Trawant Handleiding aanmeldingsformulier Oktober 2016 Met steun van
HANDLEIDING AANMELDINGSFORMULIER TRAWANT Met het intersectoraal aanmeldingsformulier Trawant willen we een antwoord bieden op de versnippering aan aanmeldingsformulieren en procedures voor de rechtstreeks toegankelijke hulp binnen de regio Antwerpen Zuidkant. Het aanmeldingsformulier is zodanig opgesteld dat je vlot een kind, jongere of volwassene met een ondersteuningsvraag voor RTH kan aanmelden. Met het voorliggende document willen we je gidsen doorheen het aanmeldingsformulier dat je kan terugvinden op de website van Trawant: http://www.infopunttrawant.be/index.php 3 1 2 Het aanmeldingsformulier kan op 3 manieren geopend worden: (De volgorde van de verschillende wijzen zegt niets over complexiteit van de procedure) 1. Wanneer je je aanmeldt, kom je automatisch op je persoonlijke startpagina. Op deze pagina staat een link naar het aanmeldingsformulier (zie stap 1: aanmelden) 2. Via de knop <naar het aanmeldingsformulier> op het snelmenu meld uw cliënt voor rechtstreeks toegankelijke hulp eenvoudig aan via Trawant op de homepagina van de website word je eenvoudig naar het aanmeldingsformulier geleid. 3. Via het menu-item <Aanmelding> kom je op de pagina die een toelichting geeft over de aanmeldingsprocedure. Onderaan de pagina vind je de link <naar het aanmeldingsformulier> die je gidst naar het formulier. Alvorens het aanmeldingsformulier te kunnen invullen, dien je je echter te registreren bij Trawant (zie deel 1).
DEEL 1: Google Authenticator Om het aanmeldingsformulier te kunnen invullen, dien je de app Google authenticator te installeren op je smartphone. Deze app is terug te vinden in de play store en gratis te downloaden. DEEL 2: registratie en inloggen Alvorens een registratie te kunnen plaatsen via Trawant, dien je je eenmalig te registreren bij Trawant. Dit verloopt op volgende wijze: Stap 1: eenmalig registreren 1. Ga de naar de website van Trawant: http://www.infopunttrawant.be/index.php 2. Klik vervolgens op menu-item <aanmelden>. 3. Klik vervolgens op de link <Nog niet geregistreerd?>
4. Vul vervolgens <Gebruikersnaam>, <e-mailadres> en een eigen gekozen <paswoord> (tweemaal) in. Het paswoord moet minstens 8 karakters hebben en minstens 1 hoofdletter, cijfer of kleine letter bevatten. 5. Wanneer je op registreren klikt, verschijnt vervolgens een QR-code. Deze scan je met de app google authenticator. Je kan de QR-code scannen door op je app bij <een account toevoegen> te klikken op <een streepjescode scannen>. Vervolgens zal je camera verschijnen die je richt op de QR-code.
Na enkele seconden ontvang je op je smartphone een code. Deze vul je in bij het vakje <google authenticator code>. Bijvoorbeeld: Deze code hernieuwt zich elke 30 seconde om de veiligheid maximaal te garanderen. 6. Wanneer je op <registreren> klikt, zal je een e-mail ontvangen waarin je je registratie kan voltooien. Dit doe je door op de link in de mail aan te klikken.
7. Heb je geen mail ontvangen, kijk dan zeker even in de ongewenste mails! Stap 2: Inloggen Voor in te loggen ga je opnieuw naar de aanmeldpagina van Trawant (zie stap 1, punt 2). 1. Inloggen kan na het ingeven van het e-mailadres en paswoord. 2. Vervolgens word je naar stap 2 geleid waar je de google authenticator code ingeeft die op dat moment op je scherm verschijnt. 3. Wanneer 5 maal een verkeerd paswoord wordt ingegeven, wordt omwille veiligheidsredenen het account gedurende 1 dag geblokkeerd. Stap 3: Paswoord vergeten Wanneer je je paswoord vergeten bent, druk je op <paswoord vergeten?> 1. Op de pagina die vervolgens verschijnt, vul je je e-mailadres is en klik op <maak een nieuw paswoord aan>. 2. Je ontvangt een e-mail met als titel password reset. Klik vervolgens op de link in de mail. Je wordt opnieuw naar de website van Trawant geleid, waar je een paswoord tweemaal ingeeft. Na een klik op <stel paswoord opnieuw in> is jouw paswoord opnieuw gebruiksklaar en kan je je aanmelden. Raadplegen van unieke code via Google Authenticator op andere smartphone De unieke code die nodig is om te kunnen inloggen, is gekoppeld aan de app jouw smartphone. Om de code op een andere smartphone te kunnen raadplegen, kan je na het ingeven van het juiste e- mailadres en paswoord, klikken op <account opnieuw instellen in Google Authenticator>.
Je ontvangt hierop een nieuwe e-mail met een link. Wanneer je je vervolgens opnieuw aanmeldt, zal de eerste keer opnieuw een QR-code verschijnen. Je doorloopt vervolgens de stappen zoals beschreven in stap 1. DEEL 3: AANMELDEN VAN EEN ZORGVRAGER Stap 1: Aanmelden 1. Na aanmelding kom je op je persoonlijke pagina terecht waarbij je wordt verwelkomt als Welkom jouw naam. jouw naam 2. Vervolgens klik je op <Dien een nieuwe aanmelding in> op naar het formulier te gaan. Stap 2: administratieve gegevens aanmelder 1. Op de eerste pagina van het aanmeldingsformulier vul je bij contactgegevens aanmelder je gegevens in waarop de organisatie naar keuze of de coördinator van Trawant jou kan bereiken.
