2014 SEPA Direct Debit AssuWare
Sepa Direct Debit Handleiding voor het gebruik van ARBIS Sepa Direct Debit (PAIN) 2
Disclaimer De ARBIS SEPADD incassomodule is een extra hulpmiddel voor het incasseren van bedragen volgens het nieuwe Single Euro Payments Area. Deze module garandeert geenszins onjuist gebruik of fouten door het gebruik ervan te voorkomen. U bent als gebruiker volledig verantwoordelijk voor het juist toepassen van de regels en voorwaarden die aan SEPA en SEPA DD zijn verbonden. Wanneer u deze module in gebruik neemt draagt u zelf zorg voor het naleven van de voorwaarden die aan het gebruik van SEPA zijn verbonden alsmede de voorwaarden uit de overeenkomst die u met de bank bent aangegaan. AssuWare biedt geen garanties, noch uitdrukkelijk noch impliciet, aan een persoon, instelling of rechtspersoon, ten aanzien van de geboden informatie en gebruik van de software. Deze moet worden aanvaard in de vorm waarin zij wordt verstrekt. Verder gelden geen voorwaarden of garanties met betrekking tot de actualiteit en/of geschiktheid. AssuWare zal op geen enkele wijze verantwoordelijk zijn of aansprakelijk gesteld kunnen worden voor schade van welke aard dan ook, daarbij inbegrepen bijzondere, indirecte en voortvloeiende schade die het gevolg is van, of voortvloeit uit, de hier geboden informatie of het gebruik van de software. Alle rechten voorbehouden. Niets uit de geboden informatie mag worden verveelvoudigd of verspreid worden in enige vorm of op enige wijze, noch in druk noch via elektronische of mechanische media zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van AssuWare. 3
Sepa Direct Debit (SEPA DD) Met ingang van 1 februari 2014 gaan wij over op één Europese betaalmarkt: SEPA de Single Euro Payments Area. Wanneer u gewend bent om te werken met automatische incassoopdrachten stapt u over van CLIEOP03 naar SEPA DD. Voor het verwerken van automatische incasso-opdrachten hebben wij een basis SEPA DD incassomodule ontwikkeld waarmee u de incasso-opdrachten vanuit de prolongaties en mutaties in ARBIS kunt omzetten naar incassobatches volgens het nieuwe SEPA DD XML bestandsformaat. Om gebruik te mogen maken van SEPA DD moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. 1. U dient te beschikken over een mandaat waarmee de opdrachtgever u heeft gemachtigd om bedragen van zijn/haar rekening af te mogen schrijven. Dit mandaat moet aan een aantal voorwaarden voldoen. In het mandaat zijn belangrijke gegevens opgenomen die bij elke transactie moeten worden vermeld. Het mandaat moet onder andere de volgende gegevens bevatten: Een uniek mandaatnummer, het IBAN en SWIFT BIC, de datum van ondertekening van het mandaat door de opdrachtgever, de plaats van ondertekening, het type incasso (CORE of B2B en FRST, RCUR, FNAL of OOFF). CORE is de standaardincasso met een recht op terugboeking voor een bepaalde periode door de geïncasseerde (opdrachtgever). Business to Business (B2B) biedt die mogelijkheid niet maar moet daarentegen weer voldoen aan andere regels en strengere voorwaarden. Uw bank kan u hierover relevante informatie verschaffen. De ARBIS SEPA DD incassomodule biedt uitsluitend CORE incassomogelijkheden. Een eerste incasso op een nieuw mandaat met een vervolgincasso wordt altijd voorafgegaan door FRST. Elke volgende incasso op basis van het mandaat wordt aangegeven met RCUR. 2. U dient als incassant te beschikken over een overeenkomst met uw bank waarin een