Agendapunt commissie: 4.2 steller telefoonnummer email S. Smolders 3457 Suzan.Smolders@valkenswaard.nl agendapunt kenmerk datum raadsvergadering 232747/265883 portefeuillehouder Mart Wijnen/Hetty Tindemans onderwerp Wijziging GR GGD en MRE aan de gemeenteraad A. Samenvatting Sinds 2007 werken de gemeenten in onze regio met elkaar samen op de terreinen leerplicht en RMC (regionale meld- en coördinatiefunctie). Om de samenwerking zo optimaal mogelijk te laten verlopen, maken leerplichtambtenaren gebruik van een centrale leerlingenregistratie. De landelijke GBA-V autorisatie is noodzakelijk om leerlingengegevens over gemeentegrenzen heen te kunnen delen. Deze autorisatie kan alleen behouden worden als de huidige regionale en uniforme werkwijze op het terrein van bestrijden schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten worden ondergebracht bij een buitengemeentelijk orgaan. Dit willen we bereiken door de taken en bevoegdheden onder te brengen bij de GR GGD. B. Voorgesteld besluit 1. Het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling GGD te wijzigen conform wijzigingsbesluit; 2. de gemeenschappelijke regeling van de Metropoolregio Eindhoven als volgt te wijzigen: A. Artikel 4 inzake de taakomschrijving van de Metropoolregio Eindhoven wordt als volgt gewijzigd: Onder vernummering van het tweede lid, onder e, tot lid 2, onder d, wordt het huidige lid 2, onder d, geschrapt. B. Artikel 5 inzake de omschrijving van de bevoegdheden van de Metropoolregio Eindhoven, wordt als volgt gewijzigd: Onder vernummering van lid 2, onder e, tot lid 2, onder d, wordt het huidige lid 2, onder d, geschrapt. C. De Toelichting op de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven als volgt te wijzigen: Geschrapt wordt de volgende passage in het algemeen gedeelte van de toelichting: Als voorbeeld mag verder dienen de positie van de Metropoolregio als Regionaal bureau leerplicht in het kader van toezicht en registratie van kinderen/jongeren tot 22 jaar. Het innemen van die positie heeft te maken met eisen die het Rijk stelt bij het opzetten van een regionale leerlingenregistratie. Toegang tot de Brp (basisregistratie personen)-gegevens dient in die situatie verschaft te worden door een buiten gemeentelijk bestuursorgaan. De taak van de Metropoolregio blijft hier beperkt tot het 1
uitoefenen van rechten in verband met het formele eigendom van de regionale voorziening. 3. Aan het algemeen bestuur van de GGD kenbaar te maken geen wensen en bedenkingen te hebben inzake het instellen van een bestuurscommissie Bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten, waarvan samenstelling, werkwijze en bevoegdheden zijn vastgelegd in de bijgevoegde concept-verordening. C. Inleiding De gemeenten in de regio Zuidoost Brabant (ZOB) werken samen aan de uitvoering van de leerplicht- en RMC-taken (RMC staat voor Regionale Meld- en Coördinatie functie voortijdig schoolverlaten). Uitgangspunten bij de samenwerking zijn één school één leerplichtambtenaar en een uniforme werkwijze voor 21 gemeenten. Een belangrijke voorwaarde voor deze effectieve en efficiënte werkwijze (leerlingen worden ononderbroken gevolgd tot hun drie-en-twintigste jaar) is het gebruik kunnen maken van een centrale leerlingenregistratie (CLR). De wettelijke eis voor het verkrijgen van autorisatie voor het landelijke Gemeentelijke Basisadministratie-Verstrekkingen regiem (GBA-V) is dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van taken bij een buitengemeentelijk bestuursorgaan moet liggen. Om deze reden zijn de leerplicht- en RMC-taken in 2010 bij de toenmalige gemeenschappelijke regeling (GR) Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE), later MRE, ondergebracht. Begin 2016 constateerde de Rijksdienst voor Identiteits Gegevens (RvIG) dat deze constructie niet voldeed aan de wettelijke eisen. Het is namelijk niet voldoende