Burgemeester en Wethouders B en W nr. 13.0074 d.d. 29-1-2013 Onderwerp Brief aan de raad inzake Exploitatie en Beheer Brede School Leiden Noord (Het Gebouw) Besluiten:Behouden s advies van de commissie 1. Bijgaande brief aan de raad inzake Exploitatie en Beheer Brede School Leiden Noord (het Gebouw) aan de raad te sturen. Perssamenvatting: De raad van de gemeente Leiden wordt schriftelijk geïnformeerd over de te verwachten effecten van de beheersexploitatie Brede School Leiden Noord (Het Gebouw).
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de Raad Bezoekadres Postadres Telefoon E-mail Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus 9100 2300 PC Leiden 071-5165165 sleutel@leiden.nl www.leiden.nl/gemeente Datum 29 januari 2013 Contactpersoon L.G. Bergijk Ons kenmerk DIV-2012-17948 Doorkiesnummer 071-516 7118 Onderwerp Exploitatie en beheer Brede School Leiden Noord (Het Gebouw) Geachte leden van de Raad, Aanleiding Inmiddels is het alweer vier jaar gelden dat de gemeenteraad het Uitvoeringsbesluit Brede School Leiden Noord (Het Gebouw) (RV 08.0047) heeft vastgesteld. De oplevering van Het Gebouw heeft plaatsgevonden op 7 januari 2013 en de ingebruikname zal naar verwachting rond Pasen of in de meivakantie afgerond kunnen worden. In het Uitvoeringsbesluit Brede School Leiden Noord (Het Gebouw) zijn de financiële randvoorwaarden rond bouw en exploitatie opgenomen. De gemeentelijke exploitatielasten van Het Gebouw (incl. lasten van de investeringen) zijn in de meerjarenbegroting verwerkt. Over de te verwachten effecten van de beheersexploitatie Het Gebouw willen wij u hierbij informeren. In de Programmabegroting 2013, programma 7, paragraaf Programmakosten, is het volgende opgenomen; Financieel voordeel in het projectbudget Brede school Leiden Noord < > Tevens wordt nu reeds een financieel voordeel verwacht in het investeringskrediet voor de bouw (Uitvoeringsbesluit). Dit is een eenmalig voordeel in de investeringen, met een langjarig effect op de kapitaalslasten. Hierdoor ontstaat ruimte in de jaarlasten van het project 'Bouw Brede School Leiden Noord'. Deze financiële ruimte kan worden ingezet voor het geprognosticeerde financiële tekort op de langjarige exploitatie van de Brede School Leiden Noord. <..> Het afgelopen jaar is door gemeente en betrokken partners met grote inzet en commitment gewerkt aan het vormgeven van een duidelijke organisatiestructuur en inhoudelijke afspraken op het gebied van (facilitair) beheer en exploitatie en het inhoudelijke programma voor Brede School Het Gebouw.
Beheersafspraken en organisatie In het organisatiemodel is ervoor gekozen niet bij de gemeente, maar bij de Vereniging Van Gebruikers (VVG BSHG) de primaire verantwoordelijkheid voor de exploitatie van de horeca en additionele verhuur van Het Gebouw neer te leggen. De gemeente heeft daarmee een faciliterende rol (subsidie) en sturende rol (uitvoeringsovereenkomst). Op 28 september 2012 heeft de portefeuillehouder Onderwijs uw raadscommissie Onderwijs en Samenleving uitgenodigd kennis te maken met de VVG BSHG i.o. en de beoogd wijkondernemer. Aldaar hebben VVG BSHG en beoogd Wijkondernemer zich gepresenteerd en een korte presentatie gegeven van de beoogde organisatiestructuur en plannen met betrekking tot programma, beheer en exploitatie. Daarnaast zijn de aanwezige raadsleden rondgeleid in de Brede School Het Gebouw. Naar aanleiding van dit bezoek zijn door mevrouw Karsch-Spiro van de raadsfractie PvdA vragen gesteld terzake van de situatie rond de exploitatie van de horeca. In aansluiting op de beantwoording van die vragen willen wij het volgende opmerken. De VVG BSHG is medio december formeel opgericht als rechtspersoon en is op dit moment actief. Deze rechtspersoon heeft op 19 december 2012 de Uitvoeringsovereenkomst met de gemeente afgesloten, waarin is vastgelegd welke coördinerende taken de VVG BSHG uitvoert op het gebied van beheer en exploitatie en het inhoudelijke programma binnen de Brede School. De VVG BSHG stelt een Wijkondernemer aan voor de coördinatie van exploitatie horeca en additionele verhuur ruimtes. De VVG BSHG draagt er zorg voor dat de (door haar voor verhuur en horeca ingestelde en te coördineren) Wijkondernemer zich jegens haar committeert aan een jaarlijks op neutraal dan wel positief sluitende beheersexploitatie. Financieel risico Ten behoeve van het reduceren, vermijden, overdragen en beheersen van de onvoorzienbare risico s en tekorten in de exploitatie van Het Gebouw is maximale inzet gepleegd. In het verlengde van het Uitvoeringsbesluit moet echter geconstateerd worden dat de gemeente eigenaar van Het Gebouw is en hiermee ook eindverantwoordelijk