uniek incassant ID aan u is verstrekt. Dit incassant ID moet evenals een aantal andere gegevens bij elke aangeleverde transactie (batch) worden vermeld. Voor oorspronkelijke incassomachtigingen is een uitzonderling gemaakt op de vereiste regels en voorwaarden van het nieuwe mandaat. Het mandaat moet wel aan een aantal eisen voldoen en bepaalde gegevens bevatten die in de incasso-opdrachten moeten worden vermeld. Wanneer u de Upgrade ARBIS 5.0 installeert controleert de installatieprocedure de producten van klanten op de aanwezigheid van een incassomachtiging. Is hiervan sprake dan maakt het programma een mandaat aan dat aan het betreffende bankrekeningnummer wordt gekoppeld. Dit mandaat bevat tevens de vereiste gegevens om een SEPA incasso-opdracht aan te kunnen maken. Veranderingen die u in een mandaat aanbrengt kunnen tot gevolg hebben dat u het mandaat niet meer mag gebruiken. Het mandaat heeft een uniek nummer dat u na een eerste incasso nooit meer mag veranderen. Verandert het bankrekeningnummer bijvoorbeeld, dan moet u een nieuw mandaat aanleveren dat voldoet aan de gestelde eisen. Er ontstaat op dat moment weer een nieuwe incasso-overeenkomst waardoor het mandaat de waarde FRST meekrijgt bij de eerste incasso-opdracht. De ARBIS SEPA DD incassomodule regelt dit onder bepaalde omstandigheden maar niet in alle gevallen automatisch voor u. Uw bank kan u over de nieuwe regels ten aanzien van SEPA Direct Debit alle gewenste informatie verstrekken. 4
HOE WERKT HET? In ARBIS kunt u op twee manieren SEPA-DD (SEPA Direct Debit) opdrachten aanmaken. 1. Tijdens het invoeren van een mutatie (Klant > Product > Tabblad Mutaties) 2. Na het verwerken van een prolongatie. SEPA-DD opdrachten kunnen uitsluitend worden aangemaakt wanneer de betreffende bankrekening is gekoppeld aan een mandaat. Aan een mandaat worden een aantal voorwaarden gesteld zoals hiervoor is beschreven. Nadat u een geldig SEPA mandaat heeft ingevoerd, kan het programma transacties aanmaken die uiteindelijk door middel van een batch kunnen worden aangeboden bij de bank waar u een contact voor het Europees Incasso heeft afgesloten. Het SEPA-DD bestand moet voldoen aan het PAIN formaat. Het nieuwe Europese betaalsysteem kent verschillende afkortingen die u in deze handleiding regelmatig zult tegenkomen. Hieronder treft u een verklarend overzicht aan van de meest voorkomende en bekende afkortingen. SEPA is een afkorting voor Single Euro Payments Area. Met één rekening kunnen betalingen naar andere landen binnen deze area=gebied uitgevoerd. IBAN is een afkorting voor International Bank Account Number. Een IBAN bestaat uit een landcode, een controlegetal, de bankcode en uw huidige rekeningnummer aangevuld met 1 of meerdere nullen. Bijvoorbeeld: NL 26 INGB 0001234567 BIC is een afkorting voor Bank Identifier Code. Dit is de internationale identificatie code van een bank. Een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens. B2B / Core. Dit is het Europese incasso schema. Het Core schema en het Business to Business schema (B2B). Core is de normale incasso met een recht op terugboeking gedurende een bepaalde periode en B2B betreft de zakelijke incasso. ARBIS werkt uitsluitend met CORE. PAIN is een afkorting voor PAyments INitiation en behelst het bestandsformaat dat moet worden gebruikt voor SEPA betalingen en incasso s. Incasso-opdrachten worden door het systeem bewaard in een historiebestand zodat u eventueel later