Interface naar TWINFIELD Achtergrond i-reserve i-reserve is een applicatie waarmee online reserveringen kunnen worden gemaakt. Primaire doelgroep van i-reserve is het MKB. De ondernemer heeft i-reserve draaien op zijn/haar website en stelt zo zijn/haar klant in staat een product of dienst te reserveren. De diensten die hiervoor mogelijk zijn, zijn onder andere (geen complete lijst): Diverse sport en spel op tijdbasis, zoals squash, tennis, fitness, paintball Diensten en producten op dagdelen zoals vergaderzalen en bootverhuur Bungalow parken, hotels Diverse afspraak gedreven diensten zoals huisartsen, tandartsen en kapperszaken Reisbureaus In principe levert iedere reservering een reserveringsnummer op, waarna de reservering een levenscyclus ingaat, van nieuw tot en met gesloten. Normaliter is er ook een prijs aan een reservering verbonden, aangezien de klant een dienst of product afneemt. Deze prijs wordt berekend door het systeem. De ondernemer kan er ook voor kiezen een factuur te laten aanmaken, indien dit het geval is, dient het reserveringsnummer als basis voor het factuurnummer. Integratie met het boekhoudsysteem De financiële informatie die impliciet wordt gegenereerd door i-reserve dient voor vele ondernemers als basis voor de omzet en dient dus op één of andere manier ingevoerd te worden in het boekhoudsysteem welke de ondernemer gebruikt. Belangrijk hierbij is te onderkennen dat er door de ondernemer voor gekozen kan worden de facturering te laten plaats vinden vanuit i-reserve of vanuit de boekhouding. Beide opties dienen dus mogelijk te zijn. Indien facturering vanuit i-reserve plaatsvindt, dan zijn diverse attributen op reserveringsniveau niet meer van belang, zoals datum en tijd velden. Er zijn twee entiteiten te onderkennen in i-reserve. Klanten en reserveringen. In de bijlage zijn de attributen aangegeven die kunnen worden geëxporteerd. 1 P a g e
Instellen export in i-reserve 1. Voer een nieuwe query op. Dit kan via Reserveringen -> Queries : Klik hierna op Voeg query toe : 2 P a g e
2. Maak een keuze uit Klanten / Reserveringen en klik op Wijzigingen Opslaan : 3. Geef de parameters op. Een voorbeeld is hieronder weergegeven: Opmerking: De mapping van de BTW codes zijn afhankelijk van uw instellingen. In het voorbeeld wordt een i-reserve BTW code 1 gemapd naar BTW grootboek 1601 (BTW Laag). Opmerking: er wordt een standaard waarde gevuld bij het aanmaken van de query. Normaliter zijn deze parameters voldoende bij het importeren van standaard gegevens. 4. Als alle parameters zijn ingevuld klik op Wijzigingen opslaan : 5. Klik op Terug en daarna Opslaan en Uitvoeren om de gegevens te exporteren 6. Sla het bestand op. Bijvoorbeeld: Twinfield_relaties.csv 3 P a g e
4 P a g e
Debiteuren van i-reserve naar TWINFIELD Deze paragraaf beschrijft hoe debiteuren overgezet kunnen worden naar TWINFIELD. Opmerking: debiteuren kunnen meerdere keren worden overgezet. Indien de debiteur al bestaat, wordt deze bijgewerkt, anders toegevoegd. 1. Exporteer klanten uit i-reserve 2. Kies in TWINFIELD voor Algemeen -> Bestandsbeheer 3. Klik op Uploaden 4. Selecteer het zojuist geexporteerde bestand en kies voor upload. 5 P a g e
5. Kies nogmaals Uploaden om nu echt het bestand te uploaden 6. Het bestand moet nu verwerkt worden. Selecteer het actie menu (blauwe icoontje) en selecteer Importeer 6 P a g e
7. Er verschijnen meerdere opties. Selecteer Debiteuren (CSV,FLV,XLS) 8. Klik op Verwerken. Hierna kan met het blauwe icoontje ververst worden. 9. Na een korte periode van wachten verschijnt een log bestand. 7 P a g e
10. Als het nu goed is, zijn de debiteuren inmiddels opgeslagen. Je debiteuren zijn nu geïmporteerd & zijn terug te vinden onder Relaties binnen de TWINFIELD software 8 P a g e
Financiele mutaties van i-reserve naar TWINFIELD 1. Exporteer klanten uit i-reserve 2. Kies in TWINFIELD voor Algemeen -> Bestandsbeheer 3. Klik op Uploaden 4. Selecteer het zojuist geexporteerde bestand en kies voor upload. 9 P a g e
5. Kies nogmaals Uploaden om nu echt het bestand te uploaden 6. Het bestand moet nu verwerkt worden. Selecteer het actie menu (blauwe icoontje) en selecteer Importeer 10 P a g e
7. Er verschijnen meerdere opties. Selecteer Journaalposten (Inkoop/Verkoop) (CSV,FLV,XLS) 8. Klik op Verwerken. Hierna kan met het blauwe icoontje ververst worden. 9. Na een korte periode van wachten verschijnt een log bestand. 10. Als het nu goed is, zijn de debiteuren inmiddels opgeslagen. 11 P a g e
Je journaalposten zijn nu geïmporteerd & zijn terug te vinden onder Dagboeken binnen de TWINFIELD software 12 P a g e