- 1 - Handleiding
1 Investeringsfiches...3 1.1 Investeringsfiche aanmaken = planning... 3 1.2 Boeken op investeringsrekeningen = uitvoering... 5 1.3 Investeringsfiches afdrukken... 6 2...8 2.1 Voorbereidingen en controles... 8 Overboeking van exploitatie naar investeringen... 8 Adresgegevens van de penningmeester... 8 Controle afdrukken... 10 2.2 Financiële nota... 12 2.3 Toelichtingen bij de jaarrekening... 13 Bewijsstuk van kastoestand... 13 Overzicht van de interne kredietaanpassingen... 14 Geactualiseerde investeringsfiches... 14 Wijzigingen in de inventaris... 14 Lijst van openstaande schulden en vorderingen... 14 Staat van het vermogen... 15 De verdeelsleutels... 15 Andere waarderingsregels... 15 3 Een nieuw boekjaar beginnen...16 4 Nieuwe K en Y waarden invullen...16 5 Contact...17-2 -
1 Investeringsfiches Het bestuur van de eredienst moet voor elke investering een investeringsfiche opmaken waarop de planning wordt opgenomen en het verloop van de investering kan worden gevolgd. 1.1 Investeringsfiche aanmaken = planning De fiches kun je aanmaken via Boekhouden Investeringsfiches. Wanneer je de eerste investeringsfiche gaat inbrengen, dan zal de overzichtslijst nog leeg zijn. Ga naar fiche en kies invoegen. Vul de volgende velden in: Code fiche: geef de fiche een code, die uit maximum 10 posities bestaat. Omschrijving: vul de omschrijving in die bij de investeringsfiche past Onroerende goed: Selecteer wat past uit de selectielijst De code 2 Gebouw/grond en de code 3 Campus geven je de mogelijkheid om te verwijzen naar een ingebrachte campus. Dit kan een geheel zijn van bij elkaar horende gebouwen, gronden, weilanden, enz. - 3 -
Je kunt gebouwen en campussen inbrengen via de module Constanten Campussen. Dit kan oa. belangrijk zijn om aan te duiden of een gebouw al dan beschermd is. Bewaar de ingevulde gegevens door op de diskette het detail van de fiche. links bovenaan te klikken. Daarna ga je naar Via het detail kun je de planning, per jaar en per rekeningnummer vermelden. Reeks De reeks duidt aan over welke versie van de investeringsfiche het gaat. Je start altijd met reeks A. Na verloop van tijd kan blijken dat de uitvoering van de geplande investeringsfiche niet haalbaar is. De planning moet dan worden gewijzigd op de investeringsfiche. De oorspronkelijke planning (reeks A) blijft staan, en de gewijzigde planning wordt ingebracht door nieuwe lijnen toe te voegen. Dit worden dan lijnen die verwijzen naar reeks B. Volgt er nadien nog een wijziging, dan gebruik je reeks C, enz. Type Kies hier of het om een uitgave of een financiering gaat. Bij type 1=uitgave, vul je een rekeningnummer in beginnende met de code 4 Bij type 2=financiering, vul je een rekeningnummer in beginnende met de code 3 Jaar Vul hier het jaar in, waarin de investeringsuitgave of financiering gepland is. Bedrag Hier vermeld je het bedrag van de uitgave of de financiering. Je moet zelf geen teken mee geven (dus geen negatief bedrag invullen). Rekening Vul de rekening in waarop de investering zal worden geboekt. Voor een uitgave, vul je een rekeningnummer in beginnende met de code 4. Voor een financiering, vul je een rekeningnummer in beginnende met de code 3. - 4 -
1.2 Boeken op investeringsrekeningen = uitvoering Bij het inboeken op een investeringsrekening (rekening beginnend met de code 3 of 4) kun je verwijzen naar een investeringsfiche. Dit kan zowel bij boekingen in het financieel dagboek als bij boekingen in het aankoopdagboek. Als je boekt op een rekening van de klasse 3 of 4, dan wordt het icoontje Investeringsfiche zichtbaar. Je klikt op dit icoontje, waarna je de lijst van de investeringsfiches te zien krijgt. Duid de bijhorende fiche aan. De boeking wordt weggeschreven op het deel uitvoering van de investeringsfiche. - 5 -
