Magister Leerlingvolgsysteem (LVS) november 2015
Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 WAAR VIND JE HET LVS BINNEN MAGISTER + STRUCTUUR VAN HET LEERLINGVOLGSYSTEEM (LVS) 3 HOOFDSTUK 2: INVOEREN NIEUW LOGBOEKFORMULIER 7 HOOFDSTUK 3 KENMERKEN IN LVS 22 HOOFDSTUK 4 INDELING KWADRANT 23 2
Hoofdstuk 1 Waar vind je het LVS binnen Magister + structuur van het leerlingvolgsysteem (LVS) Locatie LVS Log in op Magister. Je komt in het vandaag scherm. Kies de juiste rol, klik op leerlingen, klik op overzicht en dubbelklik op een leerling zodat de (detail)kaart van de leerling verschijnt. Je krijgt onderstaand scherm nu te zien. Omcirkeld zie je de menu-keuzes/onderdelen binnen het LVS. 3
4
Onderdelen LVS Het LVS bestaat uit de volgende onderdelen: Kwadrant: Het Kwadrant van een leerling biedt in een oogopslag een beeld van de leerling. Tevens is het kwadrant van een leerling te gebruiken als ingang om uitgebreidere informatie van de leerling op te vragen. Vrijwel alle gegevens zijn voor de begeleiders én alle docenten van de leerling zichtbaar in het kwadrant. Kenmerkend voor het kwadrant is de rangschikking in de vier compartimenten: capaciteiten, persoonsontwikkeling, schoolprestaties en schoolgedrag (zie hoofdstuk 4). Logboek: Het logboek bevat standaard de volgende formulieren. Dit is een opsomming van gebeurtenissen waarin de leerling een rol heeft gespeeld en van dien aard is dat het vastgelegd dient te worden. 0-meting 1-meting 2-meting 3-meting Aanmelding ZAT Afspraak Begeleidingsplan Contact externe instantie Contactregistratie Deelname begeleiding Handelingsplan Incident Notitie Observaties Overdrachtsformulieren Rapportopmerking Sociaal maatschappelijke situatie Stagebezoek Per formulier kunnen rechten worden toegekend aan de betreffende functionarissen van school. In principe vinken we alle functionarissen aan. 5
Kenmerken: De specifieke kenmerken van een leerling worden verdeeld in 7 groepen Bijzondere kwaliteiten Gedragstoornissen Leerstoornissen Motorisch Overig/medisch Pervasieve ontwikkelingsstoornissen Tics Er zijn meer LVS-onderdelen dan hierboven genoemd. Deze worden momenteel niet gebruikt. 6
Hoofdstuk 2: Invoeren nieuw logboekformulier Kies: Logboek uit het LVS-menu bij een geselecteerde leerling. U krijgt het onderstaande scherm te zien. Kies het rode plusje voor het toevoegen van een logboekformulier. U krijgt het onderstaande scherm te zien. (De rode min staat voor verwijderen en het rode driehoekje voor bewerken) 7
8
De in het menu getoonde (logboek)formulieren worden in onderstaande tabel besproken. Logboekformulier 0-meting 1-meting 2-meting 3-meting Aanmelding ZAT Afspraak Begeleidingsplan Contact externe instantie Contactregistratie Deelname begeleiding Handelingsplan I.O.T. logboek Incident Mentor logboek Notitie Observatie Overdrachtsformulieren Rapportopmerking Voorbeeld gebruik Als PDF toevoegen Als PDF toevoegen Als PDF toevoegen Als PDF toevoegen Spreekt voor zichzelf Contacten met bijv. arts, testinstituut, hulpverlening etc. Verslagen van gesprekken met ouders/verzorgers, telefonisch contact, e-mailcontact. Specifieke begeleiding als faalangstreductie, huiswerkbegeleiding, gesprekken schoolpsycholoog enz. Handelingsplan Zodra leerling bij zorg is aangemeld wordt dit logboek gebruikt om alle notities, documenten e.d. in op te slaan. (zie blz. 10 voor toelichting). Ernstig voorval op school: vechtpartij, diefstal, bedreiging, schorsing e.d. Dossier met alle gegevens van een mentorleerling (zie blz. 10 voor logboekformulieren die in het Mentor logboek worden geplaatst). Notitie wordt ook gebruikt voor het maken van hoofditems: vakdocent (vak logboek) Opmerkingen van vakdocenten / mentoren over functioneren van leerling. Voortgangsgesprekken m.b.t. studie, LOB, e.d. Verslaglegging van een observatie in de klas (door mentor, teamleider of begeleider) Het betreffende overdrachtsformulier aan het einde van het schooljaar. Altijd een verloopdatum invullen voor het volgende schooljaar. Bij een onvoldoende op het rapport, maakt de betreffende vakdocent een vak logboek aan. Bijvoorbeeld: Vak logboek Frans Hierin plaatst de vakdocent opmerking m.b.t. inzet, werkhouding, inzicht, huiswerkattitude e.d. Zo blijven de opmerkingen alle leerjaren zichtbaar. Sociaal maatschappelijke situa Situatie thuis (denk aan juiste verloopdatum) Stagebezoek 9
