betrouwbare business case Een business case met de voordelen, kosten en effecten inzichtelijk ter ondersteuning van de aanschaf van een IWMS planonsoftware.com Het bouwen van een 1
Het bouwen van een 3 Het bouwen van een betrouwbare business case De theorie achter de business case 4 Van theorie naar een bruikbare business case 5 Voordeel 1: Het begint allemaal met inzicht 6 Voordeel 2: Meer efficiency 7 Voordeel 3: Verbeterde bezetting 7 Voordeel 4: Verbeterde planning 8 Voordeel 5: Interactie met medewerkers via selfservice 9 Voordeel 6: Compliance in processen en verslaglegging 9 2 Het bouwen van een planonsoftware.com
Wanneer organisaties bekijken hoe ze kunnen profiteren van een Integrated Workplace Management System (IWMS) zijn mogelijke risico s en compliance twee belangrijke factoren. Deze twee aspecten hebben grote invloed op het potentiële rendement van de investering. Alvorens een IWMS te selecteren en te implementeren, valt het aan te bevelen een business case te schrijven met een perspectief van minimaal drie jaar - inclusief in- en externe kosten en de monetaire én niet-monetaire voordelen. In veel gevallen vormen de kosten voor de IWMS-software slechts een klein onderdeel van de totale investering. Het is van belang ook rekening te houden met het verzamelen van gegevens, het aanpassen van de IT-infrastructuur, change - en project management en interne kosten. Ook maatwerk of integratie met andere systemen kan invloed hebben op de Total Cost of Ownership (TCO). Onder andere afhankelijk van de gekozen oplossingen en leverancier. planonsoftware.com Het bouwen van een 3
De theorie achter de business case Waarom zou u een business case schrijven? Een bruikbare, effectieve business case rondom de aanschaf van een IWMS moet de strategische doelstellingen van de organisatie ondersteunen. Hiertoe moet de business case: Aantonen dat het voorstel meetbaar kosten zal reduceren, productiviteit zal verhogen en efficiency zal bevorderen. Financiële informatie bevatten waaruit blijkt dat de aankoop de winstgevendheid van de organisatie zal bevorderen. De effecten op winstgevendheid van de organisatie beschrijven de korte en lange termijn. Mogelijke financieringsbronnen en potentiële leveranciers voor het project benoemen. Bij voorkeur gebaseerd op objectief marktonderzoek, zoals bijvoorbeeld het Gartner Magic Quadrant voor IWMS. Tien uitgangspunten voor de perfecte business case Om u te onderscheiden van concurrende voorstellen moet uw business case voor IWMS-software laten zien dat uw voorstel er een is om serieus te overwegen. De volgende tien uitgangspunten dragen bij aan een geloofwaardige business case. 1. Strategische beslissingen zijn gebaat bij zicht op de alternatieven. 2. Reeds gemaakte kosten tellen niet mee. Beschouw voormalige kosten als irrelevant. 3. Strategische investeringsbeslissingen moeten hun Time Value of Money (TVM) bewijzen. 4. Structureer prioriteiten zodanig dat ze niet tegenstrijdig zijn aan elkaar. 5. Verwachte resultaten moeten betrekking hebben op zowel harde als zachte effecten. 6. Potentiële risico s moeten worden vermeld in financiële termen. 7. Timing van het project is cruciaal voor een positieve uitkomst. 8. Onthoud dat in sommige gevallen vertraging van de besluitvorming een slimme tactiek is die op de lange termijn een beter resultaat kan opleveren. 9. Het laag houden van initiële kosten is een strategie om het aantal concurrerende projecten te verminderen. 10. Keep it simple. Zorg voor een business case die leesbaar en eenvoudig te begrijpen is. Beperk de omvang van het project tot de belangrijkste prioriteiten. Negen tips voor het schrijven van een succesvolle business case 1. Beschrijf de visie: de management samenvatting van een business case beschrijft de visie van het project en hoe deze aansluit op de organisatiestrategie. 