Gebruikshandleiding Voor DirectFactureren 2.5-software
Welkom Van harte welkom bij Direct Factureren. Met deze gebruikshandleiding leggen wij u stap voor stap de handige software van Direct Factureren uit. Wij adviseren daarom ook om deze gebruikshandleiding goed te bewaren! Komt u er niet uit? Dan helpen wij u graag verder! Op onze website www.directfactureren.nl/faq staan de meest gestelde vragen. Heel veel van uw vragen zijn daar, of in deze handleiding al voor u beantwoord. Heeft u toch een vraag die daar niet bij staat, kunt altijd terecht bij onze klantenservice: www.directfactureren.nl/klantenservice Wilt u deze handleiding downloaden, ga dan naar www.directfactureren.nl/handleiding Wij wensen u veel plezier en succes met het gebruiken van de DirectFactureren software! Opmerkingen: De afbeeldingen in deze handleiding kunnen afwijken van de werkelijkheid DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 1
Inhoud 1. Overzicht... 3 2. Betaalpagina s... 4 Betaalpagina s, editor... 5 3. Systeem e-mails... 6 Soorten systeem e-mails... 6 Systeem e-mails aanpassen... 7 4. Uw account... 8 4.1 Betalingsopties... 8 4.2 Factuurlayout / Uw factuur vormgeven... 8 4.3 E-maillayout... 10 4.4 Uw gegevens... 11 4.5 Upgraden!... 12 5. Facturatiesysteem... 13 5.1 Artikelgroepen... 14 5.2 Artikelcodes beheren... 15 5.3 Debiteuren / Crediteuren beheren... 17 5.4 Facturen beheren... 23 5.5 Period. facturen... 27 5.6 Offertes beheren... 29 5.7 Inkoopfacturen beheren... 29 5.8 Grafieken... 30 5.9 Overzichten... 33 5.10 Betalingen importeren... 38 5.11 Instellingen... 39 6. Uitloggen... 42 DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 2
1. Overzicht Wanneer u inlogt op directfactureren.nl, komt in het startscherm. Deze ziet er als volgt uit: Aan de linkerkant vindt u het menu om te navigeren in de applicatie. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door op het logo bovenin te klikken. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 3
2. Betaalpagina s Hier kunt u de teksten aanpassen van de meldingen die uw klanten krijgen wanneer zij bezig zijn met een ideal-betaling. Standaard zijn er drie meldingen: - Payment_cancel Dit is de melding die klanten te zien krijgen wanneer zij de betaling annuleren. - Payment_failure Dit is de melding die klanten te zien krijgen wanneer ze de betaling zelf annuleren. - Payment_success Dit is de melding die klanten te zien krijgen wanneer de betaling is voltooid. U kunt ervoor kiezen om de meldingen aan te passen die uw klanten te zien krijgen. U kunt dit op de volgende manieren doen: - Een dubbelklik op de gewenste pagina die u aan wilt passen, of - Rechtermuisklik op de gewenste pagina die u aan wilt passen, en kies Pagina bewerken : DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 4
Betaalpagina s, editor Ongedaan maken Opnieuw Kies een opmaakstijl. In dit dropdownmenu: Kopteksten/hoofdingen, vetgedrukt, schuin, onderstreept, doorstreept, superscript, subscript, code, paragraaf, quote, div, pre, uitlijning links, uitlijning gecentreerd, uitlijning rechts Tekst vetgedrukt maken Tekst italic maken Tekst links uitlijnen Tekst centreren Tekst rechts uitlijnen Tekst uitvullen Opsommingsteken, keuzes: standaard, circel, disc, vierkant Opsommingscijfer, keuzes: cijfers, alfabet, Grieks alfabet, Romeinse cijfers Gehele paragraaf minder inspringen Gehele paragraaf meer inspringen Kies letterkleur voor tekst Voeg hyperlink toe Voeg afbeelding in DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 5
3. Systeem e-mails Systeem e-mails zijn de e-mails die automatisch door het systeem verzonden worden. In dit venster kunt u alle systeem e-mails bekijken en aanpassen. Soorten systeem e-mails Factuurmail Een factuurmail is een e-mail die de klant ontvangt. Bij deze e-mail zit de factuur als bijlage toegevoegd. Herinneringsmails De herinneringsmails zijn in te stellen zodat deze automatisch naar de klant worden verstuurd, wanneer de factuur nog niet is betaald. Dit is een optionele instelling die standaard uitgeschakeld staat. De herinneringsmails zijn in te schakelen bij de instellingen. Er zijn maximaal vijf herinneringse-mails in te stellen. Zie ook: 5.11 Instellingen Bedankmail De bedankmail is de mail die naar de klant wordt verstuurd zodra een factuur is betaald. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 6
