Bestaat uit 2 delen. 1 e Webshop gebruiker. 2 e Meerdere gebruikers. Versie 6 18-02-14 Deel 1 Webshop gebruiker Ga naar www.hkvochten.nl Op de home page ziet U rechts 4 blokken staan, om te bestellen kiest U WEBSHOP. Registreer Uw persoonlijk account bij Registreren. (Dit is eenmalig). Er wordt een bevestiging naar het door U opgeven e-mailadres worden gestuurd. Login en klik op Mijn Profiel. U komt op de profiel overzicht pagina. In de overzichtsbalk vindt U: Overzicht: bij accountbeheer kunt U gebruikers bewerken en definitief verwijderen. Profiel: hier kunt u de gegevens zien die onder dit profiel vallen, eventuele wijzigingen kunt U hier ook wijzigen. Adressen: overzicht adressen die geregistreerd zijn en U bij bestellingen kunt gebruiken. Orders: Alle afgeronde orders en facturen. Mijn Favorieten Hier kunt U favoriete bestellijst(en) maken. U kunt artikelen toevoegen door op voeg toe aan favorieten te klikken, het artikelnummer in te toetsen en op opslaan te klikken: Hier worden geen te bestellen aantallen ingevuld. Ook is het mogelijk om de lijst te kopiëren naar een andere gebruiker: 1
Via u winkelwagen kunt U de artikelen die in de winkelwagen staan toevoegen aan Uw favorieten. Hier worden te bestellen aantallen wel ingevuld. Verder kunt U in uw favoriete bestellijst aantallen aanpassen en door op bestellen te klikken deze artikelen in de winkelwagen te plaatsen, en hierin kunt U gewoon weer verder winkelen. Winkelwagen Bestellen Artikel commentaar Bij een artikel in de winkelwagen kun je door op het pennetje te klikken commentaar aan het artikel toevoegen. Dit commentaar komt dan ook op de pakbon en op de factuur. Dit is bv makkelijk als de klant wil aangeven voor wie welke artikelen zijn. Controleren Indien er meerdere adressen gekoppeld zijn aan de gebruiker kunt u hier een ander factuuradressen/of afleveradres kiezen en op bestelling controleren kiezen. Afronden Hier kunt u nog een referentie toevoegen, een opmerking plaatsen en een bijlage toevoegen. De bijlage kan bijvoorbeeld u inkooporderzijn welke bij de factuur meegestuurd moet worden. 2
Uitloggen Via de webshop zou je dan weer in kunnen loggen. Verificatie Bij verificatie van de formulieren op de webshop: De streepjes onder de cijfers houdt in dat het cijfers zijn en geen letters en de letters zijn meestal alleen kleine letters. En ingave kan gewoon achter elkaar. bv 1w6sw5s. Tip! Om vanuit het profiel terug te keren om te bestellen klikt u op webshop. 3
Deel 2 indien meerdere gebruikers Meerdere gebruikers Mijn profiel Accountbeheer Organisatie. Organisatie: meerdere gebruikers (afdelingen) aanmaken. Aanmaken gebruiker: Persoon aanmaken, Na het aanmaken en importeren staan gebruikers bij inactieve gebruikers en kunt u ze verschuiven naar een door u gewenste divisie om ze te activeren. Ook kan men onderling wisselen van divisie door ze met de muis te verslepen. Inlezen gebruikers: Excellijst met personen kunnen worden ingelezen. Hierbij geld het zelfde als bij gebruikers aanmaken dat de gebruikers moeten worden geactiveerd. Het te importeren bestand moet gevuld zijn volgends de downloadtemplate. Wij adviseren u om hiervoor contact op te nemen met onze verkoopmedewerkers. 4
Aanmaken Divisie: Hier kunt U binnen Uw bedrijf meerdere divisies met eigen gebruikers aanmaken. Eventueel kan men hier met meerdere debiteurnummers werken. Bij klant kunt U de betreffende divisie kiezen. Door op de divisie op rechts te klikken kunt U: -Divisie bewerken: hier kunt U de geselecteerde divisie bewerken. -Divisie managers: hier kunt U managers aan divisies toekennen. Door het verplaatsen van gebruikers en divisies kunt U dit geheel naar eigen wens indelen. -Rapportages: overzicht orders van de gebruikers.door op het pijltje te klikken kunt U de order uitvouwen. -Verwijderen: bij verwijderen wordt de hele divisie verwijderd en komen de gebruikers op inactief te staan. Wilt u de gebruiker definitief verwijderen dan moet U deze gebruiker onder het bedrijf zetten van de hoofdaccount. En deze hoofdaccount kan hem dan in zijn Mijn profiel verwijderen. ADRESSEN KOPPELEN AAN DIVISIE 5
