BIJLAGE Bevindingen en aanbevelingen van de auditrs van DG REGIO In september 2011 heeft de auditeenheid van Directraat-generaal Reginaal Beleid (DG REGIO) van de Eurpese Cmmissie een derdelijnscntrle uitgeverd in het Verenigd Kninkrijk met betrekking tt het INTERREG IV A-prgramma 2 Zeeën. De juridische basis vr deze audit wrdt gevrmd dr artikel 72, lid 2 van Verrdening (EG) 1083/2006. Het del van de audit was m te cntrleren f het eerstelijnscntrlesysteem in het VK deltreffend en betruwbaar is en m te waarbrgen dat de vrschriften van artikel 13 van Verrdening (EG) 1828/2006 wrden nageleefd. De Beheersautriteit en het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat van het 2 Zeeën-Prgramma hebben het cncept van het tussentijdse auditrapprt p 8 december 2011 ntvangen. Hierin cncluderen de auditrs dat de audit heeft uitgewezen dat het functineren van het beheers- en cntrlesysteem in het Verenigd Kninkrijk wezenlijk tekrtschiet. In dit verband heeft de Eurpese Cmmissie de Beheersautriteit en het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat verzcht m de vrnaamste knelpunten die de auditrs hebben ntdekt, te cmmuniceren aan alle eerstelijnscntrleurs van het 2 Zeeën-Prgramma en hun aandacht te vestigen p de vlgende punten. 1. Onafhankelijkheid eerstelijnscntrle Tijdens de audit bij een van de begunstigden cnstateerden de auditrs van DG REGIO dat er geen gede scheiding van functies was tussen prjectmanagement en eerstelijnscntrle. Een vlledige en duidelijke scheiding van functies tussen prjectmanagement en eerstelijnscntrle is vr de Eurpese Cmmissie een ndzakelijke vrwaarde m het beheers- en cntrlesysteem van het prgramma als vldende te berdelen. Bij een gedecentraliseerd cntrlesysteem zal de centrale gedkeuringsinstantie een eerstelijnscntrleur k alleen gedkeuren als aan deze vrwaarde is vldaan. Zwel p grnd van de prgrammaregels als vlgens de gangbare auditpraktijk bij de verheid is het prjectmanagement verantwrdelijk vr en belast met het pstellen van de financiële declaraties van het prject, terwijl de cntrleur berdeelt f deze taak naar behren wrdt uitgeverd. Tijdens zijn/haar werkzaamheden dient de eerstelijnscntrleur ten allen tijde vlledig nafhankelijk te zijn ten pzichte van het pstellen van de declaraties van de begunstigde.
Gezien de bevindingen van de auditrs meten alle eerstelijnscntrleurs zrgen vr een vlledige scheiding van functies en vr vlledige en daadwerkelijke nafhankelijkheid bij de uitvering van hun taken. 2. Naleving van de regels vr verheidspdrachten bij bedragen nder de EU-drempels Een van de taken van de eerstelijnscntrleurs is m te cntrleren f de begunstigden zich aan de regels vr verheidspdrachten hebben gehuden. De prcedures vr verheidspdrachten wrden niet alleen bepaald dr de richtlijnen van de EU maar k dr specifieke natinale en interne wet- en regelgeving. Als de ksten van verheidspdrachten nder de EU-drempels blijven, meten de eerstelijnscntrleurs wel ng cntrleren f aan de tepasselijke natinale wetgeving is vldaan. Als de ksten van verheidspdrachten nder de laagste tepasselijke Eurpese en natinale drempels liggen, met wrden gecntrleerd f het interne beleid van de begunstigde rganisatie inzake verheidspdrachten is nageleefd. De auditrs van DG REGIO hebben vastgesteld dat, bij verheidspdrachten vr bedragen nder de EUdrempels, de eerstelijnscntrleurs niet altijd hadden gecntrleerd f de betreffende natinale en interne prcedures waren nageleefd. Ok was het gedeelte ver verheidspdrachten in de cntrlechecklists niet altijd naar behren ingevuld. De kwaliteit en de efficiëntie van de eerstelijnscntrle meten dus wrden gewaarbrgd ten aanzien van het verifiëren van de ksten