Cloud. Transformatie. Cases.

Cloud. Transformatie. Cases.

Dé cloud bestaat niet. maakt cloud concreet 2

De Cloudtransformatie van PostNL Sogeti Cloud Case 3 Juni 2014, Houten Gerrie de Jonge 3

Even voorstellen Gerrie de Jonge Director Shared Services & CISO Gerrie de Jonge joined PostNL in 2004 as Program Director International IT Services in which role he led the insourcing of the international IT activities to the Corporate Shared Services of PostNL. In 2009 he assumed responsibility for Shared Services and Sourcing. As part of this role he was responsible for the introduction and implementation of a new virtual desktop concept within PostNL including BYOD policies and practice. In addition to his line management duties, he is program director for the execution of PostNL s cloud strategy, with which PostNL aims to source all its IT services from the cloud by 2015. Recently the role of Chief Information Security Officer was added to his responsibilities. Before PostNL, Gerrie worked for Descartes Systems Group as Vice President Supply Chain Visibility and Senior Business Consultant with CMG. Gerrie holds Master s degrees in Mathematics and Logistics Management. 4

PostNL: Actief in binnen- en buitenland, Post, Pakketten en e-commerce 5

PostNL in cijfers (2013) 59.280 medewerkers 3.029 miljoen geadresseerde poststukken in Nederland 4.355 voertuigen 2.550 Postkantoren in Nederland 4.345 miljoen euro omzet Marktaandeel 25% in VK, 8% in DUI en 13% in ITA 131 miljoen pakketten in NL, BE en VK 12 miljoen online contacten in Nederland 6

Relevantie en urgentie cloudbeweging toegenomen Verandering leveringsmodel met behoud innovatiekracht Defensief Offensief Kosten besparingen Deel van je Leven Kosten flexibilisering Leverage marktontwikkelingen en standaarden Anders doet de business het wel Doorbreken oude gewoontes en gedrag Verouderde IT populatie Verbeteren imago bedrijf 7

Risico s doelsituatie: Inschatting op basis van incremental risk Risico Risico Impact Mitigerende maatregel Minder grip op continuïteit door uitbesteding / afhankelijkheid cloud vendors Incompliancy mbt wet en regelgeving Geen volwassen dienstverlening door zich ontwikkelende markt Goede SLA afspraken leveranciers Vendors too big to fail Business Continuity plannen per bedrijfsproces Expliciete exitstrategie per doelcloud Ism Audit & security review van ICFR framework Contractuele eisen stellen Aansluiten op open standaarden, technische lock-ins vermijden Goede PoCs draaien Opwaartse prijsdruk door dominante marktspelers Verborgen, niet geformaliseerde dienstverlening leidt tot hogere kosten door uitbesteding Benodigde capabilities Group IT onvoldoende aanwezig 8 Langdurige overeenkomsten met benchmarkclauses Strakke governance op changebudgetten, strak service level management Cultuur en opleidingsprogramma Binnenhalen vers bloed

Risico s programma beheersbaar Risico Risico Impact Mitigerende maatregel Financiële doelstellingen worden niet gerealiseerd Continuïteit dienstverlening in gevaar door weglopen sleutelpersoneel Moeizame migratie door vertrek sleutelpersonen Onvoldoende verandercapaciteit door operationele of projectdruk Impact op business kalender en activiteiten Blijven hangen in hybride model Chief demolition officer benoemen Strakke business case tracking en program control, duidelijke stappen die per keer geld opleveren Minimaliseren dubbeldraaikosten door beperken gelijktijdige migraties Sleutelpersoneel identificeren en retentiemaatregelen nemen Sleutelpersoneel identificeren retentiemaatregelen nemen Kort-cyclische implementaties Dedicated migratieteam creëren Integratie migratie in informatieplanning en afstemming inbedden in reguliere processen Greenfield opbouwen, alleen toevoegen als echt nodig Voor niet te migreren applicaties aparte sterfhuizen extern inrichten 9

Doelstellingen & ambitie Pisa Een nieuw sourcingmodel voor de IT dienstverlening van Group IT implementeren. Hiermee een significante bijdrage leveren aan de PostNL Masterplan Overhead doelstellingen tot reductie en flexibilisering van de IT kosten De IT processen, IT cultuur en capabilities binnen PostNL zodanig te veranderen dat de IT diensten zoveel mogelijk zijn gebaseerd op standaard SaaS oplossingen Ambitie: Voltooien initiële transitie in 2015 en daarna verder door te ontwikkelen met een toenemend gebruik van SaaS oplossingen. 10