2. Stem de doelen af op de visie: als een business case laat zien hoe de doelstellingen van het project passen bij de visie van de organisatie maakt dit goed zichtbaar hoe de aankoop zal bijdragen aan de realisatie van deze visie. 3. Verkoop van binnen naar buiten: uw interne stakeholders overtuigen van het project en de bijdrage ervan aan de organisatiestrategie is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen in het project. Bewijs van hoe de nieuwe oplossing zal bijdragen aan de groei toont budgethouders de waarom van het project. 4. Presenteer de mogelijke fondsen: laat zien hoe het initiële projectbudget verworven kan worden en toon mogelijke opties voor verdere financiering van het plan. 5. Verkrijg steun van de controller: dit is de bezegeling van de goedkeuring. Als de financiële afdeling van uw organisatie de business case omarmt is de kans dat deze wordt goedgekeurd over het algemeen hoger. Nauwkeurige berekeningen moeten de belangrijkste financiële vragen van het management en eventuele financiers beantwoorden alvorens zij overgaan tot goedkeuring van een voorstel. 6. Zoek samenwerking: zorg in een vroegtijdig stadium voor samenwerking en afstemming met de belangrijkste stakeholders. Als u van beslissingsbevoegden recensenten maakt, is de kans groot dat zij voor uw project stemmen. 4 Het bouwen van een planonsoftware.com
7. Gebruik GANTT: professionele projectmanagers gebruiken een GANTTchart om strategische projectactiviteiten te plannen. Grafische weergave is een beproefde methode om het management ervan te overtuigen dat er voldoende tijd beschikbaar is voor elke fase van het project. 8. Zorg voor financiële acuratesse: het paraat hebben van de juiste cijfers is van groot belang voor buy-in van het management. Als uw organisatie niet beschikt over een financieel analist op dit terrein, zoek dan een goede consultant. 9. Beschrijf de monitoring: leg uit hoe uitvoering van periodieke audits bijdraagt aan continue monitoring van de resultaten. Van theorie naar een bruikbare business case Hoe kunt u de voordelen van een IWMS meetbaar maken en in cijfers uitdrukken? Hieronder vindt u zes concrete voordelen van het implementeren van een IWMS en hoe deze bijdragen aan het bouwen van een solide business case. Vanuit monetair oogpunt leiden alle eerder genoemde voordelen direct of indirect tot het reduceren en/of vermijden van kosten of het verhogen van inkomsten. Een kwantificering van deze monetaire voordelen is bijna onmogelijk vanwege de vele verschillende omstandigheden en uitgangspunten in organisaties. Gartner publiceerde een analyse over besparingen gerelateerd aan de implementatie van een IWMS en becijferde een kostenreductie van 10 tot 15% door effectief en efficiënt ruimtebeheer, 5 tot 8% door procesverbeteringen en beter contractenbeheer en 5 tot 8% op huurpenningen door professionelere (ver)huuradministratie. Voor het schrijven van een business case is het belangrijk om deze voordelen, kosten en effecten zo concreet, realistisch en meetbaar mogelijk te kwantificeren en te beschrijven. Op basis van een combinatie van marktonderzoek, praktijkervaring, input van klanten en B2B software best practices biedt dit white paper u een overzicht van voordelen van IWMS-software en de potentiële monetaire en niet-monetaire effecten. Alle berekeningen zijn gebaseerd op jarenlange ervaring in de internationale IWMS-markt en een grote verscheidenheid aan klantcases in allerlei sectoren. Zoals multinationals, financiële dienstverleners, lokale en centrale overheden, onderwijsinstellingen, maar ook chemischeen farmaceutische industrie en retail. Het doel van dit white paper is u te ondersteunen bij het samenstellen van uw business