Briljant Verkoopbeheer
Inhoud 1. Verkoopbeheer... 1 Overzicht module Verkoopbeheer... 1 Beheer... 1 Verwerking... 1 Lijsten... 1 Offertes... 3 Werken met offertes... 3 De instellingen voor offertes... 4 Een nieuwe offerte ingeven... 5 Artikels uit het artikelbestand invullen... 7 Historiek van de orders en afleveringen opvragen... 8 Eenmalige artikels invullen... 9 Tekstlijnen invullen... 10 Memotekst invullen... 11 Extra velden toevoegen aan offertes... 12 Een bestaande offerte wijzigen... 13 Een bestaande offerte kopiëren... 15 Een offerte overnemen in een andere offerte... 16 Een offerte maken voor een terugname... 17 Projectmatig offertes maken... 18 Een offerte afdrukken of faxen... 19 Een offerte e-mailen... 20 Historieklijsten van offertes afdrukken... 21 Orders... 22 Werken met orders... 22 De instellingen voor orders... 23 Een nieuw order ingeven... 25 Artikels uit het artikelbestand invullen... 27 Historiek van de orders en afleveringen opvragen... 28 Eenmalige artikels invullen... 29 Tekstlijnen invullen... 30 Memotekst invullen... 31 Extra velden toevoegen aan orders... 32 Een bestaand order wijzigen... 33 Een offerte overhalen naar een order... 34 Een order maken voor een terugname... 36 Projectmatig orders maken... 37 Een order afdrukken of faxen... 38 Een order e-mailen... 39 Historieklijsten van orders afdrukken... 40 De Lijst backorders... 41 Afleveringen... 42 Werken met afleveringen... 42 De instellingen voor afleveringen... 43 Een nieuwe aflevering ingeven... 45 Artikels uit het artikelbestand invullen... 47 Historiek van de orders en afleveringen opvragen... 48 Eenmalige artikels invullen... 49 Tekstlijnen invullen... 50 Memotekst invullen... 51 Een intracommunautaire aflevering ingeven... 52 Extra velden toevoegen aan afleveringen... 53 Een bestaande afleverbon wijzigen... 54 i
Inhoud Een offerte overhalen naar een aflevering... 55 Een order overhalen naar een aflevering... 57 Een terugnamenota maken... 59 Projectmatig afleveringen maken... 60 Af te leveren artikels... 61 Een zendnota afdrukken of faxen... 63 Een zendnota e-mailen... 65 Etiketten voor afleveringen afdrukken... 66 Historieklijsten van afleveringen afdrukken... 67 Enkelvoudige facturatie... 68 Werken met facturen... 68 De instellingen voor de facturatie... 69 Factureren per afleverbon... 71 Facturen herafdrukken... 73 De pro forma factuur... 75 De lijst facturen afdrukken... 76 Verzamelfacturatie... 77 Verzamelfacturatie... 77 De voorbereiding van de verzamelfacturatie... 78 Factureren... 80 Manueel factureren... 81 Koppeling met boekhouding... 82 Verkoopfacturen doorboeken... 82 Verkoopfacturen doorboeken... 84 Alarmmeldingen... 85 2. Index... 87 ii
Verkoopbeheer Overzicht module Verkoopbeheer De module Verkoopbeheer in Briljant Administrator stelt u in staat de volledige klantenadministratie te voeren van offerte tot en met factuur. Beheer Klanten Creatie van klanten en klantgroepen. Beheer van prijscategorieën, kortingen,... Leveranciers Creatie van leveranciers. Voorkeursleverancier per artikel. Artikels Creatie van artikels en beheer van leveranciers, prijzen, kortingen,... Verwerking Offertes Ingeven van offertes, kopiëren van offertes, afdrukken, faxen en e-mailen. Vrije document lay-out. Orders Ingeven van orders. Overhalen vanuit offertes (gedeeltelijk of volledig). Afdrukken, faxen en e-mailen. Vrije document layout. Afleveringen Ingeven van afleveringen. Overhalen vanuit offerte of order, geheel of gedeeltelijk. Afdrukken van zendnota's. Faxen en e-mailen. Vrije document lay-out. Facturatie van de afleverbon. Transport Afleverbonnen afdrukken en factureren per transporteur. Verzamelfacturatie Gelijktijdige facturatie van alle voor facturatie goedgekeurde afleverbonnen. Herafdruk facturen Duplicatie van reeksen facturen, eventueel met andere lay-out of hoofding (b.v. DUPLICAAT). Lijsten Prijslijsten Configureerbare prijslijsten per artikelgroep en -subgroep, voor een of meerdere prijscategorieën,... Lijst kortingen van de klanten Lijst van de klanten met per klant de artikels waarop zijn toegekend. 1
Briljant Verkoopbeheer Lijst offertes Configureerbare lijst van de offertes. Algemeen (totalen per offerte) of in detail (alle detaillijnen van de offertes). Lijst orders Configureerbare lijst van de order. Algemeen (totalen per order) of in detail (alle detaillijnen van de orders). Lijst afleveringen Configureerbare lijst van de afleveringen. Algemeen (totalen per aflevering) of in detail (alle detaillijnen van de afleveringen). Lijst facturen Configureerbare lijst van de facturen en creditnota's. Statistische lijsten Statistische lijsten met vergelijking tussen 2 periodes voor artikels en voor klanten. 2
Verkoopbeheer Offertes Werken met offertes Menu Verkopen, Offertes Een offerte kan op twee manieren worden aangemaakt: 1. door een nieuwe offerte in te geven; 2. door een offerte te kopiëren: de offerte (van dezelfde of van een andere klant) wordt volledig of gedeeltelijk gekopieerd naar een nieuwe offerte. Alle gegevens kunnen worden gewijzigd. Eens de offerte aangemaakt, kan ze worden afgedrukt of aan de klant gefaxt of gemaild. Als de klant zich akkoord verklaart met de offerte, dan kunt u de offerte de status "afgehandeld" geven en de offerte overhalen naar een order of een aflevering. De Lijst offertes Algemeen toont alle offertes met hun status. De Lijst offertes detail toont alle artikellijnen van de offertes. Vooraleer te beginnen met offertes overloopt u best eerst de instellingen om te controleren of uw methode van offertebeheer wijzigingen in de configuratie vereist. 3