Programmabesturing: Pisa veranderaspecten worden in samenhang bestuurd Strategie Structuur Managementstijl Cultuur Systemen Personeel Programmaorganisatie en plan Risico beheersing geborgd Ism Audit & Security audit traject optuigen Integrale programma besturing op alle veranderaspecten Overlegstructuren zoveel mogelijk aansluiten op reguliere processen 11

Drie Cloud smaken: IaaS, PaaS & SaaS Ambitie PostNL 12

Operationele Multi-cloud besturing vereist besturingsconcept Cloud Kernel Enable Comply Manage Operate System Integration Connectivity Identity & Access Management Master Data Management Naming Services Security Business Continuity Authentication Authorization Audit Accounting Capacity Management Reporting Scheduling Release Management Configuration Management Change Management Monitoring Incident Management Software QA 13

Wat betekent Iaas, Paas, SaaS model voor [domein] Gebeurt onderwater, merk je niets van buiten mogelijk testen/freezes Geen gevolgen voor functionaliteit applicaties Indien applicatie niet vervangen hoeft te worden voor 2015/2016 dan migratie naar IaaS of Paas Indien applicatie wel vervangen moet worden voor 2015/2016 dan inzet SaaS overwegen Keuze SaaS = Business besluit Kans optimalisatie/ greenfield Migraties op natuurlijk vervangingsmoment Randvoorwaarden: Binnen standaardisatie en Governance eisen 14

Wat betekent dit voor applicaties [domein]? Roadmaps voor alle applicaties beschikbaar Legenda 15

Leveranciers strategie Maximale leverage van technology investments door leveranciers. Focus op native, public clouds van preferred technology partners. Leveranciers moeten verdere consumerisation van IT services ondersteunen. Bijdragen aan strategie van PostNL om operationele activiteiten te verschuiven richting parttime postbezorgers en subcontractors. Sterke marktpositie is cruciaal gegeven de toenemende afhankelijkheid van leveranciers. Too big to fail. 16

Ondersteuning back-office processen Scenario: SAP IaaS of SAP SaaS as-is op IaaS SAP as-is naar IaaS platform in combinatie met out-tasken niet specifiek PostNL SAP beheer naar SaaS SAP opnieuw implementeren met SAP Business By Design en nieuwe HR SaaS oplossing (SAP Successfactors of Workday) Voordelen Nadelen Voordelen Nadelen Infrastructuur kosten worden variabel Relatief snel te doen (< 1 jaar) Weinig impact gebruiker(s) Beperkte besparingen (ca. 1 mio) SAP gebruik blijft as-is Groot besparingspotentieel (ca. 6-7mio) Kosten worden nagenoeg volledig geflexibiliseerd (per user/per maand-jaar) Green field voordeel ivm gewenste turnaround PostNL Nieuwe vorm van inrichten (minder complex agile) Vereist herimplementatie Langere doorlooptijd en Time to Savings Inspanning organisatie en timing Evaluatie opties op: Voorstel vervolgstappen Financiën Implementatiecomplexiteit Beheersbaarheid achteraf 17 Keuze SAP objectiveren In samenwerking met Regie F&PS EC/RvB besluit voorbereiden per eind Q2

Marketing-, verkoop- en serviceprocessen Scenario: Mix of één platform (SaaS) Migreren As-is naar verschillende doelplatforms Eén doelplatform en dit implementeren Voordelen Infrastructuur kosten worden variabel Relatief snel te doen (< 1 jaar) Beperkte gebruikers impact Nadelen Huidig niet geïntegreerde werkwijze met tools (veel Excel blijft) Geen integrale aansturing en rapportage M&V mogelijk Voordelen Ondersteunt ingreep in Commercie Kans om echt door te pakken op 1PostNL, Online services en standaardisatie Besparingspotentieel verborgen kosten Kosten worden nagenoeg volledig geflexibiliseerd Helpt in gewenste turnaround PostNL Nadelen Vereist strakke governance op PostNL niveau Lange doorlooptijd en Time to Savings Voorstel vervolgstappen Organiseren kennismaking gedachtegoed SalesForce met EC Timing eind Q2 principebesluit 18 Meenemen in Business Portal selectie Pro s en cons ism met Commercie en Online nader uitwerken

