gemeente Hardinxveld-Giessendam MEMO BIJLAGE 2 Aan : Klankbordgroep toetreding Drechtsteden Van : Bestuurlijke stuurgroep toetreding Drechtsteden Kenmerk : Zaak : Datum : 8 november 2016 Betreft : Actuele raming incidentele en structurele kosten toetreding GR Drechtsteden 1. Inleiding Deze memo bevat een actuele raming (peildatum 1 november 2016) van incidentele kosten voor toetreding tot de GR Drechtsteden en de structurele jaarbijdrage voor dienstverlening door de GR Drechtsteden. Eventuele kosten in het kader van de nieuwe organisatie zijn niet opgenomen. De kostenopstelling uit het raadsbesluit van juli 2015 is genomen als uitgangspunt. In mei 2016 is de eerste actuele raming opgesteld. Deze tweede actuele raming bevat de huidige inzichten over de incidentele en structurele kostenopstelling als gevolg van de toetreding. In de samenvattende overzichten zijn steeds drie peildata opgenomen: raadsbesluit juli 2015, actualisatie mei 2016 en actualisatie november 2016. De samenvattende overzichten staan onder 4) en 8) 2. Kostenopstelling raadsbesluit voor incidentele kosten Het raadsbesluit van 9 juli 2015 om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden is gebaseerd op de volgende kostenopstelling: Incidentele kosten Onderdeel Maximaal bedrag in Toelichting 1) Personele consequenties 1.300.000 Kostenraming boventalligheid, mobiliteit 2) Uittreden regelingen 1.100.000 Indicatieve raming. Betreft AV en Avres 3) Bijdrage reserve 160.000 Dotatie aan reserves GRD 4) Transitiekosten (invlechting) PM Geen kostenraming opgenomen 5) Opvangen risico s 300.000 Na advies MT, Controller en Deloitte is dit bedrag opgenomen voor optredende risico s 6) Werkbudget 100.000 Globale inschatting opstellen implementatieplannen voor invlechting. Totaal 2.960.000 3. Actuele raming incidentele kosten: detailberekening 3a) Personele consequenties: 1.225.000 De actuele raming is gebaseerd op het met het Georganiseerd Overleg overeengekomen sociaal plan, de personele bezetting per peildatum 1 november 2016 en de indicatieve was-wordt tabel op functieniveau. De raming boventalligheid is gebaseerd op technische boventalligheid (geen vacature beschikbaar bij GRD), vacatures bij GRD die onvoldoende zijn in omvang en gevallen waarbij de aangeboden functie niet geschikt lijkt (hogere opleidingseisen, hoger niveau). Deze raming wordt meer definitief na afronding van het plaatsingsproces (indicatie: februari 2017). Op dat moment volgen actuele cijfers. Kosten voor uitvoering Sociaal Plan zijn gebaseerd op afkoop van verschillen in regelingen en ontwikkeling van medewerkers naar beschikbare functies binnen Drechtsteden. Deze kosten zijn lager dan in de eerdere raming (kosten onder 2) in totaal 100.000 lager).
Kosten Bedrag in Toelichting 1) Boventallig personeel en Werk naar Werk trajecten 1.095.000 Personeelslasten / regelingen voor boventallig personeel en inkoop en begeleiding trajecten 2) Sociaal Plankosten 130.000 Afkoop van verschillen in regelingen GRD/HG voor bij GRD te plaatsen personeel en kosten voor assessment en opleiding voor ontwikkeling medewerkers die overgaan naar GRD Totaal personeel 1.225.000 -/- 100.000 tov mei 2016 3b) Uittreden regelingen: 650.000 Regio AV De kosten zijn gebaseerd op het voorstel van het college van B&W dat is uitgebracht aan het algemeen bestuur van de regio AV en is afgestemd met bestuurders. Het algemeen bestuur neemt hierover op korte termijn een besluit. Het uitgebracht voorstel gaat uit van een gemeentelijke bijdrage aan de desintegratiekosten als gevolg van uittreding en een bijdrage in 2017 voor participatie aan de leertuinen van 30.000. Deze bijdrage en participatie is in lijn met de door de gemeenteraad gewenste koers van grenzeloos samenwerken en de scharnierfunctie van de gemeente met betrekking tot de regio s Drechtsteden en Alblasserwaard-Vifjheerenlanden. De gemeentelijke begroting 2017 bevat de jaarbijdrage aan de apparaatskosten van de regio AV. Als gevolg van de uittreding per 31 december 2016 valt deze jaarbijdrage vrij. Een klein deel zal worden benut om de wegvallende diensten van het regiobureau op te kunnen vangen. In de kosten is rekening gehouden met vrijval van een groot deel van jaarbijdrage over 2017. Avres De vorige raming was gebaseerd op aannames met betrekking tot een vergoeding voor de achterblijvende overhead en vrijval van de reserves van Avres voor het gemeentelijke aandeel. De