Systeem e-mails aanpassen Een systeem e-mail kan worden aangepast door bij Systeem e-mails op de naam van de e-mail te klikken. Het volgende scherm zal verschijnen: In deze editor kan de systeem e-mail naar wens worden opgemaakt en aangepast. Meer informatie over de Editor vindt u hier: Betaalpagina s, editor DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 7
4. Uw account Hier zijn de accountinstellingen in te stellen. Er zijn twee opties mogelijk: 1. Factuurlayout 2. Uw gegevens 4.1 Betalingsopties Hier kunt u de betalingsopties ingeven. 4.2 Factuurlayout / Uw factuur vormgeven U kunt de 'header 1 ' en de 'footer 2 ' van uw factuur zelf bepalen en / of een achtergrondimage voor uw factuur plaatsen (u kunt dit op een later moment ook nog wijzigen/aanpassen). 1. Factuurlogo Hier kan een logo worden geüpload die in de linkerbovenhoek van de factuur zal worden weergegeven. Het logo zal worden geschaald naar maximaal 450 pixels 3 breed en maximaal 100 pixels hoog. Om het logo aan te passen, klik op Kies bestand. Selecteer uw logo, en klik op Open. 1 Header: De kop van de pagina, blok gegevens dat voorafgaat aan de eigenlijke gegevens 2 Footer: De voet van de pagina, welke standaard is voor alle documenten 3 Pixel: gekleurd puntje op een beeldscherm DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 8
2. Factuur header (bedrijfsgegevens) De header is de koptekst van de factuur. Hier kunnen de bedrijfsgegevens worden ingevoerd die op de factuur worden weergegeven. Meer informatie over de Editor vindt u hier: Betaalpagina s, editor 3. Factuur Footer Hier kan extra informatie worden weergegeven in de footer / voettekst van de factuur. 4. Factuur achtergrondafbeelding Hier kunt u uw achtergrondafbeelding voor de factuur uploaden. We vragen om een bestand met een afmeting van 2480 x 3508 pixels. Dit bestand kunt u aanmaken in een fotobewerkingsprogramma. Komt u er niet uit? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag verder! Een voorbeeldfactuur bekijken Het is belangrijk om uw veranderingen eerst op te slaan, voordat u het voorbeeld bekijkt. Als de veranderingen nog niet zijn opgeslagen, zullen ze niet worden weergegeven. Om het resultaat te bekijken, klik onderop op en vervolgens op DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 9
4.3 E-maillayout Hier kunt u de layout wijzigen van de e-mails die worden verzonden via onze applicatie. U kunt zelf een headerafbeelding en footerafbeelding inladen die boven en onder elke e-mail worden geplaatst. Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op Upload uw afbeelding. Hier kunt u vervolgens een afbeelding kiezen die wordt geschaald naar maximaal 650px breed en maximaal 130px hoog. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 10
4.4 Uw gegevens Hier kunt u uw gegevens van uw account aanpassen. 1. E-mail adres aanpassen Om uw e-mailadres aan te passen, vult u een nieuw e-mailadres in bij nieuwe e- mailadres. Vervolgens vult u het wachtwoord van uw DirectFactureren account in, ter controle. Klik vervolgens op Uw e-mailadres aanpassen. U krijgt vervolgens een e-mail waarin u het nieuwe e-mailadres kunt bevestigen. 2. Uw adresgegevens Hier kunt u uw adresgegevens aanpassen. Wanneer u klaar bent met het aanpassen van uw adres gegevens, klikt u op Uw gegevens aanpassen. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 11
4.5 Upgraden! Wilt u upgraden? Dat kan snel en eenvoudig via onze Upgraden knop! U kunt vervolgens meteen aan de slag met uw nieuwe account. Vervolgens kunt u meteen upgraden via volgende pagina: DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 12
