald;
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 6 4. de eindtijd. Ook al bepaald, maar deze past u als voorbeeld aan naar 12.00 uur. Klik op de eindtijd en selecteer 12.00 (klik erop) zoals in de afbeelding hieronder; 5. de einddatum. Deze kan in de meeste gevallen gelijk blijven aan de begindatum; 6. een vakje om aan te vinken of de afspraak de hele dag duurt. Als dit is aangevinkt kunt u de beginen eindtijd niet invullen; 7. hier kunt u aangeven of deze afspraak slechts eenmalig voorkomt of op regelmatige dagen moet worden herhaald, bijvoorbeeld maandelijks. Hoe dit gaat staat verderop; 8. de locatie. Vul hier bijvoorbeeld in: Adelbert; 9. de uitgebreide beschrijving. Vul hier bijvoorbeeld de voorganger of het koor in; 10.knop Opslaan om de gemaakte of gewijzigde afspraak op te slaan. Druk hierop en u keert terug in de weekuitvoer van de afbeelding hieronder. De afspraak is nu zichtbaar in het weekoverzicht; 11.knop Annuleren om de wijzigingen in de afspraak ongedaan te maken. Is de afspraak nieuw gemaakt, zoals hier, dan wordt de afspraak niet opgeslagen. Ook nu wordt de weekuitvoer weer zichtbaar. Overigens staat bij een al bestaande afspraak rechts naast deze knop nog een andere knop Definitief verwijderen om de afspraak te wissen; 12.klikken op Terug naar Agenda springt terug naar de agenda zonder de wijzigingen op te slaan. Er gebeurt dus hetzelfde als wanneer u op Annuleren klikt.
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 7 Een bestaande afspraak wijzigen Om een al bestaande afspraak te wijzigen zijn er verschillende mogelijkheden: door de afspraak in de week- of maanduitvoer te slepen naar een andere plek. Hierdoor veranderen de datum (bij een horizontale verschuiving en in de maanduitvoer ook bij een verticale verschuiving) en de begintijd (alleen in de weekuitvoer bij een verticale verschuiving). Slepen doet u door met de linkermuisknop op een afspraak te klikken, daarbij de muisknop niet los te laten, de muis te bewegen naar een andere plek waarbij de afspraak de beweging volgt, en dan de muisknop pas weer los te laten; door de onderkant van de afspraak (bij de dubbele streep) in de weekuitvoer omhoog of omlaag te slepen. Hierdoor verandert de eindtijd; door op de afspraak te klikken. Hierdoor verschijnt een tekstballon, zoals hieronder weergegeven. Let op wanneer u in de weekuitvoer op de omschrijving van de afspraak klikt. Dan opent een ander scherm. Zie hiervoor het volgende punt. De tekstballon lijkt op de tekstballon bij een nieuwe afspraak. Klikken op afspraak details bewerken leidt weer naar het gedetailleerde invoerscherm. Nieuw is Definitief verwijderen om de afspraak te wissen. De sluitknop (het kruisje) laat de tekstballon verdwijnen, maar de afspraak blijft bestaan.
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 8 door in de weekuitvoer op de omschrijving te klikken. Hierdoor verschijnt het gedetailleerde scherm van de afspraak, zoals hieronder weergegeven. Dit scherm ziet er iets anders uit; het lijkt alsof u geen gegevens kunt wijzigen. Dit is wel het geval. Als u met de muis op een eerder ingevulde tekst gaat staan verandert de layout enigszins (zoals hier bij het ingevulde Wanneer veld). De invulvelden verschijnen als u vervolgens hierop klikt, waarna u de gegevens kunt wijzigen. Merk op dat hier nu ook de extra knop Definitief verwijderen staat. Herhalingen van een afspraak maken De afspraak die u hierboven heeft gemaakt is eenmalig. De afspraak vindt alleen plaats op 1 juni. Stel dat we deze afspraak elke vier weken willen herhalen t/m zondag 24 augustus. Één manier om dit te doen is deze afspraak voor de desbetreffende data opnieuw in te voeren. Dat is natuurlijk aardig wat werk. Gelukkig is er een snellere manier, door gebruik te maken van herhalende afspraken. Open hiervoor het gedetailleerde invoerscherm voor de al bestaande afspraak. Weet u het nog? Klik op de afspraak om de tekstballon te krijgen, en klik in de tekstballon op afspraak details bewerken. Klik vervolgens in dit scherm bij de tekst Herhalingen: op Niet herhalen of op het pijltje ernaast. Dan opent een lijst met diverse mogelijkheden; zie de afbeelding hieronder. Hierin staan diverse patronen om de afspraak te herhalen. Voor ons voorbeeld selecteert u Wekelijks.