Online werkplek, geen ondersteuning meer Office 2003 Voorstel: Office 365 Voordelen Sluit aan op huidige gebruikerservaring Lagere implementatiecomplexiteit door beperking platformen Homogene omgeving voor: O365 Werkplek + Toegang + standaard pakketten in Azure IaaS Nadelen Producten zijn niet echt anders met de bekende onhebbelijkheden; Werkt het echt in de cloud? Hybride tussen op een apparaat en uit de Cloud Voordelen Sluit aan bij consumentenbeleving IT (gmail, translate, youtube, chat) Easy to use, naadloos onderling geïntegreerd; Kans op andere manier van samenwerking groter Potentieel goedkoper (obv listpricing) Nadelen Potentiële toename complexiteit door keuze voor MS Azure als IaaS / PaaS platform; Potentieel compatibiliteitsproblemen met bestanden (doc, xls, ppt) Hybride situatie: er zal altijd voor een groep MS Office Excel e.a. nodig blijven Voorstel vervolgstappen Contract Microsoft uit onderhandelen Contractering eind Q2 19 Like for like vergelijking Google vs Microsoft Capex opstellen

Online Werkplek Vervanging desktop, Intranet & SharePoint Technisch traject loopt, maar waar ligt de ambitie? 20 PostNL: The connected company?

Rol Group IT verandert van service organisatie naar regie organisatie Contract Eindgebruikersorganisatie Group-IT is gedelegeerd inkoper en stuurt de leveranciers aan IT Regieorganisatie Cloud Leverancier Demand management Supply management De business heeft behoeften Requirements Perspectief Solution Landschap Laten Ontwikkelen en Beheren Individuele Solution Ontwikkelen en Beheren Focus op WAT nodig is Focus op het HOE te matchen Focus op WAT standaard kan Het Proces Perspectief verbindt business, demand en supply Vraag Regie matched de behoeften en het cloud aanbod en faciliteert het maken van afspraken Aanbod 21

Run IT Run SAP INTS EUS Doelorganisatie = TOM, Target Operating Model Cloud IT stap voor stap opbouwen Nieuwe Huidig Group IT CIO Stappen 1. Implementatie Cloud IT, vanaf 1 juli 2013 Business IT Service IT Operational Cloud IT Control Vendors Group IT intern IT Delivery Regie Vendors 2. Run IT opheffen / migreren, vanaf Q3 2013 3. EUS integreren, Q4 2013 4. Run SAP migreren, vanaf 2014 5. INTS migreren, vanaf 2014 22

Borging van Risico Management via drie processen 1 Governance Vaststelling van een Group Cloud Policy 2 Leveranciers- & contractmanagement Gestructureerde beoordeling van leveranciers proposities en contracten op de risicogebieden 3 Architectuur Heldere principes en richtlijnen voor ontwerpprocessen Externe trends 23

Governance : PostNL Group Policy on Cloud Services Commitment to source IT as a Service where possible. Objectives: optimal business use of cloud services, cost effectiveness, flexible IT costs and being in control of the risks 1. PostNL aims at controlling diversity of cloud services and cloud service providers. 2. IT Board is governing body for all new cloud services and managing the PostNL IT cloud portfolio. 3. Business management, facilitated by IT, ensures cloud related business risks are mitigated. 4. Personal and business data is effectively controlled and protected. 5. Business management ensures continuity of (critical) business processes that use cloud services. 6. Contract Owner ensures that contractual cloud risks are managed. 7. Contract Owner ensures compliance and compliance reporting of cloud service providers. 8. Internal financial arrangements transparently support cost effectiveness on PostNL and BU/BL level. 24

CRISPP: Evaluatie van leveranciers proposities over vijf assen Cloud Readiness Investigation of Service Providers PostNL Combinatie van PWC vragenlijst en risicoanalyse CIO Office Biedt een overzicht per cloud contract van de risico s op de deelgebieden contract, data beveiliging, compliancy, security en business continuity Wanneer gebruiken? Bij de totstandkoming van elk nieuw Cloud Contract / Cloud Service Wordt uitgevoerd onder regie van Group IT Sourcing & Vendor Management Besluitvorming risico s in IT Board 25

Architectuur principes en richtlijnen voor cloud ontwikkeling Architectuur Security Framework: Biedt richtlijnen inzake cloud security als integraal onderdeel van PostNL s enterprise framework Biedt beveiligingsrichtlijnen voor inkoop, inrichting, wijziging, beheer en gebruik van cloud services Biedt een gezamenlijk begrippenkader omtrent cloud security Wanneer gebruiken? Bij elk nieuw cloud initiatief (applicaties, leveranciers & processen) Wordt uitgevoerd onder regie van Group IT Architectuur Besluitvorming afwijkingen in MT Group IT; 26

Communicatie: herhaling, herhaling, herhaling Face2face Managementsessies Medewerkersessies IT Cafés Banenmarkten Mobility Pro sessies HR spreekuren Nieuwsbrieven PowerPoint SharePoint Artikelen Mailbox Pisa Posters 27

De Cloudtransformatie van PostNL Sogeti event 3 Juni 2014, Houten Gerrie de Jonge 28