WERKINSTRUCTIE STIMULUS WEBPORTAL In dit document treft u een overzicht aan van de mogelijkheden van de webportal. Tevens wordt stap voor stap uiteengezet hoe u via de webportal uw voortgangs- en eindrapportages en wijzigingsverzoeken kunt indienen. Datum: 6 februari 2012 Pagina 1 van 15
Inhoud 1. Inloggen op de webportal... 3 2. Startpagina...5 3. Indienen voortgangsrapportage... 6 4. Indienen eindrapportage... 14 5. Indienen wijzigingsverzoek... 14 Pagina 2 van 15
1. Inloggen op de webportal Voor het digitaal indienen van uw voortgangs- en eindrapportages en wijzigingsverzoeken gaat u naar de website www.op-zuid.nl. Door rechtsboven op de button Rapportage indienen komt u op de webportal. Zie figuur 1. Figuur 1. Rapportage indienen U komt nu in het inlogscherm (zie figuur 2). In de brief inzake de inloggegevens treft u uw unieke inlognaam en wachtwoord aan. De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn gekoppeld aan uw project. Als u meerdere projecten onder uw beheer heeft, ontvangt u per project een separate gebruikersnaam en wachtwoord. Pagina 3 van 15
Figuur 2. Inlogscherm Stapsgewijze inlogprocedure: 1. Type uw gebruikersnaam en wachtwoord in de bijbehorende invoervelden van het inlogscherm. 2. Klik in het inlogscherm op de grijze Inloggen -knop, linksonder het wachtwoord. Indien u de eerste keer inlogt, wordt u gevraagd om het wachtwoord te wijzigen. Zie figuur 3. Hierbij gelden een drietal restricties: 1. Het wachtwoord mag niet gelijk blijven aan het door Stimulus aan u verstrekte wachtwoord. 2. Het wachtwoord moet uit minimaal zes tekens en maximaal 10 tekens bestaan. 3. Naast letters moet het wachtwoord minimaal één cijfer bevatten. Figuur 3. Wijzig wachtwoord Pagina 4 van 15
2. Startpagina d a b c e f Figuur 4. Startpagina U kunt voor de volgende mogelijkheden kiezen: Indien u een voortgangsrapportage wilt indienen, klikt u op het icoon bij a. Zie voor verdere instructie hoofdstuk drie. Indien u een eindrapportage wilt indienen, klikt u op het icoon bij b. Zie voor verdere instructie hoofdstuk vier. Indien u een wijzigingsverzoek wilt indienen, klikt up op het icoon bij c. Zie voor verdere instructie hoofdstuk vijf. Als u een voortgangs of eindrapportage wilt indienen, dan u hiertoe de factuur en/of de urenbijlage te downloaden. Dit betreffen Excelsheets welke met uw kosten gevuld moeten worden. U vindt deze bij het icoon d. In het overzicht bij icoon e ziet u de door u ingediende kosten. Het gecorrigeerd bedrag heeft betrekking op de kosten die door Stimulus zijn beoordeeld en geheel of deels zijn afgekeurd. Het bedrag onder het kopje Niet ontvankelijk betreffen kosten welke niet door Stimulus zijn beoordeeld omdat deze bijvoorbeeld niet juist zijn ingediend. De kosten onder het kopje Voorlopig subsidiabel betreffen de kosten die voorlopig goed zijn gekeurd. Onder het f icoon vindt u algemene projectinformatie. Pagina 5 van 15
3. Indienen voortgangsrapportage Let op, indien u een Sociale innovatie of Adviesregeling project heeft, dan behoeft u geen voortgangsrapportage in te dienen. U dient dan alleen een eindrapportage in. Klik op Voortgangsrapportage indienen. Figuur 5. Voortgangsrapportage indienen De voortgangsrapportage bestaat uit de volgende onderdelen: a. Algemene vragen b. Aanbesteding c. Factuur bijlagen d. Uren bijlagen e. Indicatoren f. Uitgave planning Omdat niet bij alle projecten alle onderdelen van toepassing zijn, staat het u vrij om hiervan af te wijken. Alleen het beantwoorden van de Algemene vragen betreft een verplicht onderdeel van de rapportage. Nadat u de benodigde onderdelen heeft ingevuld, klikt u op de button Verzenden. Figuur 6. Voortgangsrapportage indienen Pagina 6 van 15
a. Algemene vragen Na het beantwoorden van de vragen bevestigt u de vragen naar waarheid te hebben ingevuld en klikt u op de button Opslaan. Figuur 7. Voortgangsrapportage indienen b. Aanbesteding Figuur 8. Aanbesteding aanmaken Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat uw organisatie geen aanbestedende dienst is. In dit geval kunt u het onderdeel Aanbesteding overslaan. In het geval dat u facturen indient welke vallen onder een aanbestede opdracht, dient wel de aanbesteding op te geven. Klik op de groene button om een aanbesteding op te voeren. Vul velden in en druk vervolgens op opslaan. Zie figuur 8. Pagina 7 van 15
Figuur 8. Aanbesteding invullen c. Factuur bijlagen In dit onderdeel kunt u uw facturen uploaden. U kunt ervoor kiezen om elke factuur afzonderlijk in te voeren of de facturen via een Excel bijlage up te loaden Figuur 9. Facturen indienen Door op de groene knop te drukken, kunt u handmatig facturen indienen Pagina 8 van 15
