Handleiding Gebruikers Capture BCT postbus 300 6430 AH Hoensbroek heiberg 40 6436 CL Amstenrade t. +31 (0)46-442 45 45 f. +31 (0)46-442 47 30 info@bct.nl www.bct.nl servicedesk: t. +31 (0)46-442 50 20 f. +31 (0)46-442 59 79 servicedesk@bct.nl
Copyright Alle in deze handleiding aangeboden informatie (tekst, illustraties, productnamen, logo's etc.) is eigendom van BCT BV. De inhoud ervan mag niet worden (her)gebruikt, in originele of gewijzigde vorm, zonder schriftelijke toestemming van BCT BV. Wanneer u meer informatie wenst over het gebruik van en/of informatie over het verkrijgen van toestemming voor publicatie, neem dan contact op met BCT BV. Voor vragen of opmerkingen over de inhoud van deze handleiding kunt u een e-mail sturen aan helpfeedback@bct.nl Versie: 1.1.0
Inhoudsopgave 1 Snel van start 1 2 Gebruikerinterface 2 3 Algemene instellingen 3 3.1 Instellingen 3 3.2 Beeldinstellingen 3 3.3 Gebruikersniveau instellen 3 4 Scannen 4 4.1 Documenten verwerken 4 4.2 Invoer controleren 5 4.3 Documenten exporteren 7 5 Documenten registreren in CORSA 9 5.1 Metagegevens van document bewerken (individueel) 10 5.2 Metagegevens van documenten bewerken (collectief) 11 5.3 Toegang tot documenten tijdens verwerking 13
1. Snel van start Hieronder is in korte stappen beschreven hoe u als gebruiker (gebruikersniveau 1) met Capture de documenten scant, controleert, bewerkt en exporteert naar CORSA. Werkt u met een multifunctional, scan dan eerst de documenten op de multifunctional. Capture Capture 1. Start Capture via menu Start of de snelkoppeling op uw bureaublad. 2. Klik in de knoppenbalk op Nieuwe batch. 3. Selecteer in de linker bovenkant van het venster Nieuwe batch het gewenste batchprofiel. 4. Klik rechts beneden op. De afbeeldingen van de gescande documenten worden in de rechter vensterhelft getoond. 5. Door links beneden op te klikken kunt u eventueel nog extra documenten scannen en toevoegen aan de batch. 6. Klik op om de documentscheiding te verwerken. 7. Controleer in de voorbeeldweergave of de afbeeldingen van de gescande documenten goed zijn gescand en wijzig eventueel de pagina-indeling en scheiding. Klik op wijzigingen door te voeren en vervolgens op om het venster te verlaten. 8. Exporteer de afbeeldingen via een klik op in de knoppenbalk. om CORSA 1. Start CORSA via menu Start of de snelkoppeling op uw bureaublad. 2. Ga naar menu Batch en kies de optie Inlezen/verwerken. 3. Kies de gewenste batch en klik op om de documenten te importeren. 4. Klik vervolgens op om de documenten te verwerken. CORSA toont venster Batch inhoud. 5. Dubbelklik om een documentregistratie te openen en de metagegevens aan te vullen. Klik op om de gegevens op te slaan en het documenten vrij te geven. Of 6. Selecteer meerdere documentregistraties en klik op om ze met behulp van een sjabloon te verwerken. Vul de metagegevens in en klik op Verwerking selecteren voor collectief verwerken. Klik op verwerken en vrij te geven.. Kies in minivenster om de documenten te 7. Verwerkte documenten die nog niet uit de batch verwijderd zijn kunnen via een klik op handmatig vrijgegeven worden. 1 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.