Briljant Verkoopbeheer De instellingen voor offertes Menu Instellingen, Account, tabblad Offertes Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, staan alle instellingen juist voor een normaal offertesysteem. Er zijn evenwel een aantal instellingen die het gedrag van het offertebeheer wijzigen. Pas deze instellingen met de grootste omzichtigheid aan. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent. Overzicht instellingen Standaard offerteboek: vul het offerteboek in dat default wordt ingevuld bij het openen van het scherm. Systeem leveringstermijn: kies voor "Dagnotatie" of "Weeknotatie". Default tekst: kies eventueel de standaard tekstcode voor afdruk van een standaardtekst op de offertes. Project verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle offertes een project in te vullen. Magazijn verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle offertes en alle artikellijnen een magazijn in te vullen. Omschrijving samenstelling overnemen: (enkel indien module Productie is geactiveerd) voor samengestelde artikels wordt ofwel de naam van het samengestelde artikel afgedrukt, ofwel de inhoud van de samenstelling. Aantal t.o.v. verp. hoev. van voorkeursleverancier: test op de verpakkingshoeveelheid van de voorkeursleverancier. Kies "Niet controleren", "Moet minder of veelvoud zijn" of "Moet veelvoud van verpakkingshoeveelheid zijn". Het programma zal bij het invullen van aantallen de overeenkomstige melding geven. Formule voor berekening standaardprijs: enkel van toepassing indien de module Wervenbeheer is geactiveerd. Na print scherm leegmaken: na het afdrukken van de offerte toont het scherm een lege offerte, in het andere geval blijven de gegevens van de offerte op het scherm staan. Print direct zonder scherm: na het klikken op de knop Print wordt het venster Print bonnen niet geopend, maar wordt de offerte onmiddellijk afgedrukt. Gebruik deze instelling indien u nooit tekst toevoegt aan een offerte of previews wil bekijken. Klantadres niet overnemen in leveradres: aanvinken indien u op de offerte een ander adres wil ingeven dan het klantadres, b.v. een eenmalig werfadres. Automatisch bonnummer uitschakelen: aanvinken indien u de offertes handmatig wenst te nummeren, b.v. om de nummering gelijk te laten lopen met de handgeschreven offertes die de verkopers bij de klant opmaken. Gebruiker: kies "Default invullen" als de aangemelde gebruiker automatisch in het veld Persoon moet worden ingevuld; "Verplicht invullen" of "Leeg laten" voor al dan niet manueel invullen. Offerte lay-outs: de beschikbare lay-outs met het aantal dat wordt afgedrukt. "Aan" of "Uit" in de kolom Selectie bepaalt of deze lay-out al dan niet standaard wordt afgedrukt voor alle klanten, tenzij anders ingesteld in het individuele klantenscherm. Er kunnen meerdere lay-outs op "Aan" staan, zodat een offerte met één printopdracht in verschillende vormen en op verschillende printers wordt afgedrukt. Extra velden: in het onderste deel van het scherm worden de Extra velden aangemaakt voor het scherm Offertes. 4
Verkoopbeheer Een nieuwe offerte ingeven Menu Verkopen, Offertes Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes. Het scherm Offertes opent. 1. Vul het offerteboek in of accepteer het standaard offerteboek. 2. Vul in het veld Klant de eerste letters van de naam van de klant in en druk op ENTER of TAB. De naam van de klant wordt opgehaald en vervolledigd. 3. Vul eventueel in Contactpersoon de naam in van de contactpersoon. Indien u in het klantenscherm contactpersonen heeft ingegeven bij deze klant, dan kunt u de selectielijst opvragen door op de knop Zoek te klikken. Een naam die u intikt, wordt niet toegevoegd aan de lijst van contactpersonen, maar is voor eenmalig gebruik. 4. Druk op F5 om te bewaren. Het eerstvolgende vrije nummer wordt aan deze offerte toegekend. U kunt ook op de tab Artikels klikken. Dit heeft hetzelfde effect als F5. Merk op dat in de hoofding van de offerte en op het tabblad Algemeen reeds een aantal gegevens uit het klantenscherm zijn ingevuld. U hebt nu een offerte, maar ze bevat nog geen artikels... Er zijn meerdere manieren om de offerte in te vullen. Klik op een van de volgende items om verder te gaan. Artikels uit het artikelbestand Eenmalige artikels Tekstlijnen 5
Briljant Verkoopbeheer Artikels uit het artikelbestand invullen Menu Verkopen, Offertes, tabblad Artikels Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes. Het scherm Offertes opent. 1. Klik op de tab Artikels om het tabblad te openen. 2. Tik in de kolom Artikel de artikelcode in. De artikelnaam en de standaardprijs worden opgehaald. U kunt de standaardprijs wijzigen. Kent u de artikelcode niet, druk dan op F3 om de selectielijst van de artikels te openen. 3. Vul het aantal in en eventueel een korting. Als u een korting geeft, dan toont de kolom Eenheidsprijs de nieuwe prijs. 4. Ga met de ENTER- of TAB-toets door alle kolommen heen tot u een nieuwe ingavelijn krijgt OF druk op PIJL OMLAAG om een nieuwe lijn te krijgen en vervolgens op ALT+PIJL LINKS om naar de eerste kolom te springen. 5. Vul het volgende artikel in zoals hierboven. 6. Als u de actieve lijn verlaat met PIJL OMHOOG of PIJL OMLAAG, dan wordt de actieve lijn bewaard. Zo niet, bewaar dan met F5. 6
Verkoopbeheer Historiek van de orders en afleveringen opvragen Menu Verkopen, Offertes Tijdens het invullen van een artikel op een offerte kan het zeer nuttig zijn om de prijzen van dit artikel op vorige orders of afleveringen van deze klant te kunnen raadplegen. Werkwijze 1. Vul op het tabblad Artikels een artikelcode in en druk op TAB of ENTER om het artikel op te halen en naar de volgende kolom te gaan. 2. Klik met de rechter muisknop en kies Historiek orders <CTRL+F> of Historiek afleveringen <ALT+F10> om het scherm Historiek orders van [klant], resp. Historiek afleveringen van [klant] te openen. Dit scherm toont alle orders, resp. afleveringen van dit artikel aan deze klant met aantallen, prijzen, kortingen,... U kunt nog aanvinken dat enkel de Openstaande en/of de Onderdelen (van samengestelde artikels) worden getoond. 7