1.3 Investeringsfiches afdrukken Via de module Afdrukken Investeringen kun je de investeringsfiches afdrukken. Op de afdruk zal zowel de planning als de uitvoering worden getoond. Adres Kerkfabriek: Indien je samenwerkt in een dossier met meerdere kerkbesturen, kies dan hier het adres dat bij uw kerkbestuur hoort. Zoniet is het officieel adres het juiste adres. Enkel met verrichtingen in jaar: Via dit veld kan de afdruk beperkt worden tot de investeringsfiches die een gepland bedrag of een boeking in dat jaar hebben. Als je het veld leeg laat dan worden alle jaren getoond. Investeringsfiche: Als je dit veld leeg laat dan worden alle investeringsfiches afgedrukt. Vul je veld in door één bepaalde investeringsfiche te selecteren, dan zal enkel de afdruk van enkel deze fiche worden getoond. Met vermelding document: Staat dit veld op ja, dan zal je op het gedeelte uitvoering van de investeringsfiche het document van de boeking terugvinden. Zoniet zal enkel de omschrijving worden getoond. - 6 -
Voorbeeld investeringsfiche - 7 -
2 2.1 Voorbereidingen en controles Overboeking van exploitatie naar investeringen Om de overboeking van exploitatie naar investeringen op te nemen in de jaarrekening moet er hiervan ook een boeking gebeuren. Deze boeking moet opgenomen worden in een financieel dagboek. Via een financieel dagboek: Kies bijvoorbeeld het laatste bankuittreksel van het jaar 2009, en voeg daar de volgende 2 lijnen aan toe. Doordat je op de ene rekening aan de debetzijde boekt en op de andere aan de creditzijde, heeft deze boeking geen invloed op eindsaldo van je bankuittreksel 290 000 Overboekingen naar investeringen Debet 390 000 Overboekingen uit exploitatie Credit Adresgegevens van de penningmeester Volgens het ontwerp van Ministerieel besluit betreffende de aanpassing van de modellen, dient op de jaarrekening en de eindrekening naast de naam ook het adres van de penningmeester vermeld te worden. De adresgegevens van de penningmeester kun je toevoegen via de module Constanten Dossier Adressen Telecom. In het veldje Opmerkingen, zoals je hieronder ziet, kun je de adresgegevens typen. Let op: als je met meerderen in één dossier werkt, overschrijf of wijzig dan niet de gegevens van een andere kerkfabriek. Neem eventueel contact op met het CKB of met de helpdesk Count-e. - 8 -
Bij het afdrukken van de jaarrekening zullen de gegevens van de penningmeester (naam, adres, tel.nr en email) op het voorblad worden afgedrukt. Bij het meerjarenplan en budget is dit niet nodig. Bedragen per (deel)dossier Voor een aantal afdrukken en zeker ook voor de jaarrekening is het nodig dat het overschot/tekort van vorige boekjaren opgenomen wordt. Deze informatie kun je per kerkbestuur centraal bijhouden. Vanuit de overzichtslijst ga je naar de fiche. Per jaar kun je de resultaten inbrengen. Bij een overschot vul je een positief bedrag in. Bij een tekort vul je een negatief bedrag in Bij type heb je de keuze uit 3 mogelijkheden: o o o o K1= overschot/tekort exploitatie Y= overschot/tekort investeringen Y = overschot/tekort begrotingswijziging Sinds kort is er ook de code K2 gecorrigeerd overschot/tekort in budget bij gekomen. Het resultaat van vorige jaarrekening (2008) wordt overgenomen in de nieuwe jaarrekening (2009). - 9 -
Controle afdrukken Leveranciers / Klanten (Enkel voor diegene die met een aankoopdagboek / verkoopdagboek hebben gewerkt). Controleer of alle leveranciersfacturen / klantenfacturen die je in de loop van het jaar 2009 hebt geboekt, wel correct zijn afgeboekt. Neem om dit te controleren een afdruk van de openstaande leveranciers / openstaande klanten. Ga naar de module Afdrukken, kies Openstaande en daarna Openstaande Leveranciers / Klanten Vul in de selectievelden tot en met jaar en maand : 2009 12 in. Zo krijg je een overzicht van de leveranciers / klanten, wiens facturen