is voor c.q. drager blijft van een financieel risico op de beheersexploitatie. Door de kwartiermakers VVG BSHG i.o. is als gevolg van diverse factoren een financieel risico op de langjarige beheersexploitatie (horeca en additionele verhuur) geprognosticeerd. Het jaarlijkse risico bedraagt maximaal 210.000. Dit risico is reëel te achten in de aanloopperiode (de eerste drie jaar), gezien de bouwontwikkelingen rond en herontwikkeling van het Kooiplein en de effecten van afspraken met de Vereniging van Gebruikers die pas na verloop van tijd zichtbaar zullen worden. De verwachting is dat na drie jaar de beheersexploitatie budgettair neutraal kan zijn. Het geprognosticeerde maximale risico is aangemeld en opgenomen in de begroting 2013. Omdat de kans dat dit exploitatietekort in zekere mate zal gaan optreden tamelijk
groot is, willen wij u informeren over de mogelijkheden die er zijn om dit tekort af te dekken. Deze mogelijkheden zijn opgenomen in onderstaand schema. Risico Brede school Leiden Noord 2013 2014 2015 beheersexploitatie (horeca en additionele verhuur) -210.000-210.000-210.000 Beoogde dekking: 1. voordeel 2012 budget BSLN 120.000 2. vrijvallende afschrijvingskosten op het krediet grondverwerving BSLN 49.000 49.000 3. voordeel kapitaallasten tgv voordeel in het investeringskrediet voor de bouw van de BS Het Gebouw 161.000 161.000 Saldo van het risico -90.000 0 0 Voordeel 2012 budget BSLN. Voor het te verwachten exploitatierisico in 2013 is incidenteel dekking voorhanden door een onderbesteding op het budget van de Brede School Noord in 2012 à 120.000. Bij de jaarrekening zal worden voorgesteld dit budget te bestemmen voor het exploitatierisico in 2013. Dit betekent dat het resterende risico 90.000 bedraagt. Vooralsnog wordt er vanuit gegaan dat de voor te stellen dekking bij de jaarrekening voldoende is, mede gelet op het feit dat de exploitatie 2013 pas medio mei, na feitelijke ingebruikname door de partners, een aanvang zal nemen. Indien nodig zal alsnog een aanvullend dekkingsvoorstel vanuit programma 7 (Onderwijs) worden gedaan bij de 2 e bestuursrapportage. Vrijval afschrijvingen. Vanaf 2014 kan ter dekking een (structureel) bedrag van 49.000 worden gevonden in vrijvallende afschrijvingskosten op het krediet grondverwerving BSLN. Deze vrijval zal binnen de geldende begrotingsregels incidenteel voor 2 jaar worden overgeheveld naar de (werk)begroting subsidie BSLN. Daarna valt deze post vrij ten gunste van de stelpost onderuitputting kapitaallasten. Voordeel kapitaallasten. Het te verwachten financieel voordeel op het investeringskrediet voor de bouw van de BS Het Gebouw vertaalt zich in een besparing op de langjarige kapitaalslasten van BS Het Gebouw. Dat voordeel kan worden ingezet ter gedeeltelijke dekking van het geprognosticeerde financiële risico op de beheersexploitatie. In de Programmabegroting 2013 is dat reeds aangegeven. Wij zijn voornemens om medio 2013 het investeringskrediet voor de bouw van de BS Het Gebouw af te sluiten. Dan hebben wij beter inzicht in de hoogte van het mogelijke exploitatietekort. Op dat moment zullen wij voorstellen doen om (een deel van) deze financiële ruimte in te zetten ter dekking van het risico in 2014 en 2015, hetgeen kan plaatsvinden bij de 2 e bestuursrapportage 2013. Rapportage Tenslotte willen wij nog opmerken dat de VVG BSHG jaarlijks een plan van aanpak opstelt, waarin wordt aangegeven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de toebedeelde coördinerende taken met betrekking tot beheer en exploitatie, verhuur en horeca. De VVG BSHG rapporteert daarnaast twee maal per jaar schriftelijk aan de gemeente; te weten een tussentijdse halfjaarrapportage (inhoudelijk en financieel) voor 1 september van
elk jaar en een eindrapportage (inhoudelijk en financieel) voor het gehele kalenderjaar voor 1 mei van elk jaar. Op basis van bovenstaande rapportages zal de VVG BSHG jaarlijks een beschikking tot subsidieverlening, respectievelijk een beschikking tot subsidievaststelling ontvangen. Ook zal dan de daadwerkelijke bijdrage in de exploitatie vastgelegd dienen te worden. Op basis van deze tussentijdse rapportage zullen wij de lopende afspraken alsook het committeren aan een jaarlijks op neutraal sluitende beheersexploitatie, zoals zijn neergelegd in de Uitvoeringsovereenkomst Gemeente VVG BSHG monitoren en waar nodig bijsturen in goed overleg met de VVG BSHG. Ook zullen wij de eerste drie jaar van de looptijd ervan evalueren. Uiteraard zullen wij uw raad terzake van het monitoren, evalueren en eventueel bijsturen tijdig informeren. Wij gaan er vanuit u hiermee op dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,