Briljant Verkoopbeheer Eenmalige artikels invullen Menu Verkopen, Offertes, tabblad Artikels U kunt artikels die nog niet in het artikelbestand zijn opgenomen, toch op een offerte plaatsen. Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes, tabblad Artikels. 1. Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Benaming. 2. Vul de vrije artikelbenaming in, het aantal, de prijs en de BTW-code. 3. Bewaar met F5 of ga met PIJL OMLAAG naar de volgende lijn. Vergeet niet de BTW-code in te vullen, anders wordt de lijn niet bewaard! Een eenmalig artikel aanmaken Het is handig om in de groep Diverse de volgende artikels aan te maken: - "DIV21" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "4" voor 21% - en eventueel ook "DIV6" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "2" voor 6%. Vul dit artikel in voor een eenmalige artikel en pas de benaming of omschrijving aan. Een bijkomende voordeel is dat voor deze DIV-artikels ook historieken kunnen worden opgevraagd. Is de BTW-code voor uw artikels altijd of vrijwel altijd dezelfde (b.v. "4" voor "21%"), dan is het aan te bevelen deze BTW-code als standaardwaarde in te stellen. De BTW-code zal dan in het vervolg automatisch worden ingevuld en u wijzigt hem enkel indien nodig. BTW-code als default instellen 1. Open een nieuwe offerte. 2. Vul een willekeurige klant is met BTW-regime handelaar (anders zijn de artikellijnen op het tabblad Artikels niet toegankelijk). 3. Geef op het tabblad Artikels in de kolom BTW-code de gewenste standaard-code in. 4. Klik met de rechter muisknop in de hoofding van het offertescherm, maar niet in een invulveld. 5. Kies Bewaar default record in het afrolmenu. 6. Verwijder deze lege offerte door op de knop Verwijder te klikken. Herhaal, indien nodig, deze werkwijze in de schermen Orders en Afleveringen. 8
Verkoopbeheer Tekstlijnen invullen Menu Verkopen, Offertes, tabblad Artikels U kunt in plaats van artikels ook vrije tekstlijnen op een offerte plaatsen, al dan niet met een aantal en een prijs. Gebruik hiervoor de kolom Omschrijving i.p.v. de kolom Benaming. De kolom Benaming kan namelijk slechts 60 karakters opnemen, de kolom Omschrijving daarentegen 250 karakters. Activeer de kolom Omschrijving met Beheer kolommen. Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes, tabblad Artikels. 1. Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Omschrijving. 2. Tik de tekst in, max. 250 karakters. De tekst mag ENTERS bevatten. 3. Vul eventueel de kolommen Aantal, Standaardprijs en BTW-code in. 4. Bewaar met F5 of ga met PIJL OMLAAG naar de volgende lijn. Als u de artikellijn verlaat, dan verandert de ingevulde tekst van vorm: hij bevat nog wel alle tekst, maar wordt weergegeven op één regel. Als u de tekst wil wijzigen, klik dan in de tekst. Het tekstveld zal openklappen en u kunt de tekst editeren. U kunt de kolom Omschrijving ook gebruiken om de offerte beter in te delen met tussentitels of om verduidelijkingen in een commentaarlijn te plaatsen. Ga hiervoor als hierboven te werk, maar vul geen Aantal, Std. prijs of BTW-code in. 9
Briljant Verkoopbeheer Memotekst invullen Menu Verkopen, Offertes, tabblad Interne memo U kunt iedere offerte van persoonlijke notities voorzien: over de opvolging, instructies voor de technische dienst,... Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes, tabblad Interne memo. Tik de memotekst in en bewaar met F5. Als de offerte naderhand opnieuw wordt geopend, zal de rode LED op de tab Interne memo aanduiden dat er tekst op het tabblad staat. U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt de offerte verwijderd. 10
Verkoopbeheer Extra velden toevoegen aan offertes Menu Verkopen, Offertes, tabblad Extra velden U kunt aan het scherm Offertes het tabblad Extra velden toevoegen voor het bewaren van gegevens die specifiek zijn voor uw bedrijf. Het tabblad Extra velden wordt enkel getoond als er extra velden zijn toegevoegd aan het scherm. De Extra velden voor het scherm Offertes worden aangemaakt in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Offertes. Zie Extra velden voor het aanmaken en beheren van Extra velden. 11
Briljant Verkoopbeheer Een bestaande offerte wijzigen Menu Verkopen, Offertes Het kan om diverse redenen nodig zijn een bestaande offerte te wijzigen: wijzigingen in de algemene gegevens in de hoofding (b.v. datum) of op het tabblad Algemeen (b.v. prijscategorie) één of meer artikellijnen verwijderen één of meer artikellijnen toevoegen gegevens in één of meerdere artikellijnen wijzigen. Werkwijze offerte heropenen om te wijzigen Als de gezochte offerte de laatste is die u hebt aangemaakt, dan volstaat het om in het lege offertescherm op ALT+END te drukken. De recentste offerte wordt onmiddellijk geopend. Kies menu Verkopen, Offertes. Het scherm Offertes opent. 1. Vul in het veld Klantnummer de naam van de klant of de eerste letters van de naam in en druk op ENTER. De klantnaam wordt opgehaald. 2. Met de cursor in het veld Klantnummer, druk op F2 of SHIFT+F2 om de selectielijst van de offertes van deze klant te openen. F2 toont enkel de offertes met status "Ingave" (dus nog niet afgedrukt). SHIFT+F2 toont alle offertes van deze klant, ongeacht de status. 3. Open de gewenste offerte door op de lijn te dubbelklikken. U kunt natuurlijk ook een offerte heropenen door het offertenummer in te tikken. Werkwijze offerte wijzigen In de geopende offerte kunt u alle gegevens wijzigen in de hoofding en op het tabblad Algemeen. Actualiseer prijzen: als de geldigheidsduur van de offerte is overschreden, dan kunt u alle vermelde prijzen laten herberekenen. De actualisatie gebeurt enkel voor die artikels die in het artikelbestand zijn opgenomen én waaraan een prijs is toegekend. Als u op de offerte aan een artikel een korting heeft toegekend, dan wordt automatisch de geactualiseerde prijs opnieuw ingevuld, dus zonder de korting. Voor artikels die geen prijs hebben in het artikelbestand, gebeurt er niets. Prijsaanpassing: u kunt de offerteprijzen met een instelbaar percentage verhogen of verlagen. Artikellijn verwijderen: activeer de artikellijn door erop te klikken. Druk op F6 of klik met de rechtermuisknop en kies Verwijder lijn in het afrolmenu. De verwijdering van een artikellijn is definitief en kan niet worden ongedaan gemaakt. U kunt slechts lijn per lijn verwijderen. Meervoudige selectie van lijnen is niet mogelijk. Meerdere artikels gelijktijdig verwijderen: wijzig op de te verwijderen lijnen het aantal in "0". Klik met de rechter muisknop en kies Verwijder 0-lijnen <CTRL+SHIFT+F10>. Alle lijnen met aantal = 0 worden gelijktijdig verwijderd. Opgelet: het programma vraagt geen bevestiging vooraleer te verwijderen. Ook tekstlijnen met aantal = 0 worden verwijderd, tenzij u het aantal eerst wijzigt in 1. Artikellijn toevoegen: klik op de laatste artikellijn en open met PIJL OMLAAG een nieuwe artikellijn. Artikellijn tussenvoegen: activeer de lijn waarboven u een nieuwe lijn wil tussenvoegen en klik met de rechter muisknop. Kies Lijn tussenvoegen in het afrolmenu. 12
