functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau (D naar C) Agentschap Innoveren en Ondernemen zoekt twee polyvalent ondersteuners voor het behandelen van klachten en beroepen Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VLAIO 2017 2 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Agentschap Innoveren en Ondernemen vult twee functies van polyvalent ondersteuner in via bevorderingen naar het hogere niveau. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen is een intern verzelfstandigd agentschap dat behoort tot het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI). Het Agentschap voert het Vlaams en deels het Europees economische beleid uit en staat in voor de operationele voorbereiding ervan. Het agentschap staat ten dienste van de ondernemingen, de ondernemers en de kandidaat-ondernemers. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen heeft als missie, namens de Vlaamse overheid, bij te dragen tot een versterkt klimaat van duurzame economische groei en jobcreatie in Vlaanderen. Dat doen we door: 1. het stimuleren van alle vormen van ondernemerschap; 2. het verhogen van het groeipotentieel en het innoverend vermogen van de Vlaamse ondernemingen; 3. het creëren van stimulerende omgevingsfactoren voor het ondernemen.
Het Agentschap Innoveren en Ondernemen voert dit beleid niet alleen uit. We gaan partnerschappen aan met andere overheden, bedrijfsorganisaties, kennisinstellingen,..om de beleidsdoelstellingen van de Vlaamse overheid te verwezenlijken. De dienst Toegang tot het beroep voert voor het Vlaamse gewest het beleid uit met betrekking tot de vestigingsvoorwaarden voor ondernemingen. 2 FUNCTIECONTEXT Wie zich als handels- of ambachtsonderneming wenst in te schrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, moet daarvoor de nodige ondernemersvaardigheden bewijzen, bestaande uit basiskennis bedrijfsbeheer en de beroepsbekwaamheden voor gereglementeerde beroepen. Iemand die zich bv. wil vestigen als beenhouwer-spekslager moet over een machtiging te beschikken. De dienst Toegang tot het beroep onderzoekt de aanvragen en reikt de machtigingen uit. Wie niet over de nodige beroepservaring of getuigschriften beschikt, kan examen afleggen bij de Centrale Examencommissie die binnen de dienst wordt georganiseerd. De Vestigingsraad is een administratief rechtscollege dat beroepen onderzoekt tegen de beslissingen van de ondernemingsloketten die de inschrijving van ondernemingen van natuurlijke personen of rechtspersonen in de Kruispuntbank van Ondernemingen hebben geweigerd. De dienst Toegang tot het beroep staat in voor de organisatie van deze Raad. In eerste instantie zullen de functiehouders ingeschakeld worden voor organisatie van de Centrale Examencommissie. De dienst toegang tot het beroep is in volle evolutie. Van de functiehouders wordt verwacht dat zij flexibel omgaan met veranderingen. Dit houdt in dat men bereid is om bij te leren en telkens nieuwe taken aan te leren. Een uitbreiding of verschuiving van het takenpakket naar andere diensten binnen het agentschap behoort op termijn eveneens tot de mogelijkheden. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10
Het doel van de functie is het ondersteunen van de organisatie van de Centrale Examencommissie (incl. het ontvangen van bezoekers), het administratief ondersteunen van dossierbeheerders en deskundigen, het behandelen van klachten en het bijhouden en verwerken van eerstelijnsinformatie rond gereglementeerde beroepen. De functie behoort tot de functiefamilie administratief ondersteunende functies. 3.2. RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: procedures klachtenbehandeling en beroepen i.v.m. de wetgeving toegang tot het beroep. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 3 van 10
Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Communicatie en promotie Het definiëren van een aanpak om initiatieven / projecten van het agentschap of door het agentschap gesteunde initiatieven / projecten te promoten, het ontwikkelen van de nodige ondersteunende materialen en het daadwerkelijk uitrollen ervan. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent een vastbenoemd ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid in het niveau D; of je bent een contractueel personeelslid buiten proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. Je bent gedurende minstens twee jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D gekoppeld is. Je hebt minimum 2 jaar ervaring met administratief ondersteunend werk (ondersteuning van de behandeling van subsidiedossiers, dossier- en gegevensbeheer of secretariaatswerk). Je hebt tijdens deze periode aantoonbare ervaring opgebouwd met klachtenbehandeling. Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, 02 553 44 40). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Basiskennis van de Vlaamse overheid; - Goede kennis van de opdrachten en taken van het Agentschap; - Basiskennis van bedrijfsbeheer; - Kennis van de werking van de Centrale Examencommissie; - Taalkennis Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; - Kennis van de meest gangbare informaticatoepassingen (MS Office); - Kennis van en ervaring met het werken van nieuwe media en andere ICT-tools (bv. Orafin); - Kennis van Edumatic als examenplatform of bereid zijn om deze te verwerven. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 10
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. - Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - formele deelnemingsvoorwaarden (4.1); //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 27 februari 2017. 6.2. VOORSELECTIE op basis van persoonlijkheidsvragenlijst en casus De kandidaten voor wie de cv-selectie positief is, worden uitgenodigd om een onlinepersoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Daarenboven worden de kandidaten uitgenodigd voor de behandeling van een praktijkcase. Deze schriftelijke proef peilt naar jouw inhoudelijke kennis en oplossingsgerichte vaardigheden binnen de werkcontext van de toekomstige functie. Deze beide proeven gebeuren vermoedelijk in de week van 6 maart 2017. Deze selectiefase is adviserend. 6.3. EINDSELECTIE De eindgesprekken met de kandidaten die uit de voorselectie doorstromen, wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie; je motivatie en verwachtingen; je technische en persoonsgebonden competenties; je snelle inzetbaarheid in de functie en de organisatie. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel (Ellipsgebouw) ca. 15 maart 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 7 van 10
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 februari 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier via mail naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt; - je je kandidatuur uiterlijk op 24 februari 2017 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Wie als contractueel personeelslid solliciteert dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten: - de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie; - de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10
8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: mevrouw Saskia Baele saskia.baele@vlaio.be 02 553 37 61 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: de heer Eric Min adviseur hr & vorming / selectieverantwoordelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be 02 553 44 40 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen einde maart 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. aan de selectieverantwoordelijke. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten, eventueel met rangschikking. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 9 van 10
Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10