Bijlage bij brief aan B&W nummer inzake Frictie- en uittredingskosten

Transcriptie

1 Bijlage bij brief aan B&W nummer inzake Frictie- en uittredingskosten 1. Inleiding In deze bijlage wordt onderscheid gemaakt tussen frictie- en uittredingskosten. Frictiekosten ontstaan als gevolg van de beweging van A naar B en de eenmalige lasten die daarbij ontstaan. Uittredingskosten ontstaan als een gemeente besluit uit te treden en de eenmalige lasten die daarbij ontstaan. Voorbeelden van eenmalige lasten zijn bijvoorbeeld lasten als gevolg van afwaardering van activa, lasten uit bestaande overeenkomsten die moeten worden afgekocht, boventalligheid van personeel en advieskosten. 2. Scenario's Gemeenten kunnen op elk moment kiezen wel of niet te blijven deelnemen in de Gemeen schappelijke Regeling. We onderscheiden drie verschillende scenario's, waarbij scenario 2 twee varianten kent: 1. Gemeente blijft in de Gemeenschappelijke Regeling en gaat volledig mee naar het door het Algemeen Bestuur gekozen scenario; 2. Gemeente gaat uit de Gemeenschappelijke Regeling: medewerkers krijgen nieuwe arbeids overeenkomst bij gemeente zelf: a. Gemeente organiseert alles zelf. b. Gemeente krijgen een aanbod vanuit de (social) firm voor begeleiding te bekrachti gen in een dienstverleningsovereenkomst. 3. De Gemeenschappelijke Regeling wordt feitelijk geliquideerd als een of meer gemeenten wil uittreden. Er wordt afgerekend en alle gemeenten zijn vrij om al dan niet weer de samenwer king met andere gemeenten aan te gaan of alles volledig zelfstandig te organiseren. NB: Er is gezien de wet WSW geen wettelijke basis voor een optie om uit te treden en de ar beidsovereenkomsten met de Gemeenschappelijke Regeling in stand te houden. 3. Bepaling uittredingskosten 3.1 Uitgangspunten» Uittredingskosten zijn zo berekend dat het financieel om het even is in de Gemeenschap pelijke Regeling te blijven of er uit te gaan;» Uittredingskosten zijn zo bepaald, dat alle gemeenten die in de Gemeenschappelijke Rege ling blijven niet achterblijven met kosten die te relateren zijn aan vertrokken gemeenten. De uitgangspunten moeten bij een dispuut met tussenkomst van een beslissingsbevoegde derde (provincie of rechtbank) overeind blijven. 3.2 Rekenregels om te komen tot de hoogte van de totale uittredingskosten: Uittredingskosten bestaan uit:» Afwaarderingen op bestaande activa (materiële vaste activa en vlottende activa): - Marktwaarde vast te stellen door 2 taxateurs, waarvan de Gemeenschappelijke Regeling 1 selecteert en de vertrekkende gemeente selecteert 1. Gemiddelde waarde wordt afge zet tegen de boekwaarde. Het verschil tussen de gemiddelde taxatiewaarde en de boek waarde ontvangt (bij hogere taxatiewaarde) of betaalt (bij lagere taxatiewaarde) de ver trekkende gemeente naar rato van het dan geldende deelname percentage;» Verplichtingen (op gebied van inkoop of verkoop) afkopen: Pagina 1 van 5

