Reglement beheerssysteem dienstvertuigen Veiligheidsregi Utrecht Vastgesteld dr het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregi Utrecht, d.d. 5 september 2014 Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Artikel 1 Inleiding Dit reglement geeft aan he binnen de Veiligheidsregi Utrecht (VRU) wrdt mgegaan met de gegevens die verzameld wrden in het beheerssysteem, dat in dienstvertuigen van de Veiligheidsregi Utrecht is geïnstalleerd. Het beheerssysteem wrdt dr de leverancier en in de markt k vaak een Webfleet systeem genemd. In dit reglement is vastgelegd welk del met het systeem wrdt nagestreefd en met welke deleinden de gegevens in het systeem wrden verzameld, wat de bewaartermijn is en wie tegang tt de gegevens heeft. Een beheerssysteem vr dienstvertuigen heeft nuttige tepassingen, primair gericht p efficiënte bedrijfsvering, denk aan autmatische kilmeterregistratie, administratie vr de fiscus, ngevalsanalyse en afhandeling verkeersvertredingen. Bij het implementeren van een dergelijk systeem bestaan vanuit het gpunt van bedrijfsvering geen nverkmelijke wettelijke belemmeringen. Ok als sprake zu zijn van puur zakelijk gebruik, zu geen sprake zijn van een ingrijpende registratie. Echter, de vertuigen binnen de rganisatie van de brandweer wrden k gebruikt vr piket, waarbij medewerkers in hun privétijd het vertuig gebruiken. Daarmee beslaat een deel van de rittenregistratie persnlijke delen. Hier kmt de Wet bescherming persnsgegevens aan de rde. Uit deze wet vleien eisen vrt waaraan een systeem als het beheerssysteem vr dienstvertuigen dient te vlden m een zrgvuldige mgang met privacy te waarbrgen. Artikel 2 Kaders De belangrijkste aandachtspunten die vrtvleien uit de wet zijn de grndslag, de infrmatieplicht en de delbinding. Dat betekent dat: - De VRU een duidelijk belang met hebben dat zij niet p een andere manier kan realiseren dan met een dergelijk systeem. - De VRU de delen met vastleggen die uit het belang vrtvleien en k vlgens die delen met handelen. - De VRU haar werknemers met infrmeren ver: Artikel 3 Het feit dat het systeem wrdt geïnstalleerd. Welke deleinden het systeem heeft. Wat dat in de praktijk in hudt, dus waar en wanneer het systeem de rit vlgt. Belang Het belang van het beheerssysteem is m de beheersrganisatie van het wagenpark te vergemakkelijken en te verbeteren. De huidige registratie is basaal en het systeem biedt juist mgelijkheden p het gebied van autmatisering, infrmatieanalyse en efficiëntie, die de huidige (veelal handmatige) administratie niet kan bieden. Indien het systeem alle ritten registreert, waarnder die van vertuigen tijdens piket, dan bestaat de mgelijkheid dat inzicht ntstaat in de persnlijke ritten die de werknemer maakt tijdens piket. De vrdelen van het systeem vr de rganisatie zijn echter dusdanig, dat deze het belang van de rganisatie m het systeem te gebruiken rechtvaardigen. Er kunnen vldende waarbrgen wrden ingebuwd m het privacybelang van medewerkers te beschermen. Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Artikel 4 Deleinden Uit het belang van het systeem vlgen de vlgende deleinden die de rganisatie nastreeft: - Bedrijfsvering vereenvudigen; De wet stelt fiscaal gezien gebruikseisen aan de vrijstelling die (brandweer)vertuigen genieten. Om het crrecte gebruik te kunnen aantnen, dient een rganisatie een sluitende rittenadministratie bij te huden. Een papieren administratie is in gebruik tijdrvender en gevelig vr slrdig gebruik. Een beheerssysteem vr dienstvertuigen vereenvudigt de rittenadministratie aanzienlijk. - Vertuigbewegingen efficiënter