Mentor Logboek I.O.T. Logboek Vak Logboek Voorbeeld gebruik Afspraak Begeleidingsplan Contact externe instantie Contactregistratie Deelname begeleiding Handelingsplan Incident Notitie Observatie Rapportopmerking Sociaal maatschappelijke situatie Stagebezoek Aanmelding ZAT Alle notities, formulieren, verslagen, contacten die i.s.m. de afdeling zorg zijn opgesteld. Het I.O.T. is het zorgdossier. Een vak logboek wordt door de vakdocent aangemaakt op het moment dat er: 1) zaken zijn die noemenswaardig zijn omtrent inzet, werkhouding, inzicht, huiswerkattitude e.d. 2) een onvoldoende op het rapport staat. Het logboek krijgt de naam van het vak. Bijvoorbeeld: Vak logboek Frans. 10
Eenmalige actie van de coach/mentor aan de start van ieder schooljaar Indien u coach/mentor bent van een groep dient u (met de rol: mentor) eerst eenmalig een notitie aan te maken met als omschrijving: mentor logboek (zonder verloopdatum). Deze notitie maakt u ieder schooljaar opnieuw aan. Als u deze notitie aangemaakt heeft dan ziet dit eruit zoals in onderstaande afbeelding. 11
Subitems aanmaken gedurende het schooljaar die gekoppeld zijn aan het hoofditem: mentor logboek Telkens als er iets met een leerling gebeurt wat te rubriceren is onder één van de standaard logboekitems (zie blz. 10 voor documenten die in het logboek komen), maakt u een subitem aan die aan het mentor logboek wordt gekoppeld. Hoe u items koppelt leest u verderop in dit document onder: Een logboekformulier koppelen aan een ander logboekformulier (werken met niveaus) 12
Als u een subitem gekoppeld hebt aan het hoofditem: Mentor logboek dan ziet dit eruit zoals in onderstaande afbeelding. 13
Hieronder wordt beschreven hoe u een standaard logboekitem aanmaakt: Selecteer uit het menu het door u gewenste formulier (in deze instructie wordt: contactregistratie gekozen) en klik op de groene pijl onderaan het venster. U krijgt het onderstaande scherm te zien. Ieder logboekformulier kent een andere indeling. De gele velden van een formulier dienen verplicht ingevoerd te worden. Van belang zijn de datumvelden (zie bovenstaande afbeelding de nummer 2 (datum) en nummer 3 (verloopdatum). Indien een datum is ingevuld bij nummer 2 en niet bij nummer 3 dan zal het aangemaakte logboekformulier alleen in de betreffende lesperiode (A uit onderstaande afbeelding) getoond worden. Als de verloopdatum (nummer 3) van een formulier in een volgende lesperiode ligt, is het formulier ook in de nieuwe lesperiode nog steeds direct zichtbaar zonder van lesperiode te wisselen (wisselen van lesperiode A onderstaande afbeelding). 14
U kunt van lesperiode wisselen door te klikken bij A (zie onderstaande afbeelding (afdruk van het LVS-logboek) Indien u de velden ingevuld hebt, klikt u onderaan het venster op de rechterpijl. Onderstaand venster verschijnt. 15
- Voer uw informatie in - Klik op de rechter pijl onderaan het venster 16
Selecteer wie het logboekformulier mag zien en klik op: voltooien. Als u de optie bij: Dit is een persoonlijk formulier en is alleen zichtbaar voor mijzelf aan klikt dan betekent dit dat alleen u dit formulier te zien krijgt en niemand anders! Let op bij het gebruiken van deze functie. 17
De vakdocent en het logboek Eenmalige actie van de vakdocent in de loop van ieder schooljaar (indien er tenminste iets te melden valt over die leerling!) Indien u vakdocent van een groep bent dient u eerst eenmalig een notitie aan te maken met als omschrijving: vak logboek Frans, of vak logboek Wiskunde (zonder verloopdatum). Deze notitie maakt u ieder schooljaar opnieuw aan. U hoeft pas een hoofditem aan te maken indien u een notitie over de leerling heeft of als een leerling een onvoldoende op het rapport heeft voor jouw vak! Dit voorkomt dat u misschien vele hoofditems aan gaat maken voor al uw leerlingen waar u aan lesgeeft en waarover u niets wilt melden in Magister. Als u deze notitie aangemaakt heeft dan ziet dit eruit zoals in onderstaande afbeelding. 18
Subitems aanmaken gedurende het schooljaar die gekoppeld zijn aan het hoofditem: Vak logboek. Telkens als er iets met een leerling gebeurt waarvan u als vakdocent vindt dat dit in Magister LVS moet komen dan maakt u een subitem aan onder het hoofditem: Vak logboek + vermelding vak. Voorzie de subitem(s) van een duidelijke omschrijving. Hoe u items koppelt leest u verderop in het document onder: Een logboekformulier koppelen aan een ander logboekformulier (werken met niveaus) Als u een subitem gekoppeld hebt aan het hoofditem: Vak logboek + vermelding vak dan ziet dit eruit zoals in onderstaande afbeelding. 19