2. Gebruikerinterface Start Capture via menu Start of de snelkoppeling op uw bureaublad. De gebruikerinterface van Capture ziet er vergelijkbaar uit met de afbeelding die hier wordt getoond. Gebruikersinterface van de applicatie 1. Menubalk: de menu s Bestand, Beeld, Extra en Help. 2. Knoppenbalk: de beschikbare knoppen op de knoppenbalk zijn afhankelijk van de autorisaties die voor de betreffende gebruiker zijn ingesteld en het deel van het venster dat op enig moment de focus heeft. Uitgegrijsde knoppen kunnen niet aangeklikt worden, omdat ze voor de dan geldende situatie niet gelden. 3. Paneel Batches: het linker paneel met daarin de naam van het JobType (in dit voorbeeld: Capture), de actieve batches, de verwerkte batches en de documenten die onderdeel van de batch zijn. 4. Paneel Afbeelding: In het rechter paneel wordt het gescande document getoond, mits er in paneel Batches een document geselecteerd is. Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden. 2
3. Algemene instellingen Capture In dit hoofdstuk worden enkele algemene instellingen beschreven die u naar wens kunt inrichten. 3.1 Instellingen Ga naar menuoptie Bestand Instellingen. Capture toont venster Instellingen. Instellingen Op tabkaart Algemeen kunt u de taal van de applicatie instellen en kiezen voor een bepaalde stijl. Ook kunt u hier selecteren met welk JobType Capture dient op te starten. 3.2 Beeldinstellingen Hoewel deze informatie beschikbaar is voor u als gebruiker, zal alleen de applicatiebeheerder deze informatie in een aantal gevallen nodig hebben. 3.3 Gebruikersniveau instellen Via menuoptie Extra Gebruikersniveau kunt u het gebruikersniveau instellen. Capture start standaard op met gebruikersniveau 1. U kunt wisselen naar een ander gebruikersniveau via het menu of via een van de toetsencombinaties, zoals u in het voorbeeld kunt zien. Gebruikersniveau 2 en 3 kunnen echter beveiligd zijn met een wachtwoord. Raadpleeg uw applicatiebeheerder voor meer informatie. 3 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.
4. Scannen Bij uw applicatiebeheerder kunt u navragen welke scheidingsmethode u dient te gebruiken om meerdere documenten tijdens het scannen van elkaar te scheiden. Veelal worden gekleurde scheidingspagina's met daarop een barcode gebruikt als scheidingspagina. Leg zo'n scheidingspagina tussen elk document. U scant de documenten via een multifunctional of een scanner aan het scanwerkstation. De handelingen die u moet uitvoeren op de multifunctional of scanner is geen onderdeel van deze handleiding. 4.1 Documenten verwerken Als u met een multifunctional werkt, scan de documenten dan eerst op de multifunctional voordat u Capture opstart. Klik in de knoppenbalk op Nieuwe batch of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+Alt+N. Capture toont venster Nieuwe batch. Nieuwe batch voor het verwerken van documenten Selecteer in veld Batchprofiel het juiste batchprofiel. In het voorbeeld is gekozen voor het batchprofiel 'scannen'. Leg de documenten op de scanner en klik in de rechter benedenhoek op getoond.. De afbeeldingen van de gescande documenten worden in de rechter vensterhelft Documenten verwerken via een multifunctional Indien u de documenten op de multifunctional heeft gescand, klik dan ook op. De gescande documenten worden binnengehaald vanaf de netwerkmap die door uw applicatiebeheerder is ingesteld. In de rechter vensterhelft worden de documenten getoond. Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden. 4
Extra documenten toevoegen Om eventueel nog extra documenten te scannen en toe te voegen aan de batch, klikt u op. Klik op om ze te verwerken. Capture toont de voortgang van de verwerking. Voortgang van de verwerking van documenten 4.2 Invoer controleren Als op venster Nieuwe batch de optie Invoer controleren was aangevinkt, dan wordt na de verwerking een voorbeeldweergave getoond van de verwerkte documenten. 5 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.
Voorbeeldweergave van verwerkte documenten Controleer in de voorbeeldweergave of de documenten goed zijn gescand. Na een rechter muisklik op een afbeelding in de voorbeeldweergave toont Capture een menu met een aantal bewerkingsmogelijkheden. De opties worden hieronder uitgelegd. De onderstreepte opties gelden alleen voor documenten die uit meerdere pagina's bestaan. Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden. 6
Pagina verwijderen Pagina verwijderen uit het document en uit de batch. Wordt in de voorbeeldweergave aangeduid met een rood kruis. Verplaatsen Roteren Verplaatst de huidige pagina binnen het document (Eerste, Links, Rechts, Laatste). Roteert de huidige pagina in de gekozen richting. Wordt in de voorbeeldweergave aangeduid met een roterende pijl (Rechts, Links, 180). Converteren Bijlage Kleurenpagina converteren naar zwart-wit (Binary G4). Pagina markeren als bijlage. Pagina wordt gemarkeerd met een paperclip. Scheiding aanbrengen Huidige en volgende pagina's worden in de weergave als nieuw document getoond. Scheiding ongedaan maken Huidige en volgende pagina's worden in de weergave niet als nieuw document getoond. Document verwijderen Document verwijderen uit de batch. Wordt in voorbeeldweergave aangeduid met een rood kruis. Let op! Alle wijzigingen dient u te bevestigen met een klik op. Sluit de verwerking vervolgens af met. Als u aanpassingen heeft gedaan, worden de aanpassingen verwerkt. In het hoofdvenster wordt de verwerkte batch getoond in de linker vensterhelft. 4.3 Documenten exporteren De documenten zijn nu gescand, door u gecontroleerd en eventueel verbeterd. De laatste stap is de documenten exporteren uit Capture. Controleer of de juiste batch is geselecteerd en klik dan op Exporteren. Het importeren van de gescande documenten in CORSA komt in het volgende hoofdstuk aan bod. 7 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.