case en u te begeleiden bij het concreet beschrijven van de voordelen, rekening houdend met uw specifieke organisatie, omstandigheden en prioriteiten. Zodra u de potentiële voordelen heeft gekwantificeerd, moet u zichzelf afvragen of u de theoretische voordelen uit de business case werkelijk kunt benutten. Zijn er strategische, organisatorische, politieke, HR, contractuele, technische of andere randvoorwaarden die een showstopper kunnen vormen bij het realiseren van de mogelijke voordelen? Enkele voorbeeldvragen: Kunt u leegstand kapitaliseren? Veel monetaire voordelen van het implementeren van een IWMS zijn gerelateerd aan de tweede grootste kostenpost in uw organisatie: gebouwen en ruimte. Een IWMS-oplossing biedt inzicht, tools en analyses om de vraag naar en aanbod van vastgoed en ruimte op elkaar af te stemmen en te optimaliseren. In veel gevallen betekent dit het reduceren van het aantal vierkante meters. Maar wanneer vastgoed uw eigendom is, is het een relevante vraag of er markt is om overbodige ruimte te verkopen. En voor aangehuurde ruimte is het belangrijk u af te vragen of uw huidige huurcontracten u toestaan het aantal vierkante meters te verlagen of zelfs huurovereenkomsten te annuleren. Houd rekening met deze factoren en benoem de randvoorwaarden en potentiële risico s in uw business case. Kunt u de voordelen van de toegenomen efficiëntie kapitaliseren? Het standaardiseren en automatiseren van bedrijfsprocessen biedt naast kwalitatieve verbeteringen ook een besparingspotentieel in tijd en geld. IWMS-software verbetert de planning, uitvoering en monitoring van bedrijfsprocessen dankzij tools als geautomatiseerde workflows, signaleringen en dashboards. planonsoftware.com Het bouwen van een 5
Maar kan uw organisatie werkelijk profiteren van besparingen in de vorm van tijd en resources? Kunnen boventallige resources worden ingezet op andere afdelingen of worden opgeleid voor andere functies? Is de afdeling Human Resources (HR) betrokken en is er nagedacht over een sociaal plan, outplacement of reorganisatie? Houd deze factoren in uw achterhoofd en neem ze op als randvoorwaarden en potentiële risico s in uw business case. Kunt u kapitaliseren op technologie? Het uitrusten van gebouwen met moderne installaties, techniek en gebouwbeheersystemen leidt tot lagere operationele kosten, meer continuïteit, een positief werkklimaat en een hogere productiviteit. Daarnaast hebben slimme en genetwerkte werkplekken een hogere bezettingsgraad. En faciliteren ze medewerkers beter met een fit-for-demand werkomgeving. Een IWMS biedt geïntegreerde technologie zoals bewegingssensoren, kiosk-oplossingen, detectiesystemen en slimme apps die de productiviteit, samenwerking en mobiliteit van medewerkers verhogen. Maar zijn al uw medewerkers al uitgerust met een smartphone? Kunnen ze hun eigen device (BYOD) meenemen? Staat privacy-wetgeving of de Ondernemingsraad (OR) u toe te volgen waar uw medewerkers zich bevinden? Is HR betrokken bij uw thuiswerkbeleid? Vormen gezondheids- of veiligheidsvoorschriften mogelijke obstakels? Ook met deze factoren dient u rekening te houden bij het schrijven van uw business case. Voordeel 1: Het begint allemaal met inzicht Het niet inzichtelijk hebben van (de waarde van) uw vastgoedportfolio, vierkante meters, bezettingsgraden, planmatig onderhoud, huurcontracten, leveranciers, SLA s enzovoort brengen enorme risico s met zich mee in termen van kosten, compliance en bedrijfscontinuïteit. Een IWMS geeft u dit inzicht door één gestandaardiseerde database te creëren voor al uw FM- en vastgoedprocessen. U weet precies hoeveel vierkante meter u ter beschikking heeft voor toekomstige groei, u kent het aantal vierkante meter vloeroppervlak voor het aanbesteden van uw schoonmaak, u heeft zicht