Iedere vakdocent maakt dus ieder schooljaar een hoofditem: Vak logboek + vermelding vak aan en plaatst hieronder subitems. Het aantal aangemaakte hoofditems: Vak logboek + vermelding vak is dus nooit groter dan het aantal vakdocenten van die betreffende leerling. Nogmaals: u hoeft pas een hoofditem met subitem(s) aan te maken voor een leerling indien er iets is gebeurd dat u wilt melden in Magister. Een logboekformulier koppelen aan een ander logboekformulier (werken met niveaus) Indien je een nieuw logboekformulier wil toevoegen zijn er twee opties. 1) Een nieuw item (in magister onderwerp genoemd) openen. Dit formulier staat los van alle andere eventueel ingevoerde logboekformulieren. 2) Een nieuw item koppelen aan een reeds bestaand logboekformulier. Dit doe je door op een reeds bestaand logboekitem te gaan staan en dan op de rode plusknop te klikken. Kies dan voor: Toevoegen aan. Indien een leerling meerdere logboekformulieren in zijn dossier heeft dan kan voor een beter overzicht gefilterd worden. Zie onderstaande afbeelding letter: H. Eigenaarschap Een gebruiker kan bij een leerling een logboekitem creëren waarvoor hij creëerrechten heeft gekregen. Deze persoon is vervolgens de eigenaar van het logboekitem. Alleen de eigenaar kan wijzigingen aanbrengen aan zijn eigen logboekitems (met uitzondering van notities) Als een andere gebruiker een item aan een hoofditem koppelt, dan moet de eigenaar van het hoofditem het subitem autoriseren voordat andere gebruikers het subitem mogen zien. Een nog niet geautoriseerd item wordt cursief getoond in het logboekoverzicht. 20
Een voorbeeld: Intern Begeleider X heeft een handelingsplan gemaakt bij een leerling. Leerkracht Y kan een notitie maken en dat koppelen aan het handelingsplan. Op dat moment zien alleen IB-er X en leerkracht Y de notitie. IB-er X zal eerst de notitie van leerkracht Y moeten autoriseren met de knop Autoriseren boven het logboekoverzicht voordat ook andere gebruikers de notitie van leerkracht Y kunnen zien. TIP: mocht je (meerdere) logboekitems aan elkaar koppelen vergewis jezelf ervan dat het zichtbaar wordt voor diegenen die jij had beoogd. Ongelezen logboekitems In het vandaagscherm worden ongelezen logboekitems weergegeven. Een docent/mentor ziet, na klikken in het vandaagscherm, een lijst met leerlingen waarbij er in het logboek nog ongelezen formulieren staan. In het logboek zelf worden ongelezen items vet weergegeven zolang ze nog niet gelezen zijn. 21
Hoofdstuk 3 Kenmerken in LVS Een medewerk(st)er van de administratie voert alle bekende kenmerken in van de leerling die instroomt. Komt er gedurende de opleidingsperiode een kenmerk bij (bijvoorbeeld dyslexieverklaring), dan wordt deze verklaring in Magister, onder het hoofditem Kenmerken verwerkt na overleg met mentor, teamleider en I.O.T. Staat het toe te voegen kenmerk er niet bij dan neemt de gebruiker contact op met.. Instructie invoeren nieuwe kenmerken Het invoeren van een kenmerk in het LVS is grotendeels gelijk aan het invoeren van een logboekformulier. - In de map LVS (van een geselecteerde leerling) klik je op de knop kenmerken - Klik op de rode plus knop - Volg de stappen 22
Enkele verschillen met het invoeren van een logboekformulier zijn: - Een kenmerk is nooit gebonden aan een lesperiode - Een kenmerk kan nooit gekoppeld worden aan een ander kenmerk Hoofdstuk 4 Indeling kwadrant Het Kwadrant van een leerling biedt in een oogopslag een beeld van de leerling. Tevens is het kwadrant van een leerling te gebruiken als ingang om uitgebreidere informatie van de leerling op te vragen. Klik op items in het kwadrant om eventuele gedetailleerdere info op te vragen. CAPACITEITEN (CA) Indicaties-PRO-LWOO-LGF Leerproblemen Positieve kwaliteiten Kenmerken SCHOOLPRESTATIES (SP) CITO eindtoets Advies basisschool Schoolloopbaan Cijfers PERSOONSONTWIKKELING (PO) Laatst afgenomen test Logboekformulieren BP-Begeleidingsplan HP-Handelingsplan CE-Contact Externe instantie SCHOOLGEDRAG (SG) Aan en afwezigheid / Verzuim Incidenten 23