Zakelijk Office 365 & Zakelijk Office 365 Professional Plus Basishandleiding voor eindgebruikers en beheerders. Versie 1.2 1
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Zakelijk Office 365 voor de gebruiker... 4 2.1 Inloggen op Zakelijk Office 365 als gebruiker... 5 2.2 Zakelijk Office 365 voor het eerst gebruiken... 6 2.2.1 Instellen Zakelijk Office 365 zonder Professional Plus... 6 2.2.2 Instellen Zakelijk Office 365 met Professional Plus... 8 2.3 Instellen voorkeurstaal... 12 2.4 Profielfoto toevoegen... 13 2.5 Wijzigen wachtwoord... 13 3 Beheren van Zakelijk Office 365... 15 3.1 Inloggen op Zakelijk Office 365 als beheerder... 15 3.2 Outlook instellen... 16 3.2.1 Algemene instellingen... 16 3.2.2 Outlook distributiegroepen... 17 3.3 Microsoft Lync Online instellen... 19 3.4 Beheer van Team site (SharePoint Online)... 21 3.4.1 Overzicht beheerpagina Team site... 22 3.4.2 Machtigingen instellen voor Team site... 25 3.5 Abonnementen en Licenties... 27 3.6 Resetten/wijzigen wachtwoord gebruikers Zakelijk Office 365... 27 3.7 Elders geregistreerd domein toevoegen... 27 3.8 Domein koppelen aan Zakelijk Office 365... 28 3.9 Ondersteuning Zakelijk Office 365... 33 4 Licenties aanmaken en gebruikers toevoegen... 34 4.1 Licenties aankopen voor Zakelijk Office 365... 34 4.2 (Extra) Gebruikers aanmaken voor Zakelijk Office 365... 36 4.3 Inloggen op Zakelijk Office 365... 42 5 Zakelijk Office 365 Serviceverlening door KPN... 44 2
1 Inleiding Met deze handleiding kunt u als gebruiker en/of beheerder direct aan de slag met Zakelijk Office 365 van KPN. Als gebruiker gebruikt u de functionaliteiten van Zakelijk Office 365 om uw dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen. Als beheerder kunt u de gewenste instellingen zo configureren dat uw gebruikers optimaal kunnen werken met Zakelijk Office 365. In deze handleiding leest u hoe u de meest voorkomende functies kunt instellen en gebruiken. KPN biedt Zakelijk Office 365 in twee varianten aan: Zakelijk Office 365 Zakelijk Office 365 Professional Plus. Deze handleiding heeft betrekking op beide varianten. Daarbij is hoofdstuk 2 speciaal gericht op gebruikers en hoofdstuk 3 is geschreven voor beheerders van Zakelijk Office 365. lezen U dient zelf een beheerder aan te maken voor Zakelijk Office 365. In hoofdstuk 4 kunt u hoe u een gebruiker met beheerrechten aanmaakt. Als er een nieuwere versie van dit document is gemaakt, dan wordt deze door KPN gepubliceerd op kpn.com/softwareonline. Wij raden u aan om op kpn.com/softwareonline te kijken voor de nieuwste versie van dit document. 3
2 Zakelijk Office 365 voor de gebruiker In dit hoofdstuk wordt kort beschreven hoe u als gebruiker Zakelijk Office 365 optimaal kunt inzetten voor uw dagelijkse werkzaamheden. Het gebruik en de mogelijkheden worden kort toegelicht en ook hoe u uw pc automatisch instelt voor gebruik met Zakelijk Office 365. Belangrijk: u dient van uw beheerder uw gebruikersnaam en wachtwoord te ontvangen. Bent u beheerder dan kunt u in hoofdstuk 4 nalezen hoe u gebruikers aanmaakt en deze eventueel voorziet van beheerrechten voor de Microsoft Online Portal. Alleen een gebruiker met beheerrechten kan specifieke zaken voor Exchange Online, Lync Online en SharePoint Online instellen. Een gebruiker zonder beheerrechten kan alleen Zakelijk Office 365 gebruiken. 4
2.1 Inloggen op Zakelijk Office 365 als gebruiker Om in te loggen als gebruiker gaat u naar de website http://kpnoffice365.nl en vult u uw gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord in die u van uw beheerder heeft gekregen: Nadat u bent aangemeld, komt u terecht op de startpagina van Zakelijk Office 365: Op deze startpagina kunt u onder andere: Uw pc instellen voor het eerste gebruik Naar Outlook webmail gaan Naar de Team site gaan (SharePoint) Lync installeren Direct gebruikmaken van de Office WebApps Naar de forums en community van Office 365 surfen Uw profiel aanpassen Software downloaden 5