Verkoopbeheer Artikellijn wijzigen: klik met de muisaanwijzer in het veld dat u wilt wijzigen en verwijder de inhoud met ESCAPE. Tik de nieuwe inhoud en bewaar met F5 of door de lijn te verlaten met de pijltjestoetsen. Een offerte aanpassen Als u een bestaande offerte na verloop van tijd moet wijzigen en opnieuw aan dezelfde klant moet overmaken, dan kunt u de offerte heropenen, de wijzigingen aanbrengen en de offerte verzenden. Maar... uw klant zal in de verdere onderhandelingen vaak verwijzen naar prijzen en condities op de 1ste offerte. En die hebt u net gewijzigd... Om deze situatie voorkomen is het beter de originele offerte te kopiëren naar een nieuw offertenummer en daarin de gevraagde wijzigingen aan te brengen. Zo beschikt u altijd over de originele en de gewijzigde offerte. 13
Briljant Verkoopbeheer Een bestaande offerte kopiëren Menu Verkopen, Offertes U kunt een bestaande offerte kopiëren en eventueel wijzigen om: dezelfde artikels opnieuw aan dezelfde klant te offreren, al dan niet met geactualiseerde prijzen; een min of meer identieke offerte aan een andere klant te maken. Werkwijze Heropen de gewenste offerte. Kopiëren voor dezelfde klant: klik op de knop Kopieer offerte <F7>. Het eerstvolgende vrije offertenummer wordt toegekend, maar de klant blijft ongewijzigd. Bewaar met F5. Kopiëren voor een andere klant: klik op de knop Kopieer offerte <F7>. Het eerstvolgende vrije offertenummer wordt toegekend. Verwijder de originele klantnaam door in het veld Klantnummer op ESCAPE te drukken en de nieuwe klantnaam in te vullen. Bewaar met F5. Zie Offerte wijzigen om de nodige aanpassingen aan te brengen. 14
Verkoopbeheer Een offerte overnemen in een andere offerte Menu Verkopen, Offertes U kunt aan een offerte een andere offerte of delen ervan toevoegen. Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes. OF 1. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuwe offerte aan. Er moet minstens één artikel zijn ingevuld. 2. Klik op de knop Overnemen offerte <F9>. Het scherm Overnemen offerte opent met alle offertes van alle klanten. 3. Selecteer de offerte die u wenst over te nemen. 4. Klik op Overnemen <F10> om de volledige offerte toe te voegen. 4. Klik op Detail <F9> om de inhoud van de geselecteerde offerte te tonen. Vink voor de artikels die u wilt overnemen het veld Overnemen aan. Druk op F9 om het venster te sluiten en terug te keren naar de offerte. De geselecteerde artikels zijn overgenomen. 5. U kunt aantal en prijzen manueel wijzigen of met de knop Actualiseer prijzen <F8> alle prijzen updaten. 15
Briljant Verkoopbeheer Een offerte maken voor een terugname Menu Verkopen, Offertes Een terugname offerte wordt op identieke wijze aangemaakt als een normale offerte. Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes. 1. Vul op gebruikelijke wijze de klantnaam in. 2. Vul op het tabblad Artikels het artikelnummer of de omschrijving in. 3. Vul het aantal negatief in (dus -1, -2, -xx) en de terugname prijs als positief getal. Merk op dat het veld Offerte links boven in het venster automatisch wijzigt in Terugname. Een terugname offerte kan indien gewenst met een aparte offerte lay-out worden afgedrukt. 16
Verkoopbeheer Projectmatig offertes maken Menu Verkopen, Offertes Briljant Administrator biedt de mogelijkheid per klant projecten te definiëren en de offertes te koppelen aan een project. U kunt vervolgens in overzichten en lijsten gegevens selecteren en groeperen per project. Als de werkwijze in uw organisatie dwingend projectmatig is, vink dan in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Offertes het veld Project verplicht aan. De gebruiker is nu verplicht voor iedere offerte een project in te vullen. Deze werkwijze is identiek voor Orders en Afleveringen. Projecten creëren Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Project. Vul de gegevens van de projecten in (zie voorbeeld) en bewaar met F5. De gegevens Km, Verplaatsingstijd en Pauzetijd zijn enkel van belang als de module Urenregistratie is geactiveerd. De offerte opmaken 1. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuwe offerte aan. 2. Vul in het veld Project op het tabblad Algemeen de projectcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de projecten van deze klant. 3. Vul op de gebruikelijke wijze de artikels voor deze offerte in. Alle artikels op deze offerte zijn automatisch aan het project toegewezen. Projecten creëren tijdens het maken van een offerte Klik in het veld Project op het tabblad Algemeen. Open de selectielijst met F3. Ga met PIJL OMLAAG naar een nieuwe lijn en vul de gegevens voor het nieuwe project in. Verlaat de lijn met PIJL OMHOOG om te bewaren. Projecten loskoppelen van een klant In principe is een project gekoppeld aan één klant. Toch kunnen er zich situaties voordoen waarin de gebruiker één project wenst te behandelen voor meerdere klanten. Om bij het instellen van een project in een offerte de keuzelijst van alle projecten te kunnen openen, vinkt u in menu Instellingen, Invoice, tabblad Project het veld Projecten zonder klant aan. 17
Briljant Verkoopbeheer Een offerte afdrukken of faxen Menu Verkopen, Offertes De werkwijze om offertes af te drukken of te faxen is identiek. Om te faxen moet uw PC of uw server uitgerust zijn met een modem en de aangewezen faxsoftware. (Briljant Administrator is geen faxprogramma. Het stuurt documenten door naar een faxprogramma.) Werkwijze Open menu Verkopen, Offertes. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuwe offerte aan of open een bestaande offerte. 1. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld of Fax voorbeeld. Het venster Print bonnen opent. 2. Vul indien gewenst in het veld Tekst de code in voor een standaardtekst die u aan de offerte wil toevoegen (F3 voor de zoeklijst). U kunt eveneens in het tekstvak vrije tekst intikken, de standaardtekst wijzigen of er tekst aan toevoegen. 3. Kies de gewenste lay-out en wijzig eventueel het aantal. U kunt ook meerdere lay-outs selecteren om de offerte b.v. zowel te drukken als te faxen. 4. Klik nogmaals op Afdrukvoorbeeld of Fax voorbeeld om de offerte als afdrukvoorbeeld te bekijken. Als de offerte zo mag worden afgedrukt of gefaxt, klik dan op de knop Print of Fax. Teksten op offertes De informatie die u in het venster Print bonnen aan een offerte meegeeft, wordt niet met de offerte bewaard! Gebruik dus alleen teksten met algemene informatie zoals betalingsvoorwaarden, jaarlijks verlof,... Om teksten toe te voegen die bewaard blijven, b.v. speciale condities, zie Tekstlijnen toevoegen om ze in een artikellijn op te nemen. Tekstcodes aanmaken U kunt allerhande vaste teksten met een code ingeven. Om deze teksten aan te maken gaat u naar het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Teksten. Vul de velden Code, Taalcode, Type (bepaalt waar deze tekstcode ter beschikking is) en de tekst in. Bewaar met F5. 18