5. Facturatiesysteem Vanuit dit gedeelte kunnen alle facturen worden aangemaakt en aangepast. Deze facturen kunnen voor elke ondernemingsbranche worden gebruikt. In onze handleiding gebruiken wij het voorbeeld van een klussenbedrijf (Jan Timmerman) om onze gegevens in en aan te vullen. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 13
5.1 Artikelgroepen Bij artikelgroepen zijn de groepen te bepalen waaronder artikelcodes kunnen vallen. Elke artikelcode hoort in een artikelgroep. In het voorbeeld van het klussenbedrijf Jan Timmerman zal dat er als volgt uit kunnen zien: Uitleg: Klussenbedrijf Timmerman heeft op het moment drie artikelgroepen waar alle 0.28 artikelcodes onder vallen, materiaalkosten, voorrijdkosten en man-uren. Om een nieuwe artikelgroep aan te maken, klik op het groene icoontje: Variabele Artikelgroepcode Omschrijving Standaardtekst Opslaan Uitleg Vul hier de code in die je wilt gebruiken voor deze artikelgroep. Dit mag u zelf bepalen. Kies een omvattende omschrijving voor deze artikelgroep, zodat het duidelijk is welke artikelcodes onder deze groep gaan vallen. Typ een standaard tekst die deze artikelen kan beschrijven. Deze tekst kan later geselecteerd worden voor een artikelcode. Sla alle aanpassingen op DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 14
5.2 Artikelcodes beheren In deze module kun je de artikelcodes beheren. Artikelcodes zijn de codes om een artikel aan te duiden. De artikelcodes zijn gedetailleerder dan de artikelgroepen. Elke artikelcode valt onder een artikelgroep. Bijvoorbeeld: In het voorbeeld van Klussenbedrijf Jan Timmerman, zijn dit bijvoorbeeld de voorrijdkosten, uurtarieven en materiaalkosten. De artikelcodes die dit kalenderjaar nog niet zijn gefactureerd, worden in een afwijkende kleur weergegeven. U kunt ze ook bekijken door op [ ongefactureerde items van dit jaar tonen ] te klikken. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 15
Om een nieuwe artikelcode aan te maken, klik op het groene icoon: Variabele Artikelgroepcode Artikelcode Omschrijving Bedrag (ex) BTW-tarief Notities Opslaan Uitleg Selecteer hier in het dropdown-menu 4 een eerder aangemaakte artikelgroepcode. Geef hier een artikelcode in voor het artikel. U kunt zelf een artikelcode kiezen. Denk hierbij wel aan eventuele uitbreidingen van deze lijst Niet 1, 2, maar bijvoorbeeld 001, 002, etc. Hier kan de omschrijving geselecteerd worden die wordt opgegeven bij Artikelgroepen, maar hier kan je ook een nieuwe specifiekere omschrijving invoeren. Deze omschrijving is zichtbaar op de factuur. Geef hier het bedrag per eenheid aan. Een eenheid is bijvoorbeeld een uur, een meter, een stuk. In de omschrijving beschrijf je eventueel de eenheid. In de factuur stel je de eenheden in, bijvoorbeeld 5x 1meter PCV á 3,- excl btw per meter. Stel hier het BTW-tarief voor het artikel in. BTW-tarieven kunnen eventueel worden aangepast bij Instellingen. Vul hier eventueel een notitie in. Sla alle aanpassingen op om geen gegevens te verliezen 4 Dropdown-menu: menu dat vanzelf uitrolt, wanneer je deze benadert DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 16
5.3 Debiteuren / Crediteuren beheren Beheer eenvoudig alle debiteuren 5 in deze module. Wanneer u klikt op de knop debiteuren beheren, zie je een overzicht van alle in het systeem geregistreerde debiteuren. Variabele Items per pagina Inactieve klanten weergeven CSV downloaden Verfijnen Klant Stad Wissen Verfijnen > Iconen Uitleg Selecteer in het dropdown-menu hoeveel items er zichtbaar zijn per pagina. Bekijk alle inactieve klanten die in het systeem geregistreerd staan. Standaard worden enkel actieve klanten weergegeven Download een CSV lijst van alle debiteuren in de huidige selectie (deze CSV lijst kan bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven worden gebruikt) Typ (een deel van) de naam van de klant / crediteur die u zoekt. Het facturatiesysteem zal suggesties weergeven. Zoek alle debiteuren / crediteuren in een bepaalde stad/plaats Wis alle gemaakte selecties Zoek met de ingestelde selecties Maak een nieuwe debiteur / crediteur aan Klanten met openstaande facturen (0 t/m 30 dagen over tijd) (alleen debiteuren beheren) Klanten met openstaande facturen (+30 dagen over tijd) (alleen debiteuren beheren) 5 Iemand aan wie een dienst of product geleverd is waardoor recht op een vergoeding is ontstaan. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 17