2.2 Zakelijk Office 365 voor het eerst gebruiken In deze paragraaf leest u hoe u Zakelijk Office 365 kunt klaarmaken voor het eerste gebruik. Daarbij is er een verschil tussen de twee varianten van de dienst: Zakelijk Office 365 en Zakelijk Office 365 Professional Plus. 2.2.1 Instellen Zakelijk Office 365 zonder Professional Plus Deze paragraaf is van toepassing als u Zakelijk Office 365 heeft zonder Professional Plus. Klik op Nu instellen om naar de download-pagina te gaan. Onderstaande downloadpagina verschijnt: U gaat nu als eerste Microsoft Lync installeren. Kies de juiste versie van uw Operating System: 32 of 64 bits. Klik eventueel op Welke versie voor extra hulp. Klik op Installeren. De applicatie wordt nu gedownload. Hierbij kunt u kiezen om de applicatie eerst op te slaan of om deze direct uit te voeren. Kies voor uitvoeren, zodat de installatie na het downloaden meteen begint. Volg de instructies van de installatiewizard. Nadat u Microsoft Lync heeft geïnstalleerd, gaat u vervolgens uw computer zodanig instellen dat 6
de reeds aanwezige software van Microsoft Office 2007 of 2010 nauw samenwerkt met Zakelijk Office 365. LET OP: Heeft u geen Microsoft Office 2007 of 2010 op uw pc geïnstalleerd, dan kunt u geen gebruik maken van de volledige functionaliteit van Zakelijk Office 365. Zo kunt u bijvoorbeeld Lync niet laten samenwerken met Outlook om snel een afspraak in de Agenda te plaatsen. Klik op Instellen bij keuze 2 (Uw Office-desktoptoepassingen installeren en configureren). Een Pop-Up verschijnt die een applicatie opstart: Bevestig onderstaand scherm door op Run te klikken. Nadat de software van de Office365DesktopSetup klaar is met installeren, dient u opnieuw in te loggen. Nadat u bent ingelogd, krijgt u onderstaand scherm te zien: 7
Vink de opties Microsoft Outlook en Microsoft Lync aan voor uw Zakelijk Office 365. Eventuele updates die Microsoft heeft klaargezet worden ook meteen geïnstalleerd. Klik op Doorgaan om verder te gaan en volg de instructies op het scherm. Om de configuratie te voltooien, dient u uw PC na installatie te herstarten. 2.2.2 Instellen Zakelijk Office 365 met Professional Plus Deze paragraaf is van toepassing als u Zakelijk Office 365 Professional Plus heeft. Klik op Nu instellen om naar de download pagina te gaan. U gaat nu als eerste Microsoft Office Professional Plus installeren. De volgende pagina verschijnt: 8
Kies de juiste versie van uw Operating System: 32 of 64 bits. Klik op Welke versie voor extra hulp. Klik vervolgens op Installeren om de Microsoft Office Professional Plus suite te downloaden. Hierbij krijgt u de keuze om Microsoft Office Professional Plus eerst op te slaan of om deze direct uit te voeren. Kies voor uitvoeren, zodat de installatie na het downloaden meteen begint. Volg verder de instructies van de installatiewizard. Als u Microsoft Office Professional Plus voor de eerste keer opstart, wordt de installatie gevalideerd. U dient hiervoor uw gebruikersnaam en wachtwoord van Zakelijk Office 365 opnieuw in te voeren en te klikken op Aanmelden. Na de installatie van Microsoft Office Professional Plus gaat u verder met de installatie van 9
Microsoft Lync: Kies de juiste versie van uw Operating System: 32 of 64 bits. Klik eventueel op Welke versie voor extra hulp. Klik op Installeren om Microsoft Lync te downloaden. Hierbij krijgt u de keuze om de applicatie eerst op te slaan of om deze direct uit te voeren. Kies voor uitvoeren, zodat de installatie na het downloaden meteen begint. Volg de instructies van de installatiewizard. 10
