Rapportages HR2day Dion Dorrestijn 20 februari 2015 1
Inhoud Nieuw rapport... 3 Velden zoeken... 4 Gebruik filters... 5 Rapport opslaan of exporteren... 7 Indeling rapport... 9 Tabelrapport... 9 Overzicht rapport... 9 Diagram editor... 10 Matrix rapport... 10 Gebruik bestaande rapportages... 12 Rapportages met de actuele arbeidsrelatie... 12 Payroll console... 12 2
Nieuw rapport In dit hoofdstuk kun je lezen hoe je een nieuw rapport kunt maken in HR2day. Om te beginnen, ga naar je naar het tabblad Rapporten bovenin de werkbalk. Vervolgens selecteer je een Rapporttype als grondslag voor je rapport. Een rapporttype is een vertaling van de tabbladen in je werkbalk. Wanneer je bijvoorbeeld in je rapport gegevens nodig hebt uit het tabblad Medew/HR gegevens en uit het tabblad Verzuim, zal je dit moeten vertalen naar een rapporttype met Medew/HR gegevens met verzuim. Na de selectie klik je op de button Maken. Bedenk goed van te voren: 1. Welke gegevens wil ik in mijn rapport? 2. In welke tabblad(en) kan ik dit vinden (waar voer ik ze in)? 3. Hoe heten de velden in HR2day? 4. Hoe vertaal ik dit naar een rapporttype? Let op: Wanneer je er tijdens het maken van een rapport achter komt dat het gekozen rapporttype niet toereikend is, zal je opnieuw het rapporttype moeten bepalen. 3
Vervolgens kom je in het Rapportage-werkveld. Controleer of het filter Weergeven op Alle medew/hr gegevens staat. De linker kolom is de Velden-kolom. Hiervandaan kunnen de velden in de rapportage worden gesleept. Dit kan door te dubbelklikken of simpelweg het veld naar de gewenste plek te slepen. Velden zoeken De velden zijn verdeeld in: geschreven velden numerieke velden datum velden Door hierop te klikken, beperk je het aantal zichtbare velden en kan het zoeken naar een betreffend veld worden vergemakkelijkt naast de Snel Zoeken- functie. Bepaal vervolgens welke velden nodig zijn in je rapport. In het volgende voorbeeld tonen we een rapport dat het actuele ziekteverzuim weergeeft: 4
Wat je nu ziet, zijn alle verzuimrecords en alle verzuimclassificaties. Wat we willen zien, is alleen het actuele ziekteverzuim. Gebruik filters Boven het kolommenveld vind je een veld om filters toe te voegen (dit wordt ook aangegeven). Je creëert de filters door de velden waar je een filter op wilt hebben in het filterveld toe te voegen. Allereerst willen we alleen het ziekteverzuim zien. 1. Sleep het veld verzuimclassificatie vanuit de veldkolom of vanuit je rapportage naar het filterveld. 2. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. 3. Tik hier zelf de gewenste verzuimclassificatie in. In dit geval ziekte. 4. Druk op OK. Vervolgens slepen we het veld einddatum in het filterveld. Daarbij willen we alle verzuimrecords zonder einddatum zien. Dat zijn de openstaande verzuimrecords, dus betreft de actuele situatie. In het filter kan aangegeven worden dat de einddatum gelijk is aan leeg. 5
Klik vervolgens op Rapport Uitvoeren om de juiste output te krijgen. LET OP: wanneer je een rapport maakt, zal je pas de volledige output zien op het moment dat het rapport wordt uitgevoerd. Wanneer er bijvoorbeeld een rapport wordt gemaakt dat het actuele ouderschaps- en/of zwangerschapsverlof moet weergeven, is enkel een filter Einddatum is gelijk aan leeg wellicht niet voldoende. Bij dergelijke vormen van verzuim zal de einddatum al vaak bepaald zijn. Om dat ook in kaart te brengen als actueel verzuim moet je een extra filter op de einddatum zetten. Daarnaast zal het filter moeten weergeven dat de einddatum gelijk is aan leeg OF Einddatum is groter dan vandaag. En niet zoals het filter standaard zal weergeven: AND. Om AND in OR te veranderen moet je in Filterlogica een aanpassing doen. 6
Volgend scherm verschijnt: Verander AND in OR en druk op OK. LET OP: Wanneer er binnen HR2day actief gebruik wordt gemaakt van een speeltuin- of zandbakwerkgever wil je deze wellicht filteren uit je rapportage. Het uit filteren van gaat op dezelfde manier als reeds boven is aangegeven. Sleep het veld werkgever in het filterveld. Wanneer je in het filter aangeeft dat de werkgever geen speeltuin in de benaming mag bevatten, zal de speeltuin-werkgever worden uitgesloten. Rapport opslaan of exporteren Met de knoppen Opslaan als en Details exporteren kan het rapport worden opgeslagen of naar een Excel-formaat worden geëxporteerd. 7
Bij het opslaan van het rapport kun je er een gewenste naam aan geven en bepalen in welke rapportmap deze moet komen te staan. 8