op 31/12/2009 nog niet betaald zijn. Controleer of de facturen op deze afdruk hier ook wel thuis horen. Zoniet zal je dit nog moeten corrigeren. Het is eveneens niet de bedoeling dat je een factuur en een daarbij horende betaling in 2 lijnen ziet staan. Zie voorbeeld hieronder. Dit betekent dat je de betaling van factuur nr 87, wel geboekt hebt op de leverancier, maar niet gekoppeld aan de factuur. Dit corrigeer je in het financieel dagboek. De afdruk openstaande leveranciers gebruik je ook om de lijst openstaande schulden op de inventaris op te maken. De afdruk openstaande klanten gebruik je om de lijst openstaande invorderingsrechten op te maken. Beiden maken deel uit van de staat van het vermogen (zie punt 3.3.6). - 10 -
Balans algemene rekeningen Ga naar de module afdrukken Balansen Proef- en saldibalans. We gaan specifiek de rekeningen van de klasse 5 bekijken. De rekening 558000 Interne overboekingen mag geen saldo bevatten. Dit wil zeggen dat op de afdruk, in de kolom DS of CS geen bedrag mag staan. Deze rekening mag je immers enkel gebruiken om transferten tussen verschillende zichtrekeningen, spaarrekeningen of kas te boeken. Indien er wel een saldo op staat, dan kun je de inhoud van de rekening controleren. Dit doe je via Afdrukken Historieken Grootboek. In bovenstaand voorbeeld zie je dat de boeking in dagboek, F2-PT 2008-10 nr 44 geen tegenboeking heeft. Je controleert dan best of dit wel om een transfer van gelden gaat. Bankrekeningen De debetsaldi die op de rekeningen 555xxx staan moeten overeenstemmen met de eindsaldi van je verschillende bankrekeningen op het einde van 2009. Dit zijn de bedragen van de kastoestand. (zie toelichting jaarrekening). - 11 -
2.2 Financiële nota De jaarrekening bestaat uit 2 delen: o Een financiële nota o Enkele toelichtingen Bij de afdrukken Begroting vind je de afdruk voor het opmaken van de jaarrekening. Tevens is er ook een afdruk samenvatting beschikbaar. Deze laatste geeft aan het CKB een overzicht van de betaalde toelagen en van de overschotten en tekorten van de jaarrekening. Kies het jaar 2009, en selecteer het adres van het kerkbestuur. Vul eveneens de gegevens van het bisdom in. De jaarrekening druk je af in 3 delen: Voorblad, Overzicht, Detail. De afdruk detail ziet er als volgt uit: - 12 -
Je kunt deze echter nog verder gedetailleerd afdrukken, namelijk op rekeningniveau. Dit is geen verplichte afdruk. Het kan echter voor eigen gebruik wel interessant zijn. Om de afdruk op rekeningniveau te verkrijgen zet je het veldje detail met rekeningen op JA. 2.3 Toelichtingen bij de jaarrekening Naast de effectieve jaarrekening zijn er een aantal andere verplichte documenten in te dienen. Deze worden toelichtingen genoemd. Bewijsstuk van kastoestand Uit het bewijsstuk van kastoestand moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het kerkbestuur. Bij dit overzicht voeg je eveneens de kopieën van de laatste uittreksels van 2009 als bewijsstukken. A. Saldi jaarrekening Saldo exploitatie (N) Saldo investeringen (Z) Totaal B. Financiële middelen Kas Zichtrekeningen Spaarrekeningen Controle (A - B = 0) Deze eenvoudige controle kun je uitvoeren op basis van de gegevens van je jaarrekening. Belangrijk voor een correcte controle is het resultaat van de vorige jaarrekening (2008). Op de afdruk van de jaarrekening 2008 zoek je de bedragen bij de code N (= saldo exploitatie) en code Z (saldo investeringen) In Count-e zijn dit de K1 waarde en de Y-waarde van 2008. Controleer dus zeker of deze bij de module Constanten Bedragen per (deel)dossier zijn ingevuld. - 13 -