Nadat Microsoft Lync is geïnstalleerd, gaat u nu uw computer configureren en instellen, zodat uw lokaal geïnstalleerde Office-pakket (Professional Plus) nauw samenwerkt met de online omgeving van Zakelijk Office 365. Klik op Instellen bij keuze 3 (Uw Office-desktoptoepassingen installeren en configureren). Een Pop-Up verschijnt die een applicatie opstart: Bevestig onderstaand scherm door op Run te klikken. Nadat de Office365 DesktopSetup klaar is met installeren, dient u opnieuw in te loggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord van Zakelijk Office 365. U krijgt onderstaand scherm te zien: 11
Vink de opties Microsoft Outlook en Microsoft Lync aan voor uw Zakelijk Office 365. Eventuele updates die Microsoft heeft klaargezet, worden ook meteen geïnstalleerd. Klik op Doorgaan om verder te gaan en volg de instructies op het scherm. Om de configuratie te voltooien dient u uw PC na de installatie te herstarten. 2.3 Instellen voorkeurstaal Indien u de voorkeurstaal wilt wijzigen kunt u dit doen door rechtsboven op My profile te klikken. U ziet dan onderstaand scherm verschijnen: Bij de optie Display language selecteert u hier Nederlands (Nederlands) om de gewenste taal in te stellen. Klik hierna op Save om de instellingen te bewaren. 12
2.4 Profielfoto toevoegen U kunt ook een foto toevoegen aan uw profiel. Deze foto wordt in Microsoft Lync zichtbaar voor uw collega-gebruikers. U doet dit door te klikken op Foto wijzigen. De gewenste foto kunt u dan uploaden om uw profiel persoonlijk te maken. Doet u dit niet, dan blijft bovenstaande blauwe afbeelding staan. 2.5 Wijzigen wachtwoord U kunt onder Mijn profiel uw wachtwoord wijzigen. Klik in uw profiel op Wachtwoord wijzigen. Mogelijk dient u opnieuw in te loggen. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de eisen van Zakelijk Office 365: klik hier. Vul de velden in met de juiste info en klik op Verzenden. 13
Als u uw actuele wachtwoord niet meer weet, kunt u het niet wijzigen. Neem in dat geval contact op met de beheerder van Zakelijk Office 365 binnen uw organisatie om uw wachtwoord te laten wijzigen. 14
3 Beheren van Zakelijk Office 365 In dit hoofdstuk worden de beheeraspecten behandeld van Zakelijk Office 365. Alleen gebruikers met beheerderrechten hebben toegang tot de beheeropties. Er is geen verschil tussen de beheerdersinterface van Zakelijk Office 365 en Zakelijk Office 365 Professional Plus. Bij de oplevering van uw Zakelijk Office 365 is er nog géén beheeraccount aangemaakt waarmee u Zakelijk Office 365 naar wens kunt configureren. Via de Zelfservice ICT-Diensten module dient u een gebruiker met beheerrechten aan te maken. Zie hoofdstuk 4 voor meer info. 3.1 Inloggen op Zakelijk Office 365 als beheerder Als u inlogt op Zakelijk Office 365 als hoofdbeheerder, dient u rechtsboven te klikken op Beheerder. U komt nu automatisch terecht op de beheerderspagina. In het beheerderspagina kunt u onder de kop Microsoft Office 365 de volgende onderdelen van uw Zakelijk Office 365 beheren: Outlook Lync Team site (SharePoint) 15
De beheerderspagina geeft daarnaast nog verschillende andere opties. Een aantal onderdelen hiervan dient u echter uit te voeren in Zelfservice ICT-Diensten omdat anders conflicten ontstaan in de dienstverlening. Het gaat hierbij om de volgende taken: Aanmaken gebruikers Extra licenties aankopen 3.2 Outlook instellen In het beheerderspaneel staan twee mogelijkheden om Outlook verder te configureren: Met de Algemene instellingen kunt u de mailfunctionaliteiten van Outlook en de mailserver (Exchange server) instellen. Daarnaast is het mogelijk om distributielijsten ( Distributiegroepen ) aan te maken. 3.2.1 Algemene instellingen Als u klikt op Algemene instellingen, dan verschijnt een nieuwe pagina: Hier kunt u diverse zaken regelen. Voor meer informatie kunt u terecht bij de helpfunctie op dezelfde webpagina. 16