op aflopende huurcontracten en weet wanneer welke onderhoudsactiviteiten moeten worden uitgevoerd. Dit soort informatie zorgt ervoor dat facility- en vastgoedmanagers in control blijven. Volledige transparantie levert directe monetaire Reduceer kosten voor vierkante meters door gebruik- en bezettingsgraden van ruimten en werkplekken te verhogen. Verlaag operationele kosten door irrelevante contracten stop te zetten en prestaties te verbeteren. Verminder onderhoudskosten door betere budgettering, planning en uitvoering van onderhoud. Volledige transparantie biedt daarnaast Maximaliseer uw bijdrage aan de continuïteit van de kernactiviteiten. Voldoe aan wet- en regelgeving en vermijd eventuele risico s. Garandeer flexibiliteit in het geval van reorganisaties, fusies of overnames. In het hedendaagse zakelijke klimaat is het van groot belang om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen. Fusies, overnames, reorganisaties en budgetbeperkingen leggen grote druk op facility- en vastgoedmanagers. De vraag neemt toe naar betrouwbare en integrale managementinformatie die besluitvormingsprocessen ondersteunt. Een IWMS ondersteunt strategische, tactische en operationele besluitvorming met rapportages, analyses, dashboards en benchmarks. Naast standaard rapportages, kan een IWMS organisatiespecifieke output en analyses bieden, gebaseerd op historische informatie en toekomstige prognoses. Neem nu de eerder genoemde analyse over besparingen van 5 tot 10% gerelateerd aan de implementatie van een IWMS en combineer deze met de geconsolideerde kosten per werkplek van ongeveer 10.000 per jaar. 6 Het bouwen van een planonsoftware.com
In het geval van een gemiddelde organisatie met 2.000 werkplekken en een totaal jaarlijks bijbehorend budget van 20 miljoen, kan transparantie gecreëerd door implementatie van een IWMS leiden tot een kostenreductie van tussen de 1.000.000 en 2.000.000 per jaar. Voordeel 2: Meer efficiency Door uw bedrijfsprocessen te ondersteunen met een IWMS kunt u de prestatie van deze processen eenvoudig analyseren en uiteindelijk de efficiency verbeteren en de kwaliteit van de output verhogen. U identificeert gemakkelijk knelpunten, inefficiëntie, tijdverspilling, budgetoverschrijdingen of andere zaken die uw bedrijfsresultaat beïnvloeden. Met behulp van een IWMS kunt u uw ondersteunende processen continu benchmarken en verbeteren om productiviteit en klanttevredenheid te maximaliseren. Meer efficiency levert directe monetaire Verlaag kosten voor verwerking en uitvoering door verbeterde planning en controle. Verminder storingen en bijbehorende herstelkosten door standaardisatie en geautomatiseerde workflows. Reduceer complexiteit van processen en vereenvoudig en versnel de communicatie tussen betrokkenen. Meer efficiency biedt daarnaast voordelen, zoals: Verhoog de snelheid van verwerking en levering. Verbeter de kwaliteit van dienstverlening en de klanttevredenheid. Creëer meer flexibiliteit in uw uitbestedingsstrategie en contracten. Organisaties die gebruik maken van een IWMS om de efficiency in hun bedrijfsprocessen te verhogen, ondervinden voordelen in operationele processen rondom Facility Management en vastgoedbeheer. Tegelijkertijd bemerken ze ook de integratievoordelen van deze bedrijfsprocessen met IT- en HR-gerelateerde service managementprocessen. In een organisatie met 2.000 medewerkers ligt het gemiddelde aantal te verwerken serviceaanvragen jaarlijks op ongeveer 300.000. Het verwerken van een enkel service aanvraag kost ongeveer tien minuten aan in- en externe verwerkingstijd. Verhoogde efficiency in verwerking gecreëerd door implementatie van een IWMS reduceert deze tijd met minstens 40%. Dit vertegenwoordigt alleen al aan verkorte verwerkingstijd een monetaire waarde van 0,6 