dat een GR alleen de administratieve taken uit de Leerplicht- en RMC-wet uitvoert, maar de colleges van de verantwoordelijke gemeenten dienen de uitvoering én de bevoegdheden van leerplicht en RMC over te dragen aan een buitengemeentelijk bestuursorgaan. Het gaat in de onderhavige situatie om uitvoerende taken. De MRE richt zich op strategische samenwerking op het terrein van economie, mobiliteit en ruimte. Het dagelijks bestuur MRE heeft expliciet besloten deze taak niet langer onderdeel te willen laten zijn van haar takenpakket. De portefeuillehouders onderwijs van ZOB hebben vervolgens diverse opties overwogen: Inbedding van de leerplicht- en RMC-taken bij de GR GGD Brabant Zuidoost Inbedding van de leerplicht- en RMC-taken bij een zelfstandige nieuw op te richten organisatie (gemeenschappelijke regeling of bedrijfsvoerings-organisatie) Inbedding van de leerplicht- en RMC-taken bij een centrumgemeente Probleemstelling Onder welk buitengemeentelijk orgaan kan de huidige regionale en uniforme werkwijze op het terrein van bestrijden schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten worden ondergebracht zodat de landelijke autorisatie GBA-Verstrekkingen behouden blijft? D. Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat de landelijke autorisatie GBA-V voor de regio Zuidoost Brabant wordt behouden door de wettelijke taken ten behoeve van het bestrijden van schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten onder te brengen bij de GR GGD en daarmee de regionale uniforme samenwerking op het terrein van de Leerplicht- en RMC-wet te continueren. E. Wat gaan we er voor doen? 2
Na zorgvuldige afweging hebben de 21 portefeuillehouders besloten om de optie GGD verder uit te laten werken. 1 Inmiddels heeft het bestuur van de GGD te kennen gegeven deze verantwoordelijkheid op zich te willen nemen. De taken en bevoegdheden uit de Leerplicht- en RMC-wet worden gedelegeerd aan het dagelijks bestuur van de GGD. Bij de GGD wordt de bestuurscommissie Bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten ingesteld, die de bewuste taken vervolgens krijgt overgedragen van het dagelijks bestuur. In de bestuurscommissie nemen de wethouders onderwijs van de 21 gemeenten zitting. Via een extern mandaat legt de bestuurscommissie tot slot de feitelijke uitvoering van de taken en bevoegdheden neer bij de leerplichtambtenaren en RMC-loopbaanbegeleiders (uitvoerders) van de afzonderlijke gemeenten. Er ontstaan op die manier geen rechtspositionele gevolgen voor de uitvoerders, deze blijven in dienst van de eigen gemeente. Argumentatie 1.1 Centrale toegang tot landelijke GBA-V is voorwaarde voor regionale samenwerking Om regionaal en uniform te kunnen werken is het noodzakelijk dat leerplichtambtenaren en RMC-loopbaanbegeleiders kunnen beschikken over gegevens van leerlingen, die uit een andere gemeente in de regio afkomstig zijn. Daarvoor moeten zij toegang hebben tot de bevolkingsgegevens van die betreffende gemeente. Een centrale toegang tot de landelijke GBA-V is noodzakelijk om leerling gegevens over gemeentegrenzen heen te kunnen delen. 1.2 Delegatie van leerplicht- en RMC-taken aan GGD is RvIG-proof De RvIG heeft als eis voor die centrale toegang gesteld, dat de taken waarvoor die toegang wordt gebruikt, in handen gelegd worden van een buiten gemeentelijk bestuursorgaan. De voorgestelde oplossing is door de RvIG getoetst. 1.3 Leerplicht- en RMC-taken worden bij een bestaande GR ondergebracht De keuze om aan te sluiten bij een bestaande organisatie levert een aantal voordelen op: (1) alle gemeenten nemen reeds deel in de GR GGD (2) het onderbrengen van nieuwe taken bij de GR GGD is budget neutraal (3) de huidige praktijk wordt gecontinueerd; de betrokken medewerkers blijven in dienst van de eigen gemeente, werken samen in de regio en hanteren een uniforme werkwijze ( één school één leerplichtambtenaar ). Wij benadrukken dat deze keuze is gemaakt omdat dit de meest praktische oplossing biedt voor een door de rijksoverheid geconstateerd juridisch probleem. 