Klant aanpassen: Algemeen Variabele Zakelijk Debiteur Crediteur Klantcode Bedrijfsnaam Afdeling BTW-plichtig BTW-nummer KVK-nummer E-mail adres CC(s) Telefoon Fax Factuur per briefpost Taal Notities Uitleg Vink aan als de klant een zakelijke klant is Vink aan als de klant een debiteur is Vink aan als de klant een crediteur is Geef de klant een klantcode, deze kan door u zelf gekozen worden. Geef de bedrijfsnaam op van de debiteur / crediteur Geef aan t.a.v. welke afdeling de factuur verzonden moet worden Vink aan of de debiteur BTW-plichtig is Geef het BTW-nummer van de debiteur in Geef het KVKV-nummer van de klant in Vul het e-mailadres in van de debiteur / crediteur Vul (eventuele) extra (e-mail)ontvangers in Vul het telefoonnummer in van de klant / crediteur Vul het faxnummer in van de klant / crediteur Vink aan of de klant de factuur per post wil ontvangen. De factuur kan worden geprint voor versturing per post Vul in met welke taal je de klant / crediteur moet benaderen Notities voor eigen administratie, worden niet getoond op factuur DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 18
Klant aanpassen: Adressen Variabele Opmerking Adres Huisnummer Postcode Plaats Land Opslaan Uitleg Opmerking voor eigen administratie, wordt niet getoond op factuur Vul hier het adres in van de klant / crediteur Vul hier het huisnummer in van de klant / crediteur Vul hier de postcode in van de klant / crediteur Vul hier de plaats in van de klant / crediteur Vul hier het land in van de klant / crediteur Maak nog een adres aan voor deze klant / crediteur Verwijder dit adres voor deze klant / crediteur Sla alle aanpassingen op DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 19
Klant aanpassen: Relaties Variabele Titel Initialen Voornaam Achternaam E-mail CC(s) Factuur e-mailen Geslacht Telefoon Geboortedatum Opslaan Uitleg Kies een titel voor deze relatie (Mevr/ing/etc) Vul de initialen van deze relatie in Vul de voornaam in van de relatie Vul de achternaam in van de relatie Geef het e-mailadres van de relatie op Geef (eventuele) extra e-mailadressen van de relatie op Geef aan of de relatie de factuur per e-mail ontvangt Geef het geslacht op van de relatie Geef het telefoonnummer van de relatie op Geef de geboortedatum van de relatie op Maak nog een adres aan voor deze klant Verwijder dit adres voor deze klant Sla alle aanpassingen op DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 20
Klant aanpassen: Productoverzicht Op deze pagina vindt u gegevens terug over uw klant, met name de gegevens die te maken hebben met de facturen die gekoppeld zijn aan deze klant. U kunt hier zien: Hoeveel facturen er in totaal verzonden zijn naar deze klant Hoeveel van die facturen al voldaan zijn Wat de gemiddelde tijd is tot betaling van de klant Wat de snelste betaling is van de klant Wat de langzaamste betaling is van de klant Welke artikelcodes gefactureerd zijn aan deze klant DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 21
Klant aanpassen: Documenten Op deze pagina kunt u documenten uploaden die met de klant te maken heeft, bijvoorbeeld visitekaartjes of offertes. Variabele Naam Omschrijving Datum Bestand Opslaan Uitleg Geef het bestand een naam Geef het bestand een omschrijving Kies een datum voor administratiedoeleinden Kies hier het bestand om te uploaden Voeg nieuw bestand toe Verwijder dit bestand Bewerk dit item Sla alle veranderingen op DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 22