2. Vervolgens dien je een keuze te maken tussen een aanmelding voor 1 organisatie of een twijfelmelding Indien duidelijk is bij welke organisatie je wenst aan te melden, klik hiervoor op <klik hier voor de volledige lijst met voorzieningen>. Uit deze lijst vink je de organisatie van keuze aan en de ondersteuningsvorm die volgens jou geïndiceerd is. Opgelet, je kan maar 1 organisatie aanvinken. Indien je twijfelt over de geïndiceerde ondersteuning, klik je op <klik hier in geval van een twijfelmelding>. Klik vervolgens de organisaties aan waar tussen je twijfelt. Bij twijfel kan je ook contact opnemen met het infopunt Trawant, dit op het nummer 0492 15 28 87 (elke werkdag- behalve woensdag van 9u tot 12u). 3. Tot slot wordt gevraagd of ingeval van aanmelding bij 1 organisatie dit de organisatie van 1 e keuze is. Indien dit niet is, willen wij jou vragen de reden kort toe te lichten (bv. lange wachtlijst andere organisatie, regio, ) om dit vervolgens mee te kunnen nemen in de verwerking van de noden van de regio. Alle velden met een * dienen ingevuld te worden alvorens naar de volgende pagina te kunnen gaan. Stap 3: Administratieve gegevens kind-jongere & context Vul de gevraagde gegevens in. Vakjes met een * zijn verplicht. Je kan enkel verder gaan naar de volgende pagina wanneer alle verplichte velden werden ingevuld. Stap 4: Situatieschets In de derde stap van het aanmeldingsformulier verduidelijk je de ondersteuningsnoden en vragen van het kind/jongere en zijn context. Gelieve alle item zo concreet en volledig mogelijk in te vullen. Indien de informatie ontbreekt, gelieve dit ook op het formulier aan te geven. Het is niet nodig je aan de grootte van de vakjes te houden, zolang het maar duidelijk blijft. Vakjes met een * zijn ook hier verplicht. Je kan enkel verder gaan naar de volgende pagina wanneer alle verplichte velden werden ingevuld.
Stap 5: bevestiging aanmelding In de 4 e, laatste stap van het aanmeldingsformulier bevestig je je de aanmelding via Trawant. Met deze laatste pagina verklaar je de ouders voldoende geïnformeerd te hebben over de aanmelding en de werking van Trawant. Indien je graag een document als bijlage aan het aanmeldingsformulier toegevoegd, kan je dit doen via de knop <bestand kiezen>. Vervolgens kan je een bestand op je eigen computer opzoeken en toevoegen. Opgelet, enkel bestanden onder de vorm word, PDf en txt zijn mogelijk om up te loaden. Wanneer je op <registreer aanmelding> klikt, wordt de aanmelding verzonden. De aanmelding wordt vervolgens verzonden naar de organisatie van keuze. Merk je na het versturen van jouw aanmelding dat je een fout heeft gemaakt, dan neemt je telefonisch contact op met het infopunt Trawant (elke werkdag, behalve op woensdag, van 9 u tot 12u of via trawant@ritmica.be). Zij kan op jouw vraag aanpassingen doorvoeren in uw aanmelding. DEEL 4: BIJKOMENDE INFORMATIE Geldigheid van aanmelding 1. De datum waarop het aanmeldingsformulier door de aanmelder wordt verzonden, geldt als aanmeldingsdatum. 2. Ouders en/of de jongere moet steeds akkoord zijn met de aanmelding. 3. Hou rekening met de ondersteuningsvoorwaarden en werkingsgebied van elke organisatie en ondersteuningsvorm. Dit staat verduidelijkt in de wegwijzer en op de fiches van de verschillende partners. Een onterechte vraag wordt hoogstwaarschijnlijk geweigerd door de aanbieder, tenzij er omstandigheden zijn die dit toelaten. Wat betreft de gevraagde informatie: 1. Gegevens kind/jongere en context Vul de persoonsgegevens van het kind/de jongere en zijn context zo nauwkeurig mogelijk in. <In geval van (vermoeden van) beperking> omschrijf je kort waarop dit vermoeden gebaseerd wordt. In er geen sprake is van (vermoeden van) beperking, vink je de verplichte vakjes (*) met <neen> aan. Bij <beschrijving relaties in het gezin> omschrijft u kort de onderlinge relaties in het gezin. Indien dit zeer specifiek is, kan op het einde van het aanmeldingsformulier een genogram als bijlage worden toegevoegd. Indien de gezinssituatie en/of het verblijf van het kind verdere toelichting vraagt, kan dit aangegeven worden in de daarvoor voorziene ruimte. Indien de jongere momenteel in geen enkele school is ingeschreven, gelieve dan de gegevens van de school te geven waar de jongere het laatst ingeschreven was. 2. Situatieschets en motivatie aanmelding
Met het <functioneren kind/jongere en context> vragen we een omschrijving van de noden en problemen waar het kind/jongere en de context mee kampt. We vragen hierbij ook expliciet aandacht te hebben voor de sterktes en krachten die aanwezig zijn. Met <zorgen rond veiligheid> peilen we naar de mate van verontrusting binnen het gezin. Indien er zorgen zijn, vragen wij jou deze toe te lichten in de daarvoor voorziene ruimte. Met <reden van aanmelding> willen we een zicht krijgen op de reden waarom het gezin met dit probleem op dit moment een ondersteuningsvraag stelt. Tot slot vragen we een beknopte omschrijving van de ondersteuningsvraag van het kind/jongere en zijn context. Wat wil men met de ondersteuning bereiken? 3. Hulpverleningsgeschiedenis Is er in het gezin reeds ondersteuning geboden om de ondersteuningsvraag te beantwoorden? Geef hierbij mits toestemming van de betrokkenen- de contactgegevens en een korte omschrijving van het traject.