Mnstere van Verkeer en Waterstaat. Rjkswaterstaat, stafdenst Audt RWS AUDT FACLTY MANAGEMENT drs. P. Kool drs..e. Leene Stafdenst Audt RWS 's-gravenhage, jun 999 waterstaat nent&te! /Fex. 070-3513003
Audt Faclty Management Stafdenst Audt RWS 's-gravenhage, jun 1999 Audt Faclty Management
nhoud 1 Aanledng van de audt 2 2 Aanpak 3 3 Constaterngen (evdence) 4 Audt Faclty Management 4 Analyse 5 5 Adves 6 6 Plan van Acte 7
1 Aanledng van de audt Audt Faclty Management De audt FM s als regulere audt opgenomen n het jaarplan van de stafdenst Audt RWS. r. H. Prns heeft n gesprekken met medewerkers van de stafdenst Audt (medo 1998) te kennen gegeven sgnalen ut de organsate ontvangen te hebben en behoefte te hebben aan een herorëntate ten aanzen van Faclty Management bnnen RWS. Deze sgnalen betroffen met name de D2(RWS)- D3(HKW)-FAZ relate. De stafdenst Audt kreeg opdracht van r. H. Prns n zjn hoedanghed van (p)dg een vooronderzoek ut te voeren naar deze relate.
2 Aanpak Audt Faclty Management Gekozen s voor een nteracteve aanpak tussen de stafdenst Audt en betrokkenen. n het kader van dt vooronderzoek zjn de volgende actvteten utgevoerd: De bestuderng van nota's over de nstellng van FA2 en de reorgansate van HW-Z, Gesprekken gevoerd met de heren J.B.M. Pett, drs. N. Parlevlet, ng. DJ. Langendoen, ng. L. van der Horst, S.J. Eppnk en ng. J.J. Mnneboo. Sesse gehouden met HK-Z/sesse met FAZ, met als doel het nventarseren en bespreken van (gepercpeerde) taken en taakverdelngen. Zowel FAZ als ZX hebben naar aanledng van de sesses hun menng op paper gezet en vertrouweljk naar stafdenst Audt gestuurd. Samenvattende notte gemaakt met bevndngen, analyse en aanbevelngen. Presentate van bevndngen gehouden voor bovenstaande heren aangevuld met de heer A. Langeres (HK-C) en mw. drs. J. Kromkamp (FAZ). De bevndngen zjn door betrokkenen n hun egen afdelng/stafdenst teruggekoppeld en besproken n de maanden januar en februar 1999. Besprekng van deze notte met r. H. Prns n december 1998.
3 Constaterngen (evdence) Audt Faclty Management n het recente verleden zjn er reeds onderzoeken gedaan door externe bureaus naar dezelfde problematek (rapport Lub, rapport DCE). Deze rapporten hebben geen zchtbare afhechtng en follow-up gehad. Er s geen vastgelegde en dudeljke beslutvormng aangetroffen, waarn de oorspronkeljke afspraken naar aanledng van de nstellng van FAZ zjn beschreven. Bj FM zjn veel 'spelers' betrokken de acteren op RWS-D2-nveau en sommge de ook acteren op RWS-HK-D3-nveau. De 'klant' heeft twjfel aan de deskundghed van zowel FAZ als ZX (menng FAZ en ZX zelf). Het s ondudeljk hoe de opdrachtgever-opdrachtnemer rol tussen FAZ en RWS s afgesproken. Ook s ondudeljk hoe de taakverdelng en verantwoordeljkhedsverdelng tussen de dverse 'spelers' feteljk s. Op dt moment zjn er verschllende neuwe 'spelers' aangetreden de net erfeljk belast zjn met het verleden. Er zjn nmddels ntateven om de relate tussen ZX en FAZ aan te halen. De spelers hebben het gevoel onderdeel van een machtsspel te zjn.
4 Analyse Audt Faclty Management n de reorgansate van HW->HK s het taakveld Faclty Management net goed meegenomen. Volgens afspraak s eerst veel aandacht besteed aan de prmare sectoren en de rol van programmamanagement. FM staat nog steeds net hoog op de agenda. Ut de gesprekken komt het beeld naar voren dat net dudeljk s wat RWS aan FM verwacht en hoe dat proces goed kan worden ngercht. De FM taken op D2-RWS en D3-HKW zjn versnpperd over verschllende spelers, de allen vanut hun specfeke nvalshoek een bjdrage wllen leveren. De belangrjkste spelers zjn: FAZ, ZX, C, CX, K, (p)dg. Er bestaat geen dudeljke organsatorsche verdelng tussen D2-RWS en D3- HKW taken op het gebed van FM, zoals dat wel bestaat op C-gebed (C<->CX) en P&O-gebed(P&O<->PX). Onlangs s er bewegng ontstaan tussen ZX, FAZ en HK-D, om gezamenljk de stuate te verbeteren. Deze rapportage van het vooronderzoek s te beschouwen als het resultaat van een audt naar de organsatorsche opzet van FM op D2(RWS)-D3(HKW)-FAZ nveau. De stafdenst Audt RWS vndt het op bass van de resultaten tot nu toe net znvol om naar de feteljke praktjk te kjken. Er s onvoldoende kader(utgangspunten, vse, organsatorsche dudeljkhed, dudeljke afspraken) om te kunnen toetsen. De stuate s van zodange aard dat de we wel van menng zjn dat er acte ondernomen moet worden.
5 Adves 1 Audt Faclty Management Begn met een schone le en laat zaken de n het verleden gepasseerd zjn voor wat ze zjn, er zjn neuwe 'spelers'. V.w.b FM op HKW-D3-nveau: Er zjn nu geen dudeljke afspraken. Leg de relate HKW-D3 <-> FAZ vast n een overeenkomst tussen de (p)dc en hoofd FAZ. n deze overeenkomst worden dan de produkten en benodgde mddelen en de voorwaarden, waaronder de producten geleverd worden opgenomen. Ook worden er afspraken gemaakt over de vereste nformatevoorzenng, detalnveau, frequente en kwaltet. Z en FAZ kunnen een dergeljke overeenkomst voorbereden. V.b.t. FM op RWS-D2-nveau: Er ontbreekt een actuele vse van RWS op FM. Wj stellen U voor een werkgroep n het leven te roepen onder voorztterschap van de (p)dg. n de werkgroep partcperen, naast de (p)dg, FAZ, C, ZX, K en bv. 2 D3's (bv. 1 RD/1 SD). Om de gedachte te bepalen: wj denken dat 1 a 2 bjeenkomsten van 2 uur voldoende zjn om de vse te maken.
6 Plan van Acte Audt Faclty Management RolZX HKW(D2) Overeenkomst FAC HKW: OC- ON Werkplan FAC>HKW Productbladen / Catalogus densten Husvestng: afspraken stelselwjzgng FM-overleg: jaaragenda Overeenkomst /wjze van afrekenng Vse utwerken Op 3 maart 1999 s n een gezamenljke vergaderng van FAZ, HK-ZX, HK-C en Audt onderstaand Plan van Acte vastgesteld: 'Actehouder-'^' Hans Pett Daan Langendoen Daan Langendoen Hans Pett Ab Langeres Daan Langendoen Daan Langendoen Ab Langeres ^*^;v Datum'wreed^^^jun '99 jun '99 aprl jun '99 aprl s reeds gereed september jun Op 4 jun 1999 s de rapportage vastgesteld door de (p)dg, r. L..H. Kejts.