Overzicht van de interne kredietaanpassingen Een overzicht van de interne kredietaanpassingen (verschuivingen) die in de loop van het jaar werden doorgevoerd. Interne kredietaanpassingen breng je op dezelfde manier in als begrotingswijzigingen. Deze wijzigingen moet je nadien goedkeuren, via de knop wijzigingsgegevens naar begroting (verschuiving).. Kies dan de overdracht Het programma controleert dan of het totaal van de ingebrachte verschuivingen in evenwicht is. Via Afdrukken Begroting kun je de Interne Kredietaanpassingen printen. Geactualiseerde investeringsfiches De geactualiseerde investeringsfiches kunnen uit het programma Count-e worden afgedrukt. Zie hiervoor punt 1.3 Bij het maken van de afdruk kies je dan enkel de verrichtingen van het huidig jaar. Investeringsfiches maak je enkel op voor werken, niet voor herbeleggingen en dergelijke. Wijzigingen in de inventaris Bij de jaarrekening van 2008 hebt u éénmalig een volledige inventaris moeten toevoegen. De jaren nadien volstaat het om de wijzigingen door te geven. Vergeet ook niet om de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en financiële schulden op te nemen. De gewaardeerde elementen uit de inventaris worden overgenomen op de staat van het vermogen. Daarvoor is een model vastgelegd bij ministerieel besluit. De structuur hiervan kan je dus ook voor de inventaris gebruiken. Lijst van openstaande schulden en vorderingen Deze lijst kun je afdrukken uit Count-e, indien je tijdens het jaar 2009 gebruik gemaakt hebt van aankoop- en verkoopdocumenten. Je gebruikt hiervoor de afdruk Openstaande en daaronder Openstaande klanten / leveranciers. (zie ook punt 3.1.4 ). - 14 -
Staat van het vermogen De staat van het vermogen volgt rechtstreeks uit de inventaris. Er kunnen dus geen elementen in de staat van het vermogen voorkomen die niet terug te vinden zijn in de inventaris. De staat van het vermogen is eigenlijk een samenvattend overzicht van de gewaardeerde elementen uit de inventaris. Het model voor de staat van het vermogen is vastgelegd bij ministerieel besluit. De verdeelsleutels De verdeelsleutels moeten worden toegelicht als het bestuur van de eredienst daar gebruik van maakt. Ze werden dan uitdrukkelijk gemotiveerd in de strategische nota van het meerjarenplan. Andere waarderingsregels Eventuele andere waarderingsregels moeten worden toegelicht. Alle aankopen vanaf 1 januari 2007 worden gewaardeerd. De gebruikte waarderingsregels dienen te worden toegelicht. - 15 -
3 Een nieuw boekjaar beginnen Een nieuw boekhoudjaar beginnen met Count-e is helemaal niet complex. Je kunt eigenlijk gewoon verder werken. Het enige waar je rekening mee dient te houden is met de nummering van je documenten. Voorbeeld: Je laatste bankuittreksel van 2009 dateert van 30 december 09 en heeft nummer 207. Het eindbedrag hiervan is 32.778,35. Het eerste bankuittreksel van 2010 staat op datum van 04 januari 2010 en heeft het nummer 1. In Count-e voeg je na het boeken van uittreksel 207, een nieuw document toe. Wijzig daarbij het jaar en de maand, en verander het voorgestelde document zelf in 1. De datum pas je zelf ook aan. Zie schermvoorbeeld hieronder. Je eindtotaal zal zoals altijd automatisch ingevuld worden. Dezelfde werkwijze gebruik je voor alle verschillende dagboeken die je gebruikt. 4 Nieuwe K en Y waarden invullen Wanneer de jaarrekening voor 2009 goedgekeurd is kun je de nieuwe K en Y waarde invullen. Op de afdruk van het overzicht van de jaarrekening vind je de codes N (overschot/tekort exploitatie) en Z (overschot/tekort investeringen). Deze bedragen dien je in te vullen bij Constanten Bedragen (deel)dossier. Het bedrag bij de code N vul je in op de fiche van het jaar 2009,code K1. Zo breng je het resultaat van de exploitatie over in Count-e. Het bedrag bij de code Z vul je in op de fiche van het jaar 2009,code Y. Zo breng je het resultaat van de investeringen over in Count-e. - 16 -
5 Contact Helpdesk Count-e Telefonisch ma-vr, 9-12u en 13-17u (behalve feestdagen) 016 61 70 75 Via email help@linkmanage.be - 17 -