miljoen per jaar. Daarbovenop geldt dat de gemiddelde kans op fouten daalt van 30% naar 10%. Omdat foutieve leveringen de kernactiviteit kunnen belemmeren is de first-time-right verwerking van serviceaanvragen een enorme waarde voor de organisatie en vermindert dit de verwerkingskosten met ten minste 0,3 miljoen per jaar. Voordeel 3: Verbeterde bezetting Kantoorruimten, vergaderzalen en werkplekken lijken goed bezet, maar de praktijk toont aan dat dit soort faciliteiten gemiddeld slechts tussen de 50% en 60% van de tijd bezet is. Daarnaast geldt dat dure faciliteiten zoals vergaderruimten, wagenpark of speciale apparatuur een lage bezettingsgraad hebben in verhouding tot de kosten. Gereserveerde vergaderzalen blijven leeg wegens no shows, grote vergaderruimten worden gebruikt voor kleine, interne vergaderingen en er wordt catering geleverd voor afgelaste vergaderingen. Een IWMS biedt praktische tools om het gebruik van dit soort faciliteiten te plannen, te reserveren, te meten en uiteindelijk te analyseren. Analyse stelt u in staat slecht bezette faciliteiten en werkplekken te elimineren of hun functie te wijzigen. Om zo het effectieve gebruik en de toegevoegde waarde voor de organisatie te verhogen. Verbeterde bezetting levert directe monetaire Verminder de behoefte aan ruimten en werkplekken en verlaag hieraan gerelateerde kosten door het gebruik te optimaliseren. Elimineer ongebruikte en slecht presterende faciliteiten en bijbehorende kosten. Verbeter de samenwerking en verhoog de productiviteit met fit-for-purpose werkplekken. planonsoftware.com Het bouwen van een 7
Verbeterde bezetting biedt daarnaast Reduceer chaos in de dagelijkse bedrijfsvoering door betere planning en controle. Verhoog de klanttevredenheid door eenvoudig toegang te bieden tot werkplekken en faciliteiten. Gebruik bezettingsgraden en gebruiksstatistieken om het aanbod van werkplekken voortdurend te verbeteren. Het verhogen van het gebruik en de bezetting van werkplekken wordt in veel gevallen gedreven door de introductie van moderne werkplekconcepten. Organisaties streven ernaar samenwerking en productiviteit in hun kernactiviteit te verhogen door inzet van activiteit gebaseerde werkplekconcepten en diensten. Waardoor medewerkers in staat zijn zelf te beslissen waar, wanneer, hoe en met wie ze werken. De inzet van een IWMS-oplossing stelt organisaties in staat het aantal slecht benutte vaste werkplekken terug te brengen om vervolgens eenvoudig toegankelijke en fit-for-purpose werkplekken te introduceren. Dit resulteert in een hogere productiviteit en aanzienlijk lagere kosten. Het transformeren van een gemiddelde organisatie met 2.000 vaste werkplekken naar een gedeeltelijk gedeeld en flexibel werkplekconcept kan de effectieve bezettingsgraad verhogen van 50 tot 60% naar 70 tot 80%. Dit vertegenwoordigt een waarde van 4 miljoen aan kostenefficiëntie per jaar. Een groot aantal publicaties en marktonderzoeken laat bovendien een productiviteitsverhoging zien van 5 tot 20%. Dat heeft direct een impact op het rendement en de financiële resultaten van uw organisatie. Voordeel 4: Verbeterde planning Voor veel organisaties is het moeilijk om toekomstig ruimtegebruik, de vraag naar werkplekken, onderhoudsbudgetten, energieverbruik of andere cijfers die het bedrijfsresultaat beïnvloeden, te voorspellen en te plannen. Een IWMS ondersteunt strategische, tactische en operationele planningsprocessen op basis van historische informatie, gestandaardiseerde catalogi of toekomstscenario s. Dit stelt facility- en vastgoedmanagers in staat faciliteiten en vastgoed af te stemmen op toekomstige behoeften en hier de benodigde budgetten en middelen voor te reserveren. Verbeterde planning levert directe monetaire Vermijd investeringen die niet aansluiten op