inrichten, zwel lgistiek als peratineel; Dr live inzicht in de lcatie van lgistieke vertuigen, kunnen deze tijdens werkzaamheden wrden bijgestuurd, waardr tijd en geld wrdt bespaard p inefficiënte heen-en-weer ritten tussen twee lcaties. Vertuigen en medewerkers kunnen gedurende werkzaamheden p slimme wijze meerdere lcaties (laten) tevegen in hun werkpatrnen. Dr live inzicht vanuit de meldkamer in de psitie van bepaalde peratinele vertuigen, wrdt een efficiëntere en snellere inzet en alarmering van peratinele slagkracht mgelijk. De lcatie van een vertuig f een functinaris zals een fficier van dienst, kan wrden gekppeld aan de inzet. Dr analyse van frequentie, afstand, vertuigsrt en andere kenmerken van lgistieke bewegingen en peratinele bewegingen, wrdt inzicht verkregen in gebruik van het wagenpark en kan dat wagenpark p een efficiëntere manier wrden ingezet vr gebruik. - Afhandeling van bekeuringen te vergemakkelijken; De rganisatie krijgt een fiks aantal bekeuringen te verwerken. Dr gebruik van het systeem wrdt het eenvudiger m de afhandeling hiervan sneller en minder arbeidsintensief te rganiseren. Het systeem kan diverse infrmatie ver de vertuigen geautmatiseerd verzrgen ten beheve van de administratie. - Ondersteunen bij ngevalsanalyse; De ritinfrmatie kan inzichten bieden in de manier waarp ngevallen met aut s van de VRU ntstaan. Die infrmatie kan wrden ingezet ten beheve van verbetering van de veiligheid van eigen medewerkers en andere weggebruikers. - Rechtmatig gebruik Vanwege het simpele feit dat de ritten wrden geregistreerd, kan die infrmatie in therie k wrden gebruikt ter cntrle van medewerkers. Dat is echter geen hfddel van het systeem. In geval van een ernstige verdenking van nrechtmatig gebruik van vertuigen, danwel plichtsverzuim, danwel een andere duidelijke aanleiding die daarte npt, kan de werkgever nu k al maatregelen nemen m het gebruik van het wagenpark, zwel rd als geel als grijs, te cntrleren. Het beheerssysteem kan in die zin k gebruikt wrden, maar met dezelfde terughudendheid als nrmaal in dergelijke zaken. Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Het gaat hier dus m een bijznder deleinde van de registratie. In die specifieke gevallen kunnen gegevens wrden verstrekt aan een verantwrdelijk lid van het directieteam f de districtscmmandant. Alvrens ver te gaan tt een dergelijke maatregel, benut de verantwrdelijk leidinggevende eerst de reguliere stappen ten aanzien van de berdeling van het functineren van een werknemer in afstemming met een adviseur van de afdeling P&O. Artikel 5 Wat wrdt geregistreerd Dr het gemnteerde beheerssysteem wrden verschillende gegevens geregistreerd. Het gaat m vertuig gerelateerde gegevens en bestuurder gerelateerde gegevens. Die laatste srt valt nder persnsgegevens in de zin van de Wet bescherming persnsgegevens (Wbp) en nder de werking van het Algemeen privacyreglement VRU. Het gaat m de vlgende gegevens: - Tijdstip - Lcatie - Afstand - Bestuurder - Snelheid - Srt vertuig - Vertuiggedrag, nder meer gebruik van ptische- en geluidssignalen, de snelheid van het vertuig en het remgedrag - Inlggegevens van gebruikers en beheerders Artikel 6 Beheer en autrisatie De beheerder van het systeem in het kader van privacy en de Wet bescherming persnsgegevens, is degene die frmeel verantwrdelijk is vr beheer en tezicht p het gebruik van het systeem. Aangezien UML valt nder de directie Veiligheidszrg, is dit de directeur Veiligheidszrg. De directeur Veiligheidszrg stelt als beheerder de autrisatie vast in het kader van artikel 4 en artikel 6. Hij keurt daarmee ged welke medewerkers