3.2.2 Outlook distributiegroepen U kunt in Zakelijk Office 365 distributiegroepen aanmaken. Een distributiegroep bestaat uit een verzameling mailboxen met een eigen e-mailadres. Wordt een e-mail verstuurd naar de distributiegroep, dan ontvangt elk lid van de groep deze e-mail. Klik op Distributiegroepen om naar de beheerderspaneel te gaan. Vervolgens komt u op de beheerderspagina van Exchange Server 2010. Klik op Nieuw om een nieuwe distributiegroep aan te maken. Een Pop-up verschijnt met diverse invoervelden. Velden met een * moet u verplicht invullen. 17
Onder Eigendom dient u een eigenaar op te geven die de distributiegroep beheert. Vervolgens voegt u onder Lidmaatschap de gewenste leden toe. Klik op Toevoegen en maak een selectie uit de leden die worden getoond. U kunt geen externe leden toevoegen die buiten Zakelijk Office 365 vallen. Tenslotte kiest u eventueel onder Goedkeuring van lidmaatschap de gewenste opties. De verschillende opties spreken voor zich. Klik op Opslaan om de distributiegroep aan te maken. 18
3.3 Microsoft Lync Online instellen Microsoft Lync Online biedt veel communicatiemogelijkheden, zoals: Chatten Onderling bellen Video chat Delen van scherm Online presentaties Microsoft Lync is standaard zo ingesteld dat het niet mogelijk is om te communiceren met anderen buiten de eigen domeinnaam. Als beheerder heeft u de mogelijkheid om de communicatie van Microsoft Lync open te zetten naar andere domeinen buiten uw organisatie, hierdoor krijgen gebruikers de mogelijkheid te communiceren met andere gebruikers van Microsoft Lync. Om dit mogelijk te maken klikt u op Algemene instellingen. Hierna opent zich een nieuw scherm. Klik op Ingeschakeld of Uitschakelen al naar gelang de wens om externe communicatie wel of niet mogelijk te maken. U krijgt bij inschakelen onderstaande melding te zien van Microsoft. 19
Daarnaast kunt u per gebruiker de volgende opties instellen: Bestandsoverdracht Audio en video Externe communicatie Klik in het regelpaneel van Microsoft Lync Online op Gebruikersgegevens. Klik op de gewenste gebruiker of vink het vierkantje aan en klik op Gebruiker bewerken. In het volgende scherm kunt u opties voor een gebruiker aan of uit zetten. 20
Klik na het selecteren van de gewenste instellingen op Volgende. Bevestig de actie door te klikken op Voltooien. 3.4 Beheer van Team site (SharePoint Online) In de Team site omgeving (SharePoint Online) kunnen bestanden centraal toegankelijk gemaakt worden. Zo kunt u gebruikers van Zakelijk Office 365 de mogelijkheid geven documenten in te zien of te bewerken op elke pc met internettoegang. Dankzij de WebApps van Zakelijk Office 365 kan de gebruiker documenten online bewerken. In deze handleiding wordt de volgende aspecten van Team site behandeld: Overzicht beheerderspagina Het wijzigen van machtigingen De instellingen van SharePoint zijn zeer uitgebreid. Voor extra informatie wordt verwezen naar de community van Microsoft omtrent SharePoint Online. 21
3.4.1 Overzicht beheerpagina Team site Klik in het hoofdmenu bij Team sites en documenten op Team sites beheren om de beheerpagina te openen: Een nieuwe webpagina opent die veel mogelijkheden biedt: Wilt u de taal van de beheerpagina van de Team Site naar Nederlands wijzigen, dan klikt u helemaal links bovenaan op Site actions. In de lijst die opent kiest u Site Settings : 22
Selecteer vervolgens de optie Language settings : Selecteer bij Alternate language de optie Dutch Klik op OK om uw keuze te bevestigen. De beheerpagina is dan in het Nederlands. Indien gewenst kunt u uw persoonlijke instellingen wijzigen via User Settings rechtsboven in de overzichtspagina. Dit is met name gemakkelijk als u zelf bijvoorbeeld een andere taal wenst dan de taal die ingesteld is bij de algemene Site settings ( Site instellingen ). Kies My Settings : Een nieuwe webpagina opent. Klik op My Regional Settings 23