Standaard is niks gevuld je kunt kiezen uit onderstaande opties voor het factuuradres en het afleveradres afzonderlijk. U kunt bij een divisie 2 adressen vastleggen een aflever en een factuuradres. Op het moment dat u deze bij de divisie vastlegt kunt u als manager van de divisie alleen deze adressen kiezen. Als u geen adres vastlegt (wat standaard is ingesteld) bij de divisie kan de manager bij bestellen uit alle adressen kiezen die bij ons bekend zijn. 6
Gebruikers bewerken: Gebruiker bewerken, rechtermuisknop aanklikken. Vervolgens komt U in account onderhoud. Gebruikersnaam: naam van gebruiker. Actief: dit dient aangevinkt te zijn. Hoofd account: Hier kan men een gebruiker hoofdaccount maken. Goedkeuringsaccount: Hier kan men een gebruiker goedkeuringsaccount maken. Goedkeuringsgebruiker: hier stelt men in welke gebruiker goedkeuring moet geven op deze gebruiker. E-mail bevestiging: altijd ingeven, voor mailbevestiging na goedkeuring. Bestellen uitschakelen: optioneel. Bekijk order historie: Alle order historie/ Eigen order historie /Geen order historie ( eigen historie gewenst bij gebruiker/ bij hoofdaccount alle historie gewenst voor gehele bedrijfshistorie.) Max. order bedrag: indien gewenst kan dit ingegeven worden. Gebruikersrol: webshop gebruiker (staat al ingevuld). Puntenfactor: eventueel kan er per gebruiker een afwijkend puntenfactor worden aangegeven. BV als er gebruikers zijn die meer of minder punten krijgen dan het gehele bedrijf. 7
Artikel filter: klik op gebruiker met de rechtermuisknop en kies artikel filter. De artikelen uit het assortiment wat door U en HKV is vastgesteld. Dit assortiment is te zien door op de bedrijfsnaam te klikken. Deze artikelen kunt U vervolgens aan de gebruiker koppelen. Bij toevoegen van artikelen bij assortiment van gebruiker, moet men zowel onderaan als boven aan de pagina wijzigingen opslaan! Anders wordt de wijziging niet overgenomen. Indien een gebruiker een leeg artikelfilter heeft, kan er een artikelfilter gekopieerd worden, Bovenaan pagina: kopieer filterlijstlijst. Budget: Per persoon, klik met rechtermuisknop op gebruiker Klik op budget aanmaken ( boven aan pagina). Klik op het pennetje (bewerken) vervolgens kunt U het huidige aantal punten invullen. Eventueel kan dit met een ingang- en een vervaldatum. Tevens kunt U hier ook orders zien van deze gebruiker, door op toon orders te klikken. 8
Budgetten worden per bedrijf aan de hand van een factor bepaald. Voorbeelden: Bij factor = 1 dan 1 x 50.00 = 50 punten. Bij factor = 1,5 dan 1,5 x 50.00 = 75 punten. Bedragen achter de komma worden afgerond. Punten ophogen voor gehele divisie (bv begin van een nieuwe periode). Divisie: (rechtermuisknop) kies divisie budget ophogen, vul het op te hogen budget in en klik op budget opslaan. Hiermee worden dan de bestaande punten opgehoogd. Verwijderen: Gebruiker verwijderen en komt op inactief te staan. Om een gebruiker definitief te verwijderen kan weleens niet lukken in mijn profiel. Dit komt dan doordat er aan de gebruiker nog een goedkeuringsaccount is gekoppeld Als deze koppeling bij de gebruiker weg is dan kan deze gebruiker definitief worden verwijderd. Goedkeuren van orders: Manager logt in op webshop mijn profiel orders goedkeuren. Gebruiker besteld een order en de manager ontvangt een e-mail om de order goed te keuren. Na goedkeuring door de manager krijgt de gebruiker een e-mail dat de order is goedgekeurd. Tip! Om vanuit het profiel terug te keren om te bestellen klikt u op webshop. Artikelen verwijderen bij goedkeuren De artikelen kunnen verwijderd worden uit de winkelwagen bij goedkeuren van een order. Let op dit kan alleen bij goedkeuren order. Niet bij verderwinkelen want dan worden de gegevens niet opgeslagen. 9