Procedure P090-Managen contracten Procesbeschrijving Toepassingsgebied Proceseigenaar Procescoördinator Procesinformatie bescnnjtt met name de onderscheiden rolverdeling tussen de commercieel en technisch en de gebruiker van het contract. Invulling geven aan de wijze waarop de BU Productie haar belangrijkste inkoopcontracten beheert. Inkoopcontracten BU Productie Vincent Frijlink Manager M & E Maasbracht Henny Bisschop Senior Asset Engineer Ondertekening Versiedatum Apr 11, 2014 1:59:31 PM / J J, ^ ^ ^ Alle papieren versies zijn niet beheerst!
Grafische weergave P090-Managen contracten Page 2 of 7
Hyperlinks naar algemene procesdocumenten Document 1 Hyperlink 1 Document 2 Hyperlink 2 Document 3 Hyperlink 3 Document 4 Hyperlink 4 Procedure xxx "Managen contracten" http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy Algemene procesdocumenten Page 3 of 7
Beschrijving processtappen Processtap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink-titel 01. Implementeren contract Het uitrollen van het nieuwe contract naar de gebruikers zodat zij de voor hen relevante afspraken kennen en weten wat er in de werkwijze veranderd. De technisch - en commercieel beheerder dragen samen zorg voor: - Het opstellen van een contractsamenvatting - Het organiseren van informatiesessies voor de locatievertegenwoordigers (achterban) en contractgebruikers 02. Gebruiken contract In principe zal de Discipline Engineer als locatievertegenwoordiger acteren voor de top 12 contracten. Locatievertegenwoordiger: - Kent het contract en bewaakt gebruik & opvolging voor zijn locatie - Escaleert bij disputen naar technisch- en commercieel beheerder - Heeft een loketfunctie m.b.t. LPB/MAL voor de contractgebruikers en zorgt voor distributie in de organisatie - Ziet erop toe dat LPB/MAL altijd worden besproken ( challenge ) met s alvorens deze naar de firma gaan. - Zal periodiek uitgenodigd worden voor evaluatie van het contract en de dienstverlening. Gebruiker Locatievertegenwoordiger Werkwijze implementatie nieuwe contracten https://dctm-adc-jbossprod.essent.local/doc2energy?objectidib=090004 f9802411d5 Gebruikers: - Kent en gebruikt de contractsamenvattingen - Escaleert bij onduidelijkheden en/of disputen naar de locatievertegenwoordiger - Ondersteunt prestatiebewaking door deelname aan LPB en (indien nodig) invullen MAL. - Dient alle LPB/MAL documenten centraal in via de Locatievertegenwoordiger 03. Technisch beheren contract Technische contractbewaking: - Bewaken van overall contract- en leveranciersperformance - Voeren van tactisch/strategisch overleg met leverancier - Periodieke meeting met locatievertegenwoordigers - Trouble shooting De focus van de Technisch is met name gericht op scope, specificaties, kwaliteit, veiligheid Training Contractbeheer https://dctm-adc-jbossprod.essent.local/doc2energy?objectidib=090004 f980240e28 Page 4 of 7
Beschrijving processtappen Processtap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink-titel 04. Commercieel beheren contract Commerciële en juridische contractbewaking - Bewaken van overall contract- en leveranciersperformance - Voeren van tactisch/strategisch overleg met leverancier - Periodieke meeting met locatievertegenwoordigers - Bepalen wenselijkheid tot uitvoeren van steekproef-audits - Trouble shooting 05. Advies opstellen over contractcontinuering De focus van de commercieel is met name gericht op terms & conditions, tarieven, toepassing van indexering e.d. Daarbij is de commercieel beheerder verantwoordelijk voor contractdatabeheer. De technisch en commercieel beheerder stellen op basis van ondermeer de volgende afwegingen een advies op (verlengen versus beëindigen?) : - Kwaliteit dienstverlening - Impact omschakelen op nieuwe leverancier - Commerciële redenen - Marktontwikkelingen (alternatieve leverancier) - Spend onder contract 06. Besluit nemen over contractcontinuering 07. Verlengen contract Dit is met name een aangelegenheid voor de commercieel beheerder. Evt. bottlenecks dienen in beeld te zijn en waar nodig zal onderhandeld worden over prijzen / condities. 08. Beëindigen contract Borgen kennis + historie. Goede communicatie intern. Zaken goed afhandelen met leverancier; is het bijv. mogelijk om terms & conditions te borgen voor de toekomst? Managers OH Page 5 of 7
Informatiedragers Informatiedrager Beschrijving Hyperlink-titel - Contract audit- resultaten - Spenddata - Bestelgegevens Contract auditresultaten Contract-samenvatting Frame Contract Agreement LPB MAL Procedure LPB WI MAL Leveranciers performance Beoordeling Evaluation of delivery performance of contractor / supplier Contractsamenvattingen https://dctm-adc-jbossprod.essent.local/doc2energy?objectid=090004f98024cd28 Template LPB LPB database (P&C only) http://energieteams.essent.local/sites/adc/documents1/for ms/all%20documents.aspx?&filterfield1=abbreviation&filterv alue1=lpb https://share.essent.nl/eroom/procurement/ewkprocurement /0_bf5b MAL diensten MAL goederen http://energieteams.essent.local/sites/adc/documents1/for mulier%20melding%20afwijking%20diensten.doc http://energieteams.essent.local/sites/adc/documents1/form ulier%20melding%20afwijking%20goederen.doc Procedure LPB http://energieteams.essent.local/sites/pms/site_aspx/proced ure_lpb.aspx Quick reference card MAL Werkinstructie MAL http://energieteams.essent.local/sites/adc/documents1/qui ck%20reference%20card%20mal.doc http://energieteams.essent.local/sites/adc/documents1/wi%2 0Melding%20afwijkende%20levering.doc Page 6 of 7
Aanvullende informatie Geen Page 7 of 7