Haal in het volgende scherm het vinkje weg bij Always follow web settings om bij Locale de gewenste taal te kiezen en bij Time Zone de juiste tijdzone te kiezen: Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. 24
3.4.2 Machtigingen instellen voor Team site Voor het wijzigen van de machtigingen van Team site (SharePoint) klikt u in het hoofdmenu onder Team sites en documenten op Machtigingen wijzigen : Het volgende scherm verschijnt: In het bovenstaand voorbeeld ziet u een overzicht van bestaande groepen in Team site. In de kolom Machtigingsniveaus kunt u zien welke rechten iedere groep heeft. Standaard worden nieuwe gebruikers toegevoegd aan de groep Members. Wilt u dat een gebruiker minder of meer rechten krijgt, kunt u deze handmatig aanpassen. Om de rechten van een gebruiker aan te passen klikt u op Machtigingen verlenen. Een pop-up verschijnt om de gewenste gebruikers/groepen op te geven, de juiste machtiging te verlenen en om eventueel een welkomstbericht te sturen. 25
Klik op OK om de instellingen op te slaan. 26
3.5 Abonnementen en Licenties Bij Abonnementen in het linker menu op de algemene beheerderspagina kunt u zien hoeveel licenties u heeft en welke hiervan zijn toegekend aan gebruikers. Het is NIET mogelijk om via deze beheerderspagina nieuwe licenties aan te schaffen. Als u meer licenties wilt kunt u dit regelen via de Zelfservice ICT-Diensten van KPN. Raadpleeg hiervoor de korte handleiding Aan de slag met Zakelijk Office 365 of Aan de slag met Zakelijk Office 365 Professional Plus op kpn.com/aandeslag of klik hier. 3.6 Resetten/wijzigen wachtwoord gebruikers Zakelijk Office 365 Het resetten van wachtwoord voor gebruikers kan zowel in de portaal van Microsoft en Zelfservice ICT-Diensten. Wij adviseren om de wachtwoord te resetten via Zelfservice ICT- Diensten. Raadpleeg hiervoor de korte handleiding Aan de slag met Zakelijk Office 365 of Aan de slag met Zakelijk Office 365 Professional Plus op kpn.com/aandeslag of klik hier. 3.7 Elders geregistreerd domein toevoegen Het is mogelijk om een tweede domeinnaam te koppelen aan Zakelijk Office 365. Deze domeinnaam mag elders geregistreerd staan. Voor het koppelen dient u te starten in de Zelfservice ICT-diensten van KPN. Log aan op de Zelfservice ICT-diensten en klik, op de Thuis-pagina op Gehoste domeinen. 27
U krijgt hier een overzicht van de gekoppelde domeinen te zien en heeft de keuze om via Elders geregistreerd domein toevoegen en domein toe te voegen. LET OP: Als uw domein al in de lijst voorkomt kunt u deze stap overslaan en verder gaan bij hoofdstuk 3.8. Een elders geregistreerd domein kan ook een domein zijn dat al bij KPN staat maar nog niet in deze lijst voorkomt. Voer in het volgende veld de domeinnaam in die u wilt koppelen en klik op volgende. Het laatste scherm geeft een overzicht van uw domeinnaam. Controleer de juistheid en klik op voltooien. Daarna gaat u automatisch terug naar het domeinoverzicht waar de, zojuist toegevoegde, domein nu zichtbaar moet zijn. Mogelijk is deze nog niet In sync. Het kan enkele minuten duren voordat dit het geval is. U kunt de knop Vernieuwen gebruiken rechts bovenin het scherm om het scherm te vernieuwen, wacht totdat het domein In sync is. 3.8 Domein koppelen aan Zakelijk Office 365 Nu u het domein gekoppeld heeft moet deze nog toegevoegd worden aan uw Zakelijk Office 365 product. Dit kan door via de menubalk bovenin op Microsoft Office 365 te klikken en via het tabblad Configuratie naar Domeinen te gaan. 28
Als u daar vervolgens op de knop Toevoegen klikt verschijnt uw zojuist gekoppelde domein. Kies daar uw domein en klik op versturen. Voordat het domein in gebruik genomen kan worden moet deze nog geverifieerd worden om te voorkomen dat ieder willekeurig domein gebruikt kan worden. U dient nu via de Microsoft Portal de tweede domeinnaam te verifiëren middels een zogenaamd MX- of TXT-record. Deze methode is waterdicht: alleen de eigenaar kan namelijk de instellingen van een domeinnaam wijzigen. Microsoft controleert alleen of het MX- of TXT-record conform de eisen van Microsoft is aangemaakt. Log aan op de Microsoft Portal als beheerder. Klik in het linker menu op Domeinen: De extra domeinnaam wordt nu getoond. Klik op de link Domein kan niet worden gecontroleerd : 29