Indeling rapport Je kunt verschillende indelingen kiezen voor je rapport. Zie onder: Tabelrapport De indeling komt standaard te staan op tabelindeling wanneer je een rapport maakt. Tabelindeling geeft aan dat je in queryvorm de gegevens kunt raadplegen. Overzicht rapport Wanneer er wordt gekozen voor de indeling overzicht, krijg je binnen het rapport een aantal extra mogelijkheden: - Maken van een groepering - Toevoegen van een kolom met een formule - Toevoegen van een diagram na het maken van een groepering Een groepering kan gemaakt worden door een bestaand veld in het groeperingsveld te slepen. Voorbeeld: sleep leeftijdsgroep naar beneden in het groeperingsveld. 9
Op het moment dat de groepering is gemaakt wordt de knop naar de diagrameditor. actief. Deze leidt Diagram editor In de diagrameditor is het mogelijk een diagram toe te voegen. Er kan gekozen worden tussen een staafdiagram, lijndiagram of cirkeldiagram. Afhankelijk van het aantal groeperingen welke zijn gemaakt, kunnen deze worden opgenomen in het diagram, de y-as. Eventueel kan er ook worden gekozen om extra waarden uit de groepering mee te nemen in een staafdiagram. Hier is een vink-veld voor aanwezig. Matrix rapport Wanneer voor de indeling Matrix wordt gekozen in het rapport, verschijnt er een soort draaitabel die gevuld kan worden: 10
Zoals de matrix al aangeeft, kunnen er velden worden in gesleept om de rijen, kolommen en de numerieke ofwel samenvatbare velden te vormen. Op het moment dat er een numeriek veld in de matrix als samenvatbaar veld wordt gesleept, verschijnt de volgende pop-up: Hier kun je kiezen hoe het numerieke veld zichtbaar moet worden in de matrix. Er zal veelal voor de som worden gekozen. In het voorbeeld is dit de werkgeverskosten o.b.v. reserveringen. Na het vullen van de matrix krijg je een dergelijk overzicht: Zoals te zien bevat de matrix nog wat overbodige informatie zoals de Details en Recordtellingen. Dit kan worden bepaald in het drop down-menu Weergeven. Zet de vinkjes uit om tot een overzichtelijk matrix rapport te komen. 11
Gebruik bestaande rapportages Rapportages met de actuele arbeidsrelatie In de HR2day-map en de HR2day Templates-map staan veel rapportages. Zeker in het begin zal er wellicht nog vertrouwen ontbreken om zelf aan de slag te gaan met rapportages. Ons advies is om gewoon aan de slag te gaan en het een en ander uit te proberen. Er kan niet veel misgaan. Maak gebruik van de bestaande rapportages en templates en pas deze naar eigen wens aan. Zeker wanneer er rapportages moeten worden gemaakt die de actuele arbeidsrelatie betreft. Gebruik hiervoor de template Arbeidsrelaties, of maak het filter na die in de template Arbeidsrelaties staat en gebruik deze voor een rapporttype die o.a. de arbeidsrelatie betreft. Payroll console Via het tabblad verloning en/of werkgevers kom je bij de knop onderstaand scherm leidt: welke naar Er zijn verscheidene rapporten te vinden: - Standenregister (twee maanden vergelijken op bruto, netto en uit te betalen) - Mutatieverslag (wat is er door wie wanneer gemuteerd en op welk veld) - Loonstaten (loonstaat zoals deze wettelijke door de Belastingdienst wordt uitgegeven) - Jubileumlijsten (wie heeft wanneer welke jubilea, ambtelijk, onderwijs, werkgever) - Formatie peildatum (bezettingsoverzicht op peildatum) - Formatie periode (bezettingsoverzicht op periode datum) - Flexrapport (overzicht betreft het aantal en welke contracten) - Leeftijdsafspiegeling (leeftijdsoverzicht per werknemer, geslacht, functie etc.) 12
De rapporten in de payroll console hebben veelal de mogelijkheid om de gebruiker zelf te laten bepalen wat er zichtbaar moet zijn in het betreffende overzicht/rapport. Middels de selectiedetails kan er bepaald worden wat er zichtbaar moet zijn. Klik de selectiedetails open door op het pijltje te klikken. Vervolgens kom je in het selectieveld waar je kan aangeven welke velden je in het overzicht wilt hebben. Op het moment dat je een veld aanklikt om te tonen, kun je bepalen waar het veld in je rapport moet komen. Gebruik de omhoog- en omlaag- knoppen voor de kolombepaling. Daarnaast kun je aangeven hoe de kolom gesorteerd moet zijn, oplopend of aflopend. Wil je een groepering aanmaken per veld, dan kan er worden aangegeven dat een splitsing moet plaatsvinden. Nadat er bepaald is hoe het rapport er uit moet komen te zien kan het rapport op drie manieren opgevraagd worden; online, online en via de mail, of via de mail in batch. Wellicht, wanneer de organisatie vrij groot is dan, zal er een foutmelding komen wanneer je een overzicht online opvraagt. Laat het dan als overzicht in batch naar je mail versturen. Deze zal dan automatisch naar je gebruikers mail worden gestuurd. Na het bepalen van je overzicht kan je deze ook opslaan als variant (zie bovenstaande print screen). Let op: deze zal dan zichtbaar zijn voor de gehele organisatie. Een variant kan alleen worden weggehaald door de HR2day-beheerder van de organisatie. 13