van verheidspdrachten. Openbare aanbestedingen zijn bedeld als waarbrg vr een cncurrerende en transparante markt - één van de pijlers van de Eurpese Unie. 3. Eerstelijnscntrle p vlledigheid van het auditspr De taak van de eerstelijnscntrleurs is m de subsidiabiliteit van dr de begunstigden gedeclareerde ksten te cntrleren en te valideren. Zals tijdens alle seminars vr begunstigden en eerstelijnscntrleurs wrdt uitgelegd, is een "subsidiabiliteitscntrle" breder dan een "bekhudkundige cntrle". Om als subsidiabel te wrden aangemerkt, meten gedeclareerde uitgaven aan de vlgende vrwaarden vlden: vraf in het gedgekeurde aanvraagfrmulier zijn vrzien; zijn betaald dr de fficiële, in het aanvraagfrmulier vermelde partners; direct samenhangen met de uitvering van het prject zals beschreven in het aanvraagfrmulier; zijn gedaan en verantwrd vereenkmstig alle tepasselijke juridische kaders (EU, natinaal, Prgramma); zijn gedaan binnen de subsidiabiliteitsperide vr het prject; crrect zijn pgenmen nder de juiste budgetlijnen. De auditrs van DG REGIO hebben tijdens hun cntrles ter plaatse ntdekt dat een duidelijk auditspr ntbrak. De gecnstateerde tekrtkmingen hadden met name betrekking p de vlgende aspecten: 2/5
geen bewijs van een duidelijke samenhang tussen de uitgaven en het prject: de eerstelijnscntrleur dient te verifiëren en aan te geven f de uitgaven gerechtvaardigd zijn in het kader van het prject; geen bewijs van een duidelijke samenhang tussen de uitgaven en de betreffende budgetlijn in het aanvraagfrmulier: de eerstelijnscntrleur dient te waarbrgen dat de uitgaven wrden pgeverd nder de juiste budgetlijnen; geen bewijs van een duidelijke samenhang tussen persneelsksten en reisksten: reisksten meten duidelijk wrden verantwrd en wrden gekppeld aan het aanvraagfrmulier vr het prject. Daarnaast hebben de auditrs bij smmige begunstigden k ntdekt dat tewijzingscdes p de facturen ntbraken. Een afznderlijk bekhudsysteem f een duidelijke bekhudcde is essentieel, zeker als de begunstigde is betrkken bij meerdere prjecten die dr Eurpese Unie wrden medegefinancierd. De kwaliteit en de efficiëntie van de eerstelijnscntrle meten bijgevlg wrden verbeterd ten aanzien van het verifiëren van de naleving van de auditsprvereisten. Een zrgvuldig, tegankelijk en transparant auditspr is de belangrijkste vrwaarde vr ged prjectmanagement en m het risic van dubbele financiering te vermijden. 4. Niet-subsidiabele, terugvrderbare BTW gedeclareerd In 4.3.9.6 van het Prgrammahandbek staat: "De BTW is geen subsidiabele uitgave tenzij deze daadwerkelijk en beslist wrdt gedragen dr de partner. BTW die p welke manier dan k kan wrden teruggevrderd, kan niet als subsidiabel wrden beschuwd." Tijdens hun cntrles ter plaatse hebben de auditrs van DG REGIO een aantal nregelmatigheden ntdekt met betrekking tt niet-subsidiabele, terugvrderbare BTW die dr smmige begunstigden was gedeclareerd. In het aanvraagfrmulier wrdt alle prjectpartners gevraagd m hun BTW-status te vermelden (nl. f ze BTW vlledig, gedeeltelijk f niet kunnen terugvrderen). In het financiële rapprt per partner meten de eerstelijnscntrleurs cntrleren f de begunstigde BTW heeft aangegeven f afgetrkken vereenkmstig zijn BTW-status. De eerstelijnscntrleurs meten k cntrleren f de BTW-status van de begunstigde in de lp van het prject is gewijzigd. Gezien deze bevinding van de auditrs meten de kwaliteit en de efficiëntie van de eerstelijnscntrle wrden gewaarbrgd ten aanzien van het verifiëren van subsidiabele BTW. 5. Eerstelijnscntrle van persneelsksten nder BL 1 Tijdens hun bezeken ter plaatse hebben de auditrs van DG REGIO gecnstateerd dat persneelsksten nvldende waren geverifieerd dr de eerstelijnscntrleurs. Dat gld met name vr persneel dat parttime vr het INTERREG-prject werkzaam was. 3/5