ten beheve van hun werkzaamheden de gegevens uit het vertuigbeheerssysteem kunnen inzien f gebruiken. Technisch beheerders, te weten de persnen die dagelijks de verantwrdelijkheid dragen vr een adequaat gebruik van het systeem, zijn nder meer de teamleiders UML en het hfd paraatheid en meldkamer. Zij treden gezamenlijk p als de dagelijks beheerders van het beheerssysteem en zien er p te dat het gebruik van de gegevens in vereenstemming is met dit reglement en de werkzaamheden die verricht meten wrden. Overige medewerkers (wettelijke term: gebruikers) krijgen alleen tegang tt bepaalde gegevens als die ze vr de uitvering van hun werkzaamheden ndig hebben. De beheerder ziet er p te dat alleen de ndzakelijke tegang wrdt verschaft. Z ndig stelt hij daar een tabel f schema met autrisaties vr p. - Ten aanzien van de fiscale registratie wrden lgbestanden pgeslagen, die dr de verantwrdelijke functinaris bij de directie bedrijfsvering wrden beheerd. - Ten aanzien van het aansturen van de lgistieke vertuigbewegingen zijn enkel die functinarissen van UML geautriseerd, die de lgistieke pdrachten meten Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
berdelen en geven. Indien verige medewerkers tegang ndig hebben, gaat dat p basis van autrisatie en ndzakelijkheid binnen het del van dit reglement. Deze autrisaties wrden vastgelegd. - Ten aanzien van de peratinele inzet van vertuigen is de alarmcentrale van de brandweer bevegd alsmede andere functinarissen die de infrmatie ndig hebben m een inzet te bepalen. - Een medewerker die belast is met de afhandelingen van verkeersvertredingen krijgt de beschikking ver de infrmatie die hij ndig heeft m de bekeuring af te handelen. - In geval van een ngeval heft alleen maar diegene die is belast met de afhandeling f het nderzek, de beschikking te krijgen ver het vertuiggedrag en de verige gegevens die daarvr bendigd zijn. - In het geval sprake is van een ernstige verdenking van nrechtmatig gebruik van dienstvertuigen, dan kan een leidinggevende, binnen de daarvr geldende kaders van het arbeidsrecht en ambtenarenrecht, gegevens ver het vertuiggebruik van een medewerker inzien. Artikel 7 Beveiliging en autrisatie Het beheerssysteem betreft een web-based applicatie. De leverancier van het systeem vldet aan de hgste eisen ten aanzien van beveiliging in de markt en beschikt ver de ndzakelijk ISO certificering. Het systeem is dus adequaat beveiligd. De tegang van beheerders en gebruikers kan zeer uitgebreid en dus specifiek wrden tegekend dr middel van autrisaties. Dr middel van lgbestanden van inlggegevens kan p nrechtmatig gebruik van het systeem wrden gecntrleerd. Artikel 8 Verstrekken van gegevens Gegevens wrden niet aan derden verstrekt, tenzij dat ndzakelijk is vr de gede uitvering van de werkzaamheden, behrende bij de deleinden van dit systeem. De betrkken medewerker(s) wrden daarvan in kennis gesteld. Artikel 9 Bewaring - De geregistreerde gegevens wrden dr het systeem zals geleverd, autmatisch 18 maanden bewaard. Daarna wrden zij k autmatisch vernietigd. - Indien ndzakelijk vr fiscale deleinden, kan de VRU de ndzakelijke rittenregistratie zelf langer bewaren. Artikel 10 Inzage en infrmatie Betrkken medewerkers hebben altijd het recht p inzage in alle vrhanden zijnde rapprten die p hem f haar betrekking hebben. Dat in lijn met het inzagerecht, zals vastgelegd in de Wet bescherming persnsgegevens en de Algemene privacyregeling VRU. Dit reglement zal beschikbaar zijn p de betreffende vertuigen. Vr de bestuurder(s) zal duidelijk herkenbaar meten zijn dat het vertuig is uitgerust met een Black bx systeem. Dit dr middel van een sticker, mem f ander zichtbaar cmmunicatiemiddel. Daarnaast zal het reglement p intranet te raadplegen zijn. Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Artikel 11 Wijziging Wijzigingen in dit reglement zullen in vereenstemming met de OR plaatsvinden en pas in werking treden nadat ze pnieuw zijn vastgesteld en aan betrkkenen bekend zijn gemaakt. Aldus vastgesteld in vergadering van het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregi Utrecht p 5 september 2014. Mr. J.H.C. van Zanen Vrzitter Dr. P.J.L. Bs Secretaris Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Telichting p het Reglement beheerssysteem dienstvertuigen Veiligheidsregi Utrecht heeft de beschikking ver een beheerssysteem, (de zgenaamde black-bx) vr een aantal van haar dienstaut s. Om de privacy van medewerkers hierbij te waarbrgen is een reglement Beheersysteem dienstvertuigen VRU pgesteld. Hierin wrden de vlgende punten geregeld: - aanleiding vr een reglement Beheerssysteem dienstvertuigen VRU (artikel 1) - de kaders waarbinnen een beheerssysteem is tegestaan (artikel 2) - de delen van het systeem (artikel 3 en 4) - wat er wrdt geregistreerd (artikel 5) - beheer en autrisatie (artikel 6) - beveiliging en autrisatie (artikel 7) - verstrekken van gegevens (artikel 8) - bewaring (artikel 9) - inzage en infrmatie (artikel 10) - wijzigingen van het reglement (artikel 11) Hiernder wrden de verschillende nderwerpen tegelicht. Waarm is er een reglement pgesteld? (artikel 1 & 11) Medewerkers gebruiken dienstvertuigen zwel in werk- als in privétijd (bijv. tijdens een piket). Om te zrgen dat er zrgvuldig mgegaan wrdt met de gegevens die zwel in werk- al privétijd wrden geregistreerd, is een reglement pgesteld. Het reglement vleit k vrt uit de Wet bescherming persnsgegevens. Mcht het ndig zijn m p den duur wijzigingen in het reglement aan te brengen, dan zal het DT dit samen met de OR ppakken. Een (verandering van het) reglement treedt pas in werking als die is vastgesteld dr het DB en de betreffende medewerkers zijn geïnfrmeerd. Vldet het registratiesysteem aan de wettelijke eisen? (artikel 2) De Wet bescherming persnsgegevens bepaalt de kaders waarbinnen een registratiesysteem is tegestaan. Z met VRU duidelijk kunnen maken wat het belang van het beheerssysteem is, aantnen dat er geen andere manier is m hetzelfde resultaat te beken en werknemers ged infrmeren ver het systeem. De OR is gevraagd m hierbij mee te kijken. Met welk del is het systeem aangeschaft? (artikel 3, 4) Op dit mment wrden vr alle aut s in het wagenpark van de VRU handmatig rittenstaten bijgehuden. Dit is verplicht vr de verantwrding aan de belastingdienst, vr registratie van gereden kilmeters, de analyse van ngevallen en afhandeling van verkeersvertredingen. Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Administratie & bekeuringen Het handmatig registreren is tijdrvend en gevelig vr het maken van futen. VRU heeft nder andere daarm een vertuigbeheerssysteem aangeschaft. Het vereenvudigt en verbetert de administratie van het wagenpark. Het systeem kan daarnaast een deel van de ritteninfrmatie autmatisch verzrgen. Dat scheelt een hp tijd. Bekeuringen kunnen p deze manier bijvrbeeld sneller behandeld wrden en het kst ns minder werk. Lgistiek & veiligheid Drdat het systeem direct laat zien waar een vertuig zich bevindt, kan de meldkamer bepaalde peratinele vertuigen efficiënter en sneller inzetten bij een alarmering. Ok tijdens reguliere, lgistieke werkzaamheden kunnen vertuigen z p een slimme manier bijgestuurd wrden, waardr tijd en geld wrdt