Een nieuw scherm opent met instructies. Kies voor Algemene instructies : Vervolgens dient u te kiezen welke methode uw voorkeur heeft om het domein te verifiëren: Als voorbeeld wordt in de afbeelding de methode van het TXT-record geselecteerd. U ziet nu welk TXT-record u dient aan te (laten) maken voor de verificatie van de domeinnaam: 30
Het aanmaken van een TXT-record voor de domeinnaam kan alleen door de eigenaar van de domeinnaam. Eventueel dient het verzoek hiertoe bij de provider geplaatst te worden. Belangrijk: de opmaak van het TXT-record moet precies conform het getoonde adres aangemaakt worden. 31
Na het toevoegen van het TXT-record aan de domeinnaam, zal het enige tijd duren voordat de wijziging wordt gesynchroniseerd met de DNS-servers wereldwijd. U kunt na 15 minuten proberen de verificatie op te starten door te klikken op de knop Verifiëren. Indien de verificatie niet goed gaat dient u te wachten tot max 72 uur. Na succesvolle verificatie is de domeinnaam gekoppeld aan Zakelijk Office 365. U kunt dan gebruikmaken van deze tweede domeinnaam door deze bijvoorbeeld te koppelen aan een nieuwe mailbox. 32
3.9 Ondersteuning Zakelijk Office 365 Bij Ondersteuning in het linkermenu op de beheerderspagina ziet u een aantal mogelijkheden met betrekking tot ondersteuning en service van Office 365. Het betreft hier alleen Microsoft online ondersteuning aan de hand van forums, blogs en een community website. U heeft de volgende mogelijkheden: Overzicht Servicestatus Gepland onderhoud Bij het Overzicht vindt u de directe links naar de forum en blog sites. Bij Servicestatus ziet u een overzicht van alle diensten. U ziet in één oogopslag of er verstoringen zijn (of zijn geweest) aan één van de diensten. Bij Gepland onderhoud wordt door Microsoft aangegeven wanneer er onderhoud wordt gepleegd aan één van de diensten. U ziet onder meer wanneer een dienst tijdelijk niet beschikbaar zal zijn. KPN heeft geen invloed op het onderhoud door Microsoft. Vragen over onderhoud of het niet beschikbaar zijn van een applicatie of service, kunt u niet bij KPN stellen. 33
4 Licenties aanmaken en gebruikers toevoegen Om meerdere gebruikers aan te maken dient u eerst het gewenste aantal licenties aan te schaffen en vervolgens nieuwe gebruikers te koppelen aan deze licenties. Het is eventueel ook mogelijk om licenties te minderen. U kunt dus zelf flexibel instellen hoeveel licenties u wilt hebben op ieder gegeven moment. Hierdoor is Zakelijk Office 365 uitermate geschikt om mee te groeien met uw organisatie. Ga hiervoor naar Zelfservice ICT-diensten via https://cp.online.kpn.com. Hier vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in uit de bevestigingsmail die u van KPN heeft ontvangen bij uw bestelling van Zakelijk Office 365. Let op: Het bijbestellen van extra licenties of systeemcapaciteiten heeft financiële gevolgen. Meer informatie vindt u op kpn.com/cloudprijzen 4.1 Licenties aankopen voor Zakelijk Office 365 Klik in het hoofdscherm bij Winkel op Koop additionele bronnen. Er wordt nu een wizard gestart die u in 4 stappen door het aankoopproces voert. Stap1 Selecteer het abonnement waarvoor u licenties wilt aanschaffen en klik op volgende. 34
Stap 2 Selecteer het gewenste aantal licenties dat u nodig heeft en klik op volgende. Stap3 Controleer uw bestelling en klik op order plaatsen. Stap 4 In deze laatste stap ziet u een bevestiging van uw order. Om de wizard af te sluiten klikt u op sluit upgradewizard. 35