aannames en berekening waren ontleend aan de begroting 2016. Inmiddels is de begroting 2017 van Avres beschikbaar en zijn er achterliggende begrotings- en personeelscijfers beschikbaar gesteld. De kosten zijn gebaseerd op een gemeentelijke berekening waarbij rekening is gehouden met afbouw van kosten en overgang van personeel van Avres. De kosten gaan uit van een bijdrage in de uittredingskosten. Deze is gebaseerd op het uitgangspunt dat de WSW-ers (sociale werkvoorziening) in dienst blijven bij Avres en dat de gemeente de huidige bijdrage voor deze groep continueert na uittreding. Voor de overige taken van Avres (werk & inkomen, participatie) is als uitgangspunt gehanteerd dat het directe personeel van Avres overgaat naar de Sociale Dienst Drechtsteden die deze taken gaat uitvoeren en dat dat de kosten bestaan uit achterblijvende overhead. Bij de vrijval reserve is het uitgangspunt dat het gemeentelijk aandeel beschikbaar komt. De omvang is gebaseerd op de in de begroting Avres 2017 opgenomen reservepositie per 31/12/2017. Tenslotte is rekening houden met een vergoeding voor de inzet van Avres als gevolg van de uittreding en de overdracht van taken naar de Sociale Dienst Drechtstreden. De kosten voor uittreding zijn in totaal geraamd op 650.000 (voor AV en Avres). Vanwege lopende gesprekken met Avres is er geen gedetailleerde kostenopstelling gemaakt in deze notitie. Avres maakt zelfstandige berekeningen van de uittredingskosten. De uitgangspunten en uitkomsten lopen sterk uiteen met die van de gemeente. 3c) Bijdrage reserve: 160.000 Geen wijziging. - 2 -
3d) Transitiekosten: 620.000 Invlechting Het Plan van Aanpak invlechting GR Drechtsteden bevat een raming van de invlechtingskosten voor toetreding van in totaal 1.9 miljoen. Hiervan zal de gemeente 500.000 voldoen middels een eenmalige bijdrage. Deze eenmalige bijdrage wordt opgenomen onder de transitiekosten. Budgetnadeel personeelsverloop Er is personeelsverloop op de taken die overgedragen gaan worden naar Drechtsteden. De ontstane vacatures worden door tijdelijke inhuur ingevuld. De kosten voor tijdelijke inhuur zijn hoger dan de personeelsgerelateerde kosten die vrijvallen.. Als onderdeel van de transitiekosten is een bedrag opgenomen van 120.000 voor budgetnadeel personeelsverloop. 3e) Projectkosten: 255.000 De raming van de projectkosten is: Projectkosten Onderdeel Bedrag in 1) Projectleiding en projectorganisatie 250.000 2) Begeleiding ICT ontvlechten en invlechten 100.000 3) Inzet leverancier ICT ontvlechting / nazorg 100.000 4) OR advies 5.000 Subtotaal 455.000 Dekking reserve automatisering -/- 200.000 Totaal 255.000 Voor ICT kosten die planmatig begroot waren komen andere kosten in de plaats die te maken hebben met de samenwerking met Drechtsteden. Er worden geen investeringen gedaan in de gemeentelijke infrastructuur en applicaties, maar wel in de overgang naar Drechtsteden. Deze kosten worden op dezelfde wijze gedekt als de oorspronkelijk geplande bedragen namelijk uit de reserve Automatisering. Het betreft de ICT gerelateerde kosten in bovenstaande opstelling met een geraamd bedrag van 200.000. Dit betekent dat een bedrag van 255.000 wordt opgenomen als werkbudget voor het vervolg van de algemene voorbereiding tot toetreding. Er is een plan opgesteld voor de ICT transitie. Kern is een fasegewijze overgang in november 2016 december 2017 van de huidige infrastructuur en applicaties naar de nieuwe situatie. Als onderdeel van dit plan wordt de laatste hand gelegd aan de ICT gerelateerde kosten. Dit kan leiden tot bijstelling van de in het bovenstaande overzicht opgenomen posten 2) en 3). 4. Actuele raming incidentele kosten: vergelijking met raadsbesluit Incidentele kosten Onderdeel Raadsbesluit Actuele raming mei 2016 Actuele raming november 2016 1) Personele consequenties 1.300.000 1.325.000 1.225.000 2) Uittreden regelingen 1.100.000 570.000 650.000 3) Bijdrage reserve 160.000 160.000 160.000 4) Transitiekosten PM 620.000 620.000 5) Opvangen risico s 300.000 6) Werkbudget 100.000 255.000 1 255.000 Totaal 2.960.000 2.930.000 2.910.000 1 200.000 voor ICT gerelateerde projectkosten is niet opgenomen in dit overzicht en wordt gedekt uit de vrijval reserve ICT. - 3 -