kunt controleren wat u heeft gedaan en welke bedragen u heeft geïncasseerd. Het historiebestand bevat de naam van het oorspronkelijke xml-bestand zoals dat door ARBIS is aangemaakt, de batchgegevens en een gedetailleerde inhoud van de transacties die in de batch zijn opgenomen. Incassobatches bevinden zich in de sub map INCASSOBATCH in de hoofdmap ARBIS. De samengestelde naam van de batch bestaat uit de volgende onderdelen: De Naam, De Datum en De Tijd van aanmaak.extensie Voorbeeld: SEPAMUT_XML_2013-11-28_T15-54-47.xml SEPA_XML_2013-12-03_T15-51-57.xml Deze naam wordt ook opgeslagen in het historiebestand van de incasso-opdrachten. Wijzig deze dus niet wanneer u de batch later nog een keer wilt kunnen terugvinden. 5
WAAR VIND IK DE GEGEVENS? HANDLEIDING AssuWare SEPA-DD gegevens kunnen op diverse plaatsen in het programma worden teruggevonden. Dat geldt bijvoorbeeld voor verwerkte opdrachten maar ook voor de mandaten die u bij de individuele klanten heeft ondergebracht. Het programma voorziet op uiteenlopende niveaus in overzichten en toegankelijkheid naar de betreffende onderdelen. Hieronder vindt u de verwijzingen naar de verschillende onderdelen in een nutshell. Menuoptie Financieel Overeenkomst: Financieel > SEPA_DD > Incasso-overeenkomst Mandaten: Financieel > SEPA_DD > Overzicht SEPA mandaten Verzonden batches: Financieel > SEPA_DD > Overzicht Incassobatches Opdrachten aanmaken: Financieel > SEPA_DD > SEPA INCASSO Menuoptie Financieel Overeenkomst: Financieel > Directe beloning > Administratie > SEPA_DD > Incasso-overeenkomst Mandaten: Financieel > Directe beloning > Administratie > SEPA_DD > Overzicht SEPA mandaten Verzonden batches: Financieel > Directe beloning > Administratie > SEPA_DD > Overzicht Incassobatches Opdrachten aanmaken: Financieel > Directe beloning > Administratie > SEPA_DD > SEPA INCASSO Menuoptie Klant Alle IBAN van alle klanten bekijken of wijzigen: IBAN betaalrekening alle klanten Mandaten van alle klanten: SEPA DD > Mandaten Klant-invoerscherm Bankrekening > Tabblad SEPA Direct Debit Incasso-batches Incassobatches die u wilt aanleveren via het Internet aan de bank vindt u in de hoofdmap van ARBIS en de sub map INCASSOBATCH. De naam van de batch bestaat uit de volgende onderdelen: De Naam, De Datum en De Tijd van aanmaak.extensie Zoals: SEPAMUT_XML_2013-11-28_T15-54-47.xml Deze naam wordt ook opgeslagen in het historiebestand van de incasso-opdrachten. 6
BEGINNEN IBAN (BETAALREKENINGEN) Voordat u met het invoeren van SEPA mandaten aan de slag kunt gaan, moeten de rekeningnummers van de betreffende relaties omgezet zijn naar IBAN. Om dit proces te vereenvoudigen (zodat u niet elke klant afzonderlijk hoeft te openen en sluiten) kunt u gebruikmaken van de lijst IBAN betaalrekeningen alle klanten. Met behulp van het Overzicht van rekeningnummerbestand verkrijgt u een overzicht van waaruit u elk bankrekeningnummer afzonderlijk kunt wijzigen en aanvullen. Voer hier alle IBAN gegevens in. Ga naar: >Klant >IBAN betaalrekeningen alle klanten Nu wordt de browser met alle betaalrekeningen geopend. De geopende browser bevat alle bestaande rekeningen van actieve klanten. Hier kunt u desgewenst de nodige wijzigingen aanbrengen in de rekeningnummers. Wanneer u alle oude rekeningnummers heeft gewijzigd naar IBAN, moet alleen nog de incasso-overeenkomst in het programma worden opgemaakt om definitief te kunnen starten met SEPA Direct Debit. Voor het opvragen van vervangende IBAN voor bestaande bankrekeningnummers kunt u terecht bij www.ibanservice.nl. 7
