Gebruikershandleiding Het Givt-dashboard Versie 1.1 1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1.0 Inleiding 3 1.1 Over deze gebruikershandleiding 3 1.2 Over het Givt-dashboard 3 2.0 Starten met het Givt-dashboard 4 2.1 Inloggen 4 2.1.1 Webapplicatie 4 2.1.2 Starten 4 2.1.3 Inloggen 4 2.1.4 Webbrowser en het Givt-dashboard 4 2.2 Schermindeling 5 3.0 Dashboard Functies 5 3.1 Overzicht 6 3.2 Collectes 6 3.3 Uitbetalingen 8 3.4 Toewijzen 9 3.4.1 Het toewijzen van een collecte 9 2
1.0 Inleiding 1.1 Over deze gebruikershandleiding Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die het Givt-dashboard gaat gebruiken of het Givtdashboard al gebruikt. Het geeft de beginnende gebruiker voldoende houvast om snel aan de slag te gaan en de gevorderde gebruiker een naslagwerk om vragen te beantwoorden of suggesties voor een beter gebruik te geven. 1.2 Over het Givt-dashboard Het Givt-dashboard is uw werkruimte waarin u de collectes met Givt kunt bijhouden en terugvinden. Het dashboard bestaat uit verschillende tabbladen, waar u onder andere live kunt zien wat er tijdens een collecte wordt opgehaald en u kunt er opzoeken wat er tijdens een bepaalde periode gegeven is aan de collecte. Ook vindt u er de wekelijkse uitbetalingen terug en wordt u gevraagd om de verschillende collectes een naam te geven en ze op die manier toe te wijzen aan een bepaald doel. Givt probeert het dashboard zo in te richten dat het voldoet aan de wensen van de gebruiker. Regelmatig voegen we nieuwe functies toe aan het dashboard en wordt deze handleiding herzien. Mist u iets op het Givt-dashboard of heeft u een vraag of opmerking? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via +31 320 320 115 of support@givtapp.net. 3
2.0 Starten met het Givt-dashboard 2.1 Inloggen 2.1.1 Webapplicatie Het Givt-dashboard is een webapplicatie. Dat betekent dat u als gebruiker het Givt-dashboard kan benaderen via een webbrowser op uw desktop computer of laptop, zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome of Apple Safari. (Het Givt-dashboard werkt niet optimaal op de tablet of mobiel.) Wanneer u een andere browser gebruikt dan Google Chrome, zult u de volgende melding in beeld te zien krijgen. LET OP: Voor een optimale gebruikerservaring raden wij u aan om de nieuwste versie van Google Chrome te gebruiken. Heeft u nog geen Google Chrome op uw computer dan kunt u die via deze link installeren: https://www.google.nl/chrome/browser/desktop/ 2.1.2 Starten U start het Givt-dashboard door in uw webbrowser het adres (de URL) van de Givt-dashboardapplicatie in te typen. De URL die wordt gebruikt is: https://cloud.givtapp.net/ 2.1.3 Inloggen Om in het Givt-dashboard in te loggen, vult u uw e-mailadres en wachtwoord in. Deze heeft u van Givt ontvangen in de e-mail omtrent de dashboard-credentials. LET OP: Als u uw wachtwoord bent vergeten, klik dan op Wachtwoord vergeten?, zodat u een nieuw wachtwoord kunt aanmaken. 4
2.2 Schermindeling Het Givt-dashboard bestaat uit een aantal tabbladen, die u kunt bereiken door gebruik te maken van de knoppen op de blauwe menubalk bovenin het scherm. De verschillende onderdelen van het scherm zijn: 1. Overzicht Dit is het eerste tabblad. In dit scherm worden het aantal gevers, het gegeven bedrag van de afgelopen zondag en het totaal bedrag dat is verzameld in de huidige maand vertoond. (Zoals in de afbeelding hierboven is weergegeven.) 2. Collectes In dit tabblad kunt u een collecte opzoeken en zien wat er is opgehaald en welke kosten aan die collecte verbonden zijn. 3. Uitbetalingen Op het tabblad Uitbetalingen kunt u de wekelijkse uitbetalingen zien en details van die uitbetalingen bekijken. 4. Toewijzen Op het tabblad Toewijzen wordt u gevraagd om de verschillende collectes van een bepaalde datum een naam te geven en hierdoor aan een bepaald doel toe te wijzen. Op die manier weet zowel de kerk als Givt welke collecte bij welk doel hoort en kan hier helder over gecommuniceerd worden. 5. Uitloggen Hiermee logt u uit op het Givt-dashboard en wordt u teruggebracht naar het inlogscherm. 6. Venster In het rood omkaderde venster ziet u de inhoud van het tabblad wat u hebt geselecteerd door gebruik te maken van de knoppen op de blauwe menubalk bovenin het scherm. 5
3.0 Dashboard Functies 3.1 Overzicht Het tabblad Overzicht geeft een snelle weergave van de laatst gehouden collecte in uw kerk. Hieronder ziet u de verschillende onderdelen van het tabblad Overzicht. 1. Vandaag: Hier kunt u live volgen wat er gegeven wordt. 2. Aantal gevers: Dit is het totaal aantal gevers van die maand. 3. Deze maand: Dit bedrag is er in de huidige maand gegeven. 4. Afgelopen zondag: Dit bedrag is er afgelopen zondag gegeven. 6