Verkoopbeheer Een offerte e-mailen Menu Verkopen, Offertes U kunt uw offertes mailen als uw PC of netwerk daartoe is geconfigureerd. Zie E-mailen vanuit Briljant in WERKEN MET BRILJANT. 19
Briljant Verkoopbeheer Historieklijsten van offertes afdrukken Menu Verkopen, Lijst offertes De lijst van de offertes kan in twee vormen worden gegenereerd: Algemeen: met totalen per offerte Detail: met alle detaillijnen van de offertes Werkwijze Kies menu Verkopen, Lijst offertes. 1. Kies Algemeen of Detail. In beide gevallen bevat het scherm twee tabbladen: Selectie en Detail. 2. Op het tabblad Selectie vult u selectiecriteria, sorteervolgorde,... in. 3. Op het tabblad Lay-out stelt u met Beheer kolommen in welke gegevens u wenst te zien. Zie verder Lijsten genereren voor de gedetailleerde beschrijving van lijsten maken en afdrukken. 20
Verkoopbeheer Orders Werken met orders Menu Verkopen, Orders Een order kan op twee manieren worden aangemaakt: 1. door een offerte over te halen: de offerte wordt volledig of gedeeltelijk overgehaald naar een order. Alle gegevens kunnen worden gewijzigd. 2. door een nieuw order in te geven: er is geen voorafgaande offerte zodat het order rechtstreeks wordt aangemaakt. Eens het order aangemaakt, kan het worden afgedrukt of gefaxt aan de klant met het verzoek het order voor akkoord ondertekend terug te faxen. Als het getekende order terug in uw bezit is, kunt u het order de status "Bevestigd" geven. De Lijst orders Algemeen met status "Bevestigd" toont alle orders die kunnen worden overgehaald naar aflevering en facturatie. De Lijst orders detail toont de orders en de artikellijnen die niet of niet volledig zijn afgeleverd. De Lijst backorders toont alle artikels die nog moeten worden geleverd. Vooraleer te beginnen met orders overloopt u best eerst de instellingen om te controleren of uw methode van orderbeheer wijzigingen in de configuratie vereist. 21
Briljant Verkoopbeheer De instellingen voor orders Menu Instellingen, Account, tabblad Orders Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, staan alle instellingen juist voor een normaal orderbeheer. Er zijn evenwel een aantal instellingen die het gedrag van het orderbeheer wijzigen. Pas deze instellingen met de grootste omzichtigheid aan. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent. Overzicht instellingen Standaard orderboek: vul het orderboek in dat default wordt ingevuld bij het openen van het scherm. Systeem leveringstermijn: kies voor "Dagnotatie" of "Weeknotatie". Default tekst: kies eventueel de standaard tekstcode voor afdruk van een standaardtekst op de orders. Project verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle orders een project in te vullen. Magazijn verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle orders en alle artikellijnen een magazijn in te vullen. Omschrijving samenstelling overnemen: (enkel indien module Productie is geactiveerd) voor samengestelde artikels wordt ofwel de naam van het samengestelde artikel afgedrukt, ofwel de inhoud van de samenstelling. Artikelprijs ophalen bij overhalen van offerte: de standaardprijs wordt toegepast op het order indien op de offerte kortingen waren ingevuld. Gewicht berekenen: op het tabblad Algemeen van het order zal het gewicht van het order worden berekend, op voorwaarde dat in het scherm Artikels, tabblad Algemeen het gewicht per artikeleenheid is ingevuld. Aantal t.o.v. verp. hoev. van voorkeursleverancier: test op de verpakkingshoeveelheid van de voorkeursleverancier. Kies "Niet controleren", "Moet minder of veelvoud zijn" of "Moet veelvoud van verpakkingshoeveelheid zijn". Het programma zal bij het invullen van aantallen de overeenkomstige melding geven. Overnemen gevraagde/bevestigde afleverdatum in detail: datum al dan niet laten overnemen op iedere artikellijn. Kies "Altijd", "Vraag" of "Nooit". Gebruiker: kies "Default invullen" als de aangemelde gebruiker automatisch in het veld Persoon moet worden ingevuld; "Verplicht invullen" of "Leeg laten" voor al dan niet manueel invullen. Na print scherm leegmaken: na het afdrukken van het order toont het scherm een leeg order, in het andere geval blijven de gegevens van het order op het scherm staan. Print direct zonder scherm: na het klikken op de knop Print wordt het venster Print bonnen niet geopend, maar wordt het order onmiddellijk afgedrukt. Gebruik deze instelling indien u nooit tekst toevoegt aan een orders of previews wil bekijken. Art. zonder voorr. beheer autom. doorbestellen: artikels waarvoor voorraadbeheer niet is ingeschakeld (scherm Artikels, tabblad Algemeen) worden automatisch doorbesteld bij de leveranciers, van zodra ze op een klantorder worden geplaatst. Enkel doorbestellen bij leverancier van artikel (in combinatie met vorig item): enkel een leverancier die bij het artikel is ingevuld als mogelijke leverancier, komt in aanmerking voor doorbestellen. Default doorbestellen aan voorkeursleverancier (in combinatie met 2 vorige items): de voorkeursleverancier van het artikel wordt automatisch ingevuld bij doorbestellen. Klantadres niet overnemen in leveradres: aanvinken indien u op het order een ander adres wil ingeven dan het klantadres, b.v. een eenmalig werfadres. 22
Verkoopbeheer Automatisch bonnummer uitschakelen: aanvinken indien u de orders handmatig wenst te nummeren, b.v. om de nummering gelijk te laten lopen met de handgeschreven bestellingen die de verkopers bij de klant opmaken. Gewicht toegankelijk: het veld Gewicht op het tabblad Algemeen is toegankelijk voor manuele wijziging of input. Order lay-outs: de beschikbare lay-outs met het aantal dat wordt afgedrukt. "Aan" of "Uit" in de kolom Selectie bepaalt of deze lay-out al dan niet standaard wordt afgedrukt voor alle klanten, tenzij anders ingesteld in het individuele klantenscherm. Er kunnen meerdere lay-outs op "Aan" staan, zodat een order met één printopdracht in verschillende vormen en op verschillende printers wordt afgedrukt. Extra velden: in het onderste deel van het scherm worden de Extra velden aangemaakt voor het scherm Orders. 23