1.4 GR GGD is een collegeregeling daarom is college bevoegd De bevoegdheid om in te stemmen met de wijziging van de tekst van de gemeenschappelijke regeling GGD ligt bij het college omdat het hier om een zogenaamde collegeregeling gaat. Wel dient het college toestemming aan de raad te vragen alvorens het met de wijziging instemt (en het dagelijks bestuur van de GGD machtigt om wijzigingen in de tekst en toelichting door te voeren). 2.1 GR MRE is een gemengde regeling daarom zijn raad en college bevoegd Colleges en raden van de regiogemeenten nemen deel in de GR MRE. De wijziging van deze gemeenschappelijke regeling is daardoor een bevoegdheid van beide bestuursorganen. Concreet betekent dit dat zowel het college als de raad dienen in te stemmen met de gewijzigde tekst van de gemeenschappelijke regeling. 3.1 Bestuurscommissie zorgt voor behoud zeggenschap wethouders onderwijs Met de inrichting van een bestuurscommissie bij de GGD worden de taken van leerplicht en RMC in een afgeschermde bestuurlijke en financiële omgeving ondergebracht. Op deze wijze krijgen de wethouders onderwijs volledige zeggenschap over deze taken. 1 De optie Inbedding bij een centrumgemeente viel meteen af omdat dit in strijd was met de wettelijke bepaling delegatie aan een buitengemeentelijk orgaan 3
Ook is er binnen het nieuwe construct sprake van twee verschillende financieringssystematieken. De taken volksgezondheid worden bekostigd uit een bijdrage aan de GR GGD op basis van het aantal inwoners per gemeente. De gemeentelijke bijdrage in de kosten van de CLR wordt op basis van aantallen leerlingen tussen 5 en 23 jaar berekend. Kanttekeningen 1.1 Een gemeente stemt niet in met delegatie leerplicht/rmc-taken aan GGD Indien een gemeente niet instemt met dit voorstel dan zal dit in de GR van de GGD expliciet opgenomen moeten worden. De RvIG heeft al aangegeven dat de huidige aansluiting van de betreffende gemeente dan per direct wordt ingetrokken en de afzonderlijke autorisatie weer wordt geactiveerd. Dit betekent dat de betreffende gemeente niet meer aangesloten is op het huidige regionale leerlingen registratiesysteem (CLR). De gemeente kan vervolgens een eigen applicatie aanschaffen en (functioneel) beheer organiseren of de afdeling I&B van de gemeente Eindhoven vragen een eigen omgeving te creëren in het leerlingenregistratiesysteem. In beide gevallen is de huidige regionale samenwerking (werkwijze één school één leerplichtambtenaar) niet meer mogelijk. 1.2 Beleidsvrijheid gemeenten en inrichting taken kunnen in geding komen Door delegatie wordt de verantwoordelijkheid voor uitvoering van bevoegdheden, die de colleges toekomen op grond van de Leerplicht- en RMC-wet, overgedragen aan de GGD. Maar dat wil niet zeggen dat de colleges geen mogelijkheid meer hebben om lokaal invulling te geven aan de uitvoering van deze wetten. Sowieso houden de wethouders onderwijs al een vinger aan de pols via hun deelname aan de bestuurscommissie. Daarnaast hebben de colleges de mogelijkheid om beleidskeuzen en werkwijzen vast te leggen in gemeentelijke beleidsregels en ambtsinstructies. Beleidsregels kunnen vergeleken worden met instructies, die aan een mandaat verbonden kunnen worden. Zij bieden de mogelijkheid om de couleur locale te laten doorwerken in de taakuitvoering door in dit geval de GGD. Voor de goede orde: op veel vlakken wordt er al regionaal samengewerkt bij de uitvoering van leerplicht- en RMC-taken. Hierbij wordt een grotendeels uniforme werkwijze gehanteerd met ruimte voor lokale inkleuring. De beleidsregels zijn straks onderwerp van discussie in de bestuurscommissie. U treft ze nog niet bij dit voorstel aan. Na afstemming in de bestuurscommissie worden ze ter besluitvorming aan colleges voorgelegd. 