2 - Vaststellen hoogte frictiekosten van alle aan te wijzen contractuele verplichtingen: factuur van contractpartijen in verband met het niet nakomen contractuele afspraken. Evenredig deel dan wel geheel. Situationeel bepalen door een extern bureau;» Overhead en indirect personeel: - Feitelijke loonsommen van aanwezig indirect personeel * factor 2,5 (2 jaar doorbetalen plus wachtgeld = de factor 2,5);» Afbouw direct personeel: - Feitelijke loonsommen van aanwezig direct personeel * factor 2,5 (2 jaar doorbetalen plus wachtgeld = de factor 2,5). 3.3 Welke kosten treden op bij welk scenario: 1. Gemeente blijft in de Gemeenschappelijke Regeling en gaat volledig mee naar het door het Algemeen Bestuur gekozen scenario. Er treden frictiekosten op als gevolg van de beweging van A naar B1 of B2. 2. Gemeente gaat uit de Gemeenschappelijke Regeling en de medewerkers krijgen nieuwe arbeidsovereenkomst bij de gemeente zelf. De gemeente sluit dienstverleningsovereenkom sten met (social) firm voor verloning en/of voor begeleiding. In deze variant ontstaan uittredingskosten afhankelijk van mate van voortzetting van contracten (ergens tussen 1 en 3):» Afwaarderingen op bestaande activa;» Verplichtingen (op gebied van inkoop of verkoop) afkopen;» Overhead Z indirect personeel;» Afbouw direct personeel. 3: De Gemeenschappelijke Regeling wordt geliquideerd: Bij liquidatie ontstaan uittredingskosten op als gevolg van:» Afwaarderingen op bestaande activa;» Verplichtingen (op gebied van inkoop of verkoop) afkopen;» Overhead Z indirect personeel;» Afbouw direct personeel. 3.4 Wijze van verdeling frictiekosten Scenario 1 (uit paragraaf 2): Gemeente blijft in de Gemeenschappelijke Regeling Frictiekosten zijn conform het besluit van het Algemeen Bestuur over het te kiezen scenario (B1 of B2). Deze frictiekosten worden verdeeld op basis van het dan geldende deelnamepercentage (op basis van laatste peildatum 31 oktober van het jaar T-1 voor het jaar T). Scenario 2a: Gemeente gaat uit de Gemeenschappelijke Regeling Totale uittredingskosten berekenen als ware het dat de Gemeenschappelijke Regeling wordt geliquideerd. Deze frictiekosten worden in rekening gebracht naar rato van het deelnameper centage. Er wordt dus volledig afgerekend. Scenario 2b Gemeente krijgen een aanbod vanuit de (social) firm voor begeleiding te bekrach tigen in DVO's: 1. De totale uittredingskosten worden berekend als ware het dat de Gemeenschappelijke Re geling wordt geliquideerd. Deze uittredingskosten worden in rekening gebracht naar rato van het dan geldende deelnamepercentage. 2. Wanneer wel diensten afgenomen blijven worden en die een verlagend effect hebben op de uittredingskosten worden, conform dezelfde rekenregels als die zijn gehanteerd bij het bepalen van de totale uittredingskosten, de te betalen uittredingskosten verlaagd met de daadwerkelijk niet optredende uittredingskosten. Pagina 2 van 5

3 Scenario 3: De Gemeenschappelijke Regeling wordt feitelijk geliquideerd. De daadwerkelijk optredende uittredingskosten worden naar rato van de deelnamepercentages verdeeld. 3.5 Betaling kosten De kosten worden verdisconteerd op basis van BNG-tarief voor een lening met een looptijd van afhankelijk van de periode waarop de kosten betrekking hebben Bij blijvende deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling (meedoen aan transitie van A naar B1 of B2) Twee opties:» Optie 1: Direct de volledige frictiekosten betalen in de maand na het besluit van het Alge meen Bestuur;» Optie 2: Frictiekosten nemen in het jaar dat ze gemaakt worden Bij uittreding uit de Gemeenschappelijke Regeling (al dan niet met DVO's voor con tinuering specifieke dienstverlening) Twee opties:» Optie 1: Volledig en direct de uittredingskosten betalen en voor eventuele af te sluiten DVO's, van de integrale kostprijs voor de eerste 2,5 jaar alleen dat deel te betalen wat niet in de frictie zit. Dus integrale kostprijs zonder de kosten van direct en indirect personeel, afgekochte risico's op in- en verkoopcontracten en afwaarderingen op vaste activa.» Optie 2: Uittredingskosten verlagen met het mitigerende effect van afgesloten DVO's. De daadwerkelijk direct veroorzaakte frictiekosten direct bij uittreding betalen en vervolgens in tegrale kostprijs betalen gedurende de DVO-periode. Er ontstaan "latente frictiekosten", te betalen wanneer DVO's niet meer worden verlengd. Afgesproken moet worden hoeveel uitgetreden gemeenten "boetevrij mogen aflossen" of met andere woorden jaarlijks het volume van hun DVO's mogen reduceren, om de gemeenschappelijke regeling de gelegen heid te bieden de organisatie mee te laten krimpen of de krimpende volumes op een ande re manier op te vangen. Wanneer meer wordt afgebouwd moet een deel van de latente fric tiekosten als nog worden betaald. Optie 1: Volledig en direct de uittredingskosten betalen en voor eventuele af te sluiten DVO's, van de integrale kostprijs voor de eerste 2,5 jaar alleen dat deel te betalen wat niet in de frictie zit. Dus integrale kostprijs, inclusief opslag ondernemersrisico, zonder de kosten van direct en indirect personeel, afgekochte risico's op in- en verkoopcontracten en afwaarderingen op vaste activa. Voordeel voor uittredende gemeente: Direct duidelijkheid over de uittredingskosten en direct geen risico's meer vanuit de Gemeenschappelijke Regeling. Wanneer later de kosten hoger blijken te zijn, heb je als uittredende gemeente een relatief voordeel behaald. Nadeel/risico voor uittredende gemeente: Wanneer later blijkt dat de uittredingskosten mee vallen, heb je als uittredende gemeente achteraf voor je gevoel te veel betaald. Voordeel voor Gemeenschappelijke Regeling: Direct duidelijkheid over de uittredingskosten en geen risico's meer op een dispuut over de kosten. Wanneer later de kosten lager blijken te zijn, hebben de achtergebleven gemeenten in de Gemeenschappelijke Regeling een relatief voordeel behaald. Pagina 3 van 5