DE INCASSO OVEREENKOMST Voordat u met behulp van de SEPA module kunt gaan incasseren moet de incassoovereenkomst die u met de Bank bent aangegaan worden ingevoerd. Dit is de Standaard Europees incasso. Volg de instructies om de incasso-overeenkomst in te vullen. Ga naar: > Financieel > SEPA_DD > Incasso-overeenkomst. Vul de gevraagde gegevens in en sluit af met Ok. Indien nodig kunt u hier de ingevoerde gegevens nog wijzigen. Nadat u de overeenkomst heeft ingevoerd kunt u aan de slag met SEPA mandaten. 8
EEN SEPA MANDAAT INVOEREN HANDLEIDING AssuWare De eerste stap naar een incasso-opdracht is het aanmaken van een mandaat. Wanneer u reeds met automatische incasso-opdrachten in ARBIS heeft gewerkt, heeft het programma de bestaande incassomachtigingen tijdens de installatie automatisch omgezet naar een mandaat. Het mandaat krijgt een uniek ID-nummer dat niet meer gewijzigd mag worden. Begint u voor het eerst met het automatisch incasseren van verschuldigde bedragen van de bankrekeningen van rekeninghouders, dan is het van belang dat u voor elke opdrachtgever een nieuw mandaat aanmaakt. Het aanmaken van mandaten gebeurt op klantniveau. Wanneer u vanuit één van de klantoverzichten, bijvoorbeeld vanuit de browser van deze optie het klantdossier opent, gaat u naar het venster met bankrekeningen en opent u het betreffende invoerscherm van het gewenste bankrekeningnummer. 9
Het SEPA-mandaat bevindt zich achter de bankgegevens op het betreffende tabblad. Wanneer nog geen mandaat is aangemaakt, verschijnt de knop Mandaat Opstellen. Hiermee wordt u naar het invoerscherm geleid voor het aanmaken van een nieuw SEPA Mandaat. Het mandaat wordt voor zover mogelijk ingevuld door het programma. U dient zelf de datum van ondertekening van het mandaat en de plaats van ondertekening in te vullen. 10
UITLEG VAN HET SEPA-DD MANDAAT HANDLEIDING AssuWare Unieke mandaatreferentie De unieke mandaatreferentie wordt altijd meegezonden met de incassobatch en mag nadat de eerste maal een incasso-opdracht is verzonden niet meer worden gewijzigd. Datum van ondertekening mandaat Dit is de datum waarop het mandaat door de opdrachtgever (debiteur) is ondertekend. Plaats ondertekening mandaat Spreekt voor zich Betalingscode (of incasso-schema) Deze code kan niet worden gewijzigd omdat ARBIS uitsluitend werkt met CORE. B2B / CORE. Dit is het Europese incasso schema. Het CORE schema en het Business to Business schema (B2B). CORE is de normale incasso met een recht op terugboeking gedurende een bepaalde periode en B2B betreft de zakelijke incasso. ARBIS werkt uitsluitend met CORE. Volgorde De eerste incasso-opdracht wordt altijd vergezeld van FRST (First=eerste). In elke volgende incasso-opdracht op het mandaat wordt RCUR (Recurrent=terugkerend) meegegeven. Het programma past dit zelf aan op verzoek en nadat u een eerste incassoopdracht heeft verzonden. 11