5.4 Facturen beheren Op deze pagina kunt u al uw facturen beheren; verwijderen, aanmaken en aanpassen. Variabele Items per pagina Openstaand Orders Verfijnen Klantnummer Artikelnummer Factuurnummer Voorl. Jaar Maand Wissen Verfijnen > Iconen Uitleg Selecteer in het dropdown-menu hoeveel items er zichtbaar zijn per pagina. Hier staat hoeveel facturen er nog open staan voor de komende periode Hier staat hoeveel orders er nog open staan voor de komende periode (inclusief periodieke facturen) Typ (een deel van) de naam van de klant die u zoekt. Het facturatiesysteem zal suggesties weergeven. Typ (een deel van) het artikelnummer of naam in. Het systeem laat overeenkomsten zien. Kies hier het juiste artikel. Zo kunt u facturen selecteren met een bepaald artikel. Typ hier het factuurnummer in om hem te vinden Selecteer dit vakje wanneer voorlopige facturen worden gezocht Zoek facturen uit een bepaald jaar Zoek facturen uit een bepaalde maand Wis alle gemaakte selecties Zoek met de ingestelde selecties Maak een nieuwe factuur aan Download geselecteerde items als PDF Download geselecteerde items in één printbare PDF Toon alle betaalde items DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 23
Facturen beheren, tabeluitleg U kunt op de titel van de kolommen klikken, om ze zo te rangschikken Variabele Uitleg [ ] De status van de factuur (open, over betaaltermijn, betaald) Nr Hier staat het factuurnummer Datum Hier staat de factuurdatum Klant Hier staat de klant- / relatienaam Bedrag Hier staat het totaalbedrag excl. btw van de factuur Betaald Status: betaald, ja / nee Verz Status: factuur verzonden, ja / nee (?) Aantal dagen onbetaald Status De status van de factuur (open, over betaaltermijn, betaald) Iconen Maak een nieuwe factuur aan Download geselecteerde items als PDF Download geselecteerde items in één printbare PDF Verwijder dit item Kopieer deze factuur (als kredietfactuur of als normale factuur) Verzend de factuur naar de klant DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 24
Een nieuwe factuur aanmaken Om een nieuwe factuur aan te maken, ga naar [ Facturatiesysteem ] [ Facturen beheren ] [ Nieuwe factuur aanmaken ] (symbool: geopend: ). Het volgende scherm wordt 1. Basisinformatie invullen (Algemeen): Variabele Voorlopig Factuurnummer Datum BTW Klant Adres Relatie Status Betaald Betaaltermijn Betaaldatum Opslaan Uitleg Vink aan als de factuur nog niet definitief is De factuurnummers lopen automatisch op, maar u kunt hier zelf een factuurnummer ingeven Geef hier de factuurdatum op Selecteer het BTW tarief voor de factuur. BTW-tarieven kunnen worden aangepast bij [ Instellingen ] Selecteer hier de klant voor wie de factuur is. Eventueel kan een deel van de naam worden ingegeven in het zoekvak rechts naast het drop-down menu Selecteer het adres van de klant (afhankelijk van de gegevens die zijn ingevuld bij [ Debiteuren beheren ] ) Selecteer een relatie (indien ingevuld) Kies hier de status van de factuur; Open, 1 e herinnering, 2 e herinnering, aanmaning, betaald. De status wordt automatisch aangepast De status van de betaling wordt automatisch aangepast Geef het betaaltermijn in dagen op. Dit betaaltermijn wordt op de factuur vermeld Hier wordt de betaaldatum weergegeven (indien betaald) Druk altijd op opslaan, voordat u naar een ander scherm gaat DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 25
2. De factuur samenstellen (Velden): Om een nieuw artikel op de factuur te plaatsen, klik op het icoon: Variabele Artikelcode Omschrijving Aantal Prijs BTW Opslaan Voorbeeldfactuur Uitleg Sleep dit item naar boven of beneden (alleen bij meedere items) Typ hier een (deel van de naam van het) artikel en klik met de muis op het juiste artikel Selecteer een datum. Deze datum zal bij omschrijving weergegeven worden, voor de tekst Hier komt automatisch een beschrijving. Pas deze eventueel aan. Vul het aantal in, corresponderend met het artikel Hier kan de prijs worden aangepast. Standaard staat hier de prijs die is opgegeven bij [ artikelcodes beheren ] Pas hier het BTW-tarief aan. Standaard staat hier het BTW-tarief die is opgegeven bij [ artikelcodes beheren ] Sla al het werk op Bekijk een voorbeeld van de factuur DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 26