de middellange en langetermijnstrategie van uw organisatie. Reduceer kosten met een goede planning, analyse en selectie van die scenario s die best value for money bieden. Beheer budgetten en rapporteer werkelijke kosten om financiële risico s te verminderen. Verbeterde planning biedt daarnaast Verhoog financiële transparantie en identificeer voortdurend kansen voor kostenefficiency. Benchmark prestaties over langere periodes, zowel met interne als externe partijen. Breng Facility Management en vastgoed naar een strategisch niveau door meetbaar bij te dragen aan de kernactiviteiten. Organisaties die een IWMS inzetten om de voorspelbaarheid van en toekomstige behoeften in processen te verbeteren, zoals portfolioplanning, ruimtebeheer, onderhoudsplanning, worden automatisch efficiënter, effectiever en transparanter in alles wat ze doen. De functionele scope van het IWMS bepaalt de impact op de business case. Laten we dit illustreren met een paar voorbeelden. Dankzij de langetermijnplanning van uw vastgoedportefeuille kunt u huurcontracten op tijd stoppen, uitbreiden of heronderhandelen en zo geld besparen. Met goed gepland en uitgevoerd preventief onderhoud kunt u reactief onderhoud en de daaraan gerelateerde kosten met meer dan 50% verminderen. KPI s stellen u in staat de prestaties van uw processen te benchmarken om toekomstige verbeterprojecten te identificeren. Hoe breder de scope van processen die u met uw IWMS ondersteunt en hoe geïntegreerder de oplossing des te meer meetbare voordelen u kunt toevoegen aan uw business case. 8 Het bouwen van een planonsoftware.com
Voordeel 5: Interactie met medewerkers via selfservice Medewerkers verwachten 24 uur per dag, zeven dagen per week laagdrempelige toegang tot dienstverlening. In combinatie met de toenemende mobiliteit van de beroepsbevolking wordt dit een steeds grotere uitdaging voor FM- en vastgoedorganisaties. Een IWMS bevat instrumenten als selfservice-functionaliteit of native apps waarmee u medewerkers eenvoudig de mogelijkheid biedt storingen te melden, reserveringen te maken, online informatie te zoeken of hen toegang geeft tot elk ander gewenst klantgericht proces. Dit verhoogt de toegankelijkheid van diensten en faciliteiten, verkort doorlooptijden en verhoogt de tevredenheid van medewerkers. Interactie met medewerkers via selfservice levert directe monetaire voordelen zoals: Bespaar op of herplaats frontofficeresources en bijbehorende kosten. Verkort doorlooptijden en verlaag inkoopkosten door standaardisatie en workflow management. Verhoog de productiviteit van medewerkers door 24 uur per dag, zeven dagen per week toegang te bieden tot uw dienstverlening. Interactie met medewerkers via selfservice biedt daarnaast Sluit leveranciers aan op de procesketen en verkort levertijden. Monitor vraag en aanbod, de kosten en de ervaren kwaliteit van diensten. Stem uw dienstverlening af op de voortdurend veranderende behoeften. Organisaties die gebruik maken van webbased selfservice-functionaliteiten of selfservice-apps kunnen toegevoegde waarde bieden in termen van interne efficiency, snelheid van verwerking, first-time-right uitvoering, klanttevredenheid, inkoop, SLAbeheer en nog veel meer. Deze voordelen worden met name gecreeërd door standaardisatie van producten- en dienstencatalogi, Service Level Agreements (SLA), workflows en realtime monitoring. Het combineren van selfservice voor Facility Management met andere disciplines zoals IT of HR zal deze resultaten verder versterken. Voor succesvol gebruik van selfservice zijn de volgende factoren van belang: eenvoudig te implementeren, eenvoudig toegankelijk en gebruiksgemak. Er zijn succesverhalen bekend van IWMS-implementaties waarin selfservice meer dan 90% van de traditionele verwerking van serviceaanvragen