Bvendien hebben de auditrs k enkele tekrtkmingen ntdekt in de interne systemen vr het bijhuden van de uren die medewerkers aan het prject hebben besteed. Meer in het bijznder cnstateerden de auditrs dat bij bepaalde begunstigden het aantal uren dat per maand vr het prject was gewerkt, niet klpte met het ttale aantal vr de werkgever gewerkte uren. De eerstelijnscntrleurs meten grndig cntrleren f uitgaven die wrden gedeclareerd nder Budgetlijn 1, vlden aan de vrschriften in 4.3.1 en in Bijlage 6 van het Handbek van het Prgramma. 6. Eerstelijnscntrle van administratieksten nder BL 2 De auditrs van DG REGIO hebben ntdekt dat indirecte administratieksten (verheadksten) die dr smmige begunstigden waren gedeclareerd nder Budgetlijn 2, niet gerechtvaardigd waren. De berekeningsmethde die dr de begunstigden was gebruikt, kn ter plaatse niet wrden vastgesteld en leek niet aan de vrschriften van het Prgramma te vlden. De eerstelijnscntrleurs meten grndig cntrleren f uitgaven die wrden gedeclareerd nder Budgetlijn 2, vlden aan de vrschriften in 4.3.2 van het Handbek van het Prgramma. 7. Eerstelijnscntrle van dr prjecten gegenereerde inkmsten De auditrs van DG REGIO hebben gecnstateerd dat de eerstelijnscntrleurs ver het algemeen niet hadden nagegaan f er eventuele inkmsten werden gegenereerd dr INTERREG IVA 2 Zeeën-prjecten. De eerstelijnscntrleurs meten daarm verifiëren f prjecten nett-inkmsten hebben en f ze deze crrect hebben pgegeven vereenkmstig de vrschriften in Bijlage 12 van het Handbek van het Prgramma. 8. Crrect gebruik van de checklists vr de eerstelijnscntrle De auditrs van DG REGIO hebben vastgesteld dat vr 3 van de 6 begunstigden de eerstelijnscntrleurs deze checklists niet naar behren hadden ingevuld. De eerstelijnscntrleurs meten bepaalde checklists gebruiken m de resultaten van de uitgeverde cntrle weer te geven. In 2011 heeft het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat de checklist herzien m de eerstelijnscntrle te verbeteren en m duidelijker te maken welke verschillende werkzaamheden de eerstelijnscntrleurs meten verrichten. De eerstelijnscntrleurs wrden er aan herinnerd dat de cntrle met bestaan uit de vlgende drie stappen: 1) vrtdurende administratieve cntrle p dcumenten; 2) ten minste één administratieve cntrle ten kantre van de begunstigde (aanvullend p stap 1); 3) ten minste één "fysieke" cntrle ter plaatse p de investeringslcatie (indien van tepassing). 4/5
In aansluiting hierp heeft het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat drie verschillende checklists ntwikkeld; één vr elk type actie dat met wrden ndernmen. Elk van deze checklists bevat zeer gerichte vragen ver de elementen die tijdens elk type cntrle meten wrden geverifieerd. Op 2 augustus 2011 heeft het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat de sjablnen van de drie nieuwe checklists aan alle gedgekeurde eerstelijnscntrleurs gestuurd. Van de eerstelijnscntrleurs wrdt daarm gevraagd dat zij: bij ieder type cntrle de meest recente versie van de checklist gebruiken; de checklists zrgvuldig invullen, met name de gedeelten met vragen ver de gehanteerde methde, de bevindingen en de aanbevelingen; de resultaten van de uitgeverde cntrle gedetailleerd weergeven in het veld "Opmerkingen" bij iedere gerichte vraag. Iedere checklist met wrden gezien als hulpmiddel vr de cntrleur m te zrgen dat de cntrle vlledig wrdt uitgeverd en m eventuele bevindingen en nuttige aanvullende infrmatie te melden. De drie checklists vr de eerstelijnscntrle zijn te vinden p de website van het Prgramma. 5/5