3.2 Collectes In het tabblad Collectes kunt u weergeven wat er is opgehaald binnen een bepaalde periode, door een start- en einddatum en tijd te selecteren. Op deze manier kunt u snel een indruk krijgen van wat er gegeven is aan een of meerdere collectes binnen een bepaalde periode en welke kosten (service- en transactiekosten) hieraan vastzitten. Kies een tijdsbestek en klik op Weergeven. U kunt deze periode een naam geven en opslaan. Daarnaast kunt u zien hoeveel er gegeven is aan de verschillende doelen binnen dat tijdsbestek. Door op het taartdiagram te klikken, kunt u een overzicht van de service- en transactiekosten openklappen. Deze kosten zijn nog niet van het getoonde totaalbedrag afgehaald. LET OP: Er is een verschil tussen het tabblad Collectes en Uitbetalingen. In het tabblad Collectes kunt u de giften, service- en transactiekosten over een bepaalde periode opzoeken en opslaan. In het tabblad Uitbetalingen ziet u een overzicht van de wekelijkse uitbetalingen. Bij de uitbetalingen zijn ook eventuele storneringen en daarbij horende kosten verwerkt, die vaak eerdere collectes betreffen. Met de invoering van het tabblad Toewijzen, willen we de communicatie hierover verhelderen. 7
3.3 Uitbetalingen Hierin krijgt u een overzicht te zien van alle uitbetalingen die hebben plaatsgevonden aan uw kerk. Als u rechts van het bedrag op het taartdiagram (1) klikt dan wordt het gedetailleerde overzicht weergeven van de desbetreffende uitbetaling, zoals hieronder in de afbeelding is te zien. Klik op de verschillende types Inhoudingen om daar meer informatie over te kunnen zien. LET OP! Er kan een verschil ontstaan tussen het uitbetaalde bedrag in Uitbetalingen en het toegewezen bedrag in Toewijzen of Collectes. Dit heeft te maken met de status van de giften op het moment van uitbetaling. Sommige giften zijn om verschillende redenen op het moment van uitbetaling nog niet doorgezet naar of niet verwerkt door de bank van de opdrachtgever. Givt betaalt enkel giften uit die ook werkelijk geïncasseerd zijn. Op de tabbladen Toewijzen en Collectes laten we de bedragen zien die op een bepaald moment door gevers zijn gekozen om te geven. Dat wil dus niet zeggen dat die bedragen ook echt op het moment van uitbetalen al geïncasseerd zijn. Uiteindelijk worden alle giften na verloop van tijd geïncasseerd en komen tijdens een uitbetaling op de bankrekening van uw kerk terecht. We hebben het moment van uitbetaling - donderdagavond - zo gekozen dat we een maximaal aantal geïncasseerde giften kunnen uitbetalen. Kortom: Tabblad Toewijzen/Collectes: bedragen die de intentie van de gevers laten zien. Tabblad Uitbetalingen: bedragen die reeds werkelijk geïncasseerd zijn. 8
3.4 Toewijzen Door het toewijzen van collectes aan een bepaald doel, krijgen de verschillende bedragen een naam. Op die manier worden de collectes inzichtelijk voor zowel de kerk als voor Givt. Hierdoor is het duidelijk welke giften en eventuele storneringskosten bij welk collectedoel horen. Wanneer er nog transacties zijn die niet zijn toegewezen aan een doel, krijgt u bij de tabbladen Collectes en Uitbetalingen bovenaan in het scherm hiervan een melding die u hierop attendeert. 3.4.1 Het toewijzen van een collecte Wanneer u op het tabblad Toewijzen klikt, krijgt u automatisch een overzicht van de huidige week te zien. U kunt door de verschillende weken scrollen door gebruik te maken van de pijltjes. Ook kunt u ervoor kiezen om een dagoverzicht te weergeven. Wanneer de giften door onze database verwerkt zijn, ziet u de nog niet-toegewezen collecte(s) als vraagteken verschijnen op de kalender. De collectes worden per tijdslot van een half uur samen gebundeld. Beweeg met de muis over een vraagteken om te zien over welk bedrag en welk doel het gaat. Klik op een vraagteken om een naam te geven aan de collecte(s) binnen het tijdslot. Het is ook mogelijk om meerdere tijdsloten die vraagtekens bevatten tegelijkertijd te selecteren. Klik hiervoor op een tijdslot en sleep naar boven of beneden. Alle niet-toegewezen collectes die in de selectie zitten, kunnen per collectedoel samen worden toegewezen. 9
In het venster zoals hieronder weergeven is het mogelijk om een precieze periode aan te geven. Het dashboard toont aan hoeveel verschillende doelen (1-3) er in dat tijdsbestek gegeven is. Vul hier de naam van het collectedoel in en druk op Opslaan. LET OP: De naam van de collecte kan maximaal 50 tekens lang zijn. Wanneer de collecte op die manier is toegewezen, ziet u nu dat het oranje vraagteken veranderd is in een groene vink (per doel). De toegewezen collectes worden dan per collectedoel (1-3) naast elkaar weergegeven over de tijdsperiode waarin ze zijn toegewezen. U kunt er ook voor kiezen om alle niet-toegewezen collectes aan een collectedoel toe te wijzen. Vul hiervoor een collectedoel in en klik op het vinkje. 10
Wilt u uw toewijzing ongedaan maken, dan klikt u op de groene vink om de toewijzing te verwijderen. Wanneer er geen oranje vraagtekens meer te zien zijn, heeft u alle collectes toegewezen. LET OP: Het is niet mogelijk om in een aansluitende periode, een collectedoel met 2 verschillende namen op te slaan. Probeert u dit wel, dan wordt dit niet doorgevoerd op het dashboard en krijgt u de volgende foutmelding in beeld te zien. 11