a b c Figuur 10. Factuur handmatig indienen Vul bij button a de betreffende kostensoort in. Deze vindt u terug in uw toekenningsbeschikking. U kunt alleen kosten indienen welke vallen onder de beschikte kostensoorten. Indien binnen uw project meerdere partners kosten maken, dan kunt u bij button b aangeven welke partner de kosten heeft gemaakt. Bij button c vult u het nummer van de bijbehorende aanbesteding in. Indien de factuur niet onder een aanbesteding valt, vult u NVT in. Indien u meerdere facturen tegelijk wil uploaden adviseren wij u gebruik te maken van de Excel bijlage. Zie figuur 9. Deze kunt u op de startpagina uploaden. Hierin vult u van al de in te dienen facturen de betreffende gegevens in. Vervolgens slaat u het bestand op en kunt het bestand in het onderdeel factuurbijlage uploaden. Indien uw project meerdere partners heeft, kunt u de Excel bijlage per partner uploaden. Pagina 9 van 15
Figuur 11. Facturen via de Excel bijlage indienen Uw kosten moeten worden onderbouwd met onderliggende documentatie. Hiertoe dient u een aantal gegevens te uploaden. Zie figuur 11. Figuur 12. Facturen via de Excel bijlage indienen Door middel van de browse en upload knop kunt u deze documentatie selecteren en uploaden. Uw documentatie komt vervolgens onder het kopje Geüploade documenten te staan, u kunt deze indien benodigd ook weer verwijderen. Pagina 10 van 15
d. Uren bijlage In dit onderdeel kunt u uw uren uploaden. U kunt ervoor kiezen om de uren per medewerker afzonderlijk in te voeren of de uren via een Excel bijlage up te loaden. Figuur 13. Uren indienen Door op de groen knop te drukken, kunt de uren per medewerker afzonder invoeren. Zie figuur 14. a b c Figuur 14. Uren handmatig indienen Pagina 11 van 15
Vul bij button a de betreffende kostensoort in. Deze vindt u terug in uw toekenningsbeschikking. U kunt alleen kosten indienen welke vallen onder de beschikte kostensoorten. Bij button b, omschrijving, vult u de periode in waarop de ingevulde uren betrekking hebben. Indien binnen uw project meerdere partners kosten maken, dan kunt u bij button c aangeven welke partner de kosten heeft gemaakt. Indien u voor meerdere werknemers tegelijk uren wil uploaden adviseren wij u gebruik te maken van de Excel bijlage. Zie figuur 15. Deze kunt u op de startpagina uploaden. Hierin vult u van al de in te dienen uren de betreffende gegevens in. Vervolgens slaat u het bestand op en kunt het bestand in het onderdeel urenbijlage uploaden. Indien uw project meerdere partners heeft, kunt u de Excel bijlage per partner uploaden. Figuur 15. Uren via de Excel bijlage indienen Uw kosten moeten worden onderbouwd met onderliggende documentatie. Hiertoe dient u een aantal gegevens te uploaden. Zie figuur 16. Figuur 16. Documentatie uploaden Door middel van de browse en upload knop kunt u deze documentatie selecteren en uploaden. Uw documentatie komt vervolgens onder het kopje Geüploade documenten te staan, u kunt deze indien benodigd ook weer verwijderen. Pagina 12 van 15
e. Indicatoren In uw beschikking zijn één of meerdere indicatoren opgenomen, waarover u tijdens u projectperiode moet rapporteren. In de voortgangsrapportage geeft u aan in hoeverre de doelstelling per indicator is bereikt. Zie figuur 15. Figuur 17. Indicatoren invullen Door middel van de wijzig knoppen kunt u de realisatie t/m rapportagedatum opgeven. f. Uitgavenplanning In de uitgavenplanning geeft u per rapportage een update van uw jaarlijkse begroting. Pagina 13 van 15
4. Indienen eindrapportage Zie voor de instructie voor het indienen van de eindrapportage de voorgaande instructie ten aanzien van het indienen van de voortgangsrapportage. De onderdelen zijn gelijk. Let op: in de eindrapportage dient u alleen nog niet eerder ingediende kosten in. Reeds ingediende kosten, over voorgaande periodes, behoeft u niet meer in te dienen. 5. Indienen wijzigingsverzoek U kunt via de webportal 3 verschillende wijzigingsverzoeken indienen: Looptijdverlenging Verschuiving binnen in uw beschikking goed gekeurde kosten Projectwijzigingen zoals financiering/projectdoelstellingen/partners/projectplan/nieuwe kostensoorten Indien uw NAW gegevens wijzigen; geeft dit tijdig door aan uw contactpersoon bij Stimulus. Selecteer op de startpagina de button Wijzigingsverzoek indienen en kies vervolgens de soort wijzigingsverzoek. Zie figuur 19. Figuur 19. Selecteer wijziging Vul vervolgens de vragenlijst en sla uw antwoorden op. Klik ten slotte op de verzenden button. Pagina 14 van 15
Figuur 20. Verzenden Uw aangemaakte wijzigingsverzoek kunt terug vinden op de startpagina. Zie figuur 21. Figuur 21. Overzicht startpagina Pagina 15 van 15