4 NUfl P R E S I K H A A F Nadeel Z risico voor Gemeenschappelijke Regeling: Wanneer later blijkt dat de uittredingskosten tegenvallen, moeten de achtergebleven gemeenten in de Gemeenschappelijke Regeling extra kosten voor hun rekening nemen. Optie 2: Uitredingskosten verlagen met het mitigerende effect van afgesloten DVO's. Dit lagere saldo direct bij uittreding betalen en vervolgens integrale kostprijs, inclusief opslag onderne mersrisico, betalen gedurende de DVO-periode. Er ontstaan "latente frictiekosten", te betalen wanneer DVO's niet meer worden verlengd. Afgesproken moet worden hoeveel uitgetreden gemeenten "boetevrij mogen aflossen" of met andere woorden jaarlijks het volume van hun DVO's mogen reduceren, om de Gemeenschappelijke Regeling de gelegenheid te bieden de organisatie mee te laten krimpen of de krimpende volumes op een andere manier op te van gen. Voordeel voor uittredende gemeente: Direct geen risico's meer vanuit de Gemeenschappe lijke Regeling. Spreiding van de betaling. Bij geleidelijke afbouw vallen de frictiekosten voor de Gemeenschappelijke Regeling en daarmee ook voor de uittredende gemeenten mogelijk lager uit. Nadeel/risico voor uittredende gemeente: Niet direct duidelijkheid over de hoogte van de uittredingskosten. De kosten zijn afhankelijk van de toekomstige ontwikkelingen van het volu me van de DVO's met de Gemeenschappelijke Regeling. Voordeel voor Gemeenschappelijke Regeling: Door de kans op lagere uittredingskosten voor de uittredende gemeenten is er een incentive om geleidelijk af te bouwen om de kosten voor de uittredende gemeente te beperken. Voor de overgebleven gemeenten in de Gemeen schappelijke Regeling zullen de kosten op totaalniveau daardoor mogelijk ook lager zijn. Nadeel / risico voor Gemeenschappelijke Regeling: Mogelijke disputen / problemen bij ho gere krimp dan het "boetevrije percentage". 4. Resumerend Idealiter blijven alle deelnemende gemeenten lid van de Gemeenschappelijke Regeling. Wan neer er aanleidingen zijn voor individuele gemeenten om toch uit te treden moeten er heldere spelregels zijn, zodat afgewogen besluiten kunnen worden genomen en de financiële afwikke ling, inclusief verrekening van de frictiekosten, soepel kan verlopen. Deze spelregels staan hierboven beschreven. Wanneer scenario 1 (samen door naar B1 of B2, afhankelijk van besluitvorming) niet door kan gaan en een of meer gemeenten willen uittreden, komt scenario 2 (uittreden) in beeld. Wan neer de ontvlechting en / of de financiële afwikkeling tot onoverkomelijke disputen leidt, komt scenario 3 (feitelijke liquidatie) in beeld. Bij feitelijke liquidatie kan geen verschil van mening ontstaan over de kosten. Dan moeten de rekening gewoon betaald worden. De deelnemende gemeenten kunnen vervolgens de desgewenst weer samenwerking aangaan met andere ge meenten en de frictiekosten weer beperken door mensen, infrastructuur, contracten, etc. over te nemen. We stellen voor om binnen de Gemeenschappelijke Regeling de kosten te begroten in het jaar waarin ze gemaakt gaan worden. De deelnemende gemeenten kunnen zelf los hiervan zelf bepalen hoe ze omgaan met de verwerking van deze verwachte frictiekosten in hun Planning & Control-cyclus. Pagina 4 van 5

5 Wanneer uittredende gemeenten de mogelijkheid krijgen om diensten in te kopen bij de Ge meenschappelijke Regeling dan wordt een deel van de kosten pas later actueel. Daarom advi seren wij dat deel van de frictiekosten wat daadwerkelijk per direct optreedt (zoals afwaarde ring van vastgoed naar lagere marktwaarde) direct af te rekenen en het andere deel van de frictiekosten wat pas later optreedt, omdat bijvoorbeeld een deel van de medewerkers nodig blijft voor de begeleiding van de SW-ers, later af te rekenen. Dat wordt een "latente terugbetalingsverplichting". Pagina 5 van 5