geheel of gedeeltelijk vervangt. Hiermee wordt uiteraard tijd bespaard en worden bovendien fouten in uitvoering en communicatie voorkomen. Marktonderzoek toont aan dat medewerkers selfservice-functionaliteiten waarderen vanwege de toegankelijkheid, eenvoud, snelheid en first-time-right levering die bijdragen aan hun productiviteit. Voordeel 6: Compliance in processen en verslaglegging Voldoen aan wet- en regelgeving krijgt steeds meer invloed op het werkveld van facility- en vastgoedmanagers. Bijvoorbeeld veiligheid & gezondheid, onderhoud, beveiliging, duurzaamheid en wijzigende (lease) accounting standaarden. Slechts enkele voorbeelden waar steeds meer aandacht komt voor processen en rapportages die compliant zijn. Gestructureerd administreren en documenteren is dan verplicht en facilityen vastgoedmanagers moeten in geval van een audit of incident kunnen bewijzen te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Een IWMS biedt functionaliteiten, instrumenten en structuren om naleving van wet- en regelgeving binnen FM en vastgoedbeheer te garanderen en het senior management te beschermen tegen eventuele juridische gevolgen. Compliance in processen en verslaglegging levert directe monetaire voordelen zoals: Verminder het risico op financiële sancties. Vermijd aansprakelijkheid als gevolg van schade of letsel en bijbehorende kosten. Reduceer juridische kosten en de interne inspanning in geval van niet-naleving van wet- en regelgeving. Compliance in processen en verslaglegging biedt daarnaast Vermijd negatieve publiciteit en de bijbehorende impact op uw corporate imago. Identificeer voorheen onbekende risico s en voorkom deze. Verhoog de waarde voor aandeelhouders door risico-inperking. planonsoftware.com Het bouwen van een 9
Organisaties die gebruik maken van een IWMS-oplossing kunnen naleving van wet- en regelgeving op veel gebieden verbeteren en garanderen door processen, workflows, documentatie, signaleringen en controles te stroomlijnen en te automatiseren. Een IWMS ondersteunt bovendien de volledige audit trail door wijzigingen te registreren. Zoals status updates of veranderingen in gegevens en documenten inclusief de datum en tijd en de naam van de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd. Dit garandeert dat verslaglegging compliant is en ondersteunt in- of externe audits aan de hand van een eenvoudige track-and-trace-functionaliteit in geval van een geschil of incident. Zoals wetgeving per regio verschilt, verschillen ook de monetaire voordelen per business case. Met name onderwerpen als lease accounting, gezondheid en veiligheid, onderhoud en duurzaamheid zijn belangrijke gebieden in Facility Management en Real Estate. Naast het vermijden en inperken van risico s, hanteert de wetgever veelal ook het standpunt dat organisaties die effectieve compliance-programma s toepassen in het geval van een compliance-issue strafvermindering krijgen toegekend. Met meer dan dertig jaar ervaring in het FMIS-domein is Planon een internationale, marktleidende softwareleverancier die organisaties ondersteunt die streven naar optimalisatie van werkplekken, vastgoed en bijbehorende dienstverlening. Planon levert innovatieve softwareoplossingen, bewezen best practices en professionele ondersteuning die bijdragen aan het verhogen van productiviteit en kostenefficiency. Planon s geïntegreerde, toekomstbestendige oplossingen leveren betrouwbare managementinformatie. Meer dan 2.000 klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd in het Leader-kwadrant van haar Magic Quadrant voor IWMS (Integrated Workplace Management System). Meer leren over Planon s FMISoplossing? Bezoek dan planonsoftware.com of volg ons op Twitter via @Planon_NL of @Planon_BE. 10 Het bouwen van een planonsoftware.com