bespaard. Daarnaast kan er dr analyse van de gegevens gekeken wrden he we ng efficiënter met ns wagenpark kunnen mgaan. En ng belangrijker: als een medewerker betrkken raakt bij een ngeval, kan de ritinfrmatie inzicht bieden in he een ngeval is ntstaan. Die infrmatie is belangrijk m de veiligheid van medewerkers te verbeteren. Rechtmatig gebruik Het is niet de bedeling dat de VRU de infrmatie ver de ritten gebruikt ter cntrle van medewerkers. Wrdt een medewerker ernstig verdacht van nrechtmatig gebruik van dienstvertuigen f bijvrbeeld plichtsverzuim, dan is dat wel mgelijk, maar alleen in bijzndere gevallen. Een vrbeeld: als een leidinggevende een medewerker verdenkt van nrechtmatig handelen, dan dient hij deze eerst hierp aan te spreken. Als beide partijen er, met behulp van de nrmale P&O-stappen, alsng niet uitkmen kan een berep gedaan wrden p de gegevens uit het systeem. Deze wrden dan echter verstrekt aan een lid van het directieteam. Het is dus niet tegestaan m het rijgedrag van medewerkers zmaar actief te cntrleren. Is dit in vrkmende gevallen tch ndig, dan mag dit niet langer dan absluut ndzakelijk wrden gedaan. Wat wrdt er geregistreerd? (artikel 5) - Het systeem registreert: - tijdstippen waarp er wrdt gereden met het dienstvertuig - lcatie van het vertuig - afgelegde afstanden - welke bestuurder rijdt - de snelheid die het vertuig rijdt en heeft gereden - het srt vertuig - vertuiggedrag en - inlggegevens van gebruikers en beheerders. Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014
Wie mag en kan de gegevens inzien? (artikel 6,7,8) Frmeel is de directeur Veiligheidszrg verantwrdelijk vr het beheer en tezicht p het gebruik van het systeem. Hij keurt ged welke medewerkers cncreet tegang krijgen tt het systeem vr welke werkzaamheden. In de dagelijks praktijk krijgen bijvrbeeld de teamleiders UML, het hfd paraatheid, en de medewerkers p de meldkamer inzicht in de gegevens. Zij krijgen echter alleen die infrmatie te zien die ze ndig hebben m hun werk te kunnen den. De inlggegevens van deze medewerkers wrden gelgd. Bij vermeden van nrechtmatig gebruik van het systeem, kunnen ze hierp dus wrden gecntrleerd. Mcht het ndig zijn m de rittengegevens aan andere partijen te verstrekken, dan wrden betrkken medewerkers hierver geïnfrmeerd. Dit kan verigens alleen als dat ndig is vr uitvering van het werk. Partijen met cmmerciële belangen krijgen dus geen tegang tt de gegevens. Een vrbeeld: als een medewerker nverhpt betrkken is geraakt bij een ngeval, kunnen de gegevens gebruikt wrden ter ndersteuning van de ngevalsanalyse. In dat geval kunnen de gegevens aan de plitie wrden verstrekt. En als een medewerker zelf gegevens in wil zien? (artikel 10) Betrkken medewerkers hebben altijd het recht p inzage in de infrmatie die p hem f haar betrekking hebben. Dit recht kmt vrt uit de Wbp en de Algemene privacyregeling VRU. He weten medewerkers f ze wel f niet in een vertuig met beheerssysteem rijden? (artikel 10) Het reglement Beheerssysteem dienstvertuigen VRU zal in alle vertuigen beschikbaar zijn waarin het systeem is ingebuwd. Daarnaast zal een sticker, mem f ander zichtbaar middel duidelijk maken dat er een Blackbx in de aut is ingebuwd. Helang wrden de gegevens bewaard? (artikel 7 & 9) De gegevens zullen 15 maanden bewaard wrden, hierna wrden ze autmatisch vernietigd. He wrden de (bewaarde) gegevens beveiligd? (artikel 7) De leverancier vldet aan de hgste eisen p het gebied van beveiliging. De leverancier beschikt hiervr ver de ndzakelijke ISO-certificering. Reglement beheerssysteem dienstvertuigen versie 1.5 d.d. 05-09-2014