De actuele raming van incidentele kosten blijft binnen de bandbreedte van de kostenopstelling in het raadsbesluit. De actuele raming is voor een deel gebaseerd op verantwoorde aannames die gedurende de tijd wordt bijgesteld met feitelijke cijfers. Sterk bepalend zijn daarin de frictiekosten als gevolg van de personele plaatsing en het onderhandelingsresultaat betreffende de uittreding Avres. 5. Kostenopstelling raadsbesluit voor jaarbijdrage GR Drechtsteden Het raadsbesluit van 9 juli 2015 om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden is gebaseerd op de volgende kostenopstelling voor de jaarlijkse bijdrage: Jaarlijkse bijdrage Onderdeel 2 Bedrag in 1) Bureau Drechtsteden 430.000 2) Regiogriffie 32.500 3) rmpj 95.000 4) Servicecentrum Drechtsteden 2.200.000 5) Ingenieursbureau - 6) Onderzoekscentrum 70.000 7) Sociale Dienst Drechtsteden 614.000 Totaal 3.441.500 6. Actuele raming vergelijking met raadsbesluit: jaarbijdrage GR Drechtsteden Jaarlijkse bijdrage Onderdeel Raadsbesluit Actuele raming (mei=november) 1) Bureau Drechtsteden 430.000 405.000 2) Regiogriffie 32.500 24.000 3) rmpj 95.000 116.000 4) Servicecentrum Drechtsteden 2.200.000 1.824.000 5) Ingenieursbureau - - 6) Onderzoekscentrum 70.000 50.000 7) Sociale Dienst Drechtsteden 614.000 614.000 173.000 8) Bodedienst nieuwe organisatie 3 150.000 9) Taakaanpassing juridisch 4 81.000 10) Taakaanpassing communicatie 5 Totaal 3.441.500 3.437.000 De actuele raming van de jaarlijkse kosten komt overeen met de opstelling in het raadsbesluit. Daarbij is rekening gehouden met een uitbreiding van de dienstverlening voor de juridische en de communicatietaak. De GRD heeft op onderdelen een gewijzigde verrekensystematiek vastgesteld om de totale kosten te verdelen over de deelnemers. Een dergelijke wijziging kan leiden tot een verandering in bovenstaande opstelling. De bedragen worden aangepast op het moment dat de GRD deze kenbaar maakt. 2 Het onderdeel Gemeentebelastingen is uit de kostenopstelling gehouden. 3 De bodedienst wordt niet meer uitgevoerd door GRD en de kosten zijn in mindering gebracht op de jaarlijkse bijdrage aan SCD (onderdeel 4). De kosten bodedienst nieuwe organisatie zijn om die reden aanvullend opgenomen bij dit onderdeel. 4 Conform collegevoorstel met aanvullende afname van de dienstverlening GRD voor de juridische en de communicatietaak 5 Onderdeel van de taakaanpassing juridisch en communicatie is een evaluatie in 2018 van de afname - 4 -
7. Actuele raming vergelijking met raadsbesluit: meervoudig lokale taken Het raadsbesluit gaat uit van een jaarlijks voordeel met een bandbreedte van 110.000-125.000 op meervoudig lokale taken zoals deelname aan het DKCC (Drechtstedelijk Klant Contact Centrum), ingenieursbureau Drechtsteden, intergemeentelijk projectmanagement Drechtseden en het onderbrengen van de BAG bij SVHW. Het college heeft in december 2015 besloten om niet deel te nemen aan het DKCC. Op de andere vermelde onderdelen is er nog geen deelname en is een actuele kostenraming niet mogelijk. De consequenties van het onderbrengen van de BAG bij SVHW zijn in onderzoek. Er volgt een actuele raming als er duidelijkheid is op alle onderdelen. 8. Actuele raming jaarlijkse kosten: vergelijking met raadsbesluit Het raadsbesluit bevat een opstelling van het jaarlijkse kosteneffect door toetreding tot de Drechtsteden. De jaarlijkse kosten die wegvallen binnen de gemeentebegroting zijn ongewijzigd ten opzichte van het raadsbesluit (het niet overgaan van de bodetaken is al gecorrigeerd als kostenpost bij de opstelling jaarbijdrage Drechtsteden zodat de vergelijking met het raadsbesluit transparant blijft). De kosten die wegvallen in de gemeentebegroting als gevolg van de toetreding blijven ongewijzigd op 3.773.710. Dit resulteert in de volgende opstelling van de jaarlijkse besparing: Besparing jaarlijkse kosten toetreding Drechtsteden Besparing (verschil jaarbijdrage Drechtsteden en wegvallende kosten gemeentebegroting) Onderzoeksrapport BMC Bandbreedte (mei = november) 24.000 24.000 Niet overnemen structureel voordeel jaarrekening raadsbesluit 2015- -130.000-130.000 Bijstelling naar beneden van de kosten DS Herziene raming 258.500 258.500 Aanvullende afname juridische zaken en Herziene raming -254.000-254.000 communicatie Rente 2% over 2,89 mio raadsbesluit 2015- -28.000-57.000 Voordeel belastingen doordat we bij SVHW blijven raadsbesluit 2015-146.000 146.000 Geraamd voordeel meervoudig lokaal incl. raadsbesluit 2015-90.000 60.000 correctiepost Herziene jaarlijkse besparing 106.500 47.500 De herziene besparing ligt 4.000 hoger dan in het raadsbesluit. - 5 -