3.1 Bestuurlijke belasting neemt toe door instelling van een bestuurscommissie Bestuurders komen op dit moment in twee subregio s als portefeuillehouders onderwijs bijeen. Daar zal een gezamenlijk overlegmoment voor ingericht moeten worden. De bestuurlijke drukte is afhankelijk van de vergaderfrequentie. Deze kan op de behoefte worden afgestemd, maar de minimale bijeenroeping zal twee keer per jaar zijn. Dit heeft te maken met de jaarlijkse afstemming over zowel de begroting als de jaarrekening van de GGD. F. Betrokken partijen Dit raadsvoorstel betreft een regionaal stuk met indien nodig lokale aanvullingen. De beslispunten en inhoudelijke argumenten dienen bij alle 21 gemeenten hetzelfde te zijn. De afgelopen maanden zijn het collegevoorstel en alle bijbehorende stukken voorbereid en opgesteld door een regionale werkgroep met medewerkers uit diverse gemeenten, bestaande uit: - een projectleider - twee gemeentelijke juristen - drie beleidsmedewerkers onderwijs - twee leerplichtambtenaren - een beleidsmedewerker informatie en beheer - twee extern deskundigen o.g.v. aanbesteding en inkoop Daarnaast is er veelvuldig contact en afstemming geweest met de de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG), de MRE, SRE en GGD. 4
In december zijn alle beleidsmedewerkers onderwijs en de wethouders geïnformeerd. In februari 2017 is een apart poho georganiseerd voor wethouders onderwijs. Op 9 en 11 mei 2017 zijn regionale informatiebijeenkomsten voor de betrokken medewerkers (leerplichtambtenaren en RMC-medewerkers) gehouden. Nagenoeg alle vragen over mogelijke consequenties, die de delegatie van de leerplicht- en RMC-taken aan de GGD zou hebben, zijn beantwoord. De betrokkenen hebben positief gereageerd op de verstrekte informatie. De wethouders onderwijs regio Zuidoost Brabant en beleidsmedewerkers onderwijs zijn op 24 mei 2017 schriftelijk geïnformeerd over de voortgang van het traject. Personele consequenties Dankzij de mogelijkheid dat de GGD taken en bevoegdheden middels mandaat aan niet ondergeschikten bij de regiogemeenten teruglegt, blijven de leerplichtambtenaren in dienst van de eigen gemeente. Er treedt geen wijziging op in de functionele en hiërarchische aansturing van de medewerkers. Deze blijft bij de gemeente Valkenswaard, waar de leerplichtambtenaren in dienst zijn en blijven. Zo is die ambtenaar straks net zoals nu gehouden de ambtsinstructies van zijn college na te leven. De arbeidsvoorwaarden van de gemeente Valkenswaard blijven eveneens van kracht. De medewerkers behouden ook de huidige werkplek in Valkenswaard. G. Beheer en onderhoud Geen consequenties. H. Financiën De aanloopkosten tot het operationeel worden van de beoogde werkwijze bedragen 40.000. Het betreft advieskosten ( 16.000 voor onderzoek mogelijke scenario s) en kosten inhuur procesbegeleider ( 24.000 voor ureninzet). Deze kosten komen ten laste van de regiogemeenten op basis van de geldende verdeelsleutel (een overzicht van kosten per gemeente treft u in de bijlage aan). De uren juridisch advies en opstellen van juridische documenten, en de inzet van beleidsmedewerkers komen voor eigen rekening van de in de werkgroep vertegenwoordigde gemeenten. Voor Valkenswaard komt dit neer op een bedrag van eenmalig 1.488,-. Dit bedrag kan ten laste worden gebracht van het gemeentelijk leerplichtbudget. I. Vervolgstappen De raden van de ZOB-gemeenten nemen het besluit over de wijzigingen van de beide gemeenschappelijke regelingen in de eerste vergadering na het zomerreces. In Valkenswaard is dit 21 september 2017. Het algemeen bestuur van de GGD neemt het besluit over de instelling van de bestuurscommissie Bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten c.q. het vaststellen van de gelijknamige verordening in de vergadering op 11 oktober 2017. Na besluitvorming van het algemeen bestuur