Briljant Verkoopbeheer Een nieuw order ingeven Menu Verkopen, Orders Werkwijze Kies menu Verkoop, Orders. Het scherm Orders opent. 1. Vul het orderboek in of accepteer het standaard orderboek. 2. Vul in het veld Klant de eerste letters van de naam van de klant in en druk op ENTER of TAB. De naam van de klant wordt opgehaald en vervolledigd. 3. Vul eventueel in Contactpersoon de naam in van de contactpersoon. Indien u in het klantenscherm contactpersonen heeft ingegeven bij deze klant, dan kunt u de selectielijst opvragen door op de knop Zoek te klikken. Een naam die u intikt, wordt niet toegevoegd aan de lijst van contactpersonen, maar is voor eenmalig gebruik. 4. Druk op F5 om te bewaren. Het eerstvolgende vrije nummer wordt aan dit order toegekend. U kunt ook op de tab Artikels klikken. Dit heeft hetzelfde effect als F5. Merk op dat in de hoofding van het order en op het tabblad Algemeen reeds een aantal gegevens uit het klantenscherm zijn ingevuld. U hebt nu een order, maar het bevat nog geen artikels... Er zijn meerdere manieren om het order in te vullen. Klik op een van de volgende items om verder te gaan. Artikels uit het artikelbestand Eenmalige artikels Tekstlijnen Overnemen van offerte 24
Verkoopbeheer Artikels uit het artikelbestand invullen Menu Verkopen, Orders, tabblad Artikels Werkwijze Kies menu Verkopen, Orders. Het scherm Orders opent. 1. Klik op de tab Artikels om het tabblad te openen. 2. Tik in de kolom Artikel de artikelcode in. De artikelnaam en de standaardprijs worden opgehaald. U kunt de standaardprijs wijzigen. Kent u de artikelcode niet, druk dan op F3 om de selectielijst van de artikels te openen. 3. Vul het aantal in en eventueel een korting. Als u een korting geeft, dan toont de kolom Eenheidsprijs de nieuwe prijs. 4. Ga met de ENTER- of TAB-toets door alle kolommen heen tot u een nieuwe ingavelijn krijgt OF druk op PIJL OMLAAG om een nieuwe lijn te krijgen en vervolgens op ALT+PIJL LINKS om naar de eerste kolom te springen. 5. Vul het volgende artikel in zoals hierboven. Als u de actieve lijn verlaat met PIJL OMHOOG of PIJL OMLAAG, dan wordt de actieve lijn bewaard. Zo niet, bewaar dan met F5. 25
Briljant Verkoopbeheer Historiek van de orders en afleveringen opvragen Menu Verkopen, Orders Tijdens het invullen van een artikel op een order kan het zeer nuttig zijn om de prijzen van dit artikel op vorige orders of afleveringen van deze klant te kunnen raadplegen. Werkwijze 1. Vul op het tabblad Artikels een artikelcode in en druk op TAB of ENTER om het artikel op te halen en naar de volgende kolom te gaan. 2. Klik met de rechter muisknop en kies Historiek orders <CTRL+F10> of Historiek afleveringen <ALT+F10> om het scherm Historiek orders van [klant], resp. Historiek afleveringen van [klant] te openen. Dit scherm toont alle orders, resp. afleveringen van dit artikel aan deze klant met aantallen, prijzen, kortingen,... U kunt nog aanvinken dat enkel de Openstaande en/of de Onderdelen (van samengestelde artikels) worden getoond. 26
Verkoopbeheer Eenmalige artikels invullen Menu Verkopen, Orders, tabblad Artikels U kunt artikels die nog niet in het artikelbestand zijn opgenomen, toch op een order plaatsen. Werkwijze Kies menu Verkoop, Orders, tabblad Artikels. 1. Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Benaming. 2. Vul de vrije artikelbenaming in, het aantal, de prijs en de BTW-code. 3. Bewaar met F5 of ga met PIJL OMLAAG naar de volgende lijn. Vergeet niet de BTW-code in te vullen, anders wordt de lijn niet bewaard! Een eenmalig artikel aanmaken Het is handig om in de groep Diverse de volgende artikels aan te maken: - "DIV21" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "4" voor 21% - en eventueel ook "DIV6" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "2" voor 6%. Vul dit artikel in voor een eenmalige artikel en pas de benaming of omschrijving aan. Een bijkomende voordeel is dat voor deze DIV-artikels ook historieken kunnen worden opgevraagd. Is de BTW-code voor uw artikels altijd of vrijwel altijd dezelfde (b.v. "4" voor "21%"), dan is het aan te bevelen deze BTW-code als standaardwaarde in te stellen. De BTW-code zal dan in het vervolg automatisch worden ingevuld en u wijzigt hem enkel indien nodig. BTW-code als default instellen 1. Open een nieuwe order. 2. Vul een willekeurige klant is met BTW-regime handelaar (anders zijn de artikellijnen op het tabblad Artikels niet toegankelijk). 3. Geef op het tabblad Artikels in de kolom BTW-code de gewenste standaard-code in. 4. Klik met de rechter muisknop in de hoofding van het orderscherm, maar niet in een invulveld. 5. Kies Bewaar default record in het afrolmenu. 6. Verwijder dit lege order door op de knop Verwijder te klikken. Herhaal, indien nodig, deze werkwijze in de schermen Offertes en Afleveringen. 27
Briljant Verkoopbeheer Tekstlijnen invullen Menu Verkopen, Orders, tabblad Artikels U kunt in plaats van artikels ook vrije tekstlijnen op een order plaatsen, al dan niet met een aantal en een prijs. Gebruik hiervoor de kolom Omschrijving i.p.v. de kolom Benaming. De kolom Benaming kan namelijk slechts 60 karakters opnemen, de kolom Omschrijving daarentegen 250 karakters. Activeer de kolom Omschrijving met Beheer kolommen. Werkwijze Kies menu Verkoop, Orders, tabblad Artikels. 1. Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Omschrijving. 2. Tik de tekst in, max. 250 karakters. De tekst mag ENTERS bevatten. 3. Vul eventueel de kolommen Aantal, Standaardprijs en BTW-code in. 4. Bewaar met F5 of ga met PIJL OMLAAG naar de volgende lijn. Als u de artikellijn verlaat, dan verandert de ingevulde tekst van vorm: hij bevat nog wel alle tekst, maar wordt weergegeven op één regel. Als u de tekst wil wijzigen, klik dan in de tekst. Het tekstveld zal openklappen en u kunt de tekst editeren. U kunt de kolom Omschrijving ook gebruiken om het order beter in te delen met tussentitels of om verduidelijkingen in een commentaarlijn te plaatsen. Ga hiervoor als hierboven te werk, maar vul geen Aantal, Std. prijs of BTW-code in. 28