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 9 Het scherm verandert hierdoor. Er komen diverse invoervelden bij om verdere gegevens over het herhalingspatroon vast te leggen. Zie de afbeelding hieronder (het kalendertje is pas zichtbaar bij het invullen van de einddatum van de herhaling). Dit scherm verschilt overigens wel enigszins per herhalingspatroon. In het voorbeeld gaan we uit van Wekelijks. U kunt de volgende gegevens aanpassen: 1. het herhalingspatroon. Dit heeft u hierboven al geselecteerd; 2. een leesbare beschrijving van de herhaling. Deze omschrijving kunt u niet direct aanpassen maar verandert automatisch als u de andere invoer verandert; 3. de herhalingsfrequentie, in dit voorbeeld om de hoeveel weken. Vul hier 4 in, want we willen de
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 10 afspraak elke vier weken herhaald zien; 4. de dagen in de week waarop de afspraak herhaald wordt. Standaard staat hier zondag ingevuld, omdat we de oorspronkelijke afspraak op zondag hebben ingevoerd. De herhalingen mogen echter ook op andere dagen zijn, bijvoorbeeld op maandag en dinsdag. Vink dan zondag (de eerste Z) uit en vink maandag en dinsdag (M en de eerste D) aan; 5. de begindatum van de herhaling. Standaard gelijk aan de datum van de oorspronkelijke afspraak. 6. de duur van de herhaling. Standaard staat het keuzeveld op Nooit, waardoor de herhaling in principe eeuwig doorloopt. Dit is meestal niet de bedoeling. Wanneer u klikt op het keuzeveld Tot verschijnt er 7. een datumveld voor de einddatum. Als u hierop klikt klapt er een kalender uit, waarmee u de einddatum kunt vastleggen. Zoek hierin 24 augustus op en klik erop. Als u hierna op de knop Opslaan klikt wordt het herhalingspatroon bewaard en in de agenda weergegeven. Naast de oorspronkelijke afspraak op 1 juni zijn er drie herhalingen bijgekomen. op 29 juni, 27 juli en 24 augustus, alle op zondag. Onderstaande maanduitvoer laat twee van de vier afspraken, die in juni, zien. Wanneer u probeert een afspraak die deel uitmaakt van een herhaling te verwijderen (door te klikken op een afspraak en dan in de tekstballon Definitief veriwjderen aan te klikken), krijgt u het volgende scherm te zien. Het programma weet namelijk niet wat u wilt doen. Wilt u alleen de geselecteerde afspraak verwijderen, of de hele reeks? In dit scherm kunt u aangeven wat uw bedoeling is: Alleen deze herhaling: alleen deze afspraak wordt verwijderd, de overige afspraken in de reeks herhalingen blijven bewaard. Dit is een handige mogelijkheid om herhaalde afspraken bijvoorbeeld
Handleiding voor het invullen van de jaaragenda 11 in een vakantie te onderbreken; Alle afspraken in de reeks: de hele reeks herhalingen wordt opgeruimd; Alle volgende herhalingen: alle herhalingen na de datum van de geselecteerde afspraak worden gewist. Dit kan handig zijn als u de einddatum van de reeks te ruim hebt genomen; Annuleren: alle herhalingen blijven bestaan. Een afspraak kopiëren Als u een bestaande afspraak wilt hergebruiken op een andere datum of tijd, of met net iets andere gegevens (bijvoorbeeld een andere locatie), dan lukt dat niet met een herhaalde afspraak. In dat geval kan het maken van een duplicaat uitkomst bieden. Open hiervoor het gedetailleerde invoerscherm voor de al bestaande afspraak. Klik hiervoor op de afspraak om de tekstballon te krijgen, en klik in de tekstballon op afspraak details bewerken. Klik vervolgens boven in dit scherm in de buurt van de knoppen voor opslaan, annuleren en verwijderen op Meer acties... of op het pijltje ernaast. Dan opent een lijst met de mogelijkheid Dubbele afspraak maken; zie de afbeelding hieronder. Wanneer u hier op klikt maakt de agenda een duplicaat van de huidige afspraak, en plaatst u in het detailscherm van de nieuwe afspraak. Maak hierin de gewenste wijzigingen en sla de afspraak op. Tenslotte De redactie hoopt dat deze handleiding ertoe heeft bijgedragen dat u enthousiast bent geworden over het werken met de digitale agenda. De volgende stap is om misschien nog een beetje te oefenen met het invullen van afspraken. Dit kan in de oefenagenda van pietjepuk@adelbertdelft.nl, waarvoor u de inloggegevens heeft ontvangen in de e-mail. De echte activiteiten en bijeenkomsten voor uw werkgroep maakt u in de eigen agenda voor deze werkgroep. Ook hiervoor krijgt u binnenkort de inlogggevens, of misschien heeft u die al gekregen. Volgens de redactie is dit veel leuker om te doen dan een papieren versie in te vullen, en nog gemakkelijker ook. Als de agenda's van de werkgroepen zijn ingevuld verzamelt de redactie alle gegegevens in een centrale agenda, ook digitaal. Van hieruit vindt dan de productie plaats van de jaaragenda als boekje en voor op de website. Tot slot wil de redactie u veel succes wensen met het invullen. Mocht u tegen problemen oplopen of andere vragen hebben, stuur ze dan naar googlemaster@adelbertdelft.nl. De redactie zal proberen zo snel mogelijk te reageren. Zoals hierboven al vermeld is er voor degenen die geen toegang tot internet hebben of het digitaal invullen te ingewikkeld vinden ook een papieren invulformulier beschikbaar. Dit formulier vraagt de gegevens op een vergelijkbare manier als de digitale agenda, zodat de verwerking eenvoudig blijft. Een exemplaar van deze lijst om uit te printen vindt u op de website of is beschikbaar via het secretariaat.