Documenten exporteren Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden. 8
5. Documenten registreren in CORSA Start CORSA via menu Start of de snelkoppeling op uw bureaublad. Ga naar menu Batch en kies de optie Inlezen/verwerken. Capture De knoppen Inlezen/verwerken van capture batches Met een klik op Met een klik op Met een klik op Via een klik op kunt u een batch voor gebruik door uzelf reserveren. kunt u diezelfde batch weer vrijgeven voor collega's. kunt u de gegevens in de browser actualiseren. kunt u de stuksoort wijzigen. Kies de gewenste batch en klik op om de documenten te importeren. 9 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.
Batch inhoud van geïmporteerde documenten Klik vervolgens op om de documenten te verwerken. CORSA toont venster Batch inhoud. In dit venster worden de geïmporteerde documenten getoond. Tijdens de import is er voor ieder document al een registratie aangemaakt. De metagegevens van de documenten kunnen op twee manieren worden toegevoegd, individueel per document, of collectief met behulp van een sjabloon. 5.1 Metagegevens van document bewerken (individueel) Om de metagegevens van een document te bewerken dubbelklikt u op een regel in venster Batch inhoud. CORSA toont venster Batch inhoud (detail). In dit venster wordt de documentregistratie getoond en kunt u de diverse velden invullen. Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden. 10
Registratievenster van gescand document Op de beschikbare tabkaarten kunt u eventueel nog gegevens toevoegen of bekijken. Met een klik op worden de ingevulde gegevens bewaard. Met een klik op worden de ingevulde gegevens bewaard en wordt het document vrijgegeven uit de batch. Blader met naar het volgende document of keer terug naar venster Batch inhoud en kies daar het volgende te verwerken document. 5.2 Metagegevens van documenten bewerken (collectief) Stel u heeft een stapel bezwaarschriften, formulieren of andere documenten die bijvoorbeeld over hetzelfde onderwerp gaan of die van dezelfde afzender afkomstig zijn. Met behulp van een sjabloon kunt u de gemeenschappelijke gegevens op een eenvoudige manier toevoegen aan de documentregistraties. Om de metagegevens van een aantal documenten collectief te bewerken selecteert u in venster Batch inhoud de documenten die u collectief wilt bewerken met de rechter muisknop, terwijl u Ctrl of Shift ingedrukt houdt. Klik vervolgens op Registratiesjabloon voor batchverwerking (detail).. CORSA toont venster 11 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.
Registratiesjabloon voor het collectief bewerken van metagegevens In dit venster kunt u voor de geselecteerde documenten handmatig metagegevens invullen, tabkaarten vullen en eventueel (indien u daarvoor geautoriseerd bent) de stuksoort wijzigen. Of u kunt u met behulp van op venster Triggerwaarden een vooraf door de applicatiebeheerder gedefinieerde triggerwaarde kiezen. Op basis van deze triggerwaarde worden automatisch door CORSA andere velden op het registratievenster met een waarde gevuld. In plaats van handmatig gegevens in te vullen, kunt u ook met behulp van een DSP subject kiezen op venster Subject selecteren. Op basis van dit DSP subject worden automatisch door CORSA andere velden op het registratievenster met een waarde gevuld. Uw applicatiebeheerder zal u informeren over de gekozen werkwijze in uw organisatie. Zodra alle stukgegevens zijn ingevuld, kunt u op klikken. CORSA toont venster Verwerking selecteren waarop u kunt kiezen hoe de batch verwerkt moet worden. Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden. 12
Verwerking selecteren Kies voor de optie collectief. Overleg met uw applicatiebeheerder of ook de stuksoort en het registratienummer van de documenten gewijzigd mag worden. Na een klik op worden de documenten verwerkt en indien zo ingesteld ook uit de batch verwijderd. U keert vervolgens terug in venster Batch inhoud. Verwerkte documenten kunnen naderhand ook handmatig uit de batch verwijderd worden via een klik op. 5.3 Toegang tot documenten tijdens verwerking Nadat u de documenten heeft geïmporteerd in CORSA kunt u ze verwerken via venster Batch inhoud. Tijdens het verwerken zijn de documenten zichtbaar voor andere gebruikers, maar zij kunnen deze niet bewerken. CORSA geeft duidelijk aan dat de documenten nog in bewerking zijn, zoals in het voorbeeld wordt getoond. Document is nog in bewerking 13 Copyright 2009 BCT BV. Alle rechten voorbehouden.