Verkoopbeheer Memotekst invullen Menu Verkopen, Orders, tabblad Interne memo U kunt ieder order van persoonlijke notities voorzien: over de opvolging, instructies voor de technische dienst,... Werkwijze Kies menu Verkopen, Orders, tabblad Interne memo. Tik de memotekst in en bewaar met F5. Als het order naderhand opnieuw wordt geopend, zal de rode LED op de tab Interne memo aanduiden dat er tekst op het tabblad staat. U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt het order verwijderd. 29
Briljant Verkoopbeheer Extra velden toevoegen aan orders Menu Verkopen, Afleveringen, tabblad Extra velden U kunt aan het scherm Orders het tabblad Extra velden toevoegen voor het bewaren van gegevens die specifiek zijn voor uw bedrijf. Het tabblad Extra velden wordt enkel getoond als er extra velden zijn toegevoegd aan het scherm. De Extra velden voor het scherm Orders worden aangemaakt in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Orders. Zie Extra velden voor het aanmaken en beheren van Extra velden. 30
Verkoopbeheer Een bestaand order wijzigen Menu Verkopen, Orders Het kan om diverse redenen nodig zijn een bestaand order te wijzigen: wijzigingen in de algemene gegevens in de hoofding (b.v. leveradres) of op het tabblad Algemeen (b.v. prijscategorie) één of meer artikellijnen verwijderen één of meer artikellijnen toevoegen gegevens in één of meerdere artikellijnen wijzigen. Werkwijze order heropenen om te wijzigen Als het gezochte order het laatste is die u hebt aangemaakt, dan volstaat het om in het lege offertescherm op ALT+END te drukken. Het recentste order wordt onmiddellijk geopend. Kies menu Verkopen, Orders. Het scherm Orders opent. 1. Vul in het veld Klantnummer de naam van de klant of de eerste letters van de naam in en druk op ENTER. De klantnaam wordt opgehaald. 2. Met de cursor in het veld Klantnummer, druk op F2 of SHIFT+F2 om de selectielijst van de orders van deze klant te openen. F2 toont enkel de orders met status "Ingave" (dus nog niet afgedrukt). SHIFT+F2 toont alle orders van deze klant, ongeacht de status. 3. Open het gewenste order door op de lijn te dubbelklikken. U kunt natuurlijk ook een order heropenen door het ordernummer in te tikken. Werkwijze order wijzigen In het geopende order kunt u alle gegevens wijzigen in de hoofding en op het tabblad Algemeen. Artikellijn verwijderen: activeer de artikellijn door erop te klikken. Druk op F6 of klik met de rechtermuisknop en kies Verwijder lijn in het afrolmenu. De verwijdering van een artikellijn is definitief en kan niet worden ongedaan gemaakt. U kunt slechts lijn per lijn verwijderen. Meervoudige selectie van lijnen is niet mogelijk. Meerdere artikels gelijktijdig verwijderen: wijzig op de te verwijderen lijnen het aantal in "0". Klik met de rechter muisknop en kies Verwijder 0-lijnen <CTRL+SHIFT+F10>. Alle lijnen met aantal = 0 worden gelijktijdig verwijderd. Opgelet: het programma vraagt geen bevestiging vooraleer te verwijderen. Ook tekstlijnen met aantal = 0 worden verwijderd, tenzij u het aantal eerst wijzigt in 1. Artikellijn toevoegen: klik op de laatste artikellijn en open met PIJL OMLAAG een nieuwe artikellijn. Artikellijn tussenvoegen: activeer de lijn waarboven u een nieuwe lijn wil tussenvoegen en klik met de rechter muisknop. Kies Lijn tussenvoegen in het afrolmenu. Artikellijn wijzigen: klik met de muisaanwijzer in het veld dat u wilt wijzigen en verwijder de inhoud met ESCAPE. Tik de nieuwe inhoud en bewaar met F5 of door de lijn te verlaten met de pijltjestoetsen. 31
Briljant Verkoopbeheer Een offerte overhalen naar een order Menu Verkopen, Orders Om een offerte over te halen naar een order zijn er meerdere mogelijkheden: een offerte volledig overnemen; een selectie artikels uit een offerte overnemen; een selectie artikels uit alle offertes van deze klant overnemen; een artikel opzoeken doorheen alle offertes van deze klant en overnemen. Na het overhalen van een offerte volgens om het even welke methode, kunt u alle details (aantallen, prijzen, kortingen,...) wijzigen op het order. Werkwijze offerte volledig overnemen 1. Maak een nieuw order aan volgens de gebruikelijke wijze. 2. Klik op de knop Offerte overnemen<f8>. Het scherm Offerte orders opent en toont alle offertes van deze klant met de status "Ingave", "Afgedrukt" of "Standaard". De offertes met de status "Afgehandeld" worden niet opgenomen. 3. Selecteer de gewenste offerte en klik op Overnemen <F10>. Het venster Offerte orders sluit en u keert terug naar het order. 4. Klik op de tab Artikels. De artikels van de offerte zijn overgehaald naar het order. U kunt lijnen verwijderen, toevoegen, artikels, aantallen en prijzen wijzigen. Werkwijze selectie artikels uit offerte overnemen 1. Maak een nieuw order aan volgens de gebruikelijke wijze. 2. Klik op de knop Offerte overnemen<f8>. Het scherm Offerte orders opent en toont alle offertes van deze klant met de status "Ingave", "Afgedrukt" of "Standaard". De offertes met de status "Afgehandeld" worden niet opgenomen. 3. Selecteer de gewenste offerte en klik op Detail <F9>. Het scherm Offerte detail orders opent en toont de inhoud van de offerte. 4. Vul in de kolom Overnemen het aantal in voor de artikels die u wenst over te halen. 5. Druk op F9 om het venster Offerte detail orders te sluiten en terug te keren naar het order. 6. Klik op de tab Artikels. De artikels van de offerte zijn overgehaald naar het order. U kunt lijnen verwijderen, toevoegen, artikels, aantallen en prijzen wijzigen. 32
