PLANON LEASE ACCOUNTING. Voor lease accounting volgens wet- en regelgeving en geïntegreerde besluitvorming voor vastgoedportfoliomanagement

Transcriptie

1 PLANON LEASE ACCOUNTING Voor lease accounting volgens wet- en regelgeving en geïntegreerde besluitvorming voor vastgoedportfoliomanagement

2 De Lease Accounting oplossing van Planon ondersteunt de volgende processen: FASB-ASC 842- en IASB-IFRS 16 calculaties Kosten accounting Huurindexering en -verlenging Nieuwe verslaggeving en SOX compliance Geïntegreerd 360 graden portfolioinzicht Naast financiën, personeel, technologie en informatie is bedrijfsvastgoed de vijfde resource voor organisaties. Het vastgoed vertegenwoordigt vaak een aanzienlijke waarde en brengt ieder jaar hoge kosten met zich mee. Sommige organisaties kiezen voor vastgoed in eigendom, terwijl anderen de voorkeur geven aan een huuroplossingen (leasen) of een combinatie van huur en eigendom. Nieuwe accounting regelgeving van de Financial Accounting Standards Board uit de VS (FASB) en de International Accounting Standards Board (IASB) hebben aanzienlijke gevolgen voor de financiële verslaglegging van vastgoed. Zo zal de aanstaande kapitalisering van huurcontracten op de balans de besluitvorming rondom bedrijfsvastgoed enorm beïnvloeden. Dit zal de interesse van Chief Financial Officers in de vastgoedstrategie vergroten. Door de nieuwe wet- en regelgeving moeten Corporate Real Estate Managers en Financial Controllers hun processen en tools voor portfoliobeheer kritisch evalueren en professionaliseren. Dankzij de oplossing van Planon voor Lease Accounting kunnen organisaties de huur- en verhuurcontracten van hun bedrijfsvastgoed en -middelen conform een compliant proces beheren en rapporteren. Daarnaast stelt deze oplossing organisaties in staat om de juiste beslissingen te nemen over aanpassingen in hun vastgoedportefeuille, contractverlengingen en huurvoorstellen, in een taal die het management, controllers en accountants begrijpen. 2 PLANON LEASE ACCOUNTING planonsoftware.com

3 ASC 842- EN IFRS 16-CALCULATIES: VOLDOE AAN DE REGELS VAN STANDAARDEN VOOR LEASE ACCOUNTING ASC 842 van de FASB en IFRS 16 van de IASB zijn de nieuwe verplichte standaarden voor lease accounting van vastgoed en bedrijfsmiddelen. Deze nieuwe standaarden gaan vanaf het begin van boekjaar 2019 van kracht voor beursgenoteerde ondernemingen. De nieuwe standaarden hebben diverse gevolgen: De meeste leases worden geclassificeerd als financiële leases die op de balans worden vermeld als verplichting en gebruiksrecht, met grote gevolgen voor de financiële indicatoren. Vanaf 2019 moeten de cijfers van leases van vastgoed en bedrijfsmiddelen worden berekend en vastgelegd in overeenstemming met de nieuwe standaarden. Tijdens de transitieperiode van 2017 tot 2019 is een tweeledige verslaglegging vereist en moet een proces gestart worden om de vereiste gegevens te verzamelen en de bestaande contracten te evalueren. De Lease Accounting-oplossing van Planon ondersteunt de nieuwe standaarden voor lease accounting bij de berekening van kosten voor de winst- en verliesrekening, cashflows en balansparameters voor leases. Door ook de bestaande standaarden ASC 840 en IAS 17 te ondersteunen, is een geruisloze transitie mogelijk. De oplossing van Planon is beoordeeld en goedgekeurd door één van de Big Four internationale accountantsbedrijven, gespecialiseerd in bedrijfsvastgoed. KOSTEN ACCOUNTING: WAARBORG EEN FINANCIËLE ADMINISTRATIE, VERSLAGLEGGING EN RAPPORTAGE DIE AAN DE WETGEVING VOLDOET De nieuwe wet- en regelgeving vereist een accurate administratie van alle leasegerelateerde uitgaven en inkomsten met de bijbehorende tijdsperiode. De cijfers moeten beschikbaar zijn voor zowel de afgesloten perioden als de huidige periode. Bovendien dienen de verwachte kosten te worden meegenomen in de verslaglegging, evenals de financiële analyse voor de lange termijn. Tot op heden hoefden alleen de basishuurkosten voor financiële leases te worden gekapitaliseerd. De nieuwe standaarden vereisen ook de inachtneming van aanvullende kosten die van invloed zijn op de balanscijfers, zoals: Variabele huur, speciale prijsafspraken, waarschijnlijke huurverlengingen en voorwaardelijke huurbetalingen. Verplichtingen voor kosten bij beeïndiging, bedragen voor aankoopopties en verwervingskosten voor de lease. Kosten om verbeteringen van huurders te verwijderen aan het einde van de lease. De Lease Accounting-oplossing van Planon voorziet in een kostenadministratie en -verslaglegging die aan alle nieuwe wet- en regelgeving voldoet. De oplossing traceert alle wijzigingen in de loop van de tijd zodat de rapportage over het verleden, heden en de toekomst conform de nieuwe standaard beschikbaar is. Contractinformatie Details financing lease planonsoftware.com PLANON LEASE ACCOUNTING 3