verstrekt de RvIG de landelijke autorisatie GBA-V aan de GR GGD (zo spoedig mogelijk na 11 oktober). Vervolgens vindt nog afrondende besluitvorming door de colleges en het dagelijks bestuur van de GGD plaats. Te noemen vallen het vaststellen van beleidsregels door de colleges, het intrekken van bestaande gemeentelijke mandaten aan de leerplichtambtenaren door de colleges, het juist verlenen van mandaten door het dagelijks bestuur van de GGD. Ook het afsluiten van een bewerkersovereenkomsten door de GGD vanwege het uitbesteden van beheer en onderhoud van de CLR betreft nadere uitwerking. Als het gaat om het functioneren van de huidige gemeentelijke bezwaarschriften commissies, dan blijft alles bij het oude. De bedoeling is dat naast het nemen van een primair besluit ook het nemen van een beslissing op bezwaar door de bestuurscommissie worden gemandateerd aan leerplichtambtenaren respectievelijk colleges. De gemeentelijke kunnen hun eigen werkwijze voor het afhandelen van bezwaren blijven hanteren. 5
De bestuurscommissie Bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten zal de werkwijze in het derde bestuursjaar evalueren. Daarmee sluiten wij aan bij de reguliere cyclus van de GR GGD. K. Advies teammanager Akkoord J. Communicatie Zie ook punt F. Gezien het regionale karakter van dit voorstel is één communicatie- en contactpersoon aangesteld voor alle gemeenten, dit is projectleider Sasja Aleksic van gemeente Eindhoven. K. Bijlage(n) Geen. L. Ter inzage liggende stukken 1. Concept wijzigingsbesluit college GR MRE en GR GGD; 2. Concept-verordening op de bestuurscommissie Bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten. Burgemeester en wethouders van Valkenswaard 6
Raadsbesluit De raad van de gemeente Valkenswaard; Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 18 juli 2017, nummer 232747; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen; Gelet op de behandeling in de vergadering van de raadscommissie d.d. 7 september; BESLUIT I. Het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling GGD te wijzigen conform wijzigingsbesluit; II. de gemeenschappelijke regeling van de Metropoolregio Eindhoven als volgt te wijzigen: a. Artikel 4 inzake de taakomschrijving van de Metropoolregio Eindhoven wordt als volgt gewijzigd: Onder vernummering van het tweede lid, onder e, tot lid 2, onder d, wordt het huidige lid 2, onder d, geschrapt. b. Artikel 5 inzake de omschrijving van de bevoegdheden van de Metropoolregio Eindhoven, wordt als volgt gewijzigd: Onder vernummering van lid 2, onder e, tot lid 2, onder d, wordt het huidige lid 2, onder d, geschrapt. c. De Toelichting op de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven als volgt te wijzigen: Geschrapt wordt de volgende passage in het algemeen gedeelte van de toelichting: Als voorbeeld mag verder dienen de positie van de Metropoolregio als Regionaal bureau leerplicht in het kader van toezicht en registratie van kinderen/jongeren tot 22 jaar. Het innemen van die positie heeft te maken met eisen die het Rijk stelt bij het opzetten van een regionale leerlingenregistratie. Toegang tot de Brp (basisregistratie personen)- gegevens dient in die situatie verschaft te worden door een buiten gemeentelijk bestuursorgaan. De taak van de Metropoolregio blijft hier beperkt tot het uitoefenen van rechten in verband met het formele eigendom van de regionale voorziening. III. Aan het algemeen bestuur van de GGD kenbaar te maken geen wensen en bedenkingen te hebben inzake het instellen van een bestuurscommissie Bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten, waarvan samenstelling, werkwijze en bevoegdheden zijn vastgelegd in de bijgevoegde concept-verordening. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad d.d. 21 september 2017. Kenmerk: 232747/265883 de griffier, de voorzitter, drs. C. Miedema drs. A.B.A.M. Ederveen. 7