Verkoopbeheer Werkwijze selectie artikels uit alle offertes van klant overnemen 1. Maak een nieuw order aan volgens de gebruikelijke wijze. 2. Klik op de knop Offerte klant <F9>. Het scherm Offerte detail orders opent en toont alle artikellijnen van alle offertes van deze klant met de status "Ingave", "Afgedrukt" of "Standaard". De offertes met de status "Afgehandeld" worden niet opgenomen. 3. Vul in de kolom Overnemen het aantal in voor de artikels die u wenst over te halen. 4. Druk op F9 om het venster Offerte detail orders te sluiten en terug te keren naar het order. 5. Klik op de tab Artikels. De artikels van de offerte zijn overgehaald naar het order. U kunt lijnen verwijderen, toevoegen, artikels, aantallen en prijzen wijzigen. Werkwijze artikel opzoeken doorheen alle offertes van de klant en overnemen 1. Maak een nieuw order aan volgens de gebruikelijke wijze. 2. Vul een artikel in en druk op ENTER of TAB om het artikel op te halen. 3. Klik op de knop Offerte artikels <F10>. Het scherm Offerte detail orders opent en toont enkel dit artikel op alle offertes van deze klant met de status "Ingave", "Afgedrukt" of "Standaard". De offertes met de status "Afgehandeld" worden niet opgenomen. 4. Vul in de kolom Overnemen het aantal in voor de artikellijn(en) die u wenst over te halen. 5. Druk op F9 om het venster Offerte detail orders te sluiten en terug te keren naar het order. 6. Klik op de tab Algemeen en vervolgens terug op de tab Artikels. De gewenste artikels zijn overgehaald naar het order. U kunt lijnen verwijderen, toevoegen, artikels, aantallen en prijzen wijzigen. 33
Briljant Verkoopbeheer Een order maken voor een terugname Menu Verkopen, Orders Een terugname order wordt op identieke wijze aangemaakt als een normaal order. Er kunnen zich twee situaties voordoen. 1. Het over te nemen artikel is door uzelf geleverd en wordt na terugname opnieuw in de voorraad opgenomen. 2. Het over te nemen artikel is niet door uzelf geleverd, het zit niet meer in uw assortiment of u wenst geen teruggenomen artikels in de voorraad op te nemen. Werkwijze Kies menu Verkopen, Offertes. OF 1. Vul eventueel het orderboek Terugname in. 2. Vul op gebruikelijke wijze de klantnaam in. 3. Vul op het tabblad Artikels het artikelnummer in. Het artikel wordt terug in voorraad opgenomen. 3. Vul op het tabblad Artikels géén artikelnummer in, maar wel de benaming of omschrijving. U kunt ook het artikelnummer invullen om de naam en omschrijving op te halen en dan het artikelnummer met ESCAPE verwijderen. Het artikel wordt niet terug in voorraad opgenomen. 4. Vul het aantal negatief in (dus -1, -2, -xx) en de terugname prijs als positief getal. Merk op dat het veld Order links boven in het venster automatisch wijzigt in Terugname. Een terugname order kan indien gewenst met een aparte order lay-out worden afgedrukt. Als u regelmatig terugnamen doet, dan kunt u voor de terug te nemen items aparte artikels creëren in het artikelbestand, al dan niet met een vaste overnameprijs. Het voordeel van deze werkwijze is dat u van deze tweedehandsgoederen een aparte voorraadsituatie heeft en dat u ze op de normale manier weer kunt opnemen in offertes, orders en afleveringen. 34
Verkoopbeheer Projectmatig orders maken Menu Verkopen, Orders Briljant Administrator biedt de mogelijkheid per klant projecten de definiëren en vervolgens de orders te koppelen aan een project. U kunt vervolgens in overzichten en lijsten gegevens selecteren en groeperen per project. Als de werkwijze in uw organisatie dwingend projectmatig is, vink dan in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Orders het veld Project verplicht aan. De gebruiker is nu verplicht op ieder order een project in te vullen. Deze werkwijze is identiek voor Offertes en Afleveringen. Projecten creëren Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Project. Vul de gegevens van de projecten in (zie voorbeeld) en bewaar met F5. De gegevens Km, Verplaatsingstijd en Pauzetijd zijn enkel van belang als de module Urenregistratie is geactiveerd. Het order opmaken 1. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuw order aan. 2. Vul in het veld Project op het tabblad Algemeen de projectcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de projecten van deze klant. 3. Vul op de gebruikelijke wijze de artikels voor dit order in. Alle artikels op dit order zijn automatisch aan het project toegewezen. Projecten creëren tijdens het maken van een order Klik in het veld Project op het tabblad Algemeen. Open de selectielijst met F3. Ga met PIJL OMLAAG naar een nieuwe lijn en vul de gegevens voor het nieuwe project in. Verlaat de lijn met PIJL OMHOOG om te bewaren. Projecten loskoppelen van een klant In principe is een project gekoppeld aan één klant. Toch kunnen er zich situaties voordoen waarin de gebruiker één project wenst te behandelen voor meerdere klanten. Om bij het instellen van een project in een order de keuzelijst van alle projecten te kunnen openen, vinkt u in menu Instellingen, Invoice, tabblad Project het veld Projecten zonder klant aan. 35
Briljant Verkoopbeheer Een order afdrukken of faxen Menu Verkopen, Orders De werkwijze om orders af te drukken of te faxen is identiek. Om te faxen moet uw PC of uw server uitgerust zijn met een modem en de aangewezen faxsoftware. (Briljant Administrator is geen faxprogramma. Het stuurt documenten door naar een faxprogramma.) Werkwijze Open menu Verkopen, Orders. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuw order aan of open een bestaand order. 1. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld of Fax voorbeeld. Het venster Print bonnen opent. 2. Vul indien gewenst in het veld Tekst de code in voor een standaardtekst die u aan dit order wil toevoegen (F3 voor de zoeklijst). U kunt eveneens in het tekstvak vrije tekst intikken, de standaardtekst wijzigen of er tekst aan toevoegen. 3. Kies de gewenste lay-out en wijzig eventueel het aantal. U kunt ook meerdere lay-outs selecteren om het order b.v. zowel te drukken als te faxen. 4. Klik nogmaals op Afdrukvoorbeeld of Fax voorbeeld om het order als afdrukvoorbeeld te bekijken. Als het order zo mag worden afgedrukt of gefaxt, klik dan op de knop Print of Fax. Teksten op orders De informatie die u in het venster Print bonnen aan een order meegeeft, wordt niet met het order bewaard! Gebruik dus alleen teksten met algemene informatie zoals betalingsvoorwaarden, jaarlijks verlof,... Om teksten toe te voegen die bewaard blijven, b.v. speciale condities, zie Tekstlijnen toevoegen om ze in een artikellijn op te nemen. Tekstcodes aanmaken U kunt allerhande vaste teksten met een code ingeven. Om deze teksten aan te maken gaat u naar het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Teksten. Vul de velden Code, Taalcode, Type (bepaalt waar deze tekstcode ter beschikking is) en de tekst in. Bewaar met F5. 36
Verkoopbeheer Een order e-mailen Menu Verkopen, Orders U kunt uw orders mailen als uw PC of netwerk daartoe is geconfigureerd. Zie E-mailen vanuit Briljant in WERKEN MET BRILJANT. 37