4 LEASEVERLENGING EN -INDEXERING: BETROUWBARE HERBEREKENING EN SCENARIOPLANNING Wanneer een mogelijke verlenging van een leasecontract redelijk aannemelijk is, moet de periode van deze verlengingsoptie worden inbegrepen in de leasekapitalisatie. Dit geeft ruimte voor interpretatie en daaraan gerelateerde risico s. De aannames en veronderstellingen voor deze besluiten dienen op een gestructureerde wijze te worden gedocumenteerd en beschikbaar te zijn voor verslaglegging en rapportage. Speciale aandacht is vereist voor de impact van contractindexeringen. Elke wijziging van de index brengt voor IFRS 16 een volledige hercalculatie met zich mee. Dit kan leiden tot inaccurate en incomplete lease accountingcijfers voor gebruiksrecht en aansprakelijkheid. Voor uw organisatie vereist dit: Het gebruik van betrouwbare en controleerbare systemen voor hercalculaties conform de nieuwe weten regelgeving. Het waarborgen van financiële traceerbaarheid en een transparant besluitvormingsproces. Voldoen aan de vereisten van Sarbanes Oxley (SOX) met regels voor de interne controle, de financiële rapportage en controle op de distributie van informatie. Met de Lease Accounting-oplossing van Planon beschikt u over alle functies om een registratie en calculatie van optionele leaseverlengingen geheel conform de wet- en regelgeving te waarborgen. De oplossing biedt bovendien functies voor kapitalisatie van lease-indexeringen, hercalculaties in het geval van wijzigingen en scenarioplanning om de impact van veranderingen te valideren. NIEUWE VERSLAGLEGGING EN SOX COMPLIANCE: VOLLEDIGE RAPPORTAGE EN TRACERING VAN WIJZIGINGEN De nieuwe lease accountingstandaarden vereisen niet alleen dat leases op de balans moeten worden verantwoord, maar ook dat deze worden voorzien van aanvullende verslaglegging. Deze zijn bedoeld om investeerders en andere belanghebbenden inzicht te geven in de werkelijk vastgoeden bedrijfsmiddelengereleateerde aansprakelijkheden, de timing van financiële verplichtingen en de mogelijke onzekerheid van inkomsten. Deze aanvullende informatie moet doorgaans SOX compliant zijn. Dit betekent dat alle wijzigingen in leasecontracten moeten worden getraceerd en vastgelegd. Tevens dienen besluiten aantoonbaar volgens de geldende autorisaties en regelgeving te zijn genomen. Deze aanvullende verslaglegging bestaat onder andere uit: Een verklaring en motivatie waarom de leaseverlengingen al dan niet op te nemen in de kapitaalwaarde. Het verstrekken van aanvullende kwalitatieve en kwantitatieve informatie over de bedragen die zijn opgenomen in de balans. Een beschrijving van de kosten voor het verwijderen van door de huurder aangebrachte verbeteringen en uitleg of, waarom en hoe deze kosten geraamd of vooraf overeengekomen kosten zijn. Lease lifecycle Impact op de balans planonsoftware.com PLANON LEASE ACCOUNTING 4