De volgende opties kunnen worden ingesteld 1. Mandaat gereed 2. Mandaat wijzigen 3. Vervallen HANDLEIDING AssuWare 1. Mandaat gereed wil zeggen, dat u de invoer heeft afgerond en het mandaat niet meer gewijzigd wordt. In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk zijn om gegevens in het mandaat te wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer een opdracht niet is uitgevoerd en de volgorde al gewijzigd is in RCUR. Dan vinkt u de volgende optie aan. 2. Mandaat wijzigen is slechts zeer beperkt mogelijk en aan een aantal voorwaarden onderworpen. De gegevens die gewijzigd kunnen worden zijn de volgorde, het betalingstype en de debiteurgegevens. Omdat aan de te gebruiken tekens eisen worden gesteld waardoor niet alle lettertekens kunnen worden gebruikt, hebben wij de mogelijkheid geboden om de namen en adressen aan te passen. 3. Voorkom het gebruik van tekens zoals &, @, /, \, é, ë, ó, ü, ñ, ô, ò, Ö enz. enz. Een complete batch kan door een verkeerd karakter worden afgewezen. Gebleken is, dat deze tekens (nog) niet door alle banken worden geaccepteerd. Het resultaat na invoer Wanneer de SEPA Mandaten eenmaal zijn ingevoerd en door u zijn gecontroleerd, kunt u aan de slag. Vanaf dit moment kunt u PAIN bestanden aanmaken voor de automatische incasso van verschuldigde bedragen. 12
OVERZICHT MANDATEN Omdat het lastig kan zijn om voor elk mandaat eerst het klantscherm te openen en vervolgens naar het IBAN te gaan voordat u een mandaat kunt bekijken bestaat er ook een mogelijkheid om dit via het hoofdmenu te doen. Hier voert u geen mandaten in maar kunt u ze wel bekijken en aanpassen. Voor een volledig overzicht gaat u naar de volgende menuoptie. Ga naar: > Klant > SEPA_DD > Mandaten Deze browser bevat alle aanwezige mandaten van alle klanten. Deze mandaten kunt u hier wijzigen of verwijderen. 13
EEN MUTATIE INVOEREN EN EEN BATCH AANMAKEN HANDLEIDING AssuWare Wanneer u een mutatie aanmaakt (via de productadministratie van klant) en u incasseert het verschuldigde bedrag zelf via een SEPA machtiging, kunt u van deze mutatie na invoer een SEPA DD incassobatch aanmaken. In het programma kunt u mutaties niet verzamelen om deze later om te zetten naar een incasso-batch. U maakt dus voor elke mutatie een afzonderlijke batch aan. Ga naar: > Klant > Productadministratie > Tabblad Mutaties/Boekingen > Toevoegen Wanneer u voor deze klant een mandaat heeft aangemaakt en het product voor automatische eigen incasso in aanmerking komt verschijnt automatisch het verzoek of u de incasso met behulp van een automatische machtiging wilt uitvoeren. U geeft dit aan met J Wanneer u een SEPA-DD incasso batch wilt aanmaken geeft u dit hier aan. Let op dat u de juiste uitvoerdatum invult. 14
EEN SEPA-DD INCASSOBATCH VAN UW PROLONGATIES MAKEN Nadat u heeft geprolongeerd kunt u de prolongatie verwerken naar een incassobatch. U kunt gelijk na de eerste maatschappij-prolongatie een batch aanmaken en deze aanbieden bij uw bank. U hoeft dus niet te wachten tot u alle prolongaties heeft verwerkt. Alle boekingen in een batch worden op eenzelfde datum aangeboden voor verwerking. Verwerkte posten uit prolongatiebestand worden nadat de batch is aangemaakt automatisch uitgesloten voor een volgende incasso-batch. Wanneer u dus een volgende prolongatie heeft aangemaakt kunt u deze weer afzonderlijk verwerken tot een incassobatch en aanbieden aan uw bank. Ga naar: > Financieel > SEPA_DD (Direct Debit) > SEPA INCASSO Open het tabblad Transacties aanmaken. Maak een keuze uit de volgende mogelijkheden: 1. Uitsluitend directe beloning 2. Uitsluitend premies eigen incasso 3. Alle hierboven genoemde posten Tip! Bewaar de aangemaakte SEPA-DD lijst zolang u de batch nog niet heeft ingediend. De lijst wordt verwijderd zodra u een nieuwe lijst gaat aanmaken door een nieuwe selectie van te incasseren posten. 15