5.5 Period. facturen Op deze pagina kunnen alle periodieke facturen worden ingesteld, facturen die met een vaste regelmaat met dezelfde artikelen naar een klant worden verstuurd. Het aanmaken en bewerken van de periodieke facturen gaat op dezelfde wijze als het aanmaken en bewerken van een reguliere factuur. Zie hiervoor: 5.4 Facturen beheren Bij [ Algemeen ] worden alle algemene gegevens van de klant en de factuur ingevuld. Factuurnummer en datum zijn niet van toepassing, omdat deze factuur meerdere malen zal terugkeren. Bij [ Velden ] kan de factuurspecificatie worden ingevuld, op dezelfde wijze als bij een reguliere factuur. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 27
Periodieke facturen verwijderen Om een periodieke factuur te verwijderen, kies je voor [ Factuur bewerken ], [ Velden ], [ Item verwijderen ]. Vervolgens kunt u de reden van verwijdering opgeven. Wilt u de gehele periodieke factuur verwijderen, dan moeten eerst alle losse velden worden verwijderd. Met deze informatie wordt er een overzicht gegenereerd. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 28
5.6 Offertes beheren Bij Offertes beheren kun je op dezelfde wijze als dat je een factuur opmaakt, een offerte opmaken. 5.7 Inkoopfacturen beheren Bij inkoopfacturen beheren kun je op dezelfde wijze als dat je een factuur opmaakt, een inkoopfactuur opstellen. Met het invoeren van alle inkoopfacturen heeft u alle financiën op een rijtje. U kunt als ontvanger alleen een crediteur instellen. Lees hier meer over crediteuren aanmaken: 5.3 Debiteuren / Crediteuren beheren DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 29
5.8 Grafieken Op deze pagina kunnen de grafieken worden bekeken. De grafieken worden gegenereerd op basis van de verzonden/betaalde facturen en periodieke facturen. De tabellen kunnen worden gerangschikt met de pijlen bovenin de kolommen. Maand(en)omzet artikelgroepen Kwartaalomzet Artikelaantallen Grafiek: Artikelgroepen: Maand(en)omzet artikelgroepen Bekijk hier de maandomzet van alle artikelgroepen. Periodiek Onverzonden meetellen Opties voor samenstelling tabel [ ja / nee ] Laat periodieke facturen meetellen voor tabel [ ja / nee ] Laat onverzonden facturen meetellen DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 30
Maanden (periodiek) Maanden (normaal) Selecteer de gewenste maanden voor het overzicht. Alleen wanneer [ Periodiek ] is aangevinkt. Selecteer de gewenste maanden voor het overzicht. Alleen wanneer [ Periodiek ] niet is aangevinkt. Grafiek: Omzet: Kwartaalomzet Bekijk hier de kwartaalomzetten. Onverzonden meetellen Resterende periodieke tellen Opties voor samenstelling tabel [ ja / nee ] Laat onverzonden facturen meetellen voor de grafiek [ ja / nee ] Laat de resterende periodieke facturen meetellen voor de grafiek DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 31
Kwartaal Selecteer het kwartaal of de kwartalen die meetellen voor het overzicht. De kwartalen worden niet bij elkaar geteld maar los weergegeven Grafiek: Artikelaantallen Bekijk hier schematisch de artikelaantallen die gefactureerd zijn. Maanden (normaal) Artikelgroep(en) [PDF] Opties voor samenstelling tabel Selecteer de maanden voor de grafiek Selecteer de gewenste artikelgroepen Download grafiek als PDF DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 32
5.9 Overzichten Hier zijn aanvullende overzichten te bekijken. De overzichten worden gegenereerd op basis van de verzonden/betaalde facturen en periodieke facturen. De tabellen kunnen worden gerangschikt met de pijlen bovenin de kolommen. Kwartaal totalen / overzichten Betalingsgedrag Artikelcodes totalen DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 33