5 De Lease Accounting-oplossing van Planon biedt gestandaardiseerde processen en geautoriseerde workflows om te waarborgen dat de registratie, tracering in de tijd en verslaglegging van veranderingen allemaal SOX compliant zijn. De oplossing ondersteunt de registratie van aanvullende toelichtingen, koppelt deze informatie aan de relevante kostenelementen en leasecontracten, en waarborgt een correcte rapportage. GEÏNTEGREERD 360 GRADEN PORTFOLIO INZICHT: ONTWIKKEL EEN NIEUWE BLIK OP UW BEDRIJFSVASTGOED De nieuwe standaarden voor lease accounting zijn de ideale gelegenheid voor Corporate Real Estate Managers om meer inzicht en kennis te verkrijgen over het vastgoedportfolio waarmee ook het hogere management hun voordeel kan behalen. De financiële impact van de nieuwe lease accountingstandaarden hebben grote invloed op de besluitvorming over vastgoedtransacties. Denk aan besluiten over het afstoten van vastgoed, het reduceren van vierkante meters of de transitie naar een flexibelere benadering van de werkplek. Hiervoor is een professionele en geïntegreerde oplossing nodig. De Lease Accountingoplossing van Planon kan gecombineerd worden met de Planon Real Estate Management-oplossing met aanvullende processen voor portefeuillebeheer, strategische ruimteplanning, transactiebeheer, projectmanagement en meer. Voor een compleet en geïntegreerd inzicht in uw vastgoed kunt u ook gerelateerde oplossingen implementeren zoals: Planon Space & Workplace Management: ondersteunt u bij het implementeren van efficiënte ruimtebeheerprocessen en innovatieve werkplekconcepten, afgestemd op de veranderende behoeften van de organisatie. Planon Maintenance Management: helpt uw organisatie operationele en onderhoudskosten met 10 tot 15% te reduceren dankzij de inzet van een nauwkeurige onderhoudsplanning. Op basis van verschillende onderhoudsregimes, effectief voorraad- en inkoopbeheer en efficiënte uitvoering met Mobile Field Services-oplossingen. Planon Integrated Services Management: integreert alle mensgerichte en werkplekgeoriënteerde diensten vanuit verschillende disciplines in één oplossing. Dit mechanisme stelt u in staat het dienstverleningsaanbod continu af te stemmen op de veranderende vraag van uw interne klant, resulterend in een hogere klanttevredenheid en productievere medewerkers. Planon Sustainability Management: meet, verbeter en monitor het duurzaamheidsprofiel van uw gebouwen en processen. Door deze drie functies met elkaar te verbinden ontstaat een continue cirkel van verbetering en besparing op basis van geaccepteerde standaarden als BREEAM of LEED. 5 PLANON LEASE ACCOUNTING planonsoftware.com

6 Planon Lease Accounting is beschikbaar als separate oplossing met volledige aansluiting op de Planon Real Estate Management-oplossing en de overige Planon-oplossingen. De direct te gebruiken Planonoplossingen combineren meer dan dertig jaar praktijkervaring met marktstandaarden. Dit stelt Planon in staat bewezen, geïntegreerde oplossingen te leveren, die zich kenmerken door: Geïntegreerd ontworpen software gebaseerd op één centrale database Toekomstbestendige oplossingen die met uw organisatie meegroeien Internationaal inzetbare standaardsoftware met ruimte voor lokale verbijzondering Kant-en-klaar te gebruiken bedrijfsprocessen en waardevolle managementinformatie Ervaring, kennis en marktstandaarden gebundeld in één beproefde totaaloplossing planonsoftware.com Met meer dan dertig jaar ervaring in het FMIS-domein is Planon een internationale, marktleidende softwareleverancier die organisaties ondersteunt die streven naar optimalisatie van werkplekken, vastgoed en bijbehorende dienstverlening. Planon levert innovatieve softwareoplossingen, bewezen best practices en professionele ondersteuning die bijdragen aan het verhogen van productiviteit en kostenefficiency. Planon s geïntegreerde, toekomstbestendige oplossingen leveren betrouwbare managementinformatie. Meer dan klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd in het Leaderkwadrant van haar Magic Quadrant voor IWMS (Integrated Workplace Management System). Meer leren over Planon s FMIS-oplossing? Bezoek dan planonsoftware.com of volg ons op Twitter INTERNATIONAAL Tel.: info-int@planonsoftware.com DUITSLAND Tel.: info-de@planonsoftware.com INDIA Tel.: info-in@planonsoftware.com SINGAPORE Tel.: info-sg@planonsoftware.com BELGIË Tel.: info-be@planonsoftware.com FRANKRIJK Tel.: info-fr@planonsoftware.com NEDERLAND Tel.: info-nl@planonsoftware.com VERENIGD KONINKRIJK Tel.: info-uk@planonsoftware.com CANADA Tel.: info-ca@planonsoftware.com HONGKONG Tel.: info-hk@planonsoftware.com OOSTENRIJK Tel.: info-at@planonsoftware.com VERENIGDE STATEN Tel.: info-us@planonsoftware.com