U kunt nu extra gebruikers toevoegen en de aangekochte licentie aan deze nieuwe gebruikers koppelen. 4.2 (Extra) Gebruikers aanmaken voor Zakelijk Office 365 Om nieuwe gebruikers aan te maken, kiest u in het hoofd menu onder Microsoft Office 365 voor Beheren. Klik op de knop Voeg nieuwe toe. 36
Er verschijnt een nieuw scherm. Vul hier de gewenste Weergavenaam in. Dit is de naam waarmee de gebruiker binnen Zakelijk Office 365 zichtbaar is voor andere gebruikers. Verzin een sterk wachtwoord (voor tips met betrekking tot sterke wachtwoorden klikt u hier) of klik op Genereer nieuw wachtwoord. Als u het wachtwoord genereert, wordt het getoond als lichtgrijze tekst: de aanhalingstekens maken geen deel uit van het wachtwoord! Let op! Noteer dit wachtwoord. Opmerking: Gebruik niet de optie Aangepaste Gebruikersnaam. Deze functionaliteit is niet actief. Klik op Volgende. 37
Selecteer de service Microsoft Office 365 Professional (Plan P). Opmerking: U kunt uitsluitend de service kiezen waarvoor u een licentie heeft aangeschaft. Klik op Volgende. Kies bij Land van gebruik voor Nederland. Klik op Volgende. De ingevoerde gegevens van de gebruiker worden nogmaals getoond. Let op! Heeft u het wachtwoord uit stap 1 genoteerd? Klik anders op terug om het wachtwoord opnieuw te genereren. 38
Klik op voltooien om de gebruiker definitief aan te maken voor Zakelijk Office 365. Hiermee is de Wizard beëindigd. Het kan enige tijd duren voordat de gebruiker daadwerkelijk aangemaakt is. Tot die tijd zal de status op Bereidstellen staan. Wanneer het account klaar voor gebruik is zal dit op Gereed komen te staan. Herhaal de procedure voor elke nieuwe gebruiker. 39
Stap 3. Kies bij Land van gebruik voor Nederland. Klik op Volgende. Stap 4. De ingevoerde gegevens van de gebruiker worden nogmaals getoond. Let op! Heeft u het wachtwoord uit stap 1 genoteerd? Klik anders op terug om het wachtwoord opnieuw te genereren. 40
Klik op voltooien om de gebruiker definitief aan te maken voor Zakelijk Office 365. Hiermee is de Wizard beëindigd. Als de Status op Gereed staat, dan kan de nieuwe gebruiker aanloggen op Zakelijk Office 365. De licentie is automatisch gekoppeld aan de gebruiker. 41
4.3 Inloggen op Zakelijk Office 365 Ga naar de Microsoft Portal http://kpnoffice365.nl Vul in het veld van de Gebruikers-id de Login in van de nieuwe gebruiker. Vul het bijbehorend wachtwoord in van de nieuwe gebruiker. Zie eventueel Stap 5 van de vorige paragraaf voor deze Login. Klik op Aanmelden: U bent nu in de Zakelijk Office 365 omgeving. 42
Let op: De gebruiker heeft standaard geen beheerdersrechten in Zakelijk Office 365. Dit is ook niet nodig want alle webapplicaties zijn correct ingesteld en direct online bruikbaar! Alleen Lync dient u voor gebruik eerst nog te installeren op de pc. U doet dit door te klikken op Install Lync. Onderstaand scherm verschijnt: Kies de juiste versie van uw Operating System: 32 of 64 bits. Klik eventueel op Welke versie voor extra hulp. Klik op Installeren en Microsoft Lync wordt gedownload. Hierbij krijgt u de keuze om de applicatie eerst op te slaan of om deze uit te voeren. Kies voor uitvoeren zodat de installatie na download meteen begint. Volg de instructie van de installatiewizard. 43
5 Zakelijk Office 365 Serviceverlening door KPN Bij beide varianten van Zakelijk Office 365 is gratis ondersteuning inbegrepen door de Business Servicedesk van KPN. De serviceverlening Zakelijk Office 365 is beperkt tot het melden van fouten in de werking van de dienst, problemen bij installatie en problemen bij gebruik van de dienst. De ondersteuning wordt gegeven op de functionaliteiten die in Quick Reference Cards en FAQ s worden beschreven en door KPN zijn gepubliceerd op kpn.com. De contactgegevens en openingstijden van de Business Servicedesk kunt u vinden via www.kpn.com/zakelijk/service/contact/telefoonnummers.htm. 44