Kwartaal totalen / overzichten Om een kwartaal totaal of overzicht te genereren, kies voor een van de volgende opties: Selecteer een maand (óf) Selecteer een kwartaal (óf) Selecteer een jaar Wanneer één van deze variabelen is geselecteerd, wordt er automatisch een overzicht gegenereerd. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 34
Betalingsgedrag: Wanneer dit overzicht gegenereerd is, is het mogelijk om de gemiddelde betaaltermijn te berekenen. Dit kan voor alle klanten, of per klant. Als u wilt zien wat de gemiddelde betaaltermijn is van alle klanten, klikt u nu op weergeven. Als u van een bepaalde klant de gemiddelde betaaltermijn is, typt u (een deel van de naam van de) klant in, en klikt op de naam. Vervolgens klikt u op weergeven. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 35
Betalingsgedrag: In dit venster kan het betalingsgedrag van elke klant worden bekeken. U kunt sorteren op klant, of zoeken op (een deel van de naam van de) klant. Variabele Uitleg Klant Klantnaam Gem Gemiddeld aantal dagen voordat factuur wordt betaald door klant Min Minimaal aantal dagen waarop de factuur is betaald door klant Max Maximaal aantal dagen waarop de factuur is betaald door klant # Totaal aantal facturen van klant Bet Totaal aantal betaalde facturen van klant Geschiedenis Chronologische weergave van aantal dagen tot betaling van klant in het verleden DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 36
Artikelcodes totalen In dit venster kunnen de totalen van bepaalde artikelen worden opgevraagd. Bij artikelgroep worden de betreffende artikelgroepen aangevinkt. U kunt vervolgens kiezen voor óf kwartaal, óf jaar. Een dergelijke selectie geeft een overzicht. In dit overzicht worden alle gefactureerde artikelen uiteengesplitst. De totalen staan onder de tabel. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 37
5.10 Betalingen importeren U kunt betalingen importeren. U kunt bij uw bank een bestand downloaden in CSV formaat, waarbij alle betalingsgegevens worden verwerkt. U kunt hierover navraag doen bij uw bank. Wanneer u een CSV bestand heeft gedownload, kunt u deze hier uploaden. Ons systeem vergelijkt vervolgens de factuurnummers in het systeem met de betalingskenmerken. Betaalde facturen worden automatisch als betaald gemarkeerd. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 38
5.11 Instellingen Hier kunt u uw algemene instellingen beheren: BTW tarieven Factuurherinneringen Landen BTW tarieven: U kunt aanpassingen maken aan de BTW tarieven, door op de knop [ Aanpassingen maken ] te klikken. U kunt nu verschillende BTW-tarieven invoeren, die vervolgens gebruikt kunnen worden bij het aanmaken van artikelcodes en facturen. U kunt ook een standaard BTW-tarief selecteren. U kunt uw wijzigingen opslaan, door op de knop [ Opslaan ] te klikken. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 39
Factuurherinneringen U kunt aanpassingen maken aan de factuurherinneringen, door op de knop [ Aanpassingen maken ] te klikken. Hier kunt u instellen of u gebruik wilt maken van de automatisch verstuurde facturen. Om een automatische herinnering in te schakelen, klikt u op [ Inschakelen ]. Vervolgens kunt u kiezen hoeveel dagen voor óf na de verlopen betaaltermijn de herinneringen worden verstuurd. Wanneer de automatische herinneringen zijn ingeschakeld, worden deze voor elke factuur ingeschakeld. Wanneer klanten betalen voordat de termijn is verstreken en voordat de eerste herinnering verstuurd wordt, ontvangen zij geen herinnering. U kunt uw wijzigingen opslaan, door op de knop [ Opslaan ] te klikken. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 40
Landen U kunt aanpassingen maken aan de landen, door op de knop [ Aanpassingen maken ] te klikken. Hier kunt u de verschillende landen instellen. Deze landen kunnen worden gekozen bij crediteuren en debiteuren. U kunt uw wijzigingen opslaan, door op de knop [ Opslaan ] te klikken. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 41
6. Uitloggen U kunt veilig uitloggen door op de [ Uitloggen ] knop te klikken. U sluit hiermee uw sessie veilig af, en zo gaat er geen werk verloren. DIRECT FACTUREREN HANDLEIDING 42