EEN SEPA-DD INCASSOBATCH VAN UW PROLONGATIES MAKEN (vervolg) Het verzamelen van de posten gebeurt door de gewenste periode te kiezen en de uitvoerdatum te vermelden. Nadat het programma alle posten van uw keuze heeft verzameld kunt u het SEPA-DD bestand inzien en controleren met de knop Transactiebestand inzien. U kunt de individuele gegevens van deze batch nu controleren en desgewenst nog aanpassen. Als dit de eerste keer is dat een batch wordt aangemaakt voor deze klanten, is het belangrijk om alle gegevens goed te controleren. Als er fouten in de batch meekomen dan kan de hele batch worden afgewezen. De eerste opdracht die voor een klant wordt aangemaakt is altijd FRST. Daarna is deze voortaan altijd RCUR. Wanneer u zeker weet dat alle gegevens correct zijn overgenomen, kunt u de batch door het programma laten aanmaken. Dit gebeurt met de knop SEPA DD Bestand aanmaken Het SEPA- of PAIN bestand vindt u in de hoofdmap van ARBIS in de sub map INCASSOBATCH. Wanneer de batch wordt opgeslagen meldt het programma op het scherm wat de naam is van het bestand en waar u dit kunt vinden. Dit bestand kunt u straks aanbieden aan de Bank om te importeren 16
EEN SEPA-DD INCASSOBATCH VAN UW PROLONGATIES MAKEN (vervolg) Hoewel dit slechts in zeer uitzonderlijke gevallen nodig kan zijn (bijvoorbeeld omdat een gedeelte of de gehele batch van een bepaalde periode is mislukt of afgewezen) is het mogelijk om een gehele periode (dus niet een specifieke batch) opnieuw activeren voor SEPA-DD. Ga naar het tabblad Prolongatie opnieuw activeren om de periode te kiezen die u wilt activeren. U activeert daarmee de gehele periode van een maand. Wanneer u meerdere batches in een periode hebt verwerkt zitten deze daar dus bij. Let op dat u de klant niet twee maal belast voor eenzelfde opdracht als dat niet de bedoeling is. Wanneer alle incasso-opdrachten zijn verzameld kunt u desgewenst regels uit het gegenereerde overzicht verwijderen zodat u alleen de noodzakelijke incasso-opdrachten overhoudt. Selecteer hier de betreffende periode en druk op de knop Opnieuw activeren om de posten uit de betreffende periode te selecteren. Nadat de posten zijn verzameld gaat u weer naar het tabblad Transacties aanmaken om de lijst te openen met de knop Transactiebestand inzien. 17
DE INCASSO-HISTORIE VAN UW SEPA-DD INCASSOBATCHES In ARBIS worden alle batchtransacties van prolongaties en mutaties bijgehouden zodat u indien nodig een transactie of batch kunt controleren op inhoud. U kunt op twee manieren de transacties bekijken. 1. Voor een overzicht van de gehele batch gaat u naar het menu Financieel > SEPA_DD (Direct Debit) en vervolgens naar Overzicht incassobatches. 2. Voor een overzicht van een enkele transactie gaat u naar de Klant, opent u het IBAN en gaat u vervolgens naar het tabblad SEPA Direct Debit > Mandaat Inzien > Historie Het overzicht bevat onder andere de volgende informatie Druk op de knop Historie EndToEnd: Algemene informatie Bedrag: Incassobedrag Datum Incasso: Datum waarop de transactie moet worden uitgevoerd Chrg Br: Vaste waarde SLEV Seq Tp: FRST of RCUR Mandaatreferentie: Unieke mandaat omschrijving Incasso referentie incassant: Referentie voor uw kantoor die niet aan de klant wordt getoond Prtry: Vaste omschrijving SEPA Cd: Schema van de Batch CORE IBAN en BIC: Bankgegevens van de klant Debiteurgegevens: Gegevens van de opdrachtgever De omschrijving die de klant op het afschrift ontvangt (Ustrd/140 